Código: IN-INT-04-03 Versión:01 Fecha: 20 – Nov. -2008
INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO ADMINISTRATIVO
Hoja: 1 de 2
1. OBJETIVO El presente instructivo tiene como objetivo establecer las disposiciones del almacenamiento de la documentación Administrativa de MAB INGENIERIA DE VALOR.
2. ALCANCE Aprender a archivar la documentación administrativa de MAB INGENIERIA DE VALOR para que se encuentre de manera fácil y oportuna.
3. RESPONSABLES Las responsables de esta actividad son las Secretarias quienes manejan las partes administrativa de la oficina. 4. DESCRIPCIÓN La información se almacenará en los archivadores asignados para administración. Archivador para almacenar la información de los contratos vigentes de MAB INGENIERIA DE VALOR de la siguiente manera: Este archivador se encuentra organizado en forma alfabética, en ellos se encuentran diferentes contratos, certificaciones, memorandos, derogaciones y papelería relacionada con MAB INGENIERIA DE VALOR Una vez firmado el contrato por el Gerente, se le debe abrir una carpeta marcada con el número del contrato y quedará archivado en la división de la entidad correspondiente. En esta carpeta se almacenará toda la información administrativa de los contratos como son las pólizas, otrosí, modificaciones contractuales etc. (Bajo responsabilidad de la Secretaria No.1). Archivador para almacenar las hojas de vida del personal que trabaja en MAB, y al empleado que se vincula a MAB INGENIERIA DE VALOR Y/O CONSORCIO se le abre una carpeta en la cual queda archivado el contrato, afiliaciones a ARP, Salud, Caja de compensación familiar, estas carpetas se archivan por contrato de obra y en orden alfabético de la A a la Z por apellidos.
Código: IN-INT-04-03 Versión:01 Fecha: 20 – Nov. -2008
INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO ADMINISTRATIVO
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En la carpeta de cada empleado la documentación se archiva en el siguiente orden: -
Hoja de vida con todos sus certificados Fotocopia de la cédula Afiliación a la ARP Afiliación a la EPS Afiliación a Pensiones Contrato Certificaciones Memorando interno de entrega (Implementos, carné) Hoja de vinculación
Archivador asignado para la documentación contable: En este archivador se guarda la siguiente información en orden numérico: - Contabilidad: Organizado alfabéticamente de la A a la Z. Quedando bajo la responsabilidad de la Secretaria 1 y el Contador (a), Comprobantes de egreso, facturas, Extractos, cuentas por pagar, Recibos de caja por Empresa y/o Consorcio. ARP, SALUD, PENSIONES, CAJA DE COMPENSACION y CESANTIAS, almacenados en AZ, por empresa y/o Consorcio por mes, Nóminas mensuales (organizadas por mes por empresa y/o Consorcio) -Hojas de vida del personal retirado (Extrabajadores) de MAB INGENIERIA DE VALOR y/o Consorcios. -Balances Generales -Certificados de cámara y comercio -Conciliaciones -Consignaciones -Cotizaciones -Consorcios -Facturas canceladas -Retención en la fuente -Y otros