Обучение тайм-менеджменту
Людмила БОГУШ, бизнес-тренер, учредитель Студии управления временем BogushTime и патента на органайзер BogushBook тличие понятий «таймменеджмент» и «управление временем» в том, что первое означает способность вписываться в определенные временные рамки, а второе является процессом творческим. Чтобы привить сотрудникам навыки тайм-менеджмента, прежде всего руководители должны научить подчиненных делать работу за отведенное на нее время и учитывать непредвиденные обстоятельства. Персонал традиционно не принимает их во внимание, хотя каждый день нужно делать зазор в 20 % времени, не заполнять расписание «под завязку». Иначе, если что-то идет не так, график сбивается непоправимо. Обучение тайм-менеджменту включает обучение дисциплине. Если человек не дисциплинирован, он не выполняет задачу за то время и в то время, которое необходимо. Например, работа начинается в 9.00, а сотрудник приходит в 9.05. Казалось бы, всего лишь 5 минут, а компания стоит на месте уже не 5 минут, а 15. Потому что в команде происходит задержка на каждом уровне. Тратить время на себя с 9.00 до 9.15 – это
О
можно квалифицировать как отсутствие дисциплины. В магазинах считается нормальным приезжать на работу заранее. В офисах считается нормальным опаздывать. Может компания помочь человеку осознавать окружающую действительность? Да, существуют разные способы. Например, составление списка задач, которые нужно сделать, работа с ежедневником, т. е. умение увязывать желания с возможностями. Люди должны уметь оценивать продолжительность выполнения своих задач – проводить хронометраж основных функций. Для этого достаточно начертить на листе бумаги колонки «время старта», «задача», «время финиша», и вносить в них задания. Обучить тайм-менеджменту сотрудника, которому не нравится работа и его компания, невозможно. Потому что он вполне допускает нанесение бизнесу ущерба. Когда человек не выполняет свои задачи и не придерживается правил, это называется вредительством. Зачем компании вредитель? И как с ним бороться? Нужно понимать, почему сотрудник так поступает. Проблемы человека с таймменеджментом могут указывать на самые разные причины: либо он не слишком умен, либо безответственен, либо не осознает реальность и не может оценить последствий своих действий. Как научить тайм-менеджменту? Дать хороший инструмент и настаивать, чтобы сотрудники им пользовались. Таким инструментом может быть хороший, грамотный ежедневник для тех, кто не находится постоянно в офисе, и программный органайзер для сотрудников, постоянно работающих с компьютером. Людям необходимо объяснить, какую пользу это принесет. Ведь очень часто компании дают сотрудникам отличные инструменты, от которых те отказываются. В частности, просто
потому, что не привыкли к заботе и не могут поверить: работодатель хочет помочь сделать их работу более эффективной. Проблема обучения таймменеджменту упирается и в проблему мотивации. Если сотрудник уверяет, что постоянно опаздывает из-за пробок, настоящая причина вовсе не в дорогах, а в том, что он не захотел встать раньше.
◊”·¤œ Ÿ–›‚À„
Управление персоналом-Украина № 1 (208), 2011
Топ-5 ошибок руководителей при обучении людей таймменеджменту: 1. Направили на тренинг, а потом сказали – «не умничай». 2. Обучили расставлять приоритеты, а потом «навешали» срочных неважных задач. 3. Обучение провели, но не настаивают на использовании органайзера. 4. Обучение теоретическое, без внедрения конкретных инструментов, которые будут помогать тайм-менеджменту. 5. Руководитель требует пунктуальности и ответственности, а сам срывает сроки и опаздывает на встречи с сотрудниками. Как внедрить тайм-менеджмент в компании? 1. Исследовать коммуникационные потоки с точки зрения направлений и ритмов. 2. Определить наиболее повторяющиеся действия и регламентировать их по времени и частоте. 3. Внедрить внутреннее расписание для таких действий. 4. Регламентировать работу с почтой, отвести на нее время, чтобы приходящие письма не отвлекали сотрудников от работы. 5. Ввести перерывы и следить за соблюдением работниками их расписания. (044) 599 1950, 599 0424 info@bogushtime.com www.bogushtime.com
55