Какая первичка подойдет после удаленной работы

Надежда Кулюкина, эксперт журнала «Бухгалтерия ИП»

Какая первичка подойдет после удаленной работы

Из-за пандемии многие бизнесмены не смогли вовремя обменяться документами. Они высылали друг другу скан-копии и на основании них учитывали расходы. Разберемся, надо ли теперь собирать оригиналы первички.

Зачем предпринимателям первичка

Предприниматели бухгалтерский учет не ведут (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Из-за этого некоторые коммерсанты вовсе не хранят документы. Другие считают, что бумаги нужны только для учета доходов и расходов, поэтому не собирают первичку, если применяют ЕНВД или патент. Обе позиции неверны и могут привести к доначислениям.

К примеру, из договоров по сделке, товарных накладных и счетов инспекторы узнают, за что предприниматель на ЕНВД или патенте получил деньги. Если ИП не представит документы по сделке, налоговики сочтут, что доход «непрофильный», и доначислят налоги по УСН или общему режиму. Значит, все ИП должны решить, требовать ли с контрагентов первичную документацию после окончания карантина.

Договоры, счета, накладные, а также путевые листы и чеки потребуются ИП на УСН и общем режиме, чтобы подтвердить расходы. На общем режиме без первички уменьшить налоговую базу удастся только на профессиональный вычет в размере 20 процентов дохода предпринимателя (п. 1 ст. 221 НК). Упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» вовсе не смогут учесть неподтвержденные затраты. Поэтому без документов ИП переплатит налог.

Кроме того, инспекция может запросить документы по поставщикам и клиентам, которых проверяют (п. 1 ст. 93.1 НК). В требовании налоговики укажут, в рамках какой проверки по какой фирме

нужны документы. По кодексу у предпринимателя есть пять рабочих дней, чтобы исполнить требование или сообщить, что таких документов нет (п. 5 ст. 93.1 НК). Из-за коронавируса сроки увеличили. Если инспекция потребовала документы на встречной проверке до 30 июня, то на ответ у коммерсанта есть 25 рабочих дней (абз. 5 п. 3 постановления Правительства от 02.04.2020 № 409 в ред. постановления от 30.05.2020 № 792).

Какие разъяснения дал Минфин из-за карантина

Многие предприниматели во время карантина продолжили деятельность на удаленном режиме. Но в таких условиях обмениваться бумажными оригиналами затруднительно. Самый безопасный способ подтвердить расходы без бумаг — это обмен документами через электронный документооборот. Файлы, которые контрагенты пересылают через оператора, имеют такой же статус, как бумажные оригиналы. Но не все предприниматели пользуются услугами операторов электронного документооборота.

Многие коммерсанты снимали скан с оригинала и отправляли его партнеру или клиенту по электронной почте. По закону такой документ не признается подлинником, ведь аналогом оригиналу на бумаге служит лишь файл, заверенный электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Чтобы отразить сведения в регистрах бухучета, в исключительных случаях можно использовать скан-образы пер

www.e.indpred.ru

ПОЛЕЗНОЕ В РАБОТЕ

вичных документов. К такому мнению пришел Минфин в письме от 22.04.2020 № 03-01-10/32570. Чуть ранее Минфин разрешил подтверждать расходы заверенными копиями (письмо от 15.04.2020 № 03-11-11/29958). Но это вовсе не означает, что после окончания карантина предприниматели могут не требовать оригиналы документов от контрагентов. Поясним почему.

Почему опасно оставлять первичку в копиях и сканах

Есть минимум три причины, почему после карантина безопаснее потребовать оригиналы документов от контрагентов и заменить на них копии. 1. Особые обстоятельства. Минфин разрешил проводить операции по сканкопиям только в исключительных случаях. При этом он не пояснил, что считать таким случаем. На наш взгляд, обстоятельство, что из-за пандемии большинство компаний и бизнесменов работают удаленно, как раз можно признать одним из исключений.

Но карантин рано или поздно закончится, предприниматели вернутся к обычному режиму, и особые обстоятельства пропадут. Значит, налоговики смогут потребовать оригиналы документов, в том числе за период, когда предприниматель работал удаленно и проводил сделки без личного присутствия. 2. Порядок заверения. Минфин разрешил подтверждать расходы заверенными копиями. Такую копию нужно оформить особым образом. На заверенной копии

Непростой ВОПРОС

Образец1. Копия для внешнего использования документа

ВЕРНО Бухгалтер 04.06.2020 Печать Ноткина

Ноткина А.Е.

Подлинник документа находится в ООО «Луч» в папке «Контрагенты, январь — июль, 2020 г.»

под подписью должны присутствовать следующие реквизиты: • слово «Верно»; • должность лица, заверившего копию; • подпись этого лица; • расшифровки подписи; • дата заверения копии; • надпись о месте хранения оригинала.

Как правильно заверить копию документа для внешнего использования, мы показали в образце выше.

Получается, на копии документа должна стоять «живая» подпись. Заверить копию должна компания, которая его выдает. Предприниматель не вправе заверить чужую первичку. Передать такой документ во время работы на удаленном режиме так же сложно, как и оригинал. А обычная копия не подойдет.

3. Риск обмана со стороны парт

нера. Во время обмена скан-образцами вы рискуете получить недействительный документ. Такие копии легко подделать. К тому же вы не можете быть уверенными, что документ подписало уполномоченное лицо.

Некоторые ИП считают, что достаточно прописать в договоре условие о том, что стороны признают документы, переданные по электронной почте, документами, имеющими равную юридическую силу, как и документы, подписанные с обеих сторон на бумаге. Но такая позиция неверна. Если такое условие есть в договоре, то вы сможете подобным образом вносить изменения в договор или уточнять условия сделки. Для налоговой скан-образец останется обычной копией.

Как потребовать оригиналы у партнеров

Если во время удаленного режима вы не использовали электронный документооборот, а обменивались скан-копиями, получите от контрагентов оригиналы. Встречаться лично для этого необязательно. Свяжитесь с партнером по телефону или e-mail и попросите прислать оригиналы первички по сделке почтой или курьером. Если контрагент не реагирует на просьбы, направьте письменно требование (см. образец 2 на с. 43).

www.e.indpred.ru

ПОЛЕЗНОЕ В РАБОТЕ

Образец 2. Письмо партнеру с требованием оригиналов

Письмо о представлении оригиналов первичных документов

ИП Китаев Анатолий Викторович 20.05.2020 получил товары от ООО «Успех» по накладной от 20.05.2020 № 53. Товары оплачены в сумме 167 800 руб. без НДС по счету от 18.05.2020 № 146. В связи с удаленным режимом работы я получил от вас только сканобразцы первичных документов. Прошу выслать оригиналы товарной накладной и счета или направить курьером по адресу: Москва, ул. Флотская, д. 5а.

Как только получу документ, обязуюсь поставить подпись и печать на вашем экземпляре товарной накладной и передать ее в ООО «Успех». Сообщаем, что не будем оплачивать следующую поставку товаров до тех пор, пока не получим оригиналы документов по сделке.