Código: IN-INT-13-01 Versión:03 Fecha: 17 – Sep. -2012
INSTRUCTIVO REVISION Y PAGO DE ACTAS PARCIALES DE OBRA
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1. OBJETO Establecer una metodología que sea utilizada por todo el personal involucrado en la actividad para el pago de las actas de recibo parcial de obra de la organización.
2. ALCANCE El alcance se enmarca a todo el personal involucrado en la actividad para el pago de las actas de recibo parcial de obra 3. ACTIVIDADES A continuación se describen los pasos a seguir para revisión y pago de las actas parciales de obra: El equipo de trabajo técnico del proyecto (Director de Interventoría, Coordinador, Topógrafo, Inspector, Residente) debe conocer la forma de pago, el listado de ítems y las especificaciones. Semanalmente, el topógrafo e inspector reportan las cantidades ejecutadas FRINT-13-05 Memoria de Cálculo al residente o coordinador. Esto con el fin, de informar el FR-INT-13-07 Control avance de obra semanal al cliente. Se realiza un control diario de actividades que requieran topografía y estas se registran en las carteras de topografía, las cuales una vez estén diligenciadas en su totalidad se archivaran. Actas de recibo parcial a precios unitarios: Los soportes suministrados por el topógrafo y el inspector, se entregarán al coordinador de topografía o residente (según aplique) para controlar las cantidades y consolidarlas semanalmente. Lo anterior, con el fin de que esta información sirva de base para la revisión de la preacta enviada por el contratista y/o concesionario. A su vez el contratista y/o concesionario ha tramitado con el personal de Interventoría en campo, (residentes e inspectores); la aprobación de FR-INT-13-05 Memoria de Cálculo. Para algunos proyectos, en la casilla de revisión y aceptación del contratista no se diligencia dado que este es un documento interno que no todos los contratistas aprueban.
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Así mismo, se aclara que dichas cantidades sólo se firman por la Interventoría, porque son avances sobre las actividades diarias y para el acta mensual de recibo parcial solo se autorizan los pagos de actividades terminadas. (Cuando aplique). Actas de recibo parcial del global: Teniendo en cuenta el IN-INT-13-12 Control y seguimiento de programación de obra, el avance de obra autorizado para pago en el acta de recibo parcial corresponde al reportado a la fecha de corte, siendo el coordinador de topografía y/o coordinador de programación y presupuesto y/o residente, el personal encargado de corroborar que este corresponda tanto en porcentaje de obra como en valor, de acuerdo a la distribución del valor global establecido en el flujo de pagos. Las cantidades reportadas en el FR-INT-13-05 Memoria de Cálculo, por el topógrafo e inspector se deben revisar por el residente con el fin de complementar las memorias con los demás ítems que considere. Si la especificación no lo indica, las cantidades se deben redondear a la décima y los valores de dinero al peso. Aunque algún ítem incluya varias actividades, se debe realizar el control de cada una de ellas, incluido el control de cantidades. Por ejemplo, el ítem de suministro e instalación de tubería para alcantarillado de 1.30m de diámetro a todo costo (ml), lo cual incluye: excavación, rellenos, suministro e instalación de tubería y retiro y disposición de escombros; en éste se pagará el ml de tubería instalada y recibida a satisfacción de la Interventoría, pero se deberá llevar control de los volúmenes de excavación, rellenos y material para retiro. En lo posible, se deben pagar tramos terminados de obra con el fin de evitar el pago de una misma obra más de una vez, en caso contrario, debe revisarse el acta anterior para verificar hasta donde se pagó dicha actividad. Para las actas mensuales de recibo parcial de precios unitarios, una vez se cuente con el borrador de la preacta de obra, el equipo de la Interventoría (Residente, Topógrafo e Inspector) se reúne con el equipo del Contratista para conciliar cantidades, estas actividades se registran en el FR-INT-13-08 Resumen observaciones preacta. (Aplica para proyecciones de obra). En este documento se deben especificar cantidades pendientes de pago o proyecciones (autorizada
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por el Gerente). Lo anterior, con el fin de garantizar que todos conocen dichas observaciones. Igualmente, se encuentra una casilla de observaciones en la que se dejará constancia de las circunstancias especiales que ameriten la nota. Así mismo, en la casilla mencionada, se deberá dejar constancia, en caso de definirse el pago por adelantado de actividades que deberá ejecutar el Contratista, previa aprobación del Gerente. Así mismo, el coordinador de topografía y/o Residente y/o personal designado para tal fin, recibe por parte del contratista el Acta Parcial de Obra, que ha sido elaborada con las cantidades conciliadas entre las partes (Interventoría y Contratista). Las actas, incluyen también el AIU y su aplicación al costo directo. Adicionalmente, se debe tener cuenta igualmente, los ajustes que se aplican al valor del acta y la amortización, así como las calificaciones del mes, de los componentes ambiental, social y plan de manejo de transito (según requerimientos y características del proyecto). Los datos consignados en el acta, se deben verificar por quien designe el director de interventoría, como resultado de esta actividad se aprueba el documento con un Vo. Bo. El coordinador y/o residente, deberán corroborar que el AIU sea el realmente establecido para el contrato, comprobar con los indicadores de la DIAN, ICCP establecidos para el mes que corresponda ya que el valor del ICCP es tomado de la página de Internet de la DIAN para el mes de ejecución de las actividades, esto con el fin de aplicar los respectivos ajustes y verificar el porcentaje de anticipo entregado para llevar a cabo la respectiva amortización. Una vez firmada el Acta de recibo parcial de obra por el Representante Legal y/o la persona designada para tal fin, ésta es escaneada junto con todos los soportes con el fin de guardar una copia magnética de las mismas. Se hace necesario que las actas que se archivan, se encuentren con la totalidad de firmas (incluyendo la firma del cliente).