Código: IN-INT-04-02 Versión:02
INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO MAGNETICO
Fecha: 29 – Abr. -2010 Hoja: 1 de 2
1. OBJETO El presente instructivo tiene como objetivo establecer las disposiciones del almacenamiento de la documentación magnética de MAB INGENIERIA DE VALOR
2. ALCANCE Aplica al personal que labora en MAB INGENIERIA DE VALOR, que maneja el archivo de los documentos magnéticos. 3. DESCRIPCION Una vez adjudicado un contrato a MAB INGENIERIA DE VALOR, se debe crear una carpeta en el computador correspondiente al profesional de Apoyo encargo del manejo y administración el contrato. Esta carpeta debe llamarse por el número del contrato seguido por un nombre característico. Ejemplo: 692-00 MANTENIMIENTO EJE Dentro de dicha carpetas deben abrirse las siguientes subcarpetas o o o o o o o o
Actas Calidad Contrato Correspondencia Documentación recibida del contratista Informes Otros Personales
Las subcarpetas deben irse abriendo tal y como se vayan necesitando. También se podrán abrir subcarpetas diferentes de acuerdo a las necesidades de la entidad contratante y de igual forma omitir alguna de las anteriores en caso de no ser necesarias. La totalidad de la información del proyecto debe estar escaneada. Para el caso de la correspondencia, esta se escanea e ingresa al sistema, según los lineamientos en el IN-INT-04-05 Instructivo Sistema para gestión de documentos.
Código: IN-INT-04-02 Versión:02 Fecha: 29 – Abr. -2010
INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO MAGNETICO
Hoja: 2 de 2
En caso de que un contrato de Interventoría maneje diferentes contratos de obra se debe abrir una carpeta tal y como se describió anteriormente, y las subcarpetas se nombraran con los diferentes números de los contratos de obra seguidas por un nombre característico. El registro de la información magnética que se encuentra en cada computador, y que corresponde al proyecto se debe contener en el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros. Para cada información en medio magnético se debe realizar una revisión, con el fin de garantizar que esta se encuentre legible y la información completa. Cuando un contrato se encuentra liquidado totalmente la información magnética debe ser guardada y almacenada en un disco duro y/o cd, rotulando el medio magnético con el número del contrato de Interventoría seguido por un nombre característico. Esta información se entrega a la Coordinación QHSE y una copia a la Gerencia General. Una vez realizada la actividad anteriormente descrita, la información magnética del contrato correspondiente debe ser borrada de los computadores de MAB INGENIERIA DE VALOR Para el caso de los procesos, estos deben realizar una clasificación de la información de la organización con el fin de un fácil acceso y registrarla en el FRMAB-04-08 Listado Maestro de Registros. Semanalmente, se debe realizar un backup, el cual debe estar registrado en FRMAB-04-09 Control Backup, es responsabilidad de los profesionales de apoyo la realización de esta actividad.
En general toda la información magnética debe ir almacenada en los computadores de MAB INGENIERIA DE VALOR dentro de una carpeta con un nombre que la identifique.