Código: IN-INT-04-05 Versión:04
INSTRUCTIVO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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1.
OBJETO
Implementar un instructivo con los parámetros de manejo del aplicativo SISTEMA DOCUMENTAL para el control de los documentos que intervienen en los contratos y correspondencia de MAB INGENIERIA DE VALOR. 2.
ALCANCE
El alcance se enmarca a todo el personal de MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. 3.
DESCRIPCIÓN
1. INGRESO En el navegador se debe ingresar a la página www.mab.com.co/documental, luego Para ingresar al menú principal, se abre un browser donde aparecerá una pantalla de conexión en la cual se deben ingresar los datos de usuario y contraseña.
Nota: Cuando
se hace la instalación de la aplicación; en el módulo de administración, en la forma roles y usuarios se crea un rol de “Administración” por defecto.Este rol es el definido para administrar la aplicación, el usuario que tenga asociado éste rol será el encargado de crear nuevos roles, perfiles y usuarios.
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En el modulo de administración se definirán los perfiles y los usuarios que tendrán de acceso al sistema. 2. MENU INICIO Está conformado por las siguientes opciones:
Encabezado 1 Encabezado 2 Menú Alertas Contratos Chat
Presenta los accesos directos a los módulos autorizados a un usuario. Aquí se muestran los últimos movimientos que registra el sistema en lo concerniente a contratos, alertas y mensajería instantánea o chat. ENCABEZADO 1: En este espacio se muestra el logo MAB e íconos que mostrarán al usuario las actividades pendientes y por revisar.
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Documentos nuevos. Documentos recibidos. Nuevas respuestas. Nuevos mensajes.
ENCABEZADO 2: Se muestra el usuario logueado y un ícono de salida del sistema.
ALERTAS: En este recuadro podemos ver los documentos, correspondencia y respuestas pendientes. Creación documentos. Correspondencia recibida. Respuestas.
CONTRATOS: En este recuadro podemos ver los contratos asignados o vinculados al usuario actualmente logueado
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CHAT: En este recuadro podemos los mensajes provistos por otros usuarios hacia el usuario actualmente logueado.
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3. MODULO DE DOCUMENTOS NOTA: Para ingresar al menú o módulo de documentos, debemos escoger un contrato desde el panel visto anteriormente, esto con el fin de hacer un seguimiento exclusivo a un sólo contrato. El módulo de documentos se encuentra conformado por las siguientes opciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
ELABORAR DOCUMENTO ARCHIVO CARGAR ENVIADAS CARGAR RECIBIDAS DOCUMENTOS PENDIENTES DOCUMENTOS EN TRÁMITE ALERTAS ENVIADAS ALERTAS RECIBIDAS
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4. ELABORAR UN DOCUMENTO Creación de un documento básico
EMPRESA: Seleccione la empresa a la cual va a dirigir su documento. Puede agregar más empresas si lo requiere pulsando el botón +. REFERENCIA: Seleccione el contrato al cual vincula el documento. ASUNTO: Notifique el asunto o título correspondiente al documento.
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CONTENIDO ACTUAL: Este espacio está diseñado para escribir el contenido o cuerpo del documento. ENVIADO A: Seleccione el usuario al cual va dirigido su documento. REVISÓ: Seleccione el usuario que ha revisado su documento. ANEXOS: Escriba datos anexos a este documento.
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ARCHIVOS: Aquí puede subir un archivo tipo PDF como anexo al documento. SE REQUIERE RESPUESTA?: Escoja si este documento necesita una respuesta. ENVIAR DOCUMENTO A REVISIÓN. 5. ARCHIVO Muestra un árbol de directorios mostrando los archivos del usuario actualmente logueado en el sistema.
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6. CARGAS ENVIADAS Este filtro de búsqueda encuentra documentos relacionados con el usuario actual de acuerdo a un consecutivo o el año.
7. CARGAS RECIBIDAS
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7. DOCUMENTOS EN TRÁMITE Se pueden visualizar los documentos que se encuentran actualmente en trámite de acuerdo a estos criterios: Asunto, empresa, persona, quien elabora y quien la tiene.
8. ALERTAS ENVIADAS
9. ALERTAS RECIBIDAS
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10. MODULO DEL CONTRATO Está conformado por las siguientes opciones: EMPRESAS USUARIOS REFERENCIAS 11. CONTRATO EMPRESAS
CREACIÓN DE UNA EMPRESA: Para adicionar una empresa a un contrato, procedemos a dar clic en el botón Adicionar Empresa +.
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12. CONTRATO USUARIOS
CREACIÓN DE UN USUARIO: Para adicionar un usuario a un contrato, procedemos a dar clic en el botón Adicionar Usuario +.
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Al ingresar podemos ver las empresas que hay en el sistema y podemos agregar personas vinculadas al proyecto y asignarlas al contrato.
Nro. identificación: Número de identificación del usuario. Nombre: Nombre completo del usuario. Área: Área en la que se desempeña. Cargo: Cargo dentro de la empresa. Email: Correo electrónico de contacto. Iniciales: Iniciales de identificación. Usuario: Usuario o nickname de logueo para el sistema. Clave: Contraseña de acceso del usuario. Perfil: Perfil adjudicado al usuario.
13. CONFIGURACIÓN EMPRESAS Visualización de las empresas registradas al sistema, también se pueden editar.
CREACIÓN DE UNA EMPRESA: Para adicionar una empresa a un contrato, procedemos a dar clic en el botón Adicionar Empresa +.
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14. CONFIGURACIÓN DE CONTRATOS Visualización de los contratos registrados en el sistema, también se pueden editar.
CREACIÓN DE UN CONTRATO: Para adicionar un contrato, procedemos a dar clic en el botón Adicionar Contrato +.
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Nombre: Nombre del contrato. Código: Código de identificación del contrato. Fecha Inicio: Fecha de inicio del contrato. Fecha Fin: Fecha de finalización del contrato. Firma: Firma del contrato. Cargo: Ciudad: Ciudad donde se crea el contrato. Activo: Opción para validar si un contrato está activo o inactivo. Observaciones: Observaciones sobre el contrato.
15. CONFIGURACIÓN DE PERFILES Visualización de los perfiles registrados en el sistema, también se pueden editar.
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CREACIÓN DE UN PERFIL: Para adicionar un perfil, procedemos a dar clic en el botón Adicionar Contrato +.
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ASIGNACIÓN DE SERVICIOS A UN PERFIL