PEG Caderno 250 pontos

CADERNO 250 PONTOS Compromisso com a excelĂŞncia

CONFEDERAÇÃO BRASILEIRA DE EMPRESAS JUNIORES A Confederação Brasileira de Empresas Juniores – Brasil Júnior (BJ) é o órgão que representa e regula o Movimento Empresa Júnior (MEJ) nacionalmente. Formada por 17 fe- derações, as quais representam 16 estados e o Distrito Federal, a BJ vem trabalhando para fomentar e dar suporte às empresas juniores, em todo o Brasil, representando-as a fim de potencializar os resultados da nossa rede. A atuação ocorre pela definição conjunta de planos e diretrizes do Movimento, como o Conceito Nacional de Empresa Júnior. As ações são desenvolvidas pela Diretoria Executiva da Brasil Júnior, desdobrando-se nos estados através das federações locais.

Missão “Representar o Movimento Empresa Júnior e potencializá-lo como agente de formação de empreendedores capazes de transformar o país.”

Visão “Em 2015, a Brasil Júnior terá forte capacidade de articulação dentro do ecossistema empreendedor e potencializará os resultados da rede através da integração de seus agentes.”

Valores Compromisso com resultados Sinergia Postura empreendedora Transparência Orgulho de ser MEJ

EQUIPE TÉCNICA Presidente do Conselho Felipe Rigoni Lopes Diretoria Executiva Victor Fernandes Moça Casagrande Yuri Azevedo de Souza Pomarole Salime Abib Lima Saade, Ianna Fernandes de Almeida Brandão, Pedro Rio Verde Melo Nascimento Coordenadoria do PEG Julietty Quinupe Betzel Andrei Golfeto dos Santos Equipe de Criação e Conteúdo Kamilly Oliveira Giovana Andrade Equipe de Tecnologia e Informação Lucas Gonzalez Matheus Andrade

MENSAGEM DA DIRETORIA Sua Empresa Júnior é muito boa? Tem compromisso com resultados? Está focada em atender as demandas dos clientes?

Se você não tem certeza dessas respostas, participe do PEG 2015 e comece a descobrir o impacto do seu trabalho.

E se você já tem certeza, participe do PEG 15 também! :) Descubra como fazer sua organização melhor, ganhe referenciais comparativos e deixe a história da sua empresa júnior registrada para as próximas gerações!

Além disso, aproveite o Programa de Excelência em Gestão para você. Isso! Você aí que está preenchendo, o PEG é uma excelente oportunidade de junto à Brasil Júnior adquirir conhecimentos em excelência em gestão que serão úteis para a sua carreira. Curtiu?

Então conte conosco para ter uma incrível experiência de trabalho em rede e para aprendermos juntos sobre o nosso movimento!

Para finalizar, deixamos aqui nossa gratidão à Fundação Nacional da Qualidade que contribui com todo o conhecimento técnico necessário para que o programa atinja os resultados esperados.

Grande abraço!

Diretoria de Desenvolvimento 2015

Sumário 01

Liderança........................................................01

02

Estratégias e Planos.......................................07

03

Clientes..........................................................11

04

Sociedade.......................................................14

05

Informação e Conhecimento...........................18

06

Pessoas..........................................................21

07

Processos.......................................................26

08

Resultados das EJs..........................................30

LIDERANÇA A Liderança deve ser entendida como o conjunto de práticas que regem uma organização. Considera aspectos relativos à governança que promovem a responsabilidade corporativa e a forma de atuação da direção, sendo que não se restringe somente a atuação de um único diretor ou presidente, e sim em como os valores e princípios organizacionais são disseminados pela empresa, levando seus membros ao trabalho.

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LIDERANÇA a.

Existem na empresa júnior práticas de comunicação dos valores e princípios organizacionais e os padrões de conduta interna e externamente?

Os valores e princípios organizacionais abrangem aqueles necessários à promoção da excelência e à criação de valor para todas as partes interessadas.

Inclui, por exemplo, as declarações de missão, visão, valores, credos e outras categorias de princípios porventura existentes. A comunicação nesse quesito tem a finalidade de desenvolver um sentimento coletivo de pertencer a um grupo de pessoas que compartilha e perseguem os mesmos ideias, potencializando a contribuição de cada um.

Exemplo: Ao início de cada reunião geral da empresa júnior é necessário fazer a declaração das diretrizes estratégicas, como missão, visão e valores, bem como a correlação daquela apresentação com os objetivos estratégicos do planejamento em vigência. Em cada documento interno gerado, existe na folha de rosto as diretrizes estratégicas. É feita a disseminação dos valores e princípios organizacionais através de diversos meios, levando em consideração as diferentes partes interessadas, sendo eles repassados através de dinâmicas de equipe, treinamentos, sites, murais, vídeos, etc. b.

Na Empresa Júnior existem práticas e possíveis ações corretivas para padrões éticos em relacionamentos internos e externos?

A Empresa Júnior deve apresentar códigos de condutas, incluindo os que contêm regras de conduta para os integrantes da administração. Devem existir canais de comunicação colocados à disposição dos membros e as partes interessadas para receber qualquer tipo de informação pertinente sobre o desvio dos padrões éticos. Essas desvios devem ser prevenidos e quando isso não acontece, a empresa júnior deve ser capaz de apresentar agilidade para resolver prontamente.

Exemplo: Existe um manual de conduta que possui todos os comportamentos, atitudes e condutas que os membros devem ter. O manual é atualizado em conjunto com os membros duas vezes por gestão. Qualquer tipo de infração ao manual é levado para discussão em reunião de diretoria e prontamente resolvido ao longo da próxima semana.

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LIDERANÇA c.

As principais decisões são tomadas, comunicadas e acompanhadas na Empresa Júnior?

A tomada de decisão abrange os métodos coordenados para deliberar e decidir direções a seguir e ações a realizar, em todos os níveis, em alinhamento às estratégias e objetivos da organização. A comunicação das decisões busca gerar transparência aos membros da empresa júnior e auxiliar engajar todos em um mesmo propósito. A implementação inclui as formas de organizar as ações necessárias e de seu acompanhamento. O acompanhamento das decisões visa assegurar que as ações decididas sejam colocadas em prática e concluídas.

Exemplo: Existe um processo de tomada de decisão estruturado que se baseia nos possíveis impactos que determinada decisão pode gerar. Antes de cada decisão, são considerados os impactos financeiros, organizacionais, relação com a estratégia, efeito no curto e longo prazo, dentre outros. A comunicação é feita através de atas, e-mails e memorandos disseminados pela empresa júnior. Ao término de cada decisão é delegado um responsável pelo acompanhamento que assegura todo o cumprimento. d.

Há o exercício da liderança na Empresa Júnior a fim de promover o engajamento da equipe?

O exercício da liderança consiste na mobilização de todos os membros na busca sustentada pelos mesmos objetivos estratégicos com um excelente desempenho operacional compartilhado e internalizado por toda empresa júnior.

Com os membros engajados e envolvidos, o êxito das estratégias será evidenciado ao longo do ano e ao término do ciclo estratégico.

Exemplo: A direção da empresa júnior acompanha constantemente cada membro para conseguir incentivar da melhor forma possível a sucessão, se aproximar para entender os diferentes pontos de vista e engajar toda empresa júnior. Para este acompanhamento existe uma ferramenta denominada painel de controle que apresenta as competências de cada membro, confrontadas com as atividades e possíveis problemas inerentes.

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LIDERANÇA e.

A diretoria da Empresa Júnior interage com outras empresas juniores e demais partes interessadas?

A interação com as principais partes interessadas tem por objetivo conhecer e compreender, sem intermediários, seus principais anseios, identificar o valor percebido na empresa júnior e em seus serviços prestados e informa-los sobre as metas institucionais, buscando oportunidades, engajamento, validando estratégias e gerando credibilidade em relação à organização. O exercício da liderança e interação com as partes interessadas e redes mais importantes visa engajar pessoas e organizações, promovendo o alinhamento de interesses e buscando o apoio para êxito das estratégias e o alcance sustentado dos objetivos da empresa júnior. Destacar a forma de internalizar as necessidades e expectativas das partes interessadas e os objetivos das interações realizadas.

Exemplo: A cada semestre é feito um fórum com os clientes atuais e antigos para aproximação entre as partes, nesse fórum são realizadas conversas informais e grupos de discussões sobre temas pertinentes, tanto com fatores do macro ambiente, quanto fatores peculiares de cada ambiente interno. f.

Os principais padrões para os processos gerenciais são instituídos e verificados afim de gerar resultados mais efetivos?

Os padrões para os processos gerenciais, também chamados de padrões gerenciais, determinam o funcionamento das práticas de gestão adotadas pela organização, para atender aos processos gerenciais requeridos. A verificação do cumprimento dos padrões gerenciais faz parte do ciclo de controle, que integra o PDCL no Diagrama da Gestão. Além disso, a verificação visa estimular, por meio do controle, a aplicação desses padrões e promoção da qualidade da gestão. A melhoria nos processos gerenciais tem o objetivo de torna-los mais eficientes e eficazes, incorporando padrões aprimorados, de forma integrada.

Exemplos: Os padrões gerenciais foram instituídos com base na busca de práticas de EJs referências e adequados na realidade da empresa júnior. Ao início de cada gestão os padrões são revisados e melhorados sempre que possível. Ao longo da gestão em vigência acontecem auditorias internas para verificação do cumprimento dos padrões estabelecidos. Quando detectado não conformidades, são discutidos em reuniões ações corretivas, levantados possíveis 04

LIDERANÇA benchmarkings e referenciais teóricos para auxiliar na readequação do padrão gerencial. g.

Existe na empresa júnior a análise do desempenho operacional e estratégico nos diversos níveis da estrutura organizacional?

A análise do desempenho da organização tem a finalidade de estimular o comprometimento de toda empresa júnior com o alcance de metas, por meio do controle de resultados. São as formas de utilização de metas e referências comparativos pertinentes. Devem ser destacados a maneira de selecionar os indicadores e demais informações que serão utilizadas na análise do desempenho estratégico e operacional da empresa júnior.

Exemplo: As metas são definidas em conjunto com toda empresa júnior no início de cada ciclo estratégico. Trimestralmente os indicadores estratégicos são mensurados e é feita uma análise do desempenho junto com a definição de planos de ação para melhorar os desempenhos insatisfatórios. Os indicadores de processos são mensurados mensalmente pelo departamento de qualidade que apresenta em reunião geral os resultados e abre para construção em conjunto de ações corretivas para os processos insatisfatórios. h.

A diretoria presta conta das ações e resultados da Empresa Júnior para as partes interessadas?

A diretoria ao prestar conta das ações e resultados para as partes interessadas consegue alinhar as expectativas e definir estratégias em conjunto que possibilitem ganhos para todas as partes envolvidas.

Exemplo: São realizadas assembleias de prestação de contas mensalmente para apresentação dos principais resultados obtidos, deliberações necessárias e consulta de feedbacks das partes interessadas que podem realizar o alinhamento das estratégias com as devidas contribuições.

05

LIDERANÇA i.

As competências necessárias para o exercício da liderança são avaliadas e desenvolvidas na Empresa Júnior?

A análise do desempenho da organização tem a finalidade de estimular o comprometimento de toda empresa júnior com o alcance de metas, por meio do controle de resultados. São as formas de utilização de metas e referências comparativos pertinentes. Devem ser destacados a maneira de selecionar os indicadores e demais informações que serão utilizadas na análise do desempenho estratégico e operacional da empresa júnior.

Exemplo: As metas são definidas em conjunto com toda empresa júnior no início de cada ciclo estratégico. Trimestralmente os indicadores estratégicos são mensurados e é feita uma análise do desempenho junto com a definição de planos de ação para melhorar os desempenhos insatisfatórios. Os indicadores de processos são mensurados mensalmente pelo departamento de qualidade que apresenta em reunião geral os resultados e abre para construção em conjunto de ações corretivas para os processos insatisfatórios.

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ESTRATÉGIAS E PLANOS O Critério Estratégias e Planos traduz, primordialmente, o fundamento da excelência Visão de Futuro, pois determina os elementos de análise do ambiente externo onde a organização efetuará as suas transações a partir da compreensão dos fatores que afetam o negócio e o mercado de atuação no curto e no longo prazo. Esse delineamento das perspectivas futuras proporciona elementos para traduzir a visão da organização em estratégias e planos concretos para alcançá-la, com comprometimento das pessoas.

07

ESTRATÉGIAS E PLANOS a.

A elaboração das estratégias da empresa júnior levam em conta as forças impulsionadoras e restritivas do ambientes externo e interno?

As forças impulsoras e restritivas do ambiente externo abrangem aquelas provenientes do macroambiente, das características do setor de atuação e dos mercados de atuação. As forças provenientes abrangem aspectos sociais, políticos, leais, econômicos e tecnológicos, podendo até ser características dos principais concorrentes. Por outro lado, as forças impulsoras e restritivas do ambiente interno abrangem aquelas relacionadas à força de trabalho, infraestrutura, aspectos financeiros, processos, tecnologias, capacidades, informações e outros. Ao se considerar esses fatores, a empresa júnior consegue embasar e se adequar da melhor forma possível na definição de suas estratégias.

Exemplo: São feitas análises ao início de cada ano com base em metodologias consolidadas da administração estratégica. Uma delas é a Análise Swot que é realizada em conjunto com todos os membros e partes interessadas com dinâmicas e reuniões. Outra mais focada no ambiente externo, é a Análise das 5 forças de Porter. Com base nessas duas análises, são identificas as estratégicas de atuação conforme as oportunidades e ameaças inerentes identificadas. b.

A Empresa Júnior possui processos de definição dos indicadores estratégicos, metas e Planos de Ação definidos para alcançar sua estratégia?

A definição dos indicadores para avaliar a implementação das estratégias tem o objetivo de viabilizar o monitoramento do êxito das ações estratégicas por meio de resultados quantitativos. O estabelecimento de metas visa definir níveis de desempenho esperados para os indicadores estratégicos com base em fatos, como projeções de histórico, previsões mercadológicas, requisitos de partes interessadas, níveis de resultados alcançados por outras organizações do mercado ou setor de atuação, picos já alcançados anteriormente, desafios incrementais entre outros. Os planos de ação são a forma de concretizar e tirar do planejamento estratégico, todos os recursos necessários e devidamente alocados para êxito das estratégias.

Exemplo: Com base nos objetivos estratégicos traçados durante a elaboração do planejamento estratégico foram definidos dois indicadores estratégi08

ESTRATÉGIAS E PLANOS cos por objetivo para mensurar o cumprimento da estratégia. Após a definição dos indicadores, foram definidas as metas. Todas as metas foram centralizadas em uma ferramenta para facilitar a disseminação e acompanhamento por toda empresa júnior. Após a finalização do planejamento estratégico, toda diretoria se reúne e elabora por meio da metodologia 5w2h todos os planos de ação necessários para se alcançar a estratégia em vigência. c.

As estratégias, as metas e os planos de ação são comunicados para os membros da Empresa Júnior e demais partes interessadas?

A comunicação das estratégias, metas e planos de ação para as pessoas da força de trabalho tem o objetivo de evidenciar a contribuição da equipe para o êxito das estratégias, potencializando seu engajamento na causa comum. A comunicação de estratégias para as demais partes interessadas tem a finalidade de provocar o realinhamento de interesses mútuos, no caso de estratégias que possam trazer vantagens ou consequências importantes para a parte interessada e eventuais desdobramentos para a própria organização.

Exemplo: Existem reuniões mensais de resultados onde são mensurados todos os indicadores e o andamento de cada plano de ação em vigência. As informações relacionadas a estratégias, metas e plano de ação são disponibilizadas no servidor da organização, assim como, disseminada através de e-mails e murais. d.

As metas e planos de ação são desdobrados, nas áreas responsáveis?

A coerência das metas e dos planos desdobrados com as estratégias e entre si visa manter o alinhamento entre as iniciativas das diversas áreas da empresa júnior. O desdobramento das metas e planos de ação deve abranger todas as áreas e níveis da organização.

Exemplo: Existe uma matriz de responsabilidades que apresenta todos os objetivos estratégicos, quais planos de ação são inerentes aquele objetivo e qual departamento deve executar tal plano. Essa matriz é apresentada para todos os membros que verificam se cada plano de ação está devidamente alocado no escopo da área que foi previamente definido.

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ESTRATÉGIAS E PLANOS e.

Existe processo de alocação de recursos ou priorização de atividades para que se atinja as metas propostas?

Em determinados momentos nem todas as estratégias conseguem ser alcançadas de maneira efetiva. O acompanhamento desse alcance deve permitir que a empresa júnior consiga identificar quais são suas estratégias mais relevantes. Ao definir essas estratégias, é necessário um processo para alocação de recursos e priorização de atividades.

Exemplo: Após o fechamento de cada trimestre estratégico a diretoria se reúne e verifica quais sãos as estratégicas mais importantes para a empresa júnior e aloca os recursos existentes na medida do possível para alcance dessas estratégias até então insatisfatórias. Dessa maneira, acontece a priorização de atividades para conseguir alcançar as metas propostas. f.

Existe processo de monitoramento do cumprimento efetivo dos planos de ação?

O monitoramento da implementação dos planos de ação visa assegurar a implementação das estratégias ao se antecipar aos problemas ocasionados por atrasos e descompassos entre os planos. Com o monitoramento é possível a identificação dos pontos não satisfatórios para conseguir traçar ações corretivas.

Exemplo: Todos os planos de ação são centralizados por departamento em uma ferramenta compartilhada e disponível para toda empresa júnior. O diretor da área fica encabeçado de monitorar todos os planos de ação e apresentar nas reuniões mensais de diretoria os pontos críticos de cada plano de ação para gerar ações corretivas em conjunto com os demais diretores.

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CLIENTES Este Critério está relacionado com a criação e entrega de valor para o cliente de forma sustentada e maior competitividade nos mercados. Sendo que isso se dá por meio do conhecimento e entendimento dessas duas entidades: cliente e mercado.

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CLIENTES a.

A empresa júnior possui prática para definir seus clientes-alvo?

A definição dos clientes-alvo tem por objetivo estabelecer os grupos de clientes com características similares, possibilitando a configuração de serviços de marketing adequados para cada grupo e viabilizando a escala. Dessa forma, a empresa júnior consegue voltar sua atenção para os clientes que podem trazer mais retorno e adesão aos serviços oferecidos no mercado.

Exemplo: A partir da segmentação de clientes, de acordo com o porte, a região de atuação e seu perfil, e tendo em vista os objetivos traçados no planejamento estratégico, são determinados os clientes alvos da organização. b.

A Empresa Júnior possui práticas para identificar e analisar as necessidades e expectativas dos clientes-alvo, bem como utilizá-las para a definição e melhoria dos seus processos e produtos/serviços?

A identificação das necessidades e expectativas dos clientes tem por finalidade obter informações necessárias para a configuração de produtos e serviços associados que incorporem as características mais relevantes para os clientes-alvo. Com base na identificação e análise desses requisitos a empresa júnior consegue adequar seus serviços oferecidos sempre que pertinente por conseguir ir moldando seus serviços conforme as expectativas e necessidades dos clientes.

Exemplo: São realizadas pesquisas sobre as necessidades dos clientes, como forma de identificar os pontos de melhoria da organização nesse sentido.

Ao identificar as principais necessidades e expectativas o departamento comercial e de projetos adequada sempre que pertinente os serviços do portfólio da empresa júnior para contemplar da melhor forma possível os clientes. c.

A Empresa Júnior divulga seus produtos/serviços para clientes e mercado?

A divulgação dos produtos tem a finalidade de despertar o interesse dos clientes atuais e clientes-alvo pelos produtos da organização, assim como criar credibilidade, confiança e imagem positiva.

Exemplo: A área responsável por essa questão se encarrega de buscar os 12

CLIENTES melhores meios de divulgação destes quesitos, podendo ser estes, revistas, jornais, panfletos, participação em feiras, congressos, eventos na área de atuação da organização, entre outros meios. d.

A Empresa Júnior possui práticas para tratar as solicitações, reclamações ou sugestões formais e informais dos seus clientes?

Ao estabelecer um canal efetivo que permita aos clientes deixarem suas devidas reclamações e sugestões a empresa júnior consegue adequar seus serviços, se aproximar dos clientes e se relacionar de maneira estratégica com eles.

Exemplo: Existem canais de comunicação diversos disponíveis como telefone comercial, site institucional e mídias sociais. e.

Existem práticas para avaliar a satisfação dos clientes?

A avaliação da satisfação dos clientes tem por objetivo mensurar sua percepção sobre a organização e seus produtos e identificar oportunidades para melhoria, aumentando a satisfação.

Exemplo: É realizada periodicamente uma pesquisa de satisfação abrangendo as diversas etapas de atendimento ao cliente e prestação de serviço.

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SOCIEDADE Levando em consideração a sociedade e a comunidade com as quais a organização está envolvida como partes interessadas, o valor desta depende de sua credibilidade perante a sociedade e de seu reconhecimento público. Por essa razão, o zelo com a imagem perante a sociedade é elemento fundamental para o sucesso e a perenidade da organização.

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SOCIEDADE a.

A Empresa Júnior possui processos para compartilhar conhecimentos com os universitários interno e externos à IES a qual é vinculada?

Nem todos os universitários possuem a oportunidade de passarem pela vivência empresarial e compartilhar os propósitos do MEJ na busca de um Brasil Empreendedor. Muitos conhecimentos acabam ficando restritos apenas aos empresários juniores. Dessa forma, a empresa júnior deve conseguir compartilhar seus conhecimentos com os demais universitários para se aproximar deles e contribuir com a formação de melhores profissionais de maneira mais ampla.

Exemplo: A empresa júnior ministra workshops mensais abertos e gratuitos para todos os demais alunos da IES como forma de se aproximar dos mesmos e compartilhar seus conhecimentos. Os workshops são realizados pelos próprios membros, o que ajuda no processo de desenvolvimento dos ministrantes também. b.

A Empresa Júnior identifica e analisa os requisitos legais, regulamentares e contratuais aplicáveis à organização?

As leis, regulamentos e normas ou códigos de adesão voluntária, aplicáveis à organização, representam necessidades e expectativas da sociedade em geral, em relação à empresa júnior. A empresa júnior pode atender, traduzindo a condição de legalidade em requisitos de desempenho. A regularização permite gerar credibilidade aos principais grupos de interessa e também assegura a perenidade da própria empresa júnior.

Exemplo: Anualmente a empresa júnior participa do programa de regulamentação da confederação, denominado Selo EJ. Ao término de cada gestão todos os documentos já adequados aos requisitos solicitados e previamente regularizados. c.

A Empresa Júnior seleciona e desenvolve projetos sociais que estejam dentro do seu portfólio de produtos?

A Empresa Júnior deve realizar projetos sociais conforme sua área de atuação para conseguir não só contribuir com a sociedade, mas também gerar aprendizado aos seus membros e formar melhores cidadãos.

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SOCIEDADE Exemplo: A Empresa Júnior realiza dois projetos pro bono disponíveis em seu portfólio para entidades filantrópicas, o que permite gerar aprendizado aos membros e contribuir com a sociedade por auxiliar tais entidades de maneira gratuita, com o devido respaldo e qualidade como em qualquer tipo de serviço prestado pela Empresa Júnior. d.

A organização conscientiza sua força de trabalho sobre aspectos de responsabilidade social e desenvolvimento sustentável?

Devido as questões em torno do desenvolvimento sustentável e responsabilidade socioambiental terem ganhado força atualmente pela devastação do ambiente natural, é importante que a empresa júnior consiga conscientizar seus membros sobre os impactos que podem acontecer futuramente. Uma vez que a empresa júnior não chega causar impacto de forma explícita, cabe pelo menos conscientizar sua força de trabalho sobre tais questões.

Exemplo: Anualmente é realizado um desafio de casos para solução de problemas ambientais contidos em cases de grandes indústrias. Os vencedores são reconhecidos por meio de premiações e toda empresa júnior acaba sendo conscientizada pela importância dos assuntos em questão. e.

A empresa júnior direciona esforços para desenvolver parcerias e atuar em rede?

As redes podem contribuir de maneira efetiva com a empresa júnior com vantagens e benefícios inerentes a cada uma delas. Como vantagens comerciais provenientes de associações com fins mercadológicos e vantagens organizacionais participando da rede do MEJ que traz benefícios em suporte e aprendizado em geral.

Exemplo: A diretoria da empresa júnior é responsável por participar ativamente e contribuir na medida do possível com as redes existentes que conseguem auxiliar diretamente com o êxito das estratégias da empresa júnior.

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SOCIEDADE f.

A empresa júnior avalia o grau de satisfação dos seus stakholders?

A empresa júnior deve realizar projetos sociais conforme sua área de atuação para conseguir não só contribuir com a sociedade, mas também gerar aprendizado aos seus membros e formar melhores cidadãos.

Exemplo: A empresa júnior realiza dois projetos pro bono disponíveis em seu portfólio para entidades filantrópicas, o que permite gerar aprendizado aos membros e contribuir com a sociedade por auxiliar tais entidades de maneira gratuita, com o devido respaldo e qualidade como em qualquer tipo de serviço prestado pela empresa júnior.

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INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO Tendo em vista que as informações e o conhecimento são os principais insumos para o planejamento estratégico e a comunicação necessária para a excelência da gestão, promovem também a atividade criadora efetiva e um ambiente apropriado, que leva à autonomia, à melhoria, à inovação, à proatividade e ao aprendizado organizacional.

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INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO a.

A empresa júnior possui sistemas de informação que facilitem a realização das operações e a tomada de decisões dentro da empresa?

As informações obtidas dentro e fora da empresa são importantes para a execução das atividades, a análise dos resultados e a tomada de decisão. Os sistemas de informações da empresa organizam a apresentação e a distribuição das informações para todos os colaboradores. A disponibilização das informações aos colaboradores tem como finalidade permitir que as atividades sejam executadas corretamente e continuadamente. A segurança das informações inclui os cuidados quanto à sua atualização, confidencialidade contra o uso indevido e integridade (qualidade e autenticidade da informação recebida, armazenada e distribuída).

Exemplo: As informações são disponibilizadas em um servidor físico, que permanece constantemente atualizado, e a organização também dispõe de um serviço de armazenamento online, em que os membros têm acesso em qualquer lugar que esteja garantindo assim à facilidade de acesso a informação, dando continuidade às atividades necessárias. b.

Existem práticas na empresa júnior de forma a garantir a atualização, confidencialidade, segurança das informações às partes relevantes?

A atualização das informações permite que a empresa júnior consiga ser ágil e toma decisões embasadas. A confidencialidade existe para permitir que o acesso seja feito da devida forma para cada parte interessada. A segurança das informações é tratada quanto à integridade, com o objetivo de garantir a qualidade e a autenticidade da informação recebida, armazenada e distribuída.

Exemplo: Determinadas pastas e arquivos que possuem caráter confidencial para os clientes da organização possuem acesso restrito à área diretamente envolvida pela determinada questão, além da direção da própria organização.

A atualização é feita sempre que oportuna por meio dos responsáveis por cada área da empresa júnior. A segurança é mantida por meio de um backup semanal que é realizado com este objetivo em específico.

19

INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO c.

Os conhecimentos dos membros são retidos e compartilhados de forma a garantir a gestão do conhecimento da empresa júnior?

O compartilhamento do conhecimento é necessário para manter na empresa os conhecimentos adquiridos pelos colaboradores. Quando os colaboradores compartilham seu conhecimento, este fica mantido internamente, não sendo perdido no momento do desligamento. É necessário incentivar os colaboradores a compartilharem suas experiências e aprendizados.

Exemplo: O conhecimento pode ser compartilhado por meio de repasses de treinamentos realizados; reuniões para discussão de lições aprendidas; apresentação de melhorias para os demais colaboradores, entre outros. O conhecimento também pode ser registrado em papel ou em meio eletrônico, o que permite sua disponibilização para todas as pessoas na empresa e sua futura utilização.

20

PESSOAS O Critério Pessoas mostra a relação entre o desempenho da federação com a capacitação, motivação e bem estar de seus membros, bem como um ambiente propício à participação e ao desenvolvimento.

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PESSOAS a.

A empresa júnior define as funções e responsabilidades de cada membro?

A definição de funções e responsabilidades tem por objetivo planejar o quadro de pessoa necessário e evidenciar as responsabilidades das pessoas, deixando claro o que se espera de cada uma, bem como subsidiar a avaliação de seu desempenho, sua capacitação e seu desenvolvimento. As funções são exercidas por cada membro e cada uma delas está associada a um conjunto de responsabilidades. O conhecimento das responsabilidades orienta a participação das pessoas e suas atividades, promovendo o trabalho em equipe e a produtividade do sistema de trabalho.

Exemplo: Existe um descritivo de cargos contendo as competências de cada cargo da empresa júnior que é atualizado anualmente pelo departamento de gestão de pessoas e utilizado para dar embasamento na avaliação de desempenho, processo seletivo interno e externo e programa de treinamento. b.

Existe um processo para selecionar as pessoas interna e externamente, e ambientar os contratados?

A seleção de pessoas tem a finalidade de preencher as vagas da organização com membros compatíveis às necessidades de desempenho atual e futuro. O processo de seleção de pessoas deve ser estruturado de maneira que consiga se recrutar os melhores talentos de forma imparcial e proporcione uma boa experiência e aprendizado para todos os candidatos, inclusive aqueles que não foram selecionados. A integração tem por finalidade acelerar a adaptação dos novos membros em uma nova cultura.

Exemplo: O processo seletivo é realizado de forma imparcial, em que periodicamente abrem novas vagas, sendo que o candidato deve passar pelo processo de inscrição, dinâmica e entrevista, sendo então divulgado internamente o resultado da seleção. O processo é acompanhado por profissionais de psicologia por meio de uma parceria existente, esses profissionais ajudam em todo planejamento do processo que é embasado devidamente no descritivo de cargos. Após o processo seletivo existe um processo trainee focado na preparação e ambientação dos recém-contratados.

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PESSOAS c.

Existem processos para capacitar e desenvolver os membros para exercerem suas funções?

A capacitação dos colaboradores objetiva o desenvolvimento de conhecimentos, habilidades e atitudes que permitem o correto desempenho da função, promovendo, dessa forma, a eficiência e a sinergia da equipe de trabalho. Para a identificação das necessidades de capacitação, devem ser considerados os objetivos estratégicos, as estratégias e as metas da empresa, gerando um plano de treinamento e assegurando a coerência entre as necessidades das pessoas e as necessidades da empresa.

Exemplo: A empresa júnior apresenta para cada membro um programa de desenvolvimento individual com o objetivo de capacitação e preparação para exercício dos cargos. Nesse programa existem referenciais teóricos, cursos e treinamentos virtuais, palestras a serem realizadas ao longo do ano e workshops presenciais realizados pelo departamento de gestão de pessoas da própria empresa júnior. d.

Existe um processo para identificar as necessidades de capacitação das pessoas visando ao êxito das estratégias e a formação da cultura de excelência?

Ao identificar as necessidades de capacitação é possível delinear de maneira efetiva os programas de desenvolvimento dos membros da empresa júnior. A identificação pode ser feita de maneira ativa, por meio de descritivo de cargos, formulários e pesquisas, ou passiva, por meio da detecção de não conformidades nos processos principais e atividades insatisfatórias.

Exemplo: Mensalmente em reunião geral são discutidas as principais dificuldades técnicas dos membros, com base nessas discussões o departamento de gestão de pessoas estrutura treinamentos para conseguir capacitar todos os membros de maneira efetiva.

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PESSOAS e.

Existe um processo para estimular e desenvolver a qualidade de vida dentro e fora do ambiente de trabalho da empresa júnior?

A qualidade de vida dos membros da empresa júnior pode influenciar diretamente na produtividade de cada um deles, além de ser um fator crucial nos aspectos de bem-estar da empresa júnior. Devido a realidade do movimento, a empresa júnior deve pelo menos buscar incentivar a qualidade de vida de seus membros dentro e fora do ambiente de trabalho.

Exemplo: Mensalmente são realizadas atividades físicas em conjunto com os membros da empresa júnior para estimular a qualidade de vida. A empresa júnior ainda estimula a participação ativa de seus membros nos jogos esportivos da IES e maratonas locais. f.

Existe processo para avaliar o bem-estar e a satisfação dos membros que compõe a empresa júnior?

A avaliação do bem-estar e a satisfação das pessoas tem a finalidade de averiguar as condições de trabalho, não apenas em relação à saúde e segurança, mas também quanto ao conforto nos postos de trabalho. O desenvolvimento do bem-estar tem a finalidade de promover um ambiente de trabalho agradável e participativo, com consequente motivação e entusiasmo das pessoas. Os fatores que afetam o bem-estar são aqueles relativos à promoção de um ambiente de trabalho agradável, tranquilo e equilibrado, no qual as pessoas se sintam bem. Os fatores que afetam a satisfação são aqueles relativos ao atendimento de necessidades das pessoas e que determinam sua preferência em trabalhar para a empresa júnior.

Exemplo: Semestralmente é aplicada uma pesquisa de clima organizacional que consegue mensurar diversos aspectos inerentes a realidade da empresa júnior, dentre eles a satisfação e bem-estar dos membros. Com base nessa mensuração, para os pontos insatisfatórios são traçados planos de ações corretivos.

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PESSOAS g.

Existem processos para avaliar o desempenho dos membros, incluindo os líderes?

A avaliação tem a finalidade de informar as pessoas avaliadas sobre seu desempenho, debatendo formas de melhorá-lo. O desempenho pode abranger qualquer fator considerado importante para o exercício das funções como, por exemplo, cumprimento de obrigações, alcance de metas, comportamentos esperados, qualidade do trabalho e outros.

Exemplo: Ao termino de cada trimestre existe a aplicação de uma avaliação de desempenho 360º para mensurar o desempenho e resultados alcançados por cada membro da empresa júnior. Com a avaliação é possível identificar os pontos de melhorias individuais dos membros e reconhecer os membros que estão se destacando. h.

Existem processos de reconhecimento e incentivos para os membros da empresa júnior?

O reconhecimento tem por objetivo promover a mobilização das pessoas pela motivação, identificando e reforçando comportamentos de alto desempenho ou realizações extraordinárias, sem pré-condições. O reforço de comportamentos pode incluir premiações, recompensas ou oportunidades especiais, formais ou informais, individuais ou em grupo.

Exemplos: As equipes com melhores desempenhos são reconhecidas no sistema de meritocracia em cada reunião mensal de resultados com a premiação de uma série de vantagens como descontos em cursos, academias e clubes, e escolas de idiomas.

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PROCESSOS Este Critério considera os processos que agregam valor diretamente para os clientes, os processos de apoio, os processos de relacionamento com os fornecedores e os processos econômico-financeiros da organização, fazendo assim referencia ao domínio dos recursos empregados pela organização, a previsibilidade dos seus resultados, a melhoria do seu desempenho e a implementação sistemática de inovações e melhorias.

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PROCESSOS a.

Os principais padrões de trabalho são instituídos e padronizados com a finalidade de assegurar a uniformidade na execução dos processos?

Processo é um conjunto de atividades pré-estabelecidas que, executadas numa determinada sequência, levam a um resultado esperado. O processo transforma uma entrada numa saída, agregando valor. Definir padrões para um processo consiste na formalização da maneira correta de se executar o processo, na sequência das atividades e na definição do responsável pela execução.

Os processos principais do negócio satisfazem as necessidades dos clientes por meio do atendimento aos requisitos dos processos. O controle dos processos da cadeia de valor visa a assegurar o atendimento de padrões pré-estabelecidos.

O monitoramento desses processos, por meio de indicadores de desempenho, tem por objetivo checar se estão sendo executados dentro de padrões de desempenho planejados.

Exemplo: O departamento de gestão da qualidade centraliza todos os padrões e realiza continuamente por meio de auditorias internas o cumprimento dos processos principais. Os padrões são revisados semestralmente em diretoria e documentados posteriormente. b.

Existe um processo na empresa júnior que determina e assegura o cumprimento dos requisitos e indicadores dos processos, considerando as necessidades e as expectativas dos clientes e demais partes interessadas?

A determinação de requisitos aplicáveis aos processos principais do negócio, a partir das necessidades e expectativas dos clientes e demais partes interessadas, tem por objetivo possibilitar o controle dos principais indicadores de desempenho dos processos associados aos requisitos identificados. A empresa júnior ao atender os requisitos com base nas necessidades e expectativas do mercado, consegue contemplar de maneira mais efetiva seus clientes.

Exemplo: Periodicamente ocorrem reuniões em que as partes envolvidas discutem os requisitos necessários para cada um dos processos determinados da organização. Além disso, possui um sistema de formulação de indicadores, sendo este sistema responsável por essa questão tanto para os processos 27

PROCESSOS principais como os de apoio. c.

Existe na Empresa Júnior práticas de acompanhamento, análise e melhoria dos seus produtos e processos, levando em consideração ou não referenciais comparativos?

A análise dos processos principais do negócio e dos processos de apoio tem o objetivo de estudar sua eficácia, identificar potenciais melhorias e atender às necessidades e expectativas das partes interessadas. A melhoria dos processos principais do negócio e dos processos de apoio, inclusive por meio da comparação e estímulo à inovação, visa à busca e à incorporação de novas características que promovam agregação de valor para os clientes e outras partes interessadas.

Exemplo: São realizadas reuniões periódicas de análise dos processos, em que a partir da identificação de uma não conformidade, a organização, utilizando uma metodologia específica para identificar a causa da não conformidade (Diagrama de Ishikawa, Cinco Porquês, entre outros), propõe soluções de acordo com discussões realizadas entre as áreas envolvidas. d.

A empresa júnior possui um processo para qualificar, selecionar e avaliar seus fornecedores?

A seleção tem por objetivo definir a melhor opção de fornecimento ponderando os fatores relevantes para a organização. Já a avaliação tem por finalidade fornecer a retroalimentação dos fornecedores com as informações sobre seu desempenho, para incentivar melhorias. Os fornecedores que contribuem diretamente com a atividade fim da empresa júnior são aqueles que oferecem as informações necessárias para a empresa júnior, como professores orientadores, banco de dados, catálogos, entre outros.

Exemplo: A partir de uma série de critérios de qualificação, diversos professores potenciais são pontuados, sendo que a partir dessas pontuações que ocorre a escolha dos professores orientadores que atuam em cada projeto comercial em específico.

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PROCESSOS e.

A empresa júnior possui um processo de elaboração, controle e manutenção do planejamento financeiro e fluxo de caixa?

O controle do desempenho das finanças da empresa inclui o controle das receitas, despesas, dívidas e investimentos e tem a finalidade de manter a saúde financeira da organização, viabilizando-a economicamente. A manutenção do fluxo financeiro equilibrado tem por objetivo assegurar a disponibilidade de recursos para realização das atividades da organização, sem sobressaltos.

Exemplo: O departamento financeiro realiza o controle financeiro com base no planejamento orçamentário que é divido em cenários tendo como referência histórica a quantidade de valores que entram e saem, o que possibilita um controle estratégico e eficaz de toda gestão financeira da empresa júnior ao longo do ano.

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RESULTADOS DAS EJs A Brasil Júnior estipulou uma série de indicadores que serão coletados para verificar os resultados alcançados pelas empresas juniores. Além dos indicadores padrão exigidos pelo programa, a EJ poderá inserir até dez indicadores que possui em sua gestão, para serem analisados conforme o método de avaliação do modelo.

O preenchimento dos resultados de cada indicador devem ser referentes a gestão de 2013 e 2014 equivalentes aos períodos de Janeiro a Dezembro de cada ano. Devendo ser apresentado também para cada indicador um referencial comparativo.

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RESULTADOS 1.1 Indicadores Econômicos-Financeiros Planejamento Financeiro Este indicador visa medir a capacidade da empresa júnior em se planejar financeiramente através da previsão de fluxo de caixa, que é definido por entradas menos saídas no caixa.

Fluxo real Fluxo planejado Sustentabilidade Financeira Neste indicador, avalia-se a capacidade da EJ em se manter, independente do seu “porte”, de forma a garantir a sustentabilidade financeira.

Receitas Totais Despesas Totais Participação da Atividade Principal na Receita Avalia-se quão focada a empresa está na realização de projetos atrelados à sua atividade principal, ou seja, atividade que faz parte do negócio principal da empresa e de sua carta de serviços.

Receita proveniente da Atividade Principal Receita Total Índice de crescimento de faturamento por membro Neste indicador avalia-se a capacidade da Empresa Junior em aplicar melhoria contínua nos resultados em suas gestões na perspectiva financeira, mensurando a evolução de faturamento operacional proporcional por membro.

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RESULTADOS Faturamento operacional da EJ por empresário júnior em ano x Faturamento operacional da EJ por empresário júnior em ano x+1

1.2 Indicadores Relativos a Clientes e Mercado Satisfação dos Clientes Este indicador visa medir a satisfação dos clientes da empresa júnior. É importante observar que fica a critério da EJ determinar os parâmetros para considerar um cliente como satisfeito ou não. Neste caso, haverá um espaço para que a EJ explicite quais os critérios utilizados para o cálculo.

% de Clientes Satisfeitos Fidelização Indicador que tem por objetivo verificar a capacidade da EJ em fidelizar seus clientes. Consideram-se clientes fidelizados aqueles que retornam à empresa para realização de um novo projeto.

Pode-se considerar como projeto para cliente fidelizado também aquele projeto executado para algum cliente que, ainda que seja seu primeiro projeto com sua EJ, teve indicação de outro cliente.

Número de Projetos para Clientes Fidelizados Número Total de Projetos Realizados

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RESULTADOS Efetividade em negociação Verifica-se quão efetiva a EJ é ao vender seus projetos. É importante observar que toda proposta aceita deve se transformar em um projeto iniciado pela empresa.

Número de Propostas Aceitas Número de Propostas Apresentadas

1.3 Indicadores Relativos a Sociedade Projetos Sociais Indicador que tem por objetivo verificar quantos projetos sociais a empresa executou no período de referência da coleta. Lembrando que projetos sociais são projetos da carta de serviços da empresa realizados a lucro zero ou menor que zero, como no caso de projetos gratuitos, por exemplo.

Número de Projetos Sociais Executados no Período Desenvolvimento do MEJ Neste indicador avalia-se a participação ativa dos empresários juniores da EJ na sua Federação e Confederação, mensurando a participação da Empresa Júnior nas instâncias.

• 1 a 2 empresários juniores na federação: 1 ponto • 3 a 5 empresários juniores na federação: 2 pontos • Mais que 5 empresários juniores na federação: 3 pontos • Diretor ou Presidente do Conselho na federação: 10 pontos • 1 a 2 empresários juniores na confederação: 2 pontos • 3 a 5 empresários juniores em confederação: 4 pontos • Mais que 5 empresários juniores em confederação: 6 pontos • Diretor ou Presidente do Conselho da confederação: 20 pontos 33

RESULTADOS Número de pontos da EJ Satisfação com Parceiros Este indicador averigua se a empresa júnior está satisfeita com os parceiros que possui, avaliando assim sua capacidade de buscar parceiros que agreguem valor para seus membros. Serão considerados parceiros aqueles que possuam, contrato, termo ou outra forma de registro que comprove o vínculo entre as organizações. O método para avaliar a satisfação é de livre escolha para a EJ.

% de Parceiros com os quais a EJ está satisfeita

1.4 Indicadores Relativos a Pessoas Horas de Treinamento Este indicador visa medir o quanto a EJ investe em treinamento e capacitação de seus integrantes.

∑Horas de treinamentos para membro Número de membros Rotatividade Avalia-se aqui se a EJ possui altas taxas de evasão de membros durante o período de referência. O tempo de permanência previsto é o tempo total, em meses, que um determinado membro deveria permanecer na empresa naquele período.

Por exemplo: um membro que ocupa um cargo com duração de seis meses, mas que ao final do quarto mês decide abandonar a empresa teve como tempo de permanência previsto seis meses e tempo de permanência real de apenas quatro.

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RESULTADOS ∑Tempo de Permanência Real ∑Tempo de Permanência Previsto Satisfação de Membros Este indicador procura avaliar a satisfação dos membros com a empresa júnior.

NPS dos Membros da Empresa Júnior

1.5 Indicadores Relativos a Processos Número de Projetos Neste indicador procura-se identificar o impacto quantitativo proporcionado pela EJ, mensurando o número absoluto de projetos realizado pela Empresa Junior.

Número de projetos externos (clientes) realizados pela Empresa Junior Índice de crescimento de projetos por membro Neste indicador avalia-se a capacidade da Empresa Junior em aplicar melhoria contínua nos resultados em suas gestões na perspectiva projetos, mensurando a evolução de projetos externos (clientes) proporcional por membro.

Número de projetos da EJ por empresário júnior no x Número de projetos da EJ por empresário júnior no x+1 Eficiência Orçamentária dos Projetos Neste indicador visa averiguar a assertividade da EJ ao fazer o orçamento de seus projetos.

Número de projetos que não fugiram mais de 10% do valor orçado Número de Projetos Realizados

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RESULTADOS Projetos Entregues no Prazo Este indicador medirá a capacidade da EJ planejar o cronograma de seus projetos e executá-lo de acordo com o mesmo, sem que haja atrasos. Também fica a cargo da EJ considerar termos aditivos constando alterações no prazo de entrega para que um projeto se enquadre como entregue no prazo, desde que o termo aditivo seja assinado dentro do prazo inicialmente proposto para a entrega do projeto.

Número de Projetos Entregues no Prazo Número de Projetos Realizados Execução da Estratégia Este indicador medirá se a EJ consegue cumprir bem sua estratégia e realizar as ações estratégicas a que se propõe. Conceitualmente, ações estratégicas são ações que estão diretamente relacionadas ao alcance de um objetivo estratégico da empresa, entretanto, cabe aqui à própria EJ determinar quais ações são estratégicas ou não de acordo com sua realidade.

Número de Ações Estratégicas Realizadas Número de Ações Estratégicas Planejadas Cumprimento de Metas Avaliaremos aqui se a EJ consegue alcançar os resultados que se propõe, através dos seus indicadores estratégicos, sendo que a própria EJ tem a liberdade para determinar os critérios para que um indicador esteja ou não dentro da meta.

Número de Indicadores Estratégicos Dentro da Meta Número de Indicadores Estratégicos

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AINDA COM DÚVIDAS? MANDE UM EMAIL PARA peg@brasiljunior.org.br