21
твое
обучение
Сегодня. Вторник, 29 июля 2014
Как все успеть n Придумываем цели, составляем планы и включаем внутреннего «контролера»
умение планировать Успеть побольше
МАРИЯ Ряполова
ремя — самый ценный ресурс из всех, которыми мы располагаем. То, на что мы его тратим, определяет содержание нашей жизни. «Управление временем — это привычка, — говорит психолог Наталия Скрипник. — Если привыкаешь внимательно относиться к нему, правильно рассчитывать, то будешь все успевать и на работе, и дома. Как и всякая полезная привычка, таймменеджмент начинается с того, что человек осознает, зачем ему это нужно: например, хочется больше успевать. И после этого учится дисциплинированности».
В
?
■■ Действительно
занятым людям зачастую нужно ускориться»— для этого достаточно следовать простым рекомендациям. Например, приступая к выполнению сложной или объемной задачи, надо потратить пять минут на планирование, разбить задачу на этапы и делать все частям. «Самое продуктивное время в течение суток нужно посвящать выполнению самых крупных и важных задач, — советует Юлия Бойко. — У каждого человека свое продуктивное время, но, как правило, это первая половина дня. И она вечно завалена мелкими задачами — лучше оставьте их на потом, а с утра возьмитесь за главное». Еще одна полезная привычка — завершать задачи как можно быстрее. «Если вы можете завершить дело в течение ближайших 2 минут, лучше сделать это сразу, — говорит бизнестренер. — Поработали в офисе с документами — положите их на место. На самом деле, это очень экономит время».
Ставим себе цели ■■ «Когда человек оглядывается на последние полгода, часто понимает, что ничего важного не достиг, но при этом все время был занят, — говорит бизнес-тренер, консультант компании «Богуш Тайм» Юлия Бойко. — А все потому, что люди не создают своих целей или не помнят о них. Для начала нужно посмотреть, чего ты хочешь от жизни по ключевым направлениям: здоровье и физическая форма, развитие личности (чему я хочу обучиться?), семья, карьера или свой бизнес, духовная (в чем моя миссия?) и социальная сфера (что я хочу сделать для общества?). Когда удается нарисовать идеальную картину, важно свои ежедневные действия направлять на достижение этих целей».
Отдыхаем активно
три причины нашей лени ■■ «Для нашего менталитета характерна такая позиция: пока никто не спрашивает, можно ничего и не делать, — говорит психолог и оргконсультант Наталия Скрипник. — Яркий пример — студенты, которые учатся не в течение семестра, а во время сессии. У многих эта привычка сохраняется и в рабочей жизни, когда большую задачу откладывают на потом, вместо того, чтобы выполнять ее маленькими кусочками. У нашей лени может быть три причины. Первая — мы со школы привыкли, что за спиной должен стоять надзиратель. Возможно, стоит найти человека, который будет вас контролировать: сначала постоянно, а затем все меньше и меньше. Вы привыкнете отчитываться, а затем внешний контроль перенесете во внутренний. Вторая причина связана с тем, что задача вам неинтересна. Но стимул выполнить ее всегда можно найти: вы можете получить награду за ее
выполнение или избежать потенциальной угрозы за ее невыполнение. Справились с неприятной задачей? Сделайте что-то приятное для себя — купите себе что-то сладкое или сходите на массаж. Третья причина лени может крыться в обычной физической усталости. Тут совет очевиден — взяться за задачу после того, как хорошенько отдохнете». Чтобы бороться с вечным откладыванием, психологи рекомендуют браться за какую-либо задачу и работать с ней не отвлекаясь 15—20 минут — по таймеру. «Тут может быть два варианта: первый — таймер прозвенит, а человек продолжит работать, потому что аппетит приходит во время еды, — говорит Юлия Бойко. — Второй — через 20 минут переключиться на что-то другое. Но за 4—5 таких подходов в день задачу можно одолеть или значительно продвинуться в ее выполнении».
Составляем планы ■■ Психологи советуют составлять планы. «Кто-то использует приложения в смартфонах, кто-то — обычный блокнот, — говорит тренер по коммуникации Наталия Грабовская. — Но делать это нужно обязательно, иначе в действиях не будет четкости, и задачи просто вылетят из головы. Если составлять долгосрочные планы для вас пока мучительно, начните с ежедневного планирования, выделяя на это 20 минут утром или вечером». Составляя план, нужно быть реалистом и трезво оценивать, сколько времени уйдет на выполнение той или иной задачи. «Чтобы правильно распределять время, нужно его подсчитывать, — говорит бизнес-тренер Юлия Бойко. — В магазине мы не набираем товара на 1500 гривен, если в кармане есть только 1000. А вот свое время люди почему-то считают резиновым. Если задач больше, чем времени, придется расставлять приоритеты».
Для этого часто используют матрицу Эйзенхауэра. Согласно матрице, дела делятся на: ■ 1) важные и срочные; 2) важные, но не срочные; 3) неважные, но срочные; 4) неважные и несрочные. Так что при планировании грядущего дня вы можете разделить лист бумаги на четыре части и распределить свои дела по срочности и важности. «При составлении плана 20% времени нужно отводить на несрочные, но важные дела, потому что эта категория зачастую страдает, 60 — на срочные и важные, 20% — на неважные, но срочные (форс-мажор). Проблема многих людей в том, что они не планируют время на форсмажоры, а на самом деле они в среднем отнимают пятую часть нашего времени — если говорить только о рабочем дне, то это 1,5—2 часа. Дела из последней категории — несрочные и неважные — можно выполнять по остаточному принципу: когда есть такая возможность», — отмечает тренер.
■■ Нельзя позволять усталости накапливаться, иначе вы не сможете работать продуктивно. «Необходимо оставлять хотя бы по полчаса или по часу на отдых в рабочее время — причем каждый день, — говорит тренер детской академии коммуникации Наталия Грабовская. — Многие любят полежать на диване, но отдых может быть и активным. Например, полезно переключить внимание с интеллектуальных на физические задачи: 20 минут йоги или полчаса в спортзале только прибавят вам энергии. Многие расслабляются посредством общения, и это очень правильно. Например, отобрать полчаса у сна и попить кофе с подругой: живой разговор «разгружает» и вдохновляет. Я бы советовала обязательно выделять время на общение и физические упражнения каждый день, как бы вы ни были заняты. Некоторым людям также важно просто побыть наедине с собой, особенно женщинам. Просто попить чай, глядя в окно, полистать журнал. Не отказывайте себе в этом».