Código: IN-INT-13-03 Versión:03 Fecha: 17 – Sep. -2012
INSTRUCTIVO CONTROL, REVISIÓN Y APROBACION DE PLANOS
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OBJETO
Establecer la metodología para la revisión, aprobación y control de los planos utilizados en los proyectos de MAB INGENIERÍA DE VALOR. 2
ALCANCE
El alcance del presente instructivo es definir los pasos a seguir para garantizar la revisión, aprobación y control de los planos entregados por el contratista y/o concesionario, los cuales deben ajustarse a las necesidades del proyecto.
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DESCRIPCION
A continuación se describen los pasos a seguir para la obtención de los planos para construcción. 1. Verificar la entrega por parte del contratista y/o concesionario del Informe técnico y planos con ajustes. 2. Una vez el contratista y/o concesionario haga la entrega de los planos para construcción y el informe técnico, los cuales deben incluir las modificaciones a que haya lugar, como producto del inventario de las redes existentes y/o las solicitudes de las empresas de servicios públicos y/o solicitudes del cliente, la Interventoría procederá a realizar la revisión de los mismos. 3. Inicialmente se debe revisar por parte del residente, el topógrafo y/o el personal designado para tal fin, para luego remitirlo al especialista respectivo. 4. Revisada esta información por el especialista, la Interventoría enviará el concepto al contratista y/o concesionario, indicando claramente las observaciones a que haya lugar. Estas observaciones se enviaran mediante comunicado. 5. Dentro de la misma comunicación, la Interventoría hará entrega de los informes y planos revisados; a su vez debe solicitar su devolución con el fin de facilitar la verificación de las correcciones. 6. Posteriormente, verificamos que los diseños presentados por el contratista y/o concesionario atienden los requerimientos de campo y/o las solicitudes de las empresas de servicios públicos. 7. Los planos e informes, se devolverán con la firma del especialista y el director de Interventoría.
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8. Cuando los planos se encuentren con las respectivas firmas, el profesional de apoyo o personal designado para tal fin colocaran el sello de control de documento externo. MAB CONTROL DOCUMENTO EXTERNO FECHA INGRESO VERIFICACION VERSION DISTRIBUCION No NOMBRE FECHA
FIRMA
VALIDO PARA CONSTRUCCION En la casilla de verificación se debe colocar la firma de la persona quien verifica la adecuación del documento para ser incorporado en la ejecución del proyecto. En la versión se debe identificar según información del documento, y si no se cuenta con la versión se identifica con la fecha del documento. El documento original tendrá el sello, y en el ítem de distribución se define claramente el personal que cuenta con copia de este plano, lo anterior con el fin de remplazar por una nueva versión el documento en el caso de modificación de versión. Los documentos que se distribuyen deben contar con el sello de COPIA CONTROLADA. 9. Mediante comunicación escrita, se deberán solicitar las copias de los respectivos planos. 10. Cuando el plano entregado por el contratista y/o concesionario es digital, este se identifica con un código interno y se copia para consulta de los funcionarios. El medio magnético original entregado por el contratista y/o concesionario se salvaguarda por el personal encargado de los documentos externos en el proyecto. 11. Aprobados los planos para construcción, deberá iniciarse la construcción de las obras de acuerdo a la información consignada en los mismos.
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12. En caso que, durante la ejecución de los trabajos, se requieran ajustes, éstos se deberán consignar, en los planos que se estén utilizando en obra y los que permanecen en la planoteca y/o sitio adecuado para la disposición de los mismos. Estos ajustes y/o observaciones deben quedar soportados por anotaciones en el libro de obra o en comunicaciones escritas. Si el cambio, es representativo se hace necesario que el contratista y/o concesionario envíe el documento con las respectivas modificaciones. 13. El topógrafo y/o profesional de apoyo y/o auxiliar administrativo y/o persona designada para realizar tal labor, es la persona responsable de mantener actualizado el Listado maestro de documentos externos AN-AQ-03-04, en que se debe controlar la vigencia del plano físico y digital. 14. Pare el ingreso de documentos externos (planos) en el Listado maestro de documentos externos AN-AQ-03-04, debemos tener en cuenta que: En la casilla de documento se debe incluir el nombre completo del plano El código interno corresponde a la identificación que se tendrá para este (Ejemplo: PL-50). Esta identificación debe encontrarse con identificación en orden ascendente. Para la versión identificamos según descripción del plano, esta versión puede encontrarse en fecha (Versión: 9 de Septiembre de 2011) o en número (Versión: 4) o en letras (Versión: A), en el caso, que se encuentren dos de estas versiones se deben incluir dentro del listado (Versión: 4 Fecha 9 de septiembre de 2011). En ubicación se debe identificar la ruta de localización de archivo, si este se encuentra en medio magnético; si el plano se encuentra en medio físico se debe aclarar el sitio de disposición planoteca, A-Z, Carpeta. En la casilla de estado actual del documento debemos definir si este se encuentra vigente u obsoleto, y si se encuentra en medio magnético o físico. En observaciones se indica el documento al cual remplaza con código interno (ejemplo: Remplaza al PL-9 Versión 3). 15. Cuando se presenten modificaciones al documento, este remplazara al plano con versión anterior. Se solicitara al personal las copias obsoletas para retirarlas y eliminarlas (únicamente se elimina el documento que se ha distribuido). El documento original se retira del sitio de uso, y se identifica con OBSOLETO o NO VALIDO. Este documento se guarda en un sitio exclusivo para documentos que han perdido vigencia. Si se trata de modificaciones parciales (esquema), el esquema se adjunta al plano que se modifica, a su vez dentro de este plano se indica el detalle que fue modificado y se escribe a un lado del mismo la fecha de modificación y el código del documento remisorio.
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16. Los detalles y/o esquemas se deben ingresar al Listado maestro de documentos externos AN-AQ-03-04 17. No se debe permitir el inicio de obra, si no se cuenta con el plano para construcción. 18. Para el caso de los proyectos, todos los documentos entregados por el cliente y/o contratista, una vez son incluidos en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos, deben ser distribuidos al personal involucrado con la actividad descrita en los documentos (Dependiendo del área) 19. Es responsabilidad de todo el personal del proyecto, contar con planos vigentes y con su respectiva identificación.