Tips til bedre helhedsplaner

Boligsocialt Områdesekretariat Boligsocialt

H Ø J E - T A A S T R U P

Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Tips til bedre HELHEDSPLANSPROCESSER -- Til alle der er involveret i at lave nye helhedsplaner

Udarbejdet af Boligsocialt Områdesesretariat Høje-Taastrup

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Hvorfor denne folder?

At udarbejde en helhedsplan – fra prækvalifikationsansøgning til endelig helhedsplan - er en kompliceret proces, som strækker sig over en lang tid og involverer mange parter. Boligorganisation(er), afdelingsbestyrelse(r), organisationsbestyrelse(r), kommune, Landsbyggefonden, CFBU, beboerne og evt. en eksisterende boligsocial medarbejderstab.

Men helhedsplanens visioner og aktiviteter føres bedst ud, hvis det lykkes også at inddrage andre samarbejdspartnere, f.eks. kommunale forvaltninger, lokale institutioner (skole, klubber, biblioteker, kulturhuse), lokalt erhvervsliv, frivilligorganisationer/ NGO’er m.m.

Boligsocialt Områdesekretariat Høje-Taastrup har været involveret i udarbejdelsen af to nye helhedsplaner i Høje-Taastrup, for Tåstrupgård og Charlottekvarteret. Vi mente at erfaringerne – både gode og dårlige - fra de to lange processer kunne komme andre til gavn. Derfor har vi evalueret processerne ved at interviewe de centrale aktører i de to helhedsplanprocesser. Denne folders viden er dermed et sammendrag af de centrale aktørers oplevelse af helhedsplanprocesserne.

2

Bolig

Områd H Ø J E

Tips Disse tips begrundes og uddybes i resten af folderteksten: • Start i god tid – mindst 1 ½ år før ny helhedsplan!

• Undervurder ikke prækvalifikationen • Find den fælles vision for boligområdet – og helhedsplanen.

• Lav en procesplan med overblik over inddragelse • Lav en samarbejdsaftale med de centrale aktører • Identificer boligområdets ressourcer – og centrale problemer • Overvej fordele og ulemper ved placeringen af tovholderfunktionen • Få kommunen ordentligt med tidligt i forløbet • Forklar, forklar, forklar • Hold afdelings- og organisationsbestyrelse orienteret • Gør processen transparent for alle parter • Lær af andres erfaringer!

3

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Start i god tid Start processen for udarbejdelse af prækvalifikationsansøgning i god tid – Landsbyggefonden anbefaler, at I begynder 1 ½ år inden den nye helhedsplan forventes igangsat.

Det er en kompliceret proces med mange involverede aktører og politisk behandling i både kommune og boligafdeling. Derfor er det absolut nødvendigt med god tid og ikke mindst et godt overblik over tiden.

4

Bolig

Områd H Ø J E

Undervurder ikke prækvalifikationen Prækvalifikationen er kun 5 sider, og man kan derfor let komme til at undervurdere det arbejde der ligger i denne fase. Det er allerede i denne fase, at der foretages nogle væsentlige prioriteringer, da prækvalifikationen sætter en emnemæssig og økonomisk ramme for helhedsplanen. Selvom det ikke er et krav, at der skal foreligge en klar vision for boligområdet, kan det anbefales at overveje, hvordan visionen for boligområdet hænger sammmen med valget af indsatsområder og økonomi. Derfor er det værd at bruge kræfter på at lave en velfunderet prækvalifikationsansøgning.

Arbejdet med Tåstrupgårds nye helhedsplan blev indledt med et fælles visionsafklaringsarbejde mellem kommune og boligselskab. Dels var der en lang række drøftelser på møder mellem HøjeTaastrup Kommune og KAB – og dels blev der afholdt et stort visionsseminar med beboerdemokrater, lokalpolitikere, embedsmænd, lokale samarbejdspartnere m.m.

Flere aktører har fremhævet dette arbejde som noget særligt godt ved processen.

5

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Find en fælles vision for boligområdet – og helhedsplanen Det er vigtigt at boligorganisationen, afdelingsbestyrelsen og kommunen er enige om, hvor de vil hen med det boligsociale arbejde og hvordan man ønsker boligområdet skal være fremover.

En klar fælles vision for boligområdet og det boligsociale arbejde kan være med til at sikre denne enighed. Det kan godt være en vision, der strækker længere end blot næste helhedsplanperiode.

Flere af de centrale aktører i Charlottekvarterets helhedsplanproces har udtrykt, at de savnede en overordnet debat om boligområdets centrale problemstillinger og visionen fremadrettet. Nogle af de interviewede mente den manglende vision gjorde, at man let kom til at køre videre i samme boligsociale spor uden større refleksion over, hvor man vil hen med det.

Erfaringerne viser desuden, at det er vigtigt at få kommunen med på banen tidligt i forløbet. Kunsten med at finde boligområdets vision består også i at finde ud af præcis hvem, der skal bidrage til det - blandt politikere, embedsmænd, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationen, lokale institutioner m.fl.

6

Bolig

Områd H Ø J E

Lav en procesplan med overblik over inddragelse Det tager tid at få alle centrale aktører inddraget og få det til at passe ind i forhold til deres deadlines.

I de to helhedsplanprocesser vi har undersøgt, har både tovholderne for processen og samarbejdspartnere sagt, at de savnede en bedre, mere uddybet procesplan at arbejde ud fra. De procesplaner der har været, har kun bestået af de overordnede deadlines, såsom kommunale budgetmøder, indsendelse af helhedsplanen osv.

De involverede har bl.a. savnet en klarere idé om hvilken rolle de hver især spiller, hvornår de kan byde ind i processen, hvornår delafsnittene i helhedsplanen skal være klar osv. Men flere af de interviewede har også sagt, at en plan ikke ikke gør alt. Det allervigtigste er netop at de involverede aktører tager fælles ansvar for planen og forpligter sig.

Det anbefales, at lave en overordnet procesplan med overblik over hvem, der skal inddrages og hvordan. I kobling til procesplanen skal der laves en uddybet tidsplan.

7

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Procesplanen skal indeholde følgende: •

Overblik over forskellige deadlines Det her er det nødvendige, basale tidsoverblik, men erfaringerne har vist, at det slet ikke er nok at arbejde ud fra. Det handler om, at finde ud af hvornår prækvalifikationen og helhedsplanen skal sendes til godkendelse hos boligorganisationen, kommunen og boligafdelingen. Inddel processen i faser ud fra disse overordnede deadlines. (se ’Forslag til procesoverblik’)

•

Overblik over inddragelse af både beboere og samarbejdspartnere I processerne i de evaluerede boligområder har der selvfølgelig været truffet nogle strategiske valg omkring inddragelse af beboere og samarbejdspartnere. Men der har ikke været en tydelig fælles strategi for hvordan både beboerne og samarbejdspartnerne skulle inddrages. I Charlottekvarteret gjorde man f.eks. meget ud af at få beboerne inddraget, men havde ikke fået indtænkt hvordan lokale samarbejdspartnere skulle høres i processen. Derfor anbefaler vi, at man fra starten træffer en beslutning om, hvornår i processen bestemte aktører skal inddrages og hvordan – og kommunikérer det ud til de relevante parter. Få det først tydeliggjort i det overordnede procesoverblik og skriv derefter et særskilt afsnit om processen for inddragelse af hver af de enkelte aktører.

•

En uddybet tidsplan Som det sidste skal der laves en uddybet tidsplan, hvor de konkrete arbejdsopgaver og milepæle er lagt ind. Det er f.eks. hvornår, der afholdes beboermøder, hvornår der er møder med samarbejdspartnerne, deadlines for det enkelte afsnit, osv. Dette basale projektstyringsværktøj manglede i begge helhedsplanprocesser og bidrog til at processen skred, men gjorde det også svært for nye tovholdere, at overtage processen, hvilket skete i begge helhedsplanprocesser.

8

Bolig

Områd H Ø J E

Lav et Gantt-skema/stavdiagram for hver af de ca. 5 faser. Eller brug en almindelig månedskalender. Sørg for at flest mulige kender tidsplanen, så de ved hvornår de skal bidrage i processen.

r

satsområde

ind - Vision og lan: Fase 2

Tidsp

Aktivitet inar Visionssem ing gn læ > plan se el > afhold g > opsamlin Inddragelse

Jan.

Feb.

Marts

April

Maj

> fagcentre ere > medarbejd

Juni

Juli

Ansvarlig NN NN NN NN XX XX XX XX PH, NN SS

Godkendelse ækval.

Indsende pr

Download et Gant-skema til Word her: www.boht.dk/ganttskema.doc

9

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Eksempel på procesoverblik FASE 1:

FASE 2:

Forberedelse - Analyse -

Vision - Mål -

Processafklaring

Indsatsområder

FASE 3:

Idéudvikling

tisering - Ak

Output:

Output:

Output:

Processplan

Prækvalifikationsansøgning

Helhedaplan

Dato: xx/xx-xxxx

Dato: xx/xx-xxxx

Dato: xx/xx-xxx

Hovedaktiviteter:

Hovedaktiviteter:

Hovedaktivitete

Nedsætte projektgruppe,

Holde visionsseminarer for

Ressourcekortlæ

drøfte procesplan med

afdelingsbest., kommunen og

lokale inst., be

afdelingsbest., kommunen og

boligorg. + beboermøde.

research på erf

boligorg.

Inddragelse: Afdelingsbestyrelsen

generering

Inddragelse: afdelingsbestyrelsen, beboere

Inddragelse:

+ lokale institutioner

Afdelingsbestyr

best., beboerne

tutioner, erhver Samarbejde: Kommunale fagcentre

Samarbejde:

biblioteket

kommunale fagcentre, LBF Samarbejde:

Beboerprojektg

boligorganisatio

inst., LBF, CFBU sekretariatet 10

Bolig

Områd H Ø J E

FASE 4:

FASE 5:

g - Konkre-

Mål - Succeskriterier-

Formidling

ktiviteter

Evaluering

Output:

Output:

LBF-skema

Beboere ved mere om

xx

evalueringsstrategi

helhedsplanen

er:

Hovedaktiviteter:

Hovedaktiviteter:

ægning ift.

Møder med CFBU + Område-

Lave og uddele folder, skrive i

sekretariatet

lokale medier

eboermøder,

faringer, ide-

Inddragelse: Beboerprojektgrupper Inddragelse:

relsen, org.

e, lokale insti-

rvsliv, driften,

borgerjournalister, beboerblad

Samarbejde: LBF - CFBU - Områdesekretariatet

Samarbejde: Områdesekretariatet, afdelingsbestyrelsen

grupper,

onen, lokale

U, Område-

Download skabelonen til procesoverblikket her: www.boht.dk/processkabelon.doc 11

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Lav en samarbejdsaftale med de centrale aktører Få tydeliggjort hvilke centrale parter, der skal samarbejde omkring helhedsplanen. Beskriv kortfattet og præcist hvilken rolle de har i processen. Få dem gerne til at underskrive et fælles dokument – en slags samarbejdsaftale.

Det vil sikkert undre nogle af de involverede i processen, at det er nødvendigt med en samarbejdsaftale, men erfaringerne fra helhedsplanprocesserne både i Tåstrupgård og Charlottekvarteret viser, at det er helt essentielt at få rolleafklaringen på plads fra starten.

Det er formelt boligorganisationen, der har hovedansvaret for den nye helhedsplan, og når der er flere boligorganisationer involveret – som i Charlottekvarteret - skal ansvaret placeres ét sted.

Evalueringen viser dog, at mange af de involverede ikke vidste præcis hvad, man kunne forvente af den, der har hovedansvaret. I det tilfælde manglede der således også er en fælles forståelse for, hvad de enkelte boligorganisationer skulle bidrage med. I den proces er det bedst, hvis alle prøver at se objektivt på, hvor der er flest kompetencer, og hvordan de kan komme i spil.

12

Bolig

Områd H Ø J E

I samarbejdsaftalen skal det tydeligt fremgå hvem, der har ansvaret for at skrive prækvalifikation og helhedsplan, hvem der har ansvar for at udarbejde de konkrete projektidéer, hvem der har ansvar for evalueringsstrategien m.m.

Herunder skal det være tydeligt hvilken type sparring den, der skriver helhedsplanen, kan forvente af de andre involverede og om det skal foregå på møder, via email m.m. For at undgå misforståelser bør der angives et ca. timetal, som de forskellige aktører forventer at afsætte til arbejdet. Flere af de interviewede påpegede desuden, at det er bedst at frikøbe medarbejdertimer til det, så de involverede er forpligtet på at levere.

13

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Identificer boligområdets ressourcer – og centrale problemer Hvis man udelukkende ser på områdets ressourcer så kan man forbigå nogle centrale problemer, som bør tages hånd om enten kommunalt eller boligsocialt. Omvendt kan man ikke udvikle boligområdet uden at bygge på dets ressourcer.

Grundlæggende bar helhedsplanprocesserne i Tåstrupgård og Charlottekvarteret præg af, at der manglede et forarbejde med at finde centrale problemer og ressourcer. Det kunne sandsynligvis have gjort det lettere at prioritere aktiviteter på en sammenhængende vis senere i processen. I Charlottekvarteret blev de ’ressourcepersoner’, der allerede var involveret i arbejdet, dog hørt helt fra starten, men der blev ikke arbejdet mere indgående for at afdække nye potentielle ressourcer.

Det skal siges, at både i Charlottekvarteret og Tåstrupgård er arbejdet med at afdække ressourcer skrevet ind i helhedsplanerne – i Charlottekvarteret har det været en konstant proces og arbejdsmetode i det boligsociale arbejde, som fortsætter i den nye helhedsplan.

Selvom afdækning af problemer og ressourcer ofte er en konstant opgave i en boligsocial helhedsplan, så har erfaringer fra andre helhedsplaner vist, at det er en fordel også at foretage ressourcerkortlægning som en systematisk, tidsafgrænset opgave – især ved opstarten af en helhedsplan.

14

Bolig

Områd H Ø J E

Ressourcekortlægning med kort fra Possil Place i North Glasgow, Skotland.

Derfor anbefaler vi følgende: •

Find frem til boligområdets centrale problemer.

Det er specifikt de ting, som står i vejen for at boligområdet kan komme tættere på visionen for området. Det kan variere meget, om man ser det ovenfra (fra kommunen eller boligorganisationen) eller nedefra (beboerne, lokale institutioner m.m.)

•

Lav en ressourcekortlægning.

Det behøver ikke være et stort omfattende arbejde. Men jo mere tid man bruger på det, jo mere kan det også bruges til at skabe indledende kontakter til nøglepersoner og beboere. Det kan også gøres på utallige måder: f.eks. ved at tale med nøgleaktører individuelt eller i gruppe, ved at uddele skemaer ved beboerinddragelsesmøder, ved at boligsociale medarbejdere og beboere udpeger ressourcer på et detaljeret kort etc.

15

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Overvej fordele og ulemper ved placeringen af tovholderfunktionen Det er vigtigt, at alle er klar over hvad valget af tovholder for helhedsplanen indebærer.

Erfaringen fra evalueringen viser, at det grundlæggende er det mest optimale at få nogen, der har boligsocial viden og erfaring med helhedsplanansøgninger med som en aktiv part i at udarbejde ansøgningen. Det er dog ikke muligt ud fra vores evaluering, at sige præcis hvilken rolle de forskellige aktører – såsom kommunen, boligorganisationen m.m. bør have.

Derfor er vores anbefaling blot at overveje både fordele og ulemper ved forskellige typer tovholdere: •

Hvis det er en eksisterende projektleder (eller medarbejder), bør man overveje, at personen kan have svært ved at se objektivt ovenfra hvilke medarbejderressourcer, der er brug for, da det er en prioritering af personens medarbejdere/kollegaer. Derfor bør boligorganisationen tage aktivt del i at få formet en vision for boligområdet og ud fra denne tager ansvar for ressourceprioriteringen. Det var erfaringen fra næsten alle de adsprugte fra Charlottekvarteret, hvor tovholderen for processen var ansat i den boligsociale helhedsplan.

16

Bolig

Områd H Ø J E

•

Hvis det er en ny boligsocial projektleder skal der være en – nok mest oplagt fra boligorganisationen eller fra kommunen eller et områdesekretariatet – der kan sætte personen ind i, hvordan processen har været op til ansættelsen og hvordan resten af helhedsplanprocessen skal gribes an.

Det kunne f.eks. havde hjulpet den nyansatte projektleder i Tåstrupgård en del bedre på vej.

•

Hvis det er en fra boligorganisationen (f.eks. en boligsocial koordinator) der er tovholder og skal udarbejde helhedsplanen, er det vigtigt personen skaber et tæt samarbejde med lokale nøgleaktører, særligt afdelingsbestyrelsen. Og desuden holder evt. andre samarbejdende boligorganisationer jævnligt orienteret.

17

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Få kommunen ordentligt med tidligt i forløbet Helhedsplanerne er reelt udviklingsplaner for udvalgte geografiske områder, som kommunen derfor helt naturligt bør have en interesse i.

I Høje-Taastrup viste kommunen også interesse i de nye helhedsplaner og afsatte tid til udarbejdelsen af dem.

Men særligt i Tåstrupgård fungerede samarbejdet godt, da kommunen og boligorganisationen over en længere periode havde afstemt forventninger til det boligsociale arbejde. I Charlottekvarteret har flere af de centrale aktører savnet en tidligere og bedre planlagt inddragelse af kommunen.

Et forslag til hvordan man får kommunen bedre i spil er, at kommunen idéelt stiller op med en kontaktperson for hver relevant forvaltning, som kan bidrage i helhedsplanprocessen. Det skal være kontaktpersoner, som har bred indsigt i forvaltningens arbejde, og som kan cleare samarbejdsprojektidéer m.m. i kommunen.

Hvis ikke samarbejdsfladerne med alle relevante forvaltninger i kommunen afklares i helhedsplanprocessen kan det være svært senere hen at få de bestemte forvaltninger til at prioritere samarbejdet med de boligsocialt ansatte.

18

Bolig

Områd H Ø J E

Når indsatsområderne og de overordnede mål er på plads så indkald repræsentanter for relevante fagforvaltninger til et ’uforpligtende’ idégenererende møde, hvor alle potentielle samarbejdsflader afdækkes.

Herefter kan der udvælges samarbejdsprojekter/samarbejdsflader, som forhåbentlig kan godkendes af kommunen inden helhedsplanen indsendes.

19

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Forklar, forklar, forklar Forklar alle der inddrages i processen det basale omkring helhedsplansansøgninger. Regn med at ingen kender særligt meget til det.

Måske kan det umiddelbart virke overflødigt, men erfaringerne fra helhedsplanprocesserne i Høje-Taastrup har vist, at især beboerne – men muligvis også andre – har brug for hele tiden at blive klogere på hvad rammen er for det boligsociale arbejde. Se det som en lang læreproces – som betaler sig på sigt.

I Charlottekvarteret lavede de boligsocialt ansatte en fin lille ’pixi-bogsversion’ af den endelige helhedsplan, hvor der også var gjort en del ud af at forklare de overordnede rammer for helhedsplanerne på en let forståelig måde. Dette kunne man med fordel også gøre undervejs i helhedsplanprocessen.

20

Bolig

Områd H Ø J E

Lav en planche/et oplæg/en folder hvor de basale ting i helhedsplanprocessen forklares. Gerne så visuelt/grafisk som muligt. Det er især gavnligt, hvis der skal afholdes flere beboermøder eller møder med kommunale folk m.m.

21

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Hold afdelings- og organisationsbestyrelse orienteret Sørg for at holde afdelingsbestyrelsen og organisationsbestyrelsen løbende orienteret om helhedsplanprocessen. Så har man gjort sit til at undgå misforståelser og modstand senere hen i processen. I bedste fald kan afdelingsbestyrelsen bidrage til at gøre helhedsplanen bedre, da de har en masse lokal viden.

Tovholderen for helhedsplanprocessen deltager i alle afdelingsbestyrelsens møder i det års tid helhedsplanprocessen er i gang og sender kort orientering til organisationsbestyrelsen jævnligt.

22

Bolig

Områd H Ø J E

Gør processen transparent for alle parter Sørg for, at gøre det tydeligt for de inddragede, hvad de skal bidrage med – og hvad de ikke kan ændre ved på det givne tidspunkt i processen. Jo mere åben og transparent processen er for samarbejdspartnere, beboere m.m. jo lettere bliver det også at lukke faserne ned og komme videre i processen. Det savede flere af samarbejdspartnerne i de to evaluerede helhedsplanprocesser.

For al inddragelse gælder, at det er utrolig vigtig at tænke faciliteringen igennem. Definerer 1-2 klare mål med inddragelsen så ingen er i tvivl om det.

I stedet for at holde store fælles beboermøder kunne man have små arbejdsgrupper/fokusgrupper, som kommer med input og sparring i forhold til projektidéer (f.eks. en gruppe med ældre, en med børn/unge, en med mødre osv.). De arbejdsgrupper kan så senere hen bidrage til at iværksætte aktiviteterne – og deres ejerskab til helhedsplanen vil være større.

23

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Lær af andres erfaringer!

Hvordan sikrer man kontinuitet og erfaringsbaserede boligsociale indsatser?

Det er et tilbagvendende tema i den boligsociale verden.

I Tåstrupgård var der bl.a. en boligsocial koordinator med flere års viden og erfaring fra det boligsociale, som kunne anvende denne viden under udarbejdelsen af de konkrete aktiviteter.

Det er ikke alle helhedsplaner, der har den slags bidragydere, men alle kan søge inspiration og erfaringer fra andre helhedsplaner og benytte sig af f.eks.

Områdesekretariaters overblik, Center for Boligsocial Udvikling, Boligsocialnet og andre instanser, der samler erfaringer fra projektverdenen.

Husk at nytænkning og innovation også er at videreudvikle på skuldrene af andres arbejde!

24

Bolig

Områd H Ø J E

Skabeloner •

Skabelon for processoverblik - www.boht.dk/skabelon.doc

•

Ganntskema/Tidsplan for aktiviteter i de enkelte faser – www.boht.dk/gantskema.doc

Læs mere her: •

Landsbyggefonden: www.LBF.dk

•

BL Boligsocialnet: www.boligsocialnet.dk

•

Center for boligsocial Udvikling: www.CFBU.dk

•

Vejledning i Boligsociale helhedsplaner (fra 2009): www.almennet.dk/ projekter/udviklingsprojekter/den-boligsociale-helhedsplan

25

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

Boligsocialt Områdesekretariat

H Ø J E - T A A S T R U P

“Tips til bedre helhedsplansprocesser” © 2013 Boligsociale Områdesekretariat Høje-Taatsurp Skrevet af: Annette Heron Hansen Redaktion og layout: Anne Keiding Tegninger s. 20 og 21 venligst stillet til rådighed af: Kathrine Clante og projektsekretariatet Charlottekvarteret - Mennesker i fokus Udgivet af: Boligsocialt Områdesekretariat Høje-Taastrup Femkanten J19 2630 taastrup

26