Código: PD-AQ-01 Versión:08 Fecha: 18 – Sep. -2014
PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA
Hoja: 1 de 6
1. OBJETO Ilustrar los pasos necesarios para realizar una revisión periódica por parte de la gerencia, con el fin de asegurar la adecuación y eficacia del Sistema de Gestión Integral QHSE, dando cumplimiento a la política y objetivos establecidos en la organización. 2. ALCANCE Este procedimiento será ejecutado por la Gerencia de MAB INGENIERIA DE VALOR quien realizará la revisión al Sistema de Gestión Integral QHSE, aportará los recursos necesarios para el mantenimiento del mismo. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Revisión por la Dirección: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y eficiencia del sistema integral QHSE, para alcanzar objetivos establecidos así como el mejoramiento continúo del sistema.
Política de gestión integrada: Es una declaración de las buenas intenciones y de la dirección general que la organización hace para el logro y mejoramiento de su desempeño global en QHSE.
Objetivos: Propósitos de calidad, medio ambiente , seguridad industrial y salud ocupacional, surgidos de la política integral , que la organización se compromete a lograr, cuantificándolos en intervalos definidos haciendo medibles los resultados de mejoramiento.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen o controlan al más alto nivel una organización, en la mayoría de los casos es el Gerente.
Mejora Continua: Proceso recurrente de optimización del sistema de Gestión Integral para lograr mejoras en el desempeño global de forma coherente con la política de la organización.
QHSE (Quality, Health, Safety, Environment): Calidad, seguridad industrial y salud ocupacional, Medio Ambiente.
4. DESCRIPCIÓN 4.1 GENERALIDADES
Código: PD-AQ-01 Versión:08 Fecha: 18 – Sep. -2014
PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA
Hoja: 2 de 6
La revisión por la gerencia es una herramienta fundamental del mejoramiento continuo, que permite reacciones oportunas de la organización ante los cambios del ambiente de MAB INGENIERIA DE VALOR, asegurando la implementación efectiva del sistema de gestión integral. De esta forma, la organización realiza periódicamente revisión a cada uno de los proyectos y procesos que conforman el sistema de gestión integral lo cual le permite al Gerente tener una visión integral sobre la organización que lidera, contar con información de primera mano y, sobre todo, involucrar a todos los niveles en el desarrollo de procesos de mejora, que permitan identificar tempranamente las desviaciones. 4.2 PROCESO DE LA REVISION POR LA GERENCIA Se realizará una revisión anual al Sistema de Gestión Integral QHSE por parte de la Alta Dirección. Sin perjuicio de lo anterior, el Gerente General puede citar a reuniones extraordinarias cada vez que lo estime conveniente. En las reuniones de revisión debe participar el Gerente General, Director QHSE, Delegado de la alta dirección para el sistema QHSE y las personas que el Gerente estime conveniente. La revisión gerencial se basa en el análisis del informe de gestión que presenta el Director QHSE, en el cual se plasman los aspectos más relevantes del estado de la implementación de los sistemas y del mejoramiento continuo en cada área. Como resultado de esta revisión, se establecen acciones para la mejora de los procesos y eficacia del sistema en el que se definen tareas, responsables, fechas tentativas para cierre de los hallazgos detectados, para su posterior seguimiento y cierre. Para la revisión del sistema, el Gerente emplea el FR-AQ-01-02 Acta de Revisión Gerencial en el cual deben quedar documentados los resultados de dicho análisis. La revisión por la Gerencia incluye: a. Resultados de auditorías. b. Retroalimentación del cliente. c. Desempeño de los procesos y conformidad del producto (Cumplimiento de indicadores de gestión) d. Estado de las Acciones correctivas y preventivas. e. Acciones de seguimiento de revisiones gerenciales anteriores
Código: PD-AQ-01 Versión:08 Fecha: 18 – Sep. -2014
PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA
Hoja: 3 de 6
f. Cambios que puedan afectar el sistema de gestión (Como: Normatividad, condiciones nuevas de contratación, etc.) g. Evaluación de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba h. Comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas, incluidas las quejas i. Revisión del desempeño ambiental en la organización j. Revisión del desempeño de seguridad y salud en el trabajo en la organización k. Grado de cumplimiento de objetivos y metas l. Resultados de la participación y consulta m. Estado de la investigación de accidentes e incidentes n. Políticas o. Análisis de estadístico de accidentalidad p. Análisis estadístico de enfermedad laboral q. Revisión de los resultados de actividades de responsabilidad social con el grupo de interés r. Recomendaciones para la mejora del sistema s. Presupuesto sistema de gestión integral La gerencia mediante la revisión de las actividades anteriormente descritas, las reuniones gerenciales, las reuniones de seguimiento de los proyectos y/o el apoyo al sistema, asegura la toma de conciencia del personal de la organización. Finalmente, el delegado de la alta direcciòn para el sistema QHSE envía por correo electrónico a toda la organización, un resumen con los aspectos relevantes de la revisión gerencial. 4.3 REUNIONES GERENCIALES Con el fin de involucrar a toda la organización en el proceso de mejora continua, y de identificar las posibles desviaciones en los procesos que conforman el sistema, mensualmente y según cronograma enviado por el Director QHSE se hará seguimiento a los diferentes proyectos y procesos que tiene la organización, para lo cual los responsables entregaran sus respectivos informes. La Gerencia revisará el cumplimiento a partir de los informes de gestión FR-AQ-01-05 Informe de gestión QHSE, FR-RH-12-14 Informe de gestión RRHH, FR-RH-13-14 Informe de gestión Interventoría , FR-COM-11-12 Informe de gestión Compras, FRGC-09-06 Informe de gestión comercial, y la Matriz de eficacia MT-AQ-01-06 A Matriz de Eficacia .
Código: PD-AQ-01 Versión:08 Fecha: 18 – Sep. -2014
PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA
Hoja: 4 de 6
En la matriz de eficacia MT-AQ-01-06 A Matriz de Eficacia se resume la obtención de resultados del desempeño (datos de los informes de gestión) y eficacia de los procesos, garantizando la mejora continúa con base en mediciones objetivas. Esta Matriz contiene la totalidad de los objetivos organizacionales con el fin de evidenciar su cumplimiento y/o mejora en el sistema de gestión integral. En caso tal, de presentarse incumplimiento con respecto a la meta de factor de eficacia del sistema de gestión integral no se debe generar FR-INT-07-01 Acciones de Mejoramiento dado que esta contiene la totalidad de indicadores y por el incumplimiento en uno de estos se genera su respectiva acción. Nota: Para la evaluación del resultado de FR-INT-13-26 Evaluación de satisfacción del cliente se debe tener en cuenta que aunque el proyecto no alcance la meta definida, si se hace necesaria su mejora con respecto al resultado inmediatamente anterior. De lo contrario, se debe generar una FR-INT-07-01 Acciones de Mejoramiento. En los informes de gestión se determinan las actividades desarrolladas mensualmente en el proceso, las acciones tomadas frente a eventualidades y las acciones a tomar para evitar sucesos FR-INT-07-01 Acciones de Mejoramiento. Apoyada en los informes de gestión, la Gerencia toma acciones que deben documentarse en FR-AQ-03-02 Acta de Reunión, lo anterior, para mejorar las debilidades del sistema y asegurar de esta forma el mejoramiento continuo del mismo, pues conoce el estado real de cada uno de los proyectos y procesos que tiene la organización a su cargo. Con base en lo encontrado en los informes de gestión se determina lo siguiente: a. Mejoramiento continúo del sistema, el cual es determinado por la matriz de eficacia. b. Cumplimiento de los requisitos del cliente. c. Necesidades de recursos adicionales. d. Alcance del impacto generado por posibles cambios que puedan afectar el sistema de gestión de la organización. e. Acciones a seguir acorde con los riesgos, producto del análisis anterior (responsables, recursos y plan de acción). 4.4 INSPECCIONES GERENCIALES Anualmente la Gerencia General o Técnica o el Delegado de la alta dirección para el sistema QHSE, realizan inspecciones a las zonas de trabajo mediante el FR-AQ-01-03
Código: PD-AQ-01 Versión:08 Fecha: 18 – Sep. -2014
PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA
Hoja: 5 de 6
Inspección Gerencial, con el fin de detectar el cumplimiento de las políticas y la trazabilidad con los objetivos - metas organizacionales. Al culminar la inspección se presentaran las acciones en el FR-AQ-01-04 Plan de Acción. Igualmente, se determinaran responsables y el seguimiento para cada acción con el fin de determinar su eficacia. 4.5 GESTIÓN DEL CAMBIO La gestión de cambio en la organización debe ir acompañada de una coordinación planificada de las actividades para conllevar al logro de los objetivos o propósitos comunes a través de una comunicación clara y eficiente que promueva el reconocimiento individual y grupal. A continuación se establecen los lineamientos básicos para la gestión del cambio: 1. Se debe hacer un Plan de cambios, que incluya los siguientes criterios: Analizar la situación de partida. Los cambios que se pueden presentar son por Infraestructura, personal, equipos, actividades de los proyectos, tecnología, organizacionales, materiales, documentos legales, cambios en documentos internos. Definir los objetivos que se desea conseguir. Beneficios esperados del cambio propuesto. (Contemplar: infraestructura y la calidad de los servicios) Riesgos asociados (financieros, operativos) Determinar las acciones y actividades que contribuirán a ello. Disponemos de los recursos necesarios para llevar a cabo el cambio con garantías de éxito Definir fechas y tiempo máximo para lograr el cambio. Prever una evaluación que permita hacer un seguimiento del desarrollo de estas últimas, comprobar los logros y, consecuentemente, modificar el análisis inicial para reiniciar el proceso. 2. En el caso de cambios que tengan un alto impacto debe tenerse en cuenta si se consideran aspectos de carácter estratégico y de política general de la organización. Generar actividades relacionadas de ser necesario. 3. Si hay varios cambios que afectan al sistema, se evaluara si se genera un solo Plan de cambios consolidado. Esto tiene algunas ventajas: Se optimizan los
Código: PD-AQ-01 Versión:08 Fecha: 18 – Sep. -2014
PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA
Hoja: 6 de 6
recursos necesarios y se evitan posibles incompatibilidades entre diferentes cambios. 4.6 RECURSOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL El Director QHSE debe presentar a la Gerencia en el mes de enero de cada año un presupuesto detallado del sistema de gestión integral FR-AQ-01-06 Presupuesto Sistema de Gestión Integral, para su aprobación. El seguimiento del presupuesto se realiza mensualmente por el área financiera; el seguimiento del presupuesto producto de la reinversión lo realiza la Dirección QHSE. Periódicamente, se realiza revisión en donde se evalúan los ítems descritos en el Presupuesto inicial y se incluyen actividades que se consideren necesarias para el mantenimiento del sistema de gestión integral. 5. ANEXOS FR-AQ-01-02 Acta de revisión Gerencial FR-AQ-01-03 Inspección Gerencial FR-AQ-01-04 Plan de Acción FR-AQ-01-05 Informe de Gestión QHSE FR-AQ-01-06 Presupuesto Sistema de Gestión Integral FR-AQ-03-02 Acta de reunión FR-GC-09-06 Informe de Gestión Comercial FR-COM-11-12 Informe de Gestión Compras FR-RH-12-14 Informe de Gestión Recursos Humanos FR-INT-13-14 Informe de Gestión Interventoria MT-AQ-01-06A Matriz de Eficacia FR-INT-07-01 Acciones de Mejoramiento