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1. OBJETO Establecer un procedimiento para la identificación, entrega, protección, recuperación (indización, preservación, acceso, clasificación), almacenamiento y disposición de los registros del Sistema de gestión Integral. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los registros producidos en el Sistema de Gestión Integral QHSE. 3. DEFINICIONES y ABREVIATURAS Documentos: Información y su medio de soporte. Puede ser papel, disco magnético, fotografía. Puede variar o versionarse. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades. No puede variar, versionarse, ni actualizarse. 4. DESCRIPCIÓN Los registros del sistema de gestión integral deben cumplir con las siguientes características: Ser legibles, para esto se busca que los registros archivados sean claros, diligenciados en tinta y no guardar fax, sino en lo posible copias de estos. Estar identificados en relación con las actividades por las cuales son generados. Todo documento que sea elaborado por MAB INGENIERIA DE VALOR en cada uno de los procesos y/o proyectos aunque no se encuentre en formatos de la organización debe ser incluido en el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros. Como regla general todo el personal autorizado por MAB INGENIERIA DE VALOR para manipular documentos relacionados con las actividades propias de la empresa, tiene la obligación de devolverlos en las mismas condiciones al lugar de origen y/o a quien se lo haya suministrado. 4.1. IDENTIFICACION Para el sistema de gestión integral de la organización, existen entre otros los siguientes registros:
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Las revisiones del Sistema de Gestión Integral. Las revisiones de los proyectos. La evaluación de desempeño de los proveedores, especialistas. Los informes de no conformidades Las hojas de vida de los equipos, que incluyen operaciones de mantenimiento preventivo o correctivo efectuados en cada uno de ellos. Los resultados de verificación de inspección, medición y ensayo. Los resultados de calibraciones, comprobaciones y ajustes de equipos de medición y ensayo. Los resultados de la investigación sobre causas de no conformidades. Los resultados de auditorías integrales. Los resultados del entrenamiento del personal. La bitácora Las actas (Obra, Interventoría) totalmente diligenciadas. Las carteras topográficas. La investigación de accidentes e incidentes de trabajo Percepción del cliente, con respecto a la prestación de los servicios Los resultados de clima organizacional Los informes de gestión de los proyectos y/o procesos Seguimiento a cada uno de los proyectos y/o procesos (actas) Recursos para el sistema de gestión integral Resultados de las inspecciones planeadas y no planeadas Los resultados de los diagnósticos de condición Los resultados de evaluación de desempeño laboral Hojas de vida del personal, y sus respectivos soportes 4.2. RECUPERACION 4.2.1 INDIZACION Se realiza a través de algún o algunos de los siguientes criterios: Fecha, Número Consecutivo, Proyecto, Proveedor, Inspector, Tramo, Único, Mes, Trabajador, Informe o alfabéticamente, según corresponda y se evidencia en el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros. 4.2.2 CLASIFICACION
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La clasificación de los documentos en MAB INGENIERIA DE VALOR está establecida como documentos técnicos, administrativos, sociales, ambientales, SST, predial, forestal, y del sistema Integral QHSE. Así mismo la clasificación para cada uno de los registros aplicables en el proyecto o proceso se establece en el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros. 4.3. ACCESO Todos los involucrados en un proyecto y/o proceso tienen acceso a la información generada por el mismo. Se restringe el acceso a los registros al personal de la empresa que no interfiera directamente con la actividad y al personal o entidades externas exceptuando a los clientes o representantes del cliente cuya condición de acceso este contemplada en los documentos contractuales del proyecto respectivo. Los documentos administrativos tienen el acceso principal por parte de la Gerencia y secretaria de gerencia, pero sin descartar al resto del personal el cual puede acceder a estos documentos mediante solicitud a la Alta Dirección. 4.4. PROTECCION Para la preservación de la documentación se tienen los siguientes lineamientos:
Los documentos impresos se archivan en condiciones necesarias, como (bodegas, archivadores) para evitar humedad, deterioro o daño y su almacenamiento debe ser ordenado según proyecto y/o proceso para evitar su pérdida.
Los documentos magnéticos se encuentran almacenados en los computadores y cuando los proyectos se liquidan se les hace un back up y se guardan en archivo inactivo. Ver IN-INT-04-02 Instructivo de Almacenamiento Magnético.
Cada semana se realiza por parte del profesional de apoyo, o responsable designado para tal fin un Back Up de la información de los proyectos y/o procesos almacenada en cada computador, como evidencia de este Back Up se encuentra el FR-MAB-04-09 Control de Backup. Semestralmente se le realizará mantenimiento a los computadores, con el fin de realizar protección a los computadores y evitar pérdida de la información. Según, la magnitud del proyecto se cuenta con un software que realiza a diario la actualización del backup de los computadores que se encuentran en la red del
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proyecto y/o centro de trabajo. Para estos casos, no se hace necesario el diligenciamiento de FR-MAB-04-09 Control de Backup. 4.5. ENTREGA Los documentos generados por MAB INGENIERIA DE VALOR se deben remitir, en lo posible, con documento remisor. Los pasos a seguir para enviar correspondencia son los siguientes:
Relación de la correspondencia por parte de quien la elabora, en el FR-MAB-04-02 Control de correspondencia enviada. El consecutivo interno para los proyectos debe coincidir con el número que arroja el sistema de documentación. Para el área administrativa el consecutivo es en orden ascendente. Ver PD-AQ-02 Procedimiento Elaboración de Documentos. Con respecto a la entidad, esta se debe colocar en lo posible abreviado.
Entrega de los documentos y/o correspondencia a la Secretaria y/o Auxiliar Administrativo y/o a la persona asignada, debidamente organizados con las copias que se requieran para su envío.
En la columna de fecha y firma de mensajería, esta se diligencia en el momento de recibir el documento para radicación. Y firma recibido para archivo se diligencia en el momento que el responsable de entregar la correspondencia trae una copia a la oficina, este registro se reparte a quien le corresponde, el cual firmará el formato como prueba de su recepción.
El profesional de apoyo debe prever la entrega a tiempo de documentos como informes, cuentas de cobro y otros documentos que requieran un especial control, para lo cual se realiza el respectivo seguimiento en FR-INT-13-18 Control entrega de documentación. El transporte de los documentos debe efectuarse con la suficiente protección como carpetas y sobres, el mensajero debe contar con un maletín fuerte e impermeable, para prevenir que no ocurra daño o deterioro. 4.6. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION Se realiza el almacenamiento de los documentos del sistema de gestión integral, en las condiciones ambientales y de almacenamiento necesarias como bodega, archivadores, carpetas, A-Z y otros que eviten el daño o deterioro. El lugar de almacenamiento de cada tipo de registro se establece en el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de registros.
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El almacenamiento de los documentos en medio impreso de origen interno o externo que maneje MAB INGENIERIA DE VALOR que no sea argollado o empastado, se realiza en A-Z o carpetas si es necesario, y atendiendo las pautas establecidas en los instructivos IN-INT-04-01 Instructivo Almacenamiento Técnico e IN-INT-04-03 Instructivo almacenamiento administrativo. Para establecer el control de la información magnética, en el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de registros se identifica la ruta de acceso en el computador. 4.7. TIEMPO DE CONSERVACION Y DISPOSICION FINAL 4.7.1. TIEMPO DE CONSERVACION Todos los registros se mantienen por la duración del proyecto más el tiempo establecido por las pólizas (generalmente 5 años después de obtener el acta de liquidación del proyecto), siempre que la Gerencia de acuerdo a leyes vigentes o convenios bilaterales con los clientes no estipule lo contrario. Los documentos pertenecientes al proyecto y/o proceso, se disponen adecuadamente en el archivo inactivo, según las pautas establecidas en IN-INT-04-04 Instructivo almacenamiento de archivo inactivo. Con respecto a la información de los procesos de apoyo y/o procesos gerenciales, es responsabilidad de los directores de área establecer el tiempo de conservación en el FRMAB-04-08 Listado Maestro de registros. 4.7.2 DISPOSICIÓN FINAL Una vez se cumpla con el período de almacenamiento y conservación de los registros, es responsabilidad del proyecto (Profesional de Apoyo y/o secretaria y/o Residente), escanear la totalidad de la información (Se guarda en archivo magnético por cinco (5) años después de la liquidación del proyecto). La gerencia determinará la disposición final. En los casos, en que la documentación se considere para reciclaje, se debe tener en cuenta que los documentos legales, copia cedulas, información confidencial y clasificada, documentos que tengan la firma del Representante legal no se deben utilizar para tal fin. La documentación de los procesos de apoyo y/o gerenciales se debe disponer según lo establecido en el IN-INT-04-04 Instructivo almacenamiento de archivo inactivo.
4.8. CONTROL DE LA RECOLECCION
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Recibo de Documentos y Correspondencia Todo documento y/o correspondencia recibido en MAB INGENIERIA DE VALOR, requiere del siguiente control: Sin Sistema de Gestión documental
El documento y/o correspondencia es recibido por la Secretaria y/o Auxiliar administrativo y/o personal designado para tal fin, quien lo registra en el libro de radicación FR-MAB-04-07 Control de correspondencia recibida.
La Secretaria y/o personal designado para tal fin debe sellar con el FR-MAB-04-01 Hoja de Trámite, la correspondencia.
La Gerencia o el Director de Interventoría, direcciona la correspondencia recibida al profesional y/o personal administrativo respectivo, en el FR-MAB-04-01 Hoja de Trámite donde escribe: ENTREGAR A: Nombre del responsable de tramitar la comunicación. ACTIVIDAD: La actividad a seguir según sea dar respuesta, archivar ó comunicar al personal involucrado con el tema, así como las observaciones que considere necesario. FECHA DE TRAMITE PROGRAMADA: La fecha límite máxima para realizar la actividad descrita. CONSECUTIVO DE RESPUESTA: Corresponde al código del documento respuesta y debe coincidir con el FR-MAB-04-02 Control de correspondencia enviada.
Al recibir la correspondencia debe firmar FR-MAB-04-07 Control de correspondencia recibida con fecha y nombre de quien recibe, lo cual indica que el documento se encuentra en su poder.
El responsable de la correspondencia realizará las actividades a seguir designadas por la Gerencia y/o Director de Interventoría.
Se deben archivar los documentos y/o correspondencia según lo establecido en el FRMAB-04-08 Listado Maestro de registros.
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Con Sistema de Gestión Documental (Ver IN-INT-04-05 gestión de documentos)
Instructivo
Sistema
para
El documento y/o correspondencia es recibido por la Secretaria y/o Auxiliar administrativo y/o personal designado para tal fin, quien lo registra en el libro de radicación FR-MAB-04-07 Control de correspondencia recibida.
Al recibir la correspondencia debe firmar FR-MAB-04-07 Control de correspondencia recibida con fecha y nombre de quien recibe, lo cual indica que el documento se encuentra en su poder.
El profesional de apoyo y/o auxiliar administrativo escanea el documento y lo registra en el sistema para remitirlo a la Gerencia y/o Director de Interventoría.
La Gerencia y/o Director de Interventoría direccionan el documento al profesional que considere debe dar respuesta al comunicado. El sistema registra la trazabilidad del documento, con las respectivas observaciones.
El responsable de la correspondencia realizará las actividades a seguir designadas por la Gerencia y/o Director de Interventoría.
Se deben archivar los documentos y/o correspondencia según lo establecido en el FRMAB-04-08 Listado Maestro de registros.
El profesional de apoyo, realiza el seguimiento a cada uno de los comunicados con el fin de que la respuesta se dé en un tiempo oportuno. 5. ANEXOS FR-MAB-04-01 Hoja de Trámite FR-MAB-04-02 Control de correspondencia enviada FR-MAB-04-07 Control de correspondencia recibida FR-MAB-04-08 Listado Maestro de registros. FR-MAB-04-09 Control de Backup. FR-INT-13-18 Control entrega de documentación.