Código: IN-INT-04-01 Versión:02
INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO TECNICO
Fecha: 29 – Abr. -2010 Hoja: 1 de 3
1. OBJETO El presente instructivo tiene como objetivo establecer las disposiciones del almacenamiento de la documentación técnica de MAB INGENIERIA DE VALOR 2. ALCANCE Aplica al personal que labora en MAB INGENIERIA DE VALOR, que maneja el archivo de los documentos. 3. DESCRIPCION Una vez adjudicado un contrato a MAB INGENIERIA DE VALOR se debe crear una A-Z. Este A-Z debe rotularse con los lomos definidos por la organización. Ver Anexo Debe crearse un A-Z para toda la parte legal del contrato (Interventoría – Contratista) y debe contener los siguientes documentos: o Contrato de Interventoría o Pólizas de Interventoría o Términos de Referencia (En los casos que se encuentren en medio físico, sino se debe conservar el medio magnético en la información del contrato). o Propuesta de Interventoría (En los casos que se encuentren en medio físico, sino se debe conservar el medio magnético en la información del contrato). o Contrato de Obra o Pólizas de Obra o Pliegos de Condiciones (En los casos que se encuentren en medio físico, sino se debe conservar el medio magnético en la información del contrato). o Propuesta de Contratista. La documentación debe archivarse en A-Z clasificándose según tipo de archivo. Correspondencia Enviada Correspondencia Recibida
Informes:
Diarios
Código: IN-INT-04-01 Versión:02 Fecha: 29 – Abr. -2010
INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO TECNICO
Hoja: 2 de 3
o Semanales o Mensuales (Técnicos, Sisoma ,Sociales) Actas:
De Seguimiento o Contratista o Interventoría
Plan de Calidad Actas de obra, con sus respectivos soportes Informes de Inversión y buen manejo del Anticipo, con sus respectivos soportes Resultados de ensayos de laboratorio Actas de inicio, actas de terminación, acta de suspensión, acta de reiniciación, acta de prórroga, acta de adición, acta de fijación de precios no previstos, entre otras. Actas de comité Información de especialistas Aprobación de los análisis de los precios unitarios, con sus respectivos soportes. Varios: En esta división se colocara toda la información adicional que envía el Contratista y la entidad contratante tal como: certificación escombrera, Plan Manejo Ambiental, Plan de desvíos, flujos de caja, fotos, etc. Registros de los formatos del sistema de gestión integral de la organización. Las divisiones deben hacerse con separadores y al interior de éstas la diferente documentación debe marcarse con banderas plásticas. Los A-Z de un mismo contrato deben numerarse y colocarse en el orden de dicha numeración en los archivadores de MAB INGENIERIA DE VALOR. Esta información se debe registrar en FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros. Los A-Z de los contratos vigentes deben colocarse en el archivador asignado en la oficina y/o proyecto.
Código: IN-INT-04-01 Versión:02 Fecha: 29 – Abr. -2010
INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO TECNICO
Hoja: 3 de 3
Una vez finalizados los contratos se debe hacer un informe final el cual contendrá los documentos solicitados por la entidad contratante. De la información no contenida en el Informe final únicamente se guardará el Archivo Gestión integral, correspondencia enviada, la correspondencia recibida, resoluciones de la entidad tales como las certificaciones de la escombrera, propuesta de Interventoría, propuesta de obra, términos de referencia, pliegos de condiciones y bitácora. Estos Informes finales se guardaran en el archivo inactivo (Custodia). La información que se archiva, debe estar totalmente diligenciada (firmas, información). La totalidad de la información debe encontrarse escaneada, los lineamientos para tal fin se encuentran descritos en IN-INT-04-02 Instructivo almacenamiento magnético. Toda la información técnica almacenada en el archivo inactivo debe encontrarse en A-Z y/o en Bolsas y/o carpetas debidamente identificadas, que se almacenaran en cajas adecuadas para preservar en buen estado los documentos IN-INT-04-04 Instructivo almacenamiento archivo inactivo.