Drift

På vej mod en bæredygtig drift

Vi står i en tid, hvor nye politiske krav kræver en stor omstilling i driften af almene boliger, så vi kan sikre gode og velholdte boliger, der er til at betale nu og i fremtiden. De første skridt er taget, men vi har fortsat en stor fælles opgave med at fremtidssikre driften.

Siden den første politiske effektiviseringsaftale fra 2014 har vi i Boligkontoret Danmark intensiveret arbejdet med at organisere driften smartere, sikre omkostningseffektive indkøbs- og udbudsprocesser og øge digitaliseringen i driften. Målet for Boligkontoret Danmark og vores medlemmer var, at der fra 2014 til 2020 skulle optimeres for 60 mio. kroner. Til dato har vi dog effektiviseret for 115 mio. kroner, mens de seneste årsregnskaber endnu ikke er aflagt og først vil være indberettet efter sommeren 2021.

“Vi er sammen med bestyrelserne i høj grad lykkedes med at øge opmærksomheden på at opnå mest muligt for huslejen. Det skyldes ikke mindst driftspersonalets store engagement og dygtige arbejde i dagligdagen, men særligt også det ansvar, bestyrelserne har taget ved at beslutte sig for nye driftsorganiseringer, gennemførsel af udbud og investeringer i nye digitale driftsværktøjer,” fortæller Lars Lehmann, Boligkontoret Danmarks forvaltningsdirektør.

Nu er der så kommet en ny effektiviseringsaftale mellem Boligministeriet, KL – Kommunernes Landsforening og BL – Danmarks Almene Boliger, der gælder frem til 2026, hvor de almene boligselskaber samlet set skal effektivisere for 1,8 mia. kroner.

Målet er, at de 300 mio. kroner skal komme fra energieffektiviseringer. Herudover modregnes de effektiviseringer, der er opnået ud over de i alt 1,5 mia. kroner fra den første effektiviseringsaftale. Det forventes at være omkring 400 mio. kroner for hele boligsektoren.

Udviklede værktøjer og arbejdsmetoder virker stadig

Arbejdet med at imødekomme de nye driftskrav og sikre en bæredygtig drift er allerede i fuld gang i Boligkontoret Danmark, og det vil være mange af de værktøjer og arbejdsmetoder, vi har udviklet og anvender i dag, der også vil skulle bruges i fremtiden.

“Vi har de senere år udviklet flere værktøjer og arbejdsmetoder, der i dag er en vigtig del af den lokale drift hos vores medlemmer, og som har bidraget til at gøre driftsarbejdet smartere, lettere og mere

effektivt. Dem vil vi i høj grad fortsætte med at anvende og videreudvikle, samtidig med at vi løbende får lagt yderligere værktøjer i værktøjskassen, der kan gavne driften i de enkelte boligselskaber,” fortæller Adam B. Andersen, Boligkontoret Danmarks driftssekretariatschef.

I første omgang vil vi i Boligkontoret Danmark med den nye effektiviseringsaftale lave en grundig analyse af de forskellige driftstal, så vi er klar til at bruge værktøjerne de rette steder. Det hjælper os til at identificere de boligafdelinger og boligselskaber, hvor der fortsat er et potentiale, og hvor der dermed kan dannes grobund for sunde og gode drøftelser med de pågældende bestyrelser om, hvordan fremtidens drift kan se ud.

Effektiv planlægning og styring af opgaver i driften

Et af de områder, der har bidraget til at opnå driftsmålene i Boligkontoret Danmark, er den digitale opgavestyring og ressourceplanlægning, der for alvor har fået fart på i de store driftsfællesskaber. I 2020 blev det udrullet i 12 boligselskaber med tilsammen 11.000 boliger.

“Den digitale opgavestyring fungerer godt. Ingen opgaver bliver glemt, for de forsvinder ikke fra systemet, før de er afsluttet. Tidligere brugte jeg meget tid på især at sms´e frem og tilbage med beboere for at afklare en opgave. Det er ikke nødvendigt længere, og vi kan jo også selv lægge opgaver ind i systemet,” fortæller Preben Christiansen, ejendomsfunktionær i Midtjysk Boligselskab.

Nye krav til drifts- og vedligeholdelsesplanlægningen

De nye effektiviseringskrav i driften falder sammen med, at der over de seneste år er stillet nye krav til de almene boligselskabers drifts- og vedligeholdelsesplanlægning.

De enkelte boligafdelingers drifts- og vedligeholdelsesplaner skal fremover have et 30-årigt sigte og indeholde forventede udgifter samt henlæggelser til vedligehold og udskiftning af 20 obligatoriske bygningsdele. Det handler blandt andet om udskiftning af tag, vinduer, kloak og elinstallationer.

Landsbyggefonden vil i den kommende tid granske samtlige drifts- og vedligeholdelsesplaner via eksterne rådgivere, og fremadrettet vil planerne skulle granskes hvert femte år for at sikre den høje kvalitet fremadrettet. Derfor har vi i Boligkontoret

Gennemførte udbud har givet millionstore besparelser

I 2020 fik 14 boligselskaber helt eller delvist udbudt istandsættelse af flytteboliger, hvilket betyder, at i alt 34 boligselskaber nu har fået gennemført udbud. De mange udbud har været med til at sikre betydelige besparelser, og sammenlignes der med udgifterne i 2014, lyder de årlige besparelser på omtrent 26 mio. kroner. Også samhandelsaftaler har bidraget til den øgede effektivisering, hvor der ved udgangen af 2020 var indgået 54 samhandelsaftaler fordelt på 27 kategorier, der bredt dækker et stort behov i forbindelse med indkøb til den daglige drift.

Danmark arbejdet grundigt med vores bygningsgennemgange de seneste år. I 2020 havde i alt 70 boligafdelinger fordelt på 19 boligselskaber fået udført en bygningsgennemgang og en kvalitetssikring af drifts- og vedligeholdelsesplanen som en vigtig indsats forud for den kommende eksterne granskning.

De nye øgede krav er med til at sikre gode og sunde boliger for beboerne her og nu og i fremtiden, men de gør det også nødvendigt at øge de årlige henlæggelser i kommende budgetter.

Husleje og henlæggelser

Driftseffektiviseringer har været med til at holde huslejen i ro, og det seneste år har 69 % af de boligafdelinger, som Boligkontoret Danmark administrer, oplevet en uændret eller ligefrem lavere husleje. En del boligafdelinger har anvendt besparelserne til at øge opsparingen til fremtidige vedligeholdelses- og renoveringsopgaver.

Netop den øgede opsparing til drifts- og vedligeholdelsesopgaver får en mere fremtrædende rolle fremover, hvor der stilles øgede krav til fremtidssikring af boligerne.

“De nye krav til drifts- og vedligeholdelsesplanlægning øger behovet for henlæggelser, og det gør det kun endnu vigtigere at sikre en effektiv og bæredygtig drift. Vi skal fastholde fokus på at opnå besparelser via udbud og indkøb, ligesom vi skal videreudvikle vores værktøjer, arbejdsmetoder og den måde, vi organiserer driften på, så vi fortsat kan tilbyde sunde og velholdte boliger til en husleje, der er til at betale nu og i fremtiden,” fortæller Lars Lehmann, Boligkontoret Danmarks forvaltningsdirektør.

Selvom behovet for at øge boligafdelingernes opsparinger rundtom i hele landet vil få en betydning for huslejen flere steder, vil en bæredygtig drift og en veltilrettelagt planlægning af bygningsvedligeholdelsen til gengæld bidrage til en mere jævn huslejeudvikling mange år ud i fremtiden.

Den bæredygtige drift er kommet for at blive

Fokus på en bæredygtig drift og en husleje, der er til at betale, er kommet for at blive. Det er en af Boligkontoret Danmarks syv ambitioner, og derfor vil vi også efter 2026 have fokus på, at beboernes huslejekroner bruges fornuftigt, og at driften koster det, den skal koste. Det kommer til at ske i samarbejde med kommunerne, der efter 2026 i endnu højere grad skal sikre en løbende opfølgning på boligselskabernes driftsøkonomi. Derfor bliver en af hovedopgaverne i Boligkontoret Danmark den kommende tid at sikre, at vi fremadrettet på en simpel måde kan monitorere driftsudgifterne hos vores medlemmer og sikre, at vi bruger de mange data på en hensigtsmæssig måde.