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PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN PLAN DE CALIDAD
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1. OBJETO Establecer las pautas necesarias para la elaboración de un Plan de Calidad, con el fin de dar a conocer al cliente interno y externo los procedimientos y recursos asociados a cada proyecto. 2. ALCANCE El alcance se enmarca al personal involucrado en el proyecto. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Plan De Calidad: Es el documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especifico. Manual de gestión integral: Es donde MAB INGENIERIA DE VALOR declara en forma general la política de gestión integrada y la naturaleza de nuestro sistema de gestión integral. QHSE (Quality, Health, Safety, Environment): Calidad, seguridad industrial y salud ocupacional, Medio Ambiente. R: Responsable 4. DESCRIPCION La base para la planificación de un proyecto esta dada por el Plan de Calidad, pues allí se establecen los procedimientos y recursos asociados para el desarrollo de un contrato. La elaboración del Plan de Calidad es responsabilidad del Director de Interventoría y los Residentes asignados al proyecto. Los documentos que son necesarios para elaborar el Plan de Calidad son: Manual del Sistema de Gestión Integral de la organización. Términos de referencia, y/o pliego de condiciones, de la interventoría y de las obras. Propuesta de interventoría y del contratista de obra.
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Contratos de interventoría y de obra. Manual de interventoría del cliente. Especificaciones generales y particulares. La totalidad de documentos que apliquen al contrato. El procedimiento para hacer el plan es el siguiente: a) Identificar los requisitos de calidad expuestos en los pliegos de condiciones y términos de referencia. b) Identificar los compromisos que se establecieron en la propuesta. c) Determinar la forma en que el Sistema de Gestión Integral debe cumplir con los requisitos del cliente utilizando para ello el Manual de Gestión Integral. d) Establecer el esquema de actividades del proyecto. Las actividades que tendrán mayor detalle son las del proceso de Interventoría de Estudios y Diseños y/o de Obra. 4.1
CONTENIDO BASICO DEL PLAN DE CALIDAD
El Plan de Calidad del proyecto debe constar de los siguientes ítems, siempre y cuando apliquen al proyecto. En caso contrario, incluir los ítems solicitados por el cliente. 4.1.1 PORTADA La portada del plan de calidad incluye Objeto del contrato: Se enuncia el objeto del Proyecto, es decir el alcance del plan de calidad Código del contrato: El código lo designa el Director QHSE, por orden ascendente y según el número de contratos. Elaboró, Revisó y Aprobó: Identificar el personal que realizó cada una de las actividades, con el respectivo cargo y la fecha en la que lo realizó.
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Versión: Identificar la versión del documento inicia en 0 y continua la numeración en orden ascendente. Cada vez que se produzcan cambios en el documento se debe cambiar el número de versión. Tipo de Cambio: Identificar de manera general cuales fueron los cambios que se produjeron en el documento. 4.1.2 DATOS TECNICOS Estos datos se ajustaran de acuerdo a lo estipulado en el proyecto. Incluir la información que aplica y/o ajustarla de acuerdo a las necesidades. Contrato No.: Se enuncia el número del contrato de obra y de Interventoría Objeto del contrato: Se enuncia el objeto del Proyecto (Interventoría – contratista). Plazo de ejecución: Se define el plazo del proyecto (Interventoría – Contratista) Fecha de Iniciación contrato: Identificar la fecha en la cual inicia el Proyecto (Interventoría – Contratista), según el acta de inicio. Fecha de terminación inicial: Identificar la fecha en la cual termina el Proyecto (Interventoría – Contratista), según los pliegos de condiciones. Contratista: Identificar cual es el contratista que ejecutará el proyecto. Valor del contrato: Identificar el valor del contrato de obra. Cliente: La razón de ser de la organización. Alcance: Identificar el ámbito en el cual se desarrollara el plan de calidad, y las exclusiones correspondientes (Relación de los elementos que se excluyen en el sistema de gestión o que para el proyecto no son aplicables). Introducción: Definir bajo que parámetros esta estructurado el plan de calidad. Objetivos del Proyecto: Se establecen los objetivos del proyecto, estos pueden estar incluidos en los objetivos del sistema de gestión integral de la organización o ser un elemento para el cumplimiento de dichos objetivos. 4.1.3 MAPA DE PROCESOS
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Secuencia de actividades cuyo servicio crea un valor intrínseco para el cliente. Estos procesos están divididos en procesos gerenciales, operativos y de apoyo. 4.1.4 INTERACCION DE PROCESOS Es el diagrama que describe la interacción de todos los procesos de la organización, para así obtener un servicio satisfactorio para nuestro cliente. 4.1.5 PLANEACION ESTRATEGICA Política de gestión integrada: Es una declaración de las buenas intenciones y de la dirección general que la organización hace para el logro y mejoramiento de su desempeño global en QHSE. Objetivos: Propósitos de calidad, medio ambiente , seguridad industrial y salud ocupacional, surgidos de la política integral , que la organización se compromete a lograr, cuantificándolos en intervalos definidos haciendo medibles los resultados de mejoramiento. Proceso: Se documenta cada uno de los procesos desarrollados en el proyecto, que aportan datos para el cumplimiento de los objetivos. Indicadores de Gestión: Se establecen los indicadores de gestión para cada proceso, en algunas ocasiones puede corresponder a los objetivos del sistema integral o ser independientes a los mismos. Varios indicadores de gestión alimentan el cumplimiento de un objetivo. Son medidores que reflejan el estado actual. Meta: Se establecen las metas que deben ser alcanzadas en cada uno de los procesos, a partir de cada uno de los indicadores de gestión. Frecuencia: Es el tiempo en el cual se deben reportar los resultados de los indicadores del sistema de gestión integral, en cada uno de los proyectos y/o procesos. 4.1.6 REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Interventoría)
(R: Director de
Se hace referencia al documento FR-INT-13-11 Compromisos Contractuales, la información contenida allí especifica las obligaciones que deben tener las partes interesadas (contratista, interventor) con el fin de asegurar la satisfacción del cliente, durante la ejecución del proyecto.
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La información solicitada en este documento se encuentra descrita en los términos de referencia (Interventoria), pliego de condiciones (Contratista y/o Consultor), Manual de Interventoria, requisitos, compromisos o acuerdos pactados en las actividades propias del proyecto. Origen: Identifica el documento que contiene la obligación de las partes interesadas (contratista-interventoria) Actividad: Describe la obligación de las partes interesadas. Frecuencia: Establece con que periodicidad se debe realizar y/o verificar la obligación. Registro: Es el documento en el cual se proporciona evidencia de la actividad solicitada. Responsable: Identificar la persona cabalmente cumplidora de esta obligación Cumple (SI-NO): Identificar con una “X” si la actividad se cumplió en el periodo requerido por el cliente. Aplica al periodo (SI-NO): Identificar con una “X” si la actividad se debe ejecutar en este periodo, según los requerimientos del cliente. Observaciones: Indicar detalladamente el cumplimiento de la actividad (Número del informe, Acta, Comité de seguimiento, Comunicados, revisión documental). Periódicamente se realiza la verificación del cumplimiento a cada una de las actividades descritas en el FR-INT-13-11 Compromisos Contractuales, por lo cual el registro se considera parte integral del FR-INT-13-14 Informe de gestión Interventoría. 4.1.7 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Se identifica el proceso de revisión realizado por el área de Gestión Comercial. 4.1.8 PROPIEDAD DEL CLIENTE Se clasifican todos y cada uno de los documentos suministrados por el cliente para ser incorporados en el proyecto, los cuales serán controlados para asegurar su adecuado uso y verificación. Se controla la identificación, verificación y protección de dichos productos AN-AQ-03-04 Listado maestro de documentos Externos. Igualmente, se define la protección, identificación, verificación y el responsable para los documentos que son considerados propiedad del cliente. 4.1.9 COMPROMISOS LEGALES O REGLAMENTARIOS (R: Director de Interventoría)
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Se define la diferente normatividad que aplica en el proyecto. 4.1.10 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE (R: Director de Interventoría) Descripción del mecanismo usado por la organización para obtener la información relativa a la percepción del cliente del proyecto FR-INT-13-26 Evaluación de satisfacción del cliente, con respecto al cumplimiento de sus requisitos. La periodicidad de aplicación de dicho seguimiento, es al segundo (2) mes a partir del acta de inicio y cada tres (3) meses hasta la liquidación del proyecto. Igualmente, se definen parámetros de periodicidad diferentes dependiendo la naturaleza del contrato y su tiempo de ejecución. Con el ánimo, de mejorar continuamente se realiza la FR-INT-13-01 Evaluación proceso de interventoría detectando así inconvenientes presentados en cada uno de los proyectos y aplicando los correctivos necesarios para culminar el proyecto en mejores condiciones. 4.1.11 PRESERVACION DEL PRODUCTO (R: Director de Interventoría) Se describen las condiciones a tener en cuenta para la preservación de las partes constitutivas del producto. Los productos a entregar son aquellos productos que afectan el servicio (Informes, revisiones, comité, actas, Calificaciones, Registros fotográficos, entre otros) y se encuentran descritos en FR-INT-13-11 Compromisos Contractuales, periódicamente se realiza la verificación del cumplimiento a cada una de las actividades Frecuencia: Establece con que periodicidad se debe realizar y/o verificar la obligación. Manipulación: Se realiza la identificación de quienes serán los responsables del manejo de la documentación. Embalaje: Como se realizará la entrega de la información al cliente y/o contratista. Almacenamiento: Lugar donde se guardará la información por el tiempo establecido por el cliente (Debe coincidir con la información que se registra en FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros). Protección: Designar el personal encargado de la protección de los documentos. 4.1.12 COMPRAS (R: Director de Interventoría, Coordinador Compras) Compra: Se establece cuales son los materiales o servicios críticos a ser comprados o subcontratados en el proyecto, se establece claramente el nombre de cada uno de estos según el caso. Entradas: Definir la información, los requisitos, las necesidades, las expectativas.
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Actividad: Se hace referencia a las actividades de evaluación para la contratación y servicio prestado. Salidas: Establecer la información final del proceso. Registros: Se establecen cuales son los registros a elaborar para el control de las actividades de compras, se relacionan los registros usados para la evaluación inicial, la reevaluación, los registros a ser solicitados a los diferentes proveedores que evidencien el cumplimiento de los requisitos definidos por los clientes. 4.1.13 DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION (R: Director de Interventoría y/o Topógrafo y/o Responsable para tal fin) Mediciones: Se define cuales son las mediciones a realizar e implementar durante la ejecución del proyecto, estas pueden ser de masa, fuerza, volumen, temperatura, nivel angular, etc., según aplique para cada actividad. Precisión: Es la que debe tenerse en cuenta para cada una de las mediciones a ser realizadas en las actividades que aplique dentro del proyecto. Medición: Medida en la que se realiza la medición (metros, segundos, etc.) Equipo: Tipo de equipo a ser usado para la medición. El Residente y/o Topógrafo, serán los responsables de identificar los equipos necesarios para las actividades a realizar según el proyecto. Tipo de verificación: Se refiere a la actividad y/o equipo con el cual se chequea el equipo. Frecuencia: Se refiere a la periodicidad de la verificación o calibración de los equipos de seguimiento y medición. Verificación: Actividad que se realiza para asegurar que el equipo se encuentra en buen estado para ser usado. La verificación puede realizarse con patrones trazables internacionalmente o con procedimientos definidos específicamente por la organización. En el caso de los flexometros, cintas métricas, miras se realiza con la Regla Patrón EQ-R01, y los termómetros se verifican con el termómetro patrón EQ-T-01. Calibración: Es el proceso de comparar las mediciones de un equipo con los de un patrón (Los equipos que se calibran en la organización son Regla Patrón, Termómetro Patrón, Niveles, Estaciones, Tránsitos, Medidor de espesor de película seca). La calibración se realiza con un proveedor, el cual emite un certificado de calibración para el equipo con las respectivas observaciones y/o recomendaciones.
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Registro: Se establece la evidencia de las actividades de verificación, calibración y mantenimiento que se desarrolla sobre cada dispositivo de seguimiento y medición, así mismo, se establece el registro que demuestre la serie y la identificación del dispositivo, conforme a lo definido en el plan de calidad. 4.1.14 INFRAESTRUCTURA (R: Coordinador Compras) Elemento: Se definen los diferentes elementos que se requieren para el desarrollo del contrato (campamento, escritorios, teléfonos, computadores etc). Tipo de Mantenimiento y/o prestación del servicio: Se define el mantenimiento que se debe realizar a cada elemento. Igualmente, se define que tipo de servicio se va a prestar. Frecuencia: Periodicidad de cada mantenimiento. Registros: Se establecen los registros que evidencien el cumplimiento de dicho proceso. 4.1.15 RECURSOS HUMANOS (R: Director de Recursos Humanos) Entrada: Se establecen los insumos (documentos, recursos, etc.) que requiere el responsable para realizar la actividad. Actividad: Se describe la secuencia lógica y ordenada de tareas que se deben realizar para el personal que se encuentra laborando o que ingresa. Frecuencia: Periodicidad de cada actividad. Salida: Se enuncian los productos obtenidos de la actividad realizada. Registros: Se establecen los registros que evidencien el cumplimiento de dicho proceso. 4.1.16 AUDITORIAS (R: Director QHSE) Se establece el programa de auditorías a desarrollar en el proyecto por parte de la organización o por exigencias del cliente. Se define el proceso que será auditado, los criterios, los responsables de dichos procesos a ser auditados y las fechas o períodos en los cuales se realizan las auditorías del sistema de gestión integral. 4.1.17 ACCIONES CORRECTIVAS – ACCIONES PREVENTIVAS (R: Toda la organización)
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Entrada: Se establecen los insumos (documentos, recursos, etc.) que se requieren para la identificación de acciones correctivas y/o preventivas. Actividad: Se describe la secuencia lógica y ordenada de las actividades que se deben realizar para las acciones correctivas y/o preventivas identificadas en los proyectos. Salida: Se enuncian los productos obtenidos de la actividad realizada. Frecuencia: La identificación, análisis, seguimiento, análisis de acciones correctivas y/o preventivas se realiza cada vez que se requiera. Registros: Se establecen los registros que evidencien el cumplimiento de dicho proceso. 4.1.18 PRODUCTO NO CONFORME (R: Director QHSE) Descripción general de los criterios de evaluación en caso de presentarse productos no conformes. 4.1.19 CONTROL DE DOCUMENTOS (R: Director de Interventoría, Profesional de Apoyo, Secretaria y/o personal designado para tal fin) Identificar los parámetros a seguir para el respectivo control de documentos internos y externos. 4.1.20 CONTROL DE REGISTROS Identificar los parámetros a seguir para mantener evidencia de los resultados de los procesos y actividades que se desarrollan en la organización. 4.1.21 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD Manera de identificar y seguir la historia desde la elaboración de nuestro producto hasta la localización en la obra. 4.1.22 ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN Descripción de la estructura de la organización, en la cual se evidencia los niveles de dependencia y la relación con las otras áreas. 4.1.23 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
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Descripción de la estructura organizacional y jerárquica del proyecto, mediante la interacción de los diferentes cargos del proyecto. Para lo cual los encargados de la planificación del proyecto, deben revisar y ajustar las funciones de cada uno de los cargos involucrados en el proyecto, esto con el fin de asegurar los requisitos especificados por el cliente. En los casos, que sea necesario el ajuste de MF-RH-12-No, Manual de Funciones y perfil de cargo se comunica al DIrector de recursos humanos, con el fin de estudiar la viabilidad y posterior cambio. Algunos cargos se pueden homologar con los que presenta actualmente la organización. 4.1.24 MEJORA CONTINUA (R: Gerente, Toda la organización) Se establecen las actividades que lleva a cabo la Gerencia para asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión Integral. Igualmente, es importante la participación activa de toda la organización para el mejoramiento continuo del sistema. 4.1.25 POLÍTICAS (R: Gerente) Difusión: Determinar la manera como se va a dar a conocer la política Entendimiento: Se define la manera como se evalúa el entendimiento y aplicación de la política Revisión: Periodo de revisión de la política y las circunstancias por las que se realiza Mantenimiento: Actividades para mantener la política 4.1.26 COMUNICACIÓN (R: Director de Interventoría) Se establecen los criterios (responsable de la comunicación, con quién maneja dicha comunicación, cómo y para qué) a implementar en el proyecto, para la buena comunicación entre las partes MT-RH-12-01 Matriz de comunicación. (entre el cliente y MAB, y al interior de la organización), con el fin de obtener una mayor eficacia dentro del sistema de gestión integral. 4.1.27 SISOMA (R: Residente SISOMA y/o responsable designado para tal fin)
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Se establecen las actividades a realizar en temas de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente en cada uno de los proyectos; y que pertenecen al sistema de gestión integral de la organización. 4.1.28 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Actividad: Se enuncian las actividades a realizar relacionadas con la planeación del proyecto. Frecuencia: Se establece el período de tiempo en el que la actividad debe estar realizada. Registros: Se establecen los registros que evidencien el cumplimiento de dicho proceso. Entregable: Corresponde a la totalidad de registros que se requieren durante la ejecución del proyecto. 4.1.29 PROCESO DE INTERVENTORÍA DE DISEÑO Y/O CONSTRUCCIÓN (R: Director de Interventoría, Residentes y/o DIrectores) Entrada: Se establecen los insumos (documentos, recursos, etc.) que requiere el responsable para realizar la actividad. Actividad: Se enuncian las actividades a realizar para la debida prestación del servicio de Interventoría del proyecto. Salida: Se enuncian los productos obtenidos de la actividad realizada. Frecuencia: Se establece la periodicidad para realizar cada una de las actividades. Registros: Se establecen los registros a elaborar para el control de las actividades de prestación del servicio de Interventoría, que evidencien el cumplimiento de dicho proceso. 4.2 SEGUIMIENTO AL PLAN DE CALIDAD Se hará revisión del plan de calidad al inicio del proyecto, con el fin de asegurar el cumplimiento de las diferentes actividades que hacen parte integral del sistema de gestión integral. Revisión que quedará registrada en la respectiva FR-INT-13-02 Acta de reunión Inicial, con los cambios que se generen y con la participación de los integrantes del proyecto.
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5. ANEXOS PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad por Proyecto FR-INT-13-02 Acta de reunión Inicial