O selo Empresa Júnior vem com o intuito de auxiliar as empresas juniores a se regularizarem sob quatro pilares (administrativo, financeiro, contábil e jurídico) em busca de levar a importância da regulamentação para o cotidiano do MEJ.
A regulamentação das empresas juniores é de extrema importância para o Movimento Empresa Júnior, pois traz legitimidade, credibilidade e força para a rede.
1 Estatuto registrado
O Estatuto Social registrado em cartório utilizado pelas associações sem fins lucrativos funciona, de forma simplificada, como a “certidão de nascimento” da entidade. Possui a função de regular através de suas cláusulas o relacionamento interno e externo da entidade, definindo em seu texto o objeto, o funcionamento, função social, estrutura organizacional e órgãos (por exemplo, Assembleia Geral) da Empresa Júnior (no caso do MEJ). Deve estar de acordo com o Código Civil Brasileiro (LEI No 10.406/2002), garantindo que a Empresa Júnior não encontrará problemas com a Lei em vigor. Para registrar o estatuto social da Empresa Júnior, deve ser convocada Assembleia Geral para o devido fim, onde na ordem do dia deve constar que será realizada a deliberação. Então deve ser lavrada a ata da Assembleia Geral, onde todos os membros presentes devem assinar a lista de presença que será anexada a ata lavrada, juntamente com a minuta de alteração do estatuto. O próximo passo é levar o estatuto, a ata e a averbação da ata ao cartório para reconhecimento de firma do responsável legal, para enfim encaminhar ao cartório de registro de títulos e documentos onde será registrado.
2 Regimento Interno
O Regimento Interno de uma associação civil vem regular como será o funcionamento interno da organização, sem atingir os stakeholders da Empresa, não possuindo o caráter de lei de cumprimento obrigatório a todos. Deve estar em sintonia com o Estatuto Social (regulamento máximo de uma Empresa Júnior), funcionando como um “complemento” deste, pois nele estarão descritas as
particularidades funcionais e internas de cada EJ. O regimento interno não necessita estar registrado em cartório, mas deve estar assinado pelo presidente da EJ e é de extrema importância que todos os membros da Empresa conheçam esse regulamento. Para obter um regimento interno, deve ocorrer a elaboração (ou alteração) e envio para toda a empresa. Após a empresa júnior tomar conhecimento deve ser convocada uma Assembleia Geral, constando na ordem do dia a pauta para deliberação, e caso aprovado passa a valer o novo regimento interno da entidade.
3 Ata de Eleição e Posse da gestão em exercício
Dentro do Movimento Empresa Júnior é comum a rotatividade da Diretoria Executiva da Empresa Júnior, através de gestões anuais ou semestrais. Por estarmos inseridos em associações sem fins lucrativos, a diretoria executiva deve ser composta através de eleições previstas em estatuto, assim como os cargos a serem ocupados e a duração da gestão. A ata de eleição e posse vem para comprovar que as eleições para Diretoria Executiva da Empresa Júnior estão ocorrendo e seguindo a forma definida por estatuto.
Formada a diretoria executiva, deve ser lavrada a ata que deve constar a eleição e a posse da gestão que assumirá a Empresa. Deve ser anexada a lista de presença assinada pelos membros da Empresa. Então deve ser levada ao cartório para reconhecimento de firma da gestão em exercício e após ser registrada no Cartório de Registro de Documentos e Títulos.
4 Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ) ou Ficha Cadastral da Matriz
Toda alteração (ou inclusão) no CNPJ deve ter como um dos documentos a serem preenchidos a Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica, onde consta o nome do responsável, atividades de alteração no cadastro da empresa, entre outras importantes. É importante que as informações preenchidas na Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica estejam de acordo com o Estatuto Social e a ata de eleição e posse. O documento deve ser preenchido com as informações necessárias e transmitida pelo programa ReceitaNet, conforme instruções que podem ser encontradas no site da Receita Federal.
5 Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)
No Brasil, qualquer pessoa jurídica deve estar cadastrada no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, onde estão as informações que são de interesse dos órgãos tributários da União, Estados e Municípios. É um número único para cada empresa, da mesma forma que o CPF para pessoas físicas. Através dele é possível saber qual o número do CNPJ, nome da empresa, atividade econômica exercida, além da situação cadastral.
O órgão responsável por controlar o CNPJ é a secretaria da Receita Federal do Brasil.
São documentos para obtenção ou alteração das informações do CNPJ:
a) FCPJ – Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica, que poderá ser preenchida via PGD – download e transmitida exclusivamente pela Internet por meio do Programa Receitanet, ou preenchida diretamente no sítio da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) http://www.receita.fazenda.gov.br, por meio do Aplicativo de Coleta Web. A FCPJ deverá ser acompanhada do QSA (no caso de sociedades); b) Quadro de Sócios e Administradores (QSA); c) Ficha Especifica, de interesse do órgão convenente; d) Documento Básico de Entrada do CNPJ (DBE) ou Protocolo de Transmissão, conforme modelos constantes dos Anexos I E II da IN RFB nº 1.183, de 19 de agosto de 2011.
6 Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais
A Certidão Negativa de Tributos Federais vem com o intuito de comprovar que a Empresa Júnior não possui pendências tributárias com a receita federal. Hoje a importância de estar regularizados é tão grande, que grandes empresas utilizam como critério de decisão para contratar uma prestadora de serviços a
regularidade dela com a Receita Federal, além de evitar surpresas desagradáveis e multas. A receita federal permite consultar a situação da Empresa Júnior a qualquer momento, e caso não existam pendências será emitida a certidão conjunta negativa de débitos relativa a tributos federais. A sua consulta pode ser realizada através do site (pela própria EJ ou contador da EJ) ou solicitando em uma das secretarias da Receita Federal.
7 Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias
Apesar de não ter vínculo empregatício com seus associados (somos todos voluntários), uma Empresa Júnior precisa declarar todos os anos que não possui funcionários e consultar como está sua situação em relação as questões previdenciárias e trabalhistas, para que caso exista alguma pendência possa ser resolvida já que não necessitamos contribuir com os encargos previdenciários. A consulta pode ser realizada através da plataforma Dataprev que pode ser acessada através do site da Receita Federal.
8 Certidão Negativa de Débitos Municipais
Da mesma forma que as empresas de mercado contribui com os tributos municipais quando realizam seus serviços, pagam a taxa imobiliária e a taxa de emissão do alvará, as empresas juniores possuem essas obrigações, então para evitar surpresas e multas inesperadas é sempre importante manter a situação da Empresa Júnior regular. A situação da empresa em relação a Prefeitura pode ser consultada através da certidão negativa de Débitos Municipais. Geralmente o site da Prefeitura da cidade da Empresa Júnior fornece uma plataforma para que essa consulta seja realizada.
9 Conta Bancária
Para que a EJ possa realizar suas movimentações bancárias de forma autônoma, sem nenhum vínculo com a conta da IES ou de algum membro da EJ. Além de garantir a segurança dos seus recursos financeiros.
10 Livro Diário
É uma obrigação legal, prevista na legislação comercial, e serve para registrar e demonstrar os créditos e débitos diários da EJ. Sua exigência perante o Selo EJ, não se dá somente por ser uma obrigação legal, mas por ser uma forma de comprovar que EJ está usando os seus recursos consoante o Conceito Nacional de Empresa Júnior – CNEJ. O mesmo deve ser repassado para o Contador da empresa e posteriormente registrado em Cartório (o mesmo em que está o Estatuto da EJ).
11 Relação Anual de Informações Sociais - RAIS Negativa
Os membros das EJs exercem trabalho voluntário, conforme disciplina a Lei 9.608/98, portanto, não pode haver nenhum vínculo trabalhista entre os membros e a Empresa Júnior. E todo ano as EJs devem declarar a RAIS Negativa, através do seguinte link http://www.rais.gov.br/RAIS_SITIO/neg_gerenciador.asp, ou seja, comprovar que não houve nenhum vínculo trabalhista durante o ano passado.
12 Declaração de Infraestrutura
Para que as EJs possam desempenhar as suas atividades, as mesmas necessitam de uma estrutura mínima, e a comprovação dessa estrutura se dá pela Declaração de Infraestrutura, onde será elencado todos os recursos físicos (com anexação de fotos) a disposição da EJ.
13 Declaração de Representantes
Cada EJ Federada deve ter um representante perante a sua respectiva Federação, a fim de estreitar as relações e facilitar a comunicação entre a EJ e a Federação. Esta Declaração deve ser emitida pelo presidente da empresa, onde irá declinar o seu representante.
14 Contrato de Serviço
É um dispositivo legal que dará as partes envolvidas (Cliente e Empresa Júnior) uma segurança para o cumprimento dos acordos firmados. Ele também serve para comprovar que a EJ está desempenhando os seus objetivos fundamentais, ou seja, está atuando na sua área de graduação.
15 Declaração e Termo de Voluntariado
Ao ingressar no Movimento Empresa Júnior, todos devem ter a ciência de que exercerão trabalho voluntário, mas a EJ deve solicitar para cada membro, a fim de garantir uma segurança jurídica para mesma, que todos declarem que estão desenvolvendo trabalho voluntário dentro da EJ, para que não incorra em nenhum problema de cunho trabalhista.
16 Comprovante de Reconhecimento da Instituição de Ensino Superior (IES) O reconhecimento da IES é de suma importância para EJ, não só por ser uma exigência do Selo EJ, mas por dar mais credibilidade perante aos seus clientes. 19 Nota Fiscal
Ao prestar um serviço, a Empresa Júnior deve emitir a Nota Fiscal para o cliente, pois é um direito que ele tem e também uma obrigação legal.