ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Как и отдохнуть, и не потерять разгон одновременно? Не отдыхать нельзя! Но и отдыхать нельзя…
Ч
то делать руководителю, чтобы на отдыхе не просыпаться рано утром в холодном поту с мыслью «а что там в офисе сейчас?», не пришивать к плавкам непромокаемый карманчик для мобильного телефона и не раскачиваться самому вместе с компанией после отпуска?
2
Назначьте человека, который будет исполнять ваши обязанности.
Не рассчитывайте на то, что все сами догадаются, кому звонить и в какие колокола стучать. Назначьте человека официальным распоряжением, лучше письменным. В этом распоряжении опишите, за какие вопросы и задачи этот человек отвечает, каким должен быть конечный результат к вашему приезду и какими полномочиями он обладает. Если этого не сделать официально, то у тех, кто вашего и. о. не любит, будет отличная отмазка: «А мне босс не говорил, что ты тут главный». Не давайте вашим саботажникам поводов для отсрочки или отказа. И вашему и. о. будет легче выполнить ваши ожидания.
3 Людмила БОГУШ-ДАНД, учредитель тренинговой компании «Студия управления временем BogushTime»
1
Завершить актуальные циклы.
Беспокойство обычно связано с тем, что, если у вас есть недоделанные дела, ваш разум пытается их удерживать, чтобы они не забылись, потому-то вы и просыпаетесь среди ночи от мыслей про работу. Ведь днем вы заняты отдыхом, а ночью ваш разум проводит инспекцию – не забыл ли чего? Поэтому возьмите лист (или даже два) и составьте список всех начатых дел, данных обещаний и поставленных задач. И прямо по этому списку что-то с ними сделайте: кому-то позвоните и отмените, что-то поставьте в график для контроля, некоторые задачи можно делегировать или поставить на паузу. В общем – наведите порядок в начатых делах.
• №4 (60)
40
Передавая свои задачи, приложите к ним письменное описание, в каком они состоянии и что с ними нужно сделать.
Вы ведь не хотите проявления ненужной инициативы, правда? Инициативу работник должен проявлять на своем рабочем месте, а не на вашем, поэтому четко очертите границы допустимого. Да, это потребует от вас сейчас некоторого усилия, зато позволит вам и спать спокойно, и не заниматься улаживанием проблем после отпуска.
4
Представьте вашего и. о. вышестоящему начальству.
Некоторые руководители очень боятся, что их кто-то может подсидеть. Поэтому все замыкают на себя и из-за этого не могут двигаться выше. Не стоит бояться конкуренции! Если вы классный руководитель, то без работы вы никогда не останетесь, за вами следят. Но классный руководитель – это тот, у которого дела идут без сбоев, то есть и в его отсутствие. Вы должны закладывать запас
прочности на две недели, это правило менеджмента. Думаете, что если вы можете заложить запас прочности на две недели, то компания может принять решение, что без вас можно обойтись вообще? Не смешите меня! А кто создаст запас на следующие две недели? Но чтобы вас не дергали в отпуске, вышестоящее руководство должно знать, кто ваш полномочный заместитель на время отдыха, а также должно иметь возможность получать всю необходимую важную информацию вовремя. Поэтому во время представления своего и. о. сразу сообщите, какие данные он будет высылать вашему шефу по установленному вами графику. Тем самым вы опять покажете себя продуктивным и организованным надежным руководителем.
5
Возьмите с собой хороший планировщик, чтобы вести записи и составлять планы.
Не удивляйтесь, но это очень важно! Во время отдыха, когда вы отстранились от повседневной суеты, ваш разум наконец-то получил возможность творить! Сколько замечательных умных идей вам уже приходило в голову на отдыхе, а потом вы не могли вспомнить, что там было? Оставалось лишь сожаление о том, что такая классная идея опять потеряна. Это путь к состоянию неудачника – создавать идеи, терять и разочаровываться в самом себе. Но это не наш с вами путь. Поэтому возьмите с собой планировщик, в который можно сначала записывать идеи в течение дня в виде списка мыслей с пояснениями, а потом, вечером, разносить их в будущее в виде списка и расписания задач, которые нужно будет выполнить после отпуска. Думаете, что это будет вас беспокоить? Не волнуйтесь, беспокоит то, что не определено, а если идея сформулирована в виде задачи и поставлена в расписание, то
41
неопределенность исчезает и появляется ощущение спокойствия и уверенности. И сразу понятно, что делать, и не надо себе искать, чем заняться после отпуска.
6
Вернувшись из отпуска, не забирайте у вашего и. о. то, что он выполнял за вас.
Если он со всем этим справлялся – отлично, сделайте это теперь его постоянными функциями. А сами займитесь новыми проектами. Ведь идеи вы с собой из отпуска привезли, графики и расписания составили, дело осталось за малым – начать это делать. Вот так и развивается руководитель: передает свои рутинные задачи подчиненным, а сам берется за задачи более высокого уровня и важности.
7
После отпуска «восстановите» отношения с подчиненными.
Они за две недели привыкли к тому, что вас нет, и при этом никто не умер и катастрофа не случилась. Замечательно! Это именно то, что вам нужно, чтобы они работали самостоятельно, оставляя вам время для новых проектов и задач! Поэтому соберите их всех на собрание, похвалите за достигнутые результаты и сообщите о следующих планах. Это будет хорошая мотивационная встреча, где вы дадите подтверждение вашим лучшим сотрудникам и поставите перед ними новые цели, как и должен делать руководитель – хвалить и ставить новые задачи. Хорошего вам отдыха и новых идей для реализации!
№4 (60) •