MATRIZ DE COMUNICACIÓN Fecha de actualización:
MT-RH-12-01
29-sep-14 Público objetivo
Aspecto a comunicar
Responsable de la comunicación
Cuando se comunica Gerencia
Requisitos del cliente
Gerencia - Director Gestión Comercial - Director de Interventoria
Cuando surge una nueva necesidad
Requisitos Legales y otros
Gerencia - Directores de Proceso - Gerencia Técnica - Director QHSE
Cuando se identifiquen nuevos requisitos o cuando se modifiquen
Comités de participación
Todo el personal de la organización
1 - 9 -10 11 6 -8 - 9 -10
Gerencia - Representante de la Gerencia - Director QHSE
Compromisos frente al SGI
Gerencia - Representante de la Gerencia - Director QHSE
Permanente
Director proceso-Gerente Técnico-Gerencia
Cuando se identifique
Director QHSE - Gerencia Técnica
Al inicio de un contrato - Cuando se presenten modificaciones
1-9
1-9
Aspectos e Impactos Ambientales
Residente SSTMA Director QHSE
Cuando se identifiquen nuevos registros o cuando se modifiquen
3-6-8-9 - 10
3-6-8-9 - 10
Resultado de investigación de accidentes e incidentes (laborales, ambientales)
COPASST Residentes SSTMA
Cuando surja la necesidad
4 - 8 - 9 -12
4 - 8 - 9 -12
Residente SSTMA-Director QHSE-Director RRHH
Cuando se identifiquen nuevos registros o cuando se modifiquen
3-6-8-9 3-6-8-9 3-6-8-9 - 10 - 10 - 10
Comité de convivencia - COPASST - Residente SSTMA - Director RRHH - Director QHSE-Comité seguridad vial
Cuando surja la necesidad
3 - 4 - 5 - 6 -3 - 4 - 5 - 6 -3 - 4 - 5 - 6 8 - 9 - 10 - 8 - 9 - 10 - 8 - 9 - 10 12 12 12
Residente SSTMA-Director QHSE-Brigadistas
Al inicio del proyecto - Cuando surja la necesidad - Por modificaciones-Cuando se programen
8-10-11
8
8-9-10-1112
Director QHSE-Residente SSTMA-COPASST-Comité de seguridad vial
Cuando ocurra el evento
9-10-11
9
4-8-9-1012
Gerencia - Directores de Procesos - Director QHSE
Cuando se presenten modificaciones
Gerencia - Coordinador Compras - Analista Administrativo - Gerencia Técnica - Director de Interventoria
Al inicio de un contrato - Cuando surja la necesidad
Director RRHH
Cuando se programen actividades
Director RRHH - Representante de la Gerencia
Cuando ingresa el personal y/o por modificaciones y/o cuando se define
Planes de calidad
Riesgos asociados a la Organización
Motivación , Consulta, participación y comunicación
Plan de emergencias-Realización de simulacros
Ocurrencia de eventos de emergencia Documentos - Procedimientos del Sistema de Gestión Integral Indicadores de Gestión Procedimientos y requisitos para proveedores y/o contratistas Responsabilidad Social - Bienestar Social Funciones, Responsabilidad y Autoridad No conformidades - reclamos Resultado de acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora Resultado de auditorias
Cuando se define y cuando sea modificado
Cliente - Auditores - Ente certificador - Director QHSE
Cuando se detecten
Directores de Procesos - Gerencia Técnica
Cuando surja la necesidad
Auditor - Director QHSE
Al finalizar la auditoria
Matriz de Eficacia
Directores de Proceso - Gerencia Técnica
Cuando se presenten modificaciones
Necesidades de recursos
Directores de Proceso - Gerencia Técnica
Cuando surja la necesidad
Sugerencias de mejoramiento , problemas e inquietudes - Tarjeta OPAI
Todo el personal
Cuando surja la necesidad
Consecuencias de no seguir los procedimientos del sistema de gestión integral
Gerencia - Director de Interventoría - Gerencia Técnica - Director QHSE
Cuando surja la necesidad
Directores de Proceso - Gerencia Técnica - Director RRHH
Cuando surja la necesidad
Necesidades y programa de formación Revisión por la dirección
Gerencia-Director QHSE
Anual
Programación de Auditorias
Gerencia-Director QHSE
Cuando se programen actividades
Proveedor Contratista
9 - 10 -11
4 - 5 - 6 - 7 -4 - 5 - 6 - 7 8- 9 - 108- 9 - 105 - 7 - 10 12 12 6-8-96-8-910 -12 10 -12 6-8-96-8-910 -12 10 -12
Misión - Visión - Políticas - Objetivos - Metas - Programas
Gestión del cambio
Clientes
5 - 7 - 10
3-4 5-6-810
1 -3-7-8 1 -3-7-8 1 -3-7-8 - 9 - 10 - 12 - 9 - 10 - 12 - 9 - 10 - 12
5-6-810
9 - 10 -11 2 - 9 - 10 - 2 - 9 - 10 11 11
9
4 - 10
4 - 10
3 - 8 - 10
3 - 8 - 10
3 - 8 - 10
3 - 9 - 10 - 3 - 9 - 10 - 3 - 9 - 10 11 11 11 3 - 9 - 10 - 3 - 9 - 10 - 3 - 9 - 10 11 - 12 11 - 12 11 - 12 4 - 9 - 10 - 4 - 9 - 10 - 4 - 9 - 10 12 12 12 3 - 9- 12 3 - 9- 12 3 - 9- 12 9 - 10 - 11 9 - 10 12 3 - 9 - 10 11 -12
3
9-10-11-12
9 - 10 -11
10-11
10-11
4 - 9 - 1012 4 - 6 - 9 - 4 - 6 - 7 - 9 -4 - 6 - 7 - 9 10 - 11 - 12 10 - 11 - 12 10 - 11 - 12 4-6-9-10 4-9-10-1112
MEDIOS DE COMUNICACIÓN 1. Manual SGI - Planes de Calidad 2. Contrato y/o Orden de Compra 3. Documentos internos
4. Periódico MAB cuenta 5. Plegables Informativos 6. Carteleras - Circulares
7. Página web 8. Capacitación o charlas 9. Reuniones internas
10. Correo electrónico 11. Llamadas telefónicas 12. Reuniones SGI Versión: 28 de Julio de 2010