Código: IN-INT-04-04 Versión:02 Fecha: 29 – Abr. -2010
INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO ARCHIVO INACTIVO
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1. OBJETO El presente instructivo tiene como objetivo establecer las disposiciones del almacenamiento de la documentación magnética de MAB INGENIERIA DE VALOR
2. ALCANCE Este procedimiento aplica al personal responsable de cada uno de los procesos de MAB S.A., y en cual se definen los pasos a seguir para garantizar el control y manejo eficaz de la información generada por los proyectos y la totalidad de las áreas de la organización. 3. DESCRIPCION
Una vez se culminen las actividades en el proyecto y se considere necesario el archivo de documentos de los diferentes procesos de la organización, los encargados deben disponer la documentación en cajas aptas para archivo, las cuales deberán ser solicitadas a la Coordinadora administrativa.
Debe comunicarse con el responsable del archivo (Secretaria de Gerencia) para que le otorgue los números consecutivos con los que se deben marcar las cajas, que al igual que el formato Contenido del archivo, deben ser adheridos debidamente plastificados a la caja respectiva con el fin de facilitar su ubicación y consulta. Cuando se soliciten, estos números consecutivos se debe tener con certeza el número de cajas de archivo inactivo, pues no se debe cruzar con los números consecutivos de otros proyectos y/o procesos.
Los planos deben ser dispuestos en cajas independientes y adhiriendo en el mismo formato Contenido del archivo, identificando el nombre del plano y especificando su estado al momento de archivarse (vigente u obsoleto).
Para realizar la entrega de estas cajas deben ser presentadas debidamente rotuladas como se mencionó. Igualmente, la información que se encuentra en los rótulos debe ser entregada en medio magnético al responsable del archivo.
La documentación a entregar corresponde a la totalidad de información contenida en el listado de registros del proyecto, planos vigentes y obsoletos, planes de calidad, documentos de origen externo, bitácoras, carteras topográficas, correspondencia interna y externa, resultados de ensayos de materiales, protocolos, actas, informes de
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especialistas, especificaciones internas y externas, |contrato de Interventoria con sus respectivos anexos, pliego de condiciones, propuesta, pólizas, entre otros.
Las carpetas que se encuentran en las cajas de archivo deben ir debidamente identificadas, y deben coincidir con la información que se encuentra en el formato de Contenido de Archivo.
El Responsable del Archivo debe Disponer en orden numérico las cajas vinculadas al archivo
Para consulta se diligenciará el formato de control de préstamo de documentos, donde se controlara la información entregada registrándola en una planilla para controlar su devolución y posterior disposición en el lugar respectivo. Quien solicite los documentos, será el responsable de su protección contra pérdida o deterioro.
En el caso, de necesitarse una empresa especializada para el almacenamiento de archivo inactivo la Coordinadora Administrativa realizará la respectiva selección del proveedor según el PD-AQ-11 Procedimiento de Compras, para lo cual la Gerencia realizará la respectiva aprobación del Proveedor.
Finalmente, se realizará la coordinación con el proveedor para el envío y/o entrega de la información. DOCUMENTACION QUE NO SE DEBE REGISTRAR EN EL ARCHIVO INACTIVO
Por parte de los Proyectos,
Copia de las cajas menores, pues la información original se encuentra en el área de Contabilidad. Copias de Planos y/o Especificaciones que han sido distribuidas al personal del proyecto (Solamente se archivaran los planos que se encuentran en la Planoteca). Copia de las afiliaciones a EPS, ARP, Caja de Compensación Familiar, solamente se debe tener en cuenta el original de esta información. INSTRUCCIÓN PARA DILIGENCIAR EL FORMATO CONTENIDO DEL ARCHIVO
1. El responsable de archivo (Secretaria de Gerencia) designa a los proyectos y/o a los procesos los números consecutivos, que deben ser asignados a cada caja.
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2. El código corresponde al identificado en el Sistema de Gestión Integrado (Registros), en el caso que sea documentación que no se encuentre dentro del sistema se debe identificar con N.A. (No Aplica).
3. La descripción debe corresponder a la misma del Listado de Registros, en el caso de los planos o especificaciones se debe identificar con el nombre correspondiente.
4. La documentación que se envía de los proyectos debe estar identificada con sello húmedo de OBSOLETO, e igualmente se debe dejar registro en el Formato Contenido del Archivo. Cada plano y/o especificación y/o Informe debe estar identificado con su estado, en el momento del archivo. Si la información no tiene ninguna identificación se entenderá que el documento se encuentra vigente.
5. El Tiempo de Conservación corresponde a: Generalmente para los proyectos se acoge al tiempo de la póliza con más tiempo de cubrimiento. Para el caso de la información de personal esta debe conservarse el tiempo que MAB estime necesario.
6. Identificar que la información contenida en la caja esta en medio físico y/o magnético.