DEBEMOS SER ARQUITECTOS DE NUESTRA PRODUCTIVIDAD Y BIENESTAR

El tiempo es oro. Muchos hemos crecido bajo ese concepto de que el tiempo hay que preservarlo y utilizarlo hasta la última gota para ser productivos y e cientes. Yo era así. Me sentía culpable si tenía espacios libres y vivía llena de reuniones, de viajes de negocios al punto que llegaba a mi ciudad, la ropa que usaba la lavaban y la volvían a meter a la maleta para no perder tiempo empacando. Lo que sí perdí, fue mi cadera. En ese momento era Iron Man y entrenaba muy duro, hasta que me lesioné y por los viajes y mucho trabajo no cumplí con mis terapias y nalmente, mi cartílago no dio más y hoy tengo una prótesis.

Ahí fue que comencé a darme cuenta que mi obsesión por la productividad y los incentivos perversos de sentirse ocupado .(porque efectivamente, uno siente

por Carla Olivieri CEO AKTIVA GROUP

cierto status cuando dice a los amigos “no tengo tiempo para nada”) - estaba equivocada. Y tomé la decisión de replantear mi sistema de gestión del tiempo. Pasé de “Usar e cientemente mi tiempo para cumplir con todo y ser productiva” a “Usar e cientemente mi tiempo para tener más tiempo libre”.

Comparto con ustedes algunos cambios que me permitieron conseguir esta meta:

• Lo primero fue entender que el tiempo no es ecológico. El tiempo mal usado no se recupera.

• Lo segundo es que primero debía darle destino a mi vida (propósito, metas, etc.) en todos mis roles y no solo el profesional y asignar mi tiempo con una mirada sistémica de mí misma para no descuidar ciertos roles.

• Tercero, la plani cación.

Plani car la semana y en base a la carga semanal, agenda espacios para todos mis roles dosi cándolos.

• Cuarto, en base a mi semana, plani car metas mínimas todos los días

Este sistema sencillo me ayudó tremendamente. Sin embargo, he notado que a raíz del COVID y del mundo digital, hay algunas herramientas que debemos considerar en la arquitec-tura de la gestión de nuestro tiempo, vidas y bienestar.

Como líderes de empresas o de áreas, es importante dedicar un tiempo a diseñar la arquitectura de algunas prácticas clave que nos permitirá ser más e cientes y a la vez sentirnos me-jor en el trabajo.

Comparto 3 diseños que uno debe de nir:

DISEÑO #1: ¿NOS REUNIMOS? ¿ZOOM, PRESENCIAL?

El COVID ha evidenciado lo importante que es para nosotros el contacto físico. Todos hemos extrañado estar con nuestros colegas en el trabajo; razón por la cual, es natural entender cómo -apenas pudimos- volvimos a la o cina y comenzamos a agendar reuniones presenciales para todo.

Pero, no podemos ignorar todo lo que hemos descubierto y aprendido en estos casi dos años virtuales como para descartarlo de inmediato volviendo a la presencialidad como en el 2019.

Los líderes tienen la responsabilidad de cuidar la salud física y mental de sus colaboradores y a la vez lograr los resultados con e ciencia, e cacia en un clima laboral positivo con relaciones sólidas y fomentando la camaradería.

Es complejo porque hay cosas que se contraponen. Para cuidar la salud física, debo evitar el contacto, pero para cuidar la salud mental, más bien debo generar espacios de encuentro con la gente.

Muchas organizaciones han iniciado con sistemas tipo “2 días presenciales, 3 días de Home o ce” o “un día presencial, un día Home o ce” o lo que fuere.

Pero no es tan sencillo como eso. ¡Las reuniones requieren diseño! Diseño estratégico e inteli-gente basado en análisis.

Los líderes deben de nir la arquitectura de las reuniones en su organización y área.

Es momento de hacerse preguntas y de mirar otros modelos para emular e innovar. Por ejemplo, yo miraría el concepto de “Flipped Classroom” (salón invertido) que comenzó a im-plementarse antes del COVID, donde los conceptos, lo teórico, el conocimiento se imparte de manera virtual y al colegio o universidad se va para la parte práctica y aplicativa. O sea, al revés de cómo es ahora en donde voy al salón para lo teórico y lo aplicativo (tareas) se hace en casa. Por qué no pensar en una “Flipped O ce” en donde lo táctico y rutinario se hace en casa y a la o cina se va para lo más complejo, para lo que requiere trabajo colaborativo y construir sobre las ideas de los demás.

Para ser el arquitecto de las reuniones, podrían ayudarte estos 6 pasos:

1. Haz un listado de todas las reuniones que tienen habitualmente: Directorios, reuniones de status, de supervisión, comités, reuniones de brainstorming, con clientes, proveedores, etc.

2. De ese listado, ¿realmente todo requiere reunión? Por ejemplo, a menudo tenemos reuniones de equipo para presentar el informe de status donde cada área presenta sus avances. ¿Podrían enviar esos reportes en 1 página para leer y luego se reúnen tal vez por zoom para comentar? Inclusive, puedes ser innovador y hacer que la gente grabe su Status Report para que las personas tengan la libertad de verlos cuando les acomode como cuando están en el carro, haciendo deporte, etc.

3. De ese listado - hacer una clasi cación con recomendaciones de cuáles pueden ser reuniones físicas y cuales virtuales: Generalmente, reuniones más tácticas, de supervisión o informativas pueden ser virtuales mientras que las que son más complejas como algunos directorios y algunas sesiones de brainstorming que se sostienen del trabajo colaborativo podrían llevarse a cabo de forma presencial.

4. Del listado - identi quen cuáles son las reuniones que deben ser presenciales para fomentar la construcción de relaciones. Hay que recordar que el líder es responsable de los resultados y del clima, incluyendo la salud mental. Por ejemplo, establecer cuántas veces al mes debe haber reuniones de equipo presencial. Presencial puede ser recomendable para una sesión de feedback (retroalimentación del desempeño) para que haya mejor conexión personal.

5. De nir políticas para solicitar programar una reunión. Exijan que quienes piden una reunión, antes de hacerlo, respondan estas preguntas: ¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Cuál es la necesidad de tener la reunión que no puede ser resuelto por correo? Si se concluye que sí es necesaria la reunión, la siguiente pregunta debe ser ¿Por qué debe ser presencial? Esa re exión puede aliviar la reunionitis de la que tanto se queja la gente.

6. ¿Habrá política de acceder a reuniones híbridas?. Lo cual es una excelente opción para dar mayor exibilidad para que las personas puedan decidir mejor cómo ser más e cien-tes, cuidarse y facilitar la vida a los miembros del equipo que están físicamente en otra sede, ciudad o país. Si optan por tener reuniones híbridas, de nitivamente requieren diseñar protocolos para que quienes están siguiendo la reunión virtualmente se sientan in-cluidos. Por ejemplo: una política debe de ser que todos, aunque estés físicamente en la sala de reuniones, tiene que entrar igualmente al zoom. Hacer contacto visual con la per-sona que está en pantalla y no solo con los que están sentados en la sala, etc.

7. ¿Y si probamos tener un día entero sin reuniones? Está comprobado por un estudio del MIT que multiplica la productividad y reduce la ansiedad porque, mientras uno se la pa-sa de reunión en reunión, internamente las personas están pensando “en qué momento avanzo mis cosas”.

En resumen, volver a como era la vida antes del COVID no debería ser una opción. Hemos aprendido muchísimo en esta experiencia - partiendo con romper el mito del Home O ce y de los horarios de o cina. Re-diseñar nuestro sistema de reuniones es tener un pie más cer-ca al futuro.

DISEÑO #2: ¿POR CORREO, WHATSAPP, EN PERSONA, TE LLAMO?

Dime si a veces no te la pasas diciendo cosas como: “Por dónde me enviaste el documento que no lo encuentro?” Al menos yo me mareo tratando de encontrar documentos que no sé si me los mandaron por e-mail o por whatsapp.

O ¿eres como yo que cuando escuchas el ¡PLIN! Del whatsapp, la curiosidad te desenfoca de lo que estás haciendo para atenderlo?

¿Sabías que la curiosidad es una de las principales causas de la baja productividad?

Estoy trabajando con una empresa un plan de gestión del tiempo, productividad y felicidad que incluye simpli cación de procesos, manejo de reuniones, diseño de reuniones, etc. y una cosa tan simple como la comunicación del día a día impacta tremendamente no solo en nuestra e ciencia, sino también en nuestra e cacia porque te distrae; te desenfoca.

Es que cuando suena ese ¡PLIN! del whatsapp, la curiosidad nos mata por verlo. Pero, la cu-riosidad, además de matar nuestra productividad mata también nuestra salud mental y hasta emocional - porque hasta cuando estamos con la familia o descansando, el ¡PLIN! capta nuestra atención, y desatendemos a plenitud lo que es verdaderamente importante.

En tu trabajo e inclusive en casa con tu familia intenta probar estas 5 claves para que el whatsapp y la curiosidad no te dominen:

1. Norma para qué se usa el whatsapp y para que el teléfono y el email. Hoy en día recibimos o enviamos informes, propuestas, de todo por whatsapp y no todo requiere atención inmediata.

2. Crea un sistema contigo mismo. Por ejemplo, revisar tu whatsapp cada hora y en reuniones lo silencias.

3. Comunica a tu equipo y familia tu sistema y de ne cómo manejar emergencias - Por ejemplo - usar el tan abandonado teléfono "rin rin".

4. Pon sonidos especiales para personas clave

5. Entrena tu mente. Esto es lo más difícil, pero lo más importante porque requiere dis-ciplina y auto-control. Tu curiosidad va a querer ganarte y lo que hará es hacerte sen-tir "irresponsable" si no ves y respondes tu whatsapp. No dejes que te domine. Recuérdate tres cosas (1) Que tienes un sistema (2) por qué es importante respetar tu sistema y (3) Que no sea cae el mundo si no miras tu whatsapp. Yo soy nadadora y entreno a medio día casi dos horas; fue ahí que me di cuenta que el mundo no se cayó estando en el agua sin mirar mi whatsapp

DISEÑO #3: LEVANTA EL TELÉFONO

Este punto merece un espacio por sí solo. Un estudio de la Universidad de Harvard muestra los resultados de un estudio de los factores clave para tener equipos de alto desempeño en las empresas y el uso del teléfono fue uno de los más importantes.

Pero ojo ,usar el teléfono no para “whatsappear” sino para HABLAR. Sí, llamar, “rin-rin” y usar tu voz, no los dedos. Hablar por teléfono es lo que se comprobó que multiplica la productividad y además, el clima laboral del equipo, por dos razones principales:

1. porque acerca a las personas; hay un factor humano que conecta; que expresa mejor las emociones que cualquier emoticón.

2. porque la comunicación mejora, al prácticamente eliminar cualquier mala percepción o interpretación que a veces se da en textos escritos.

Innovar en nuestros sistemas de gestión suma muchísimo a nuestros negocios y - sobre todo a nuestras vidas y el bienestar de nuestros equipos. Vale la pena hacerse preguntas, pensar fuera de la caja y convertirnos en verdaderos arquitectos del tiempo y del bienestar empresarial.