Código: PD-AQ-03 Versión:06 Fecha: 19 – Sep. -2014
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
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1.
OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto definir los requisitos para controlar, revisar, aprobar, divulgar, cambiar los documentos y datos del Sistema de gestión integral QHSE, como los documentos de origen externo. 2.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a la documentación interna y externa generada en los servicios prestados por la organización. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Documento: Información y su medio de soporte. Puede ser papel, disco magnético, fotografía. Puede variar o versionarse. Especificación: Documento que establece requisitos. Copia Controlada: Copia de los documentos que están sujetos a una actualización continúa. Manual de gestión integral: Es donde MAB INGENIERIA DE VALOR declara en forma general las políticas y la naturaleza de nuestro sistema de gestión integral. Plan de calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto o proyecto especifico. Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades. No puede variar, versionarse, ni actualizarse. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. QHSE (Quality, Health, Safety, Environment): Calidad, seguridad industrial y salud ocupacional, Medio Ambiente. 4. DESCRIPCIÓN El manejo y control de los documentos permite:
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Identificarlos en el área o el personal de contacto apropiado para su gestión. Ubicarlos fácilmente. Definir pautas de actualización periódica, y la revisión por parte de personal autorizado. Asegurar la disponibilidad de las versiones vigentes en los lugares en donde se requieren los documentos. Asegurar el retiro de uso de documentos obsoletos para impedir su difusión, o su conservación en caso de ser necesario, por razones de preservación de información o para fines legales. Asegurar que sean archivados debidamente para evitar su pérdida o deterioro. Asegurar que sean revisados y aprobados por las personas con la autoridad y/o responsabilidad definida para al fin. 4.1
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
4.1.1 Estructura Documental del Sistema de Gestión Integral QHSE
4.1.2 Controles a realizar 4.1.2.1 Elaboración Los documentos son elaborados y/o modificados, por el responsable del proceso.
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4.1.2.2 Revisión y Aprobación En los documentos (procedimientos e instructivos) del Sistema de Gestión Integral aparecerá indicado el cargo de quien revisa y aprueba el documento. Los documentos originales serán responsabilidad del Director QHSE. Las revisiones y/o modificaciones de los documentos estarán a cargo del Director QHSE y del responsable de elaborarlo. La Aprobación de los documentos del sistema de gestión integral, estará a cargo de la Gerencia, o por quien ésta autorice previamente. A excepción de los formatos del sistema de gestión integral, que serán aprobados por la Dirección QHSE. 4.1.2.3 Cambios en los documentos Cambiar un documento es introducir modificaciones que aseguren su aplicación y funcionalidad. Todo cambio de un documento implica una nueva elaboración, revisión, aprobación, versión y distribución. El documento debe ser actualizado inmediatamente con una nueva versión por el Director QHSE, cuando ocurre cualquier tipo de cambio. Los cambios realizados de versión a versión serán controlados por el Director QHSE en el AN-AQ-03-01 Listado Maestro de Documentos Internos, específicamente en la casilla de “Resumen cambio”. El estado de revisión vigente de los documentos del sistema de gestión integral lo identifica el Director QHSE en AN-AQ-03-01 Listado Maestro de Documentos Internos. Las versiones del listado se deben actualizar cada vez que se presenten cambios de versión en los documentos. 4.1.2.4 Distribución y Archivo La distribución de los documentos se realiza mediante http://www.mab.com.co/procedimientos (procedimientos e instructivos) y en el sistema para gestión de documentos (http://www.mab.com.co/documental) Icono SGI (formatos), las versiones disponibles para consulta serán las vigentes y será el área QHSE quien notifique la modificación de cualquier documento mediante correo electrónico. Los documentos del sistema de gestión integral se encuentran en las páginas anteriormente descritas (cuerpo del documento), las hojas de actualización se encuentran en original en la Dirección QHSE, y cada vez que se generen cambios en la documentación estas se actualizaran. El personal que tiene acceso directo a la herramienta de formatos es Director de Interventoría, Residente, Coordinador, Profesional de Apoyo, Topógrafo, Secretaria, Director
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de proceso y deberá informarse a la Dirección QHSE de cualquier ingreso o retiro del personal, pues se deberá garantizar la disponibilidad para consulta y protección de la información ante personal ajeno a la organización. Para el caso, de los procedimientos, instructivos, manuales todo el personal de la organización tiene acceso, razón por la cual cualquier impresión no autorizada que se realice de alguno de los documentos, será penalizada, ya que solo se admiten las copias impresas controladas tal y como lo describe el procedimiento. En caso de requerirse copia física de algún documento que se encuentra en la página web, deberá solicitarse a la Dirección QHSE. La distribución y control de los Planes de Calidad es responsabilidad del Director de Interventoría. La distribución de MF-RH-12-No. Manual de funciones y perfil de cargo se realiza mediante la página www.mab.com.co/manuales, en donde las versiones disponibles para consulta serán las vigentes y será el Director Recursos Humanos quien notifique la modificación de cualquier documento mediante correo electrónico. El responsable o usuario de un documento debe destruir la totalidad o parte del documento desactualizado, cuando se informe de cambios en la documentación en el sistema. Si se desea conservar un documento como preservación del conocimiento o propósito legal, se debe identificar, por medio de un sello con la frase: OBSOLETO o NO VALIDO. Todo documento obsoleto y/o inválido se debe identificar adecuadamente para un uso no propuesto inicialmente, como por ejemplo para utilizarse como borrador se debe identificar mediante una X, / o un tachado visible, y superpuesta en el texto del documento. Las versiones desactualizadas de los planes de calidad en original deben ser marcadas como obsoletas y guardadas en los respectivos archivos durante el tiempo que estipule conveniente el responsable. 4.2
DOCUMENTOS TÉCNICOS
Actas financieras contratista, Actas Legales Contratista, Actas financieras Interventoría, Actas Legales Interventoría, Acta de costos, Acta de obra. 4.2.1 Controles a realizar 4.2.1.1 Elaboración
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Los documentos técnicos son elaborados por el Profesional de Apoyo y/o personal designado para tal fin, con la supervisión del Director de Interventoria y/o Gerencia Técnica del proyecto. Estos documentos que son aprobados por la interventoría, deben ser incluidos en el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros. 4.2.1.2 Revisión y Aprobación Los documentos técnicos y administrativos son revisados por el Director de interventoría con el fin de realizar las correcciones y ajustes pertinentes. En caso de que no sean revisados por el Director deben ser revisados por la Gerencia y se evidencia en el mismo documento. La aprobación de estos documentos la realiza la Gerencia y/o por quien él autorice previamente. 4.2.1.3 Distribución y Archivo Una vez determinado por la Gerencia o Director, a quién se debe entregar cada documento, el profesional de Apoyo de cada proyecto es el encargado de su distribución. Estos documentos deben estar archivados cuando se encuentren totalmente diligenciados y con las respectivas firmas de aprobación por las partes. Todo documento obsoleto y/o inválido se debe identificar adecuadamente para un uso no propuesto inicialmente, como por ejemplo para utilizarse como borrador se debe identificar mediante una X, / o un tachado visible, y superpuesta en el texto del documento. 4.2.1.4 Cambios Los documentos pueden sufrir cambios necesarios como resultado de la revisión del Director de Interventoría y del proceso de aprobación del Gerente, los cambios que consideren necesarios serán realizados por el profesional de Apoyo o el Residente y revisados por el Director de Interventoría antes de la entrega final al cliente. 4.3 DOCUMENTOS EXTERNOS Términos de Referencia de Interventoría y/o del consultor y/o contratista, Pliegos de Condiciones de Interventoría y/o del Consultor y/o contratista, Especificaciones Técnicas, Planos, Esquemas, Diseños, Resoluciones , Normas, Decretos, Leyes, Manuales del Cliente, Datos en medio magnético, Cintas de video. 4.3.1
Controles a realizar
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Todo documento que no sea elaborado por MAB INGENIERIA DE VALOR debe ser incluido en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos. Para controlar la documentación de origen externo, se debe asegurar que: La documentación esté identificada, verificada, protegida, evitando su pérdida, daño o deterioro. El almacenamiento de los documentos suministrados por el cliente se realiza bajo las condiciones ambientales y de almacenamiento necesarias (bodega, archivadores, carpetas, A-Z y otros que eviten el daño o deterioro). En caso, que se extravíe un documento, se dañe o sufra deterioro, mientras el proyecto se encuentre vigente se le informa al cliente para que este sea remitido nuevamente. Si el documento externo, corresponde al area administrativa tambien se hace necesaria la solicitud. Al producto suministrado por el cliente (manuales, propuestas, planos, entre otros), se le realiza el control mediante el AN-AQ-03-04 Listado maestro de documentos externos el cual se diligencia a medida que el cliente va entregando documentación. Igualmente, se debe realizar con la documentación enviada por el contratista y/o consorciado. Esta actividad es realizada por el responsable del proceso y/o del proyecto. Los documentos externos deben tener un sello con la palabra CONTROLADO o COPIA CONTROLADA Se distribuyen a los cargos que lo requieran, dejándose registro en el FR-AQ-03-03 Control de documentos entregados. Esta distribución es responsabilidad del encargado del proceso y/o del proyecto. Cuando el cliente o quien sea el responsable modifique un documento externo, el responsable del proceso y/o del proyecto, debe registrar en AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos el nuevo documento y se debe identificar el anterior como obsoleto y/o No Válido. En la casilla de observaciones, se debe identificar o describir el documento al cual reemplaza. Los encargados de la distribución, deben recoger los documentos obsoletos y distribuir los vigentes a quienes tengan la necesidad, registrándolo en el FR-AQ-03-03 Control de documentos entregados. En el caso que estos documentos obsoletos no puedan eliminarse, el encargado del proceso y/o del proyecto, deben archivarlos con un rótulo de “OBSOLETO” y/o “NO VALIDO”, de tal forma que prevengan su uso no intencionado. Para asegurarse que los documentos de origen externo tales como, normas y leyes, están vigentes, se verificará anualmente o cuando se requiera el número de la versión o la fecha de publicación de los documentos expedida por las diferentes entidades por cada encargado del proceso y/o del proyecto.
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El control del documento con respecto a los préstamos se debe registrar en el FR-AQ03-05 Control de documentos prestados, con el fin de identificar la trazabilidad de cada uno de los documentos y evitar su pérdida. El control del documento deberá realizarse por el encargado del proceso y/o proyecto, quien será el responsable de determinar a qué personal entregar el documento para la revisión, y en el documento deberá quedar registrado el nombre y/o la firma de la persona enterada. Con respecto al control de los planos, una vez son incluidos en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos, se les debe colocar el sello de CONTROL DE DOCUMENTO EXTERNO (Ver IN-INT-13-03 Instructivo control, revisión y aprobación de planos). Todos los documentos de origen externo que no estén debidamente identificados en su pasta y/o lomo deberán identificarse adecuadamente antes de ser archivados y registrarse en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos. Para los proyectos de Estudio y diseños mediante el FR-DIS-14-08 Verificación y revisión de diseños, se hace el control y seguimiento hasta la aprobación y envío a la entidad contratante. Por lo cual, no se hace necesario el ingreso de la documentación en el AN-AQ03-04 Listado Maestro de Documentos Externos. 5. ANEXOS FR-AQ-03-03 Control de documentos entregados. FR-AQ-03-05 Control de documentos prestados. AN-AQ-03-01 Listado Maestro de Documentos Internos. AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos. FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros. FR-DIS-14-08 Verificación y revisión de diseños Sello de CONTROL DE DOCUMENTO EXTERNO