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1. OBJETO Definir las actividades utilizadas por MAB INGENIERÍA DE VALOR SA, para desarrollar un adecuado procedimiento en la evaluación, selección y contratación de proveedores y/o contratistas garantizando permanentemente que el servicio o producto cumple con los requisitos solicitados.
2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los servicios y/o productos adquiridos que se utilicen en la ejecución de la interventoría, desde la detección de la necesidad hasta recibo a conformidad, así como la documentación relacionada con esta actividad.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Proveedor: Servicio que se presta y no se encuentra alineado con la razón de ser de la organización (Ejemplo: Mantenimiento de computadores) Contratista: Servicio que se presta y se encuentra alineado con la razón de ser de la organización (Ejemplo: Especialistas) Clasificación de los productos y/o servicios: Son materiales utilizados por la empresa, necesarios para su Mantenimiento y administración. Con el fin de definir sus procesos individuales de aprobación se han clasificado según su uso así: Materiales o Refacciones de Mantenimiento: Son aquellos materiales destinados al mantenimiento de equipos y a la infraestructura misma de la empresa. Materiales e Insumos (Papelería, Elementos de Limpieza y Cafetería): Corresponden a los materiales e insumos requeridos para las actividades diarias de la empresa. Al ser considerados como artículos de disponibilidad comercial pueden ser adquiridos rápidamente. Su proceso de compra es ejecutado por el Área de Compras previa necesidad presentada por el centro de trabajo. Uniformes y Elementos de Seguridad Industrial: Son los elementos requeridos por los trabajadores de la empresa y necesarios para su bienestar y seguridad laboral. Su necesidad de compra es definida por el Área de Recursos Humanos.
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Compras de carácter inmediato: Son consideradas compras de carácter inmediato o urgente aquellas que cumplen con los siguientes requisitos: La ausencia del producto afecta la operación normal de las actividades a ejecutar El producto no requiere de planeación de inventarios. El producto se utiliza para la reposición de uno dañado. Por las características especiales de una compra urgente no es posible realizar el debido proceso de cotizaciones y autorizaciones, y dichas requisiciones sólo podrán ser firmadas por el Director y/o personal encargado que la requirió. Adicionalmente, ésta urgencia debe justificarse vía mail por el Director y/o delegado.
4. DESCRIPCIÓN 4.1
AUTORIZACIONES
Todas las requisiciones deben llevar el visto bueno del Director de Interventoría y/o el responsable del área que la requirió, en ausencia de éste, debe ser el Gerente General. En caso de existir la ausencia de todos los responsables del proceso, el procedimiento debe continuar y se debe conseguir la autorización por correo de los mismos.
4.2 TIPOS DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Los productos y/o servicios se encuentran clasificados en controlados y no controlados, dependiendo del grado de incidencia para la prestación del servicio de consultoría e Interventoría. Controlados Servicios directos: Servicios necesarios para la prestación del servicio de MAB. Entre los que tenemos: Especialistas, topografía. Servicios auxiliares: Servicios que no hacen parte del servicio de MAB frente a sus clientes, pero se hacen necesarios para la prestación del servicio. Entre los que se encuentran servicios de calibración, Subcontratación de laboratorio de materiales, auditoria, estudio, laboratorio de exámenes médicos ocupacionales. Equipos de protección personal: Se encuentran registrados en MT-AQ-01-01 Matriz de la descripción de los elementos de protección personal.
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Elementos de seguridad Industrial: Se incluyen los artículos tales como extintor, camillas, botiquines. Servicios de formación: Se evalúan los proveedores de formación técnica que incidan sobre la prestación del servicio. Vehículos de Transporte: Alquiler y/o adquisición de vehículos para el transporte del personal. Servicio de mantenimiento y reparaciones: Servicios necesarios para la ejecución de actividades, entre los que se encuentran mantenimiento de computadores, mantenimiento de impresora, mantenimiento de fotocopiadora, reparaciones de instalaciones locativas, mantenimiento de vehículos. No Controlados Oficina: Artículos consumibles de oficina. Productos de uso propio: Herramientas, artículos que se hacen necesarios para el desarrollo de la labor. Entre los cuales se encuentran lámparas, bombillos, mobiliario.
4.3 EVALUACION INICIAL DE PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS 4.3.1 Criterios para evaluación previa Con el fin de realizar la evaluación previa, el coordinador de compras y/o analista administrativo debe tener en cuenta los siguientes criterios (la documentación debe estar vigente). Hoja de vida RUT Cámara de Comercio FR-COM-11-15 Registro de proveedores y/o contratistas FR-COM-11-14 Lista de Verificación a Proveedores y/o contratistas FR-COM-11-04 Evaluación de proveedores y contratistas Certificado de calibración de los equipos Cumplimiento de requisitos de seguridad social Valor agregado para la prestación del servicio Empresa acreditada para prestar servicios o en proceso de acreditación Plan Metrológico (cuando aplique) Matriz de identificación, evaluación y control de riesgos Es de anotar, que la información descrita anteriormente se renovará cada año, con el fin de verificar el cumplimiento de los parámetros solicitados por la empresa.
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4.3.2. Proveedor y/o contratista histórico Son considerados proveedores históricos los que han prestado sus servicios a la organización y que actualmente no presentan relación comercial con MAB. A estos proveedores se les debe realizar FR-COM-11-04 Evaluación de proveedores y contratistas y FR-COM-11-14 Lista de Verificación a Proveedores y/o contratistas con el fin de garantizar que aún se encuentran aceptables. Para esta evaluación se tiene vigencia de 1 año. 4.3.3. Proveedor y/o contratista nuevo El coordinador de compras y/o analista administrativo, investigará sobre los nuevos contratistas y proveedores que suministrarán los servicios y/o productos con la calidad requerida. Con base en los resultados del FR-COM-11-04 Evaluación de proveedores y contratistas y FR-COM-11-14 Lista de Verificación a Proveedores y/o contratistas el solicitante determinará si el proveedor y/o especialista se encuentra apto o no, para la prestación del servicio. Para aceptar la relación comercial con el proveedor, el solicitante en el FR-COM-11-04 Evaluación de proveedores y contratistas describe si éste es apto o no. En los casos, que el proveedor no llegue a ser apto, pero fuese inminente su contratación la Gerencia designará un profesional de la organización con el fin de realizar el respectivo control y seguimiento al proveedor y/o contratista. Los resultados de este seguimiento se informarán a la Gerencia en las reuniones mensuales del sistema de gestión integral. Si se presenta, que el proveedor y/o contratista obtiene calificaciones diferentes (aprobadas y no aprobadas) en FR-COM-11-04 Evaluación de proveedores y contratistas, FR-COM-11-14 Lista de verificación a proveedores y/o contratistas, se debe tener en cuenta principalmente el resultado de FR-COM-11-04 Evaluación de proveedores y contratistas y se solicita al proveedor el montaje de los aspectos relacionados en seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente, que serán evaluados el siguiente periodo (siempre que la infraestructura de estos lo permita).
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4.4 REGISTRO DE PROVEEDORES Una vez se verifique el cumplimiento del proveedor, se registra en FR-COM-11-11 Listado de proveedores y/o contratistas. , se deberá contar con la siguiente información: PROVEEDORES:
Rut Cámara de comercio Brochure (Cuando aplique) FR-COM-11-15 Registro de proveedores y/o contratistas FR-COM-11-04 Evaluación proveedores y contratistas FR-COM-11-14 Lista de Verificación a Proveedores y/o contratistas **
Cuando se requiera, el servicio de alquiler de camioneta incluyendo el conductor, solamente se podrá contratar si es persona jurídica, y se debe solicitar la siguiente documentación:
Rut Cedula de ciudadanía del conductor Licencia de conducción Pagos al sistema de seguridad social del conductor Idoneidad del conductor (Certificados laborales) Inscripción del conductor al RUNT SOAT Certificado de gases Licencia de tránsito Tarjeta de operación (Aplica para los vehículos de servicio especial) Copia de la afiliación a una empresa de transporte de especial (Aplica para los vehículos de servicio especial) Copia de la póliza de responsabilidad civil extracontractual vehículos de servicio público de pasajeros Revisión técnico-mecánica Copia del ultimo mantenimiento realizado FR-COM-11-15 Registro de proveedores y/o contratistas FR-COM-11-04 Evaluación proveedores y contratistas
Cuando se requiera, el servicio de alquiler de camioneta, se debe solicitar la siguiente documentación:
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Rut SOAT Certificado de gases Licencia de tránsito Tarjeta de operación (Aplica para los vehículos de servicio especial) Copia de la afiliación a una empresa de transporte de especial (Aplica para los vehículos de servicio especial) Copia de la póliza de responsabilidad civil extracontractual vehículos de servicio público de pasajeros Revisión técnico-mecánica Copia del ultimo mantenimiento realizado FR-COM-11-15 Registro de proveedores y/o contratistas FR-COM-11-04 Evaluación proveedores y contratistas
CONTRATISTAS PERSONAS NATURALES
Rut Cedula de ciudadanía Hoja de vida Pagos de seguridad social como independiente del mes de ejecución del contrato Certificaciones laborales y académicas FR-COM-11-15 Registro de proveedores y/o contratistas FR-COM-11-04 Evaluación proveedores y contratistas
PERSONAS JURIDICAS
Rut Cámara de comercio Brochure o carta de presentación de servicios Planilla de pagos de seguridad social Certificados de experiencia Certificados de sistema de gestión o acreditación FR-COM-11-15 Registro de proveedores y/o contratistas FR-COM-11-04 Evaluación proveedores y contratistas FR-COM-11-14 Lista de Verificación a Proveedores y/o contratistas**
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** Solo se solicitara para proveedores y/o contratistas que son persona Jurídica. Para la prestación del servicio (Servicio de Laboratorio, topografía y Exámenes Médicos ocupacionales), se debe contar con los siguientes documentos:
Certificado de calibración de equipos Plan metrológico Licencia de prestación de servicios en salud ocupacional de los profesionales Licencia de prestación de servicios en salud ocupacional (Sólo Aplica para el proveedor de exámenes médicos ocupacionales).
Adicionalmente, a los proveedores que prestan el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo de vehículos se debe solicitar el certificado de disposición de residuos especiales. Con respecto a los contratistas de formación y de servicios de auditoría se debe presentar la hoja de vida del personal con la información respeto a su experiencia laboral y su formación académica.
4.5 PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACION El proceso de compras debe responder a un plan de beneficios para la empresa que disminuya los riesgos, las decisiones indebidas y aumenten la efectividad del proceso. Todas las labores relacionadas con el proceso de compras de productos y/o servicios independiente del origen de éstas están bajo la responsabilidad del proceso de compras. Cualquier compra que no sea realizada por el proceso de compras se considera hecha a título personal y no será respaldada por la empresa. Se exceptúan de esta norma las compras realizadas por caja menor que han sido previamente autorizadas. El proceso total de una compra comienza con una necesidad de materiales y culmina con el control previo y pago de facturas. El proceso para la adquisición de un producto y/o servicio será así: Las requisiciones se realizaran en el FR-COM-11-02 Requisición de compras y/o servicios.
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En la casilla de descripción, se debe detallar los elementos de papelería, aseo, cafetería, equipo, mantenimientos, calibraciones, ensayos especiales, elementos de protección personal, entre otros. En la casilla de cantidad especificar mediante números la cantidad del producto y/o servicio que se requiere. En el campo de especificación se debe establecer de forma precisa, los detalles y/o requisitos necesarios de la compra y/o servicio solicitado. Cuando se soliciten EPP se hace necesario que se especifique el nombre de la persona a la que se le está solicitando el insumo. Para realizar solicitudes de EPP, solo se encuentra autorizado el personal SISO y/o personal designado para tal fin de cada proyecto.
NOTA: Todos los campos deben quedar completamente diligenciados. Después de aprobada la requisición por el Director de interventoría y/o personal designado, el coordinador de compras y/o analista administrativo deben iniciar el proceso de cotización de productos y/o servicios así:
Tres (3) cotizaciones por escrito, vía correo electrónico o telefónico de diferentes proveedores de características similares cuando se trata de artículos de compras nuevas o esporádicas (artículos nuevos o no comprados en el último año). Dos (2) cotizaciones por escrito, vía correo electrónico o telefónica proveedores cuando se trata de artículos no comprados en el último semestre. Una (1) cotización por escrito, vía correo electrónico o telefónica semestral cuando se trata de artículos con existencias y de compras habituales (artículos que se han comprado durante el semestre). Esta cotización debe ser con un proveedor diferente del que se está comprando. Las cotizaciones deben ser solicitadas a los proveedores que se encuentran dentro del FR-COM-11-11 Listado de proveedores y/o contratistas o a proveedores que garanticen cumplir con los requisitos para clasificarlos como aceptables Si el FR-COM-11-02 Requisición de compra y/o servicio está debidamente soportado, el Área de Compras debe hacer lo siguiente antes de elaborar el pedido: Analizar las cotizaciones recibidas. Anexar las cotizaciones escritas del proveedor a la FR-COM-11-02 Requisición de compra y/o servicio. En el caso de las cotizaciones telefónicas, se deberá realizar la observación en el formato anteriormente descrito. Gestionar el proceso de autorización de los responsables presentando la anterior información.
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Proceder con el pedido o la orden de compra. El FR-COM-11-03 Orden de compra debe estar totalmente diligenciado y firmado por el coordinador de compras y/o analista administrativa Una vez emitido el FR-COM-11-03 Orden de compra, el coordinador de compras y/o analista administrativo deberá enviar al proveedor y/o contratista el documento. El Coordinador de compras y/o analista administrativo hace seguimiento a la orden de compra, desde el momento en el que la misma es enviada al proveedor hasta que se hace la entrega del producto y/o servicio. Si se llega a detectar un producto no conforme, el responsable del proceso debe informar de manera escrita al coordinador de compras y/o analista administrativo y en el menor tiempo posible. Con el fin, de realizar la respectiva reclamación al proveedor. Para algunas compras, es necesario que el proveedor suministre el certificado de calidad de dicho producto, o el certificado en donde garantice que la elaboración de ese producto cumple con las normas necesarias. Se considera compra especial la adquisición de materiales importados, los cuales no necesariamente debe llevar análisis de compras, ni orden de compra pero debe ser aprobada y revisada por el Gerente. Todos los documentos generados por la actividad de compra deben ser el soporte de la orden de compra.
4.6 CONTRATACION Se detecta la necesidad de adquisición del servicio para lo cual se diligencia el FR-COM11-02 Requisición de compras y/o servicios, que debe establecer de forma precisa, las condiciones y/o requisitos necesarios para su contratación. El contrato se aplicará básicamente en los siguientes casos: Cuando la organización requiera congelar los precios por largos periodos de tiempo o compras globales. Cuando se requiera de proveedores de servicios y el monto lo justifique. El contrato sólo debe ser revisado por la Gerencia o por el designado de este cuando por condiciones complejas del negocio se requiera efectuar modificaciones a las condiciones plasmadas en el modelo.
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4.7 RECEPCION La recepción hace referencia a la entrega física de los productos solicitados en el FRCOM-11-03 Orden de compra por parte del proveedor en la empresa. Toda recepción debe ser realizada con la respectiva FR-COM-11-03 Orden de compra. No se debe recibir ningún artículo sin dicho documento. La autorización de una recepción superior a la cantidad requerida en la orden de compra solo es dada por el coordinador de compras y/o Analista administrativo en el momento en que ocurra; a su vez, éste debe informar a las áreas involucradas la justificación para dicha aprobación.
4.8 CONTROL PREVIO Y AUTORIZACION DE PAGO DE FACTURA El proceso de la gestión de compras culmina con el control previo y la autorización del pago de la factura al proveedor, las autorizaciones para los pagos son responsabilidad del coordinador de compras y/o analista administrativo, y en su ausencia por los directores de interventoría o el Gerente General.
4.9 EVALUACION DE DESEMPEÑO Cada vez que el proveedor preste sus servicios, se diligenciará por parte del Director de Interventoría y/o Residentes y/o personal designado para tal fin, el FR-COM-11-07 Evaluación de desempeño – especialistas, FR-COM-11-08 Evaluación de desempeño – laboratorio de materiales, FR-COM-11-09 Evaluación de desempeño – servicio, FR-COM-11-10 Evaluación de desempeño proveedores – producto comprado, evaluando por escrito el desempeño frente al servicio contratado o producto comprado; de esta manera se garantiza si el proveedor se considera aceptable o no. Los requisitos de evaluación aplican sólo para los proveedores que suministran productos y servicios controlados. Dicha evaluación se consolida en el FR-COM-11-12 Informe de gestión de compras, que se presenta mensualmente en la reunión del sistema de gestión integral. Allí se exponen los criterios de evaluación de cada proveedor, se toman las decisiones necesarias para el mejoramiento continuo de la organización, se redefinen estrategias de compras y demás consideraciones que mejoren el proceso. En caso de requerirse el retiro de un contratista antes de culminar la labor contratada, el Director de Interventoría y/o Residente y/o personal designado para tal fin, informarán a la Gerencia sobre el desempeño del proveedor, presentando las justificaciones para cancelar el contrato. La Gerencia informará si dichas causas ameritan tal decisión y en
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caso afirmativo se le informa al proveedor la decisión tomada, se recurre al FR-COM-1111 Listado de proveedores y/o contratistas para buscar otro contratista y/o proveedor. Si se decide cambiar al proveedor, el coordinador de compras y/o analista administrativo tiene como tiempo máximo para el reemplazo del proveedor quince (15) días. Para esta búsqueda, se recurre al FR-COM-11-11 Listado de proveedores y/o contratistas, donde se encuentra definidos los proveedores potenciales. Si se presenta, que la búsqueda no se define en este tiempo (un mes), se debe informar a la Gerencia para definir el tema.
4.10 RELACION DE PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS ACEPTABLES Los proveedores que obtengan resultados satisfactorios (>= 60) en la evaluación de desempeño, entraran a formar parte o se mantendrán dentro del FR-COM-11-11 Listado de proveedores y/o contratistas aceptables.
4.11 RETROALIMENTACION DE PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS Mensualmente, y después de realizarse la reunión del sistema de gestión integral se realizará la retroalimentación a cada uno de los proveedores y/o contratistas que participaron en el periodo. Por lo cual el coordinador de compras y/o analista administrativo enviaran por correo electrónico, las respectivas evaluaciones a los proveedores. Cuando el proveedor obtenga calificaciones bajas en periodos consecutivos (2 periodos), se solicitara una entrevista con el fin de adquirir compromisos para mejorar el desempeño y buscar oportunidades de mejora. Dichos compromisos serán verificados por el personal que elaboró la evaluación hasta que estos sean cumplidos a cabalidad.
4.12 EVALUACION DEL PROCESO DE COMPRAS Con el fin de evidenciar, la gestión del proceso de compras mensualmente el personal de los proyectos y/o procesos realizará FR-COM-11-13 Evaluación del proceso de Compras, con el ánimo de retroalimentar el proceso y promover la mejora continua. Esta evaluación se realiza teniendo en cuenta si se requirió la gestión respectiva.
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En el caso, de que se presenten calificaciones inferiores al 90%, la Gerencia tomara las acciones necesarias para la labor. 5 ANEXOS FR-COM-11-02 FR-COM-11-03 FR-COM-11-04 FR-COM-11-07 FR-COM-11-08 FR-COM-11-09 FR-COM-11-10 FR-COM-11-11 FR-COM-11-12 FR-COM-11-13 FR-COM-11-14 FR-COM-11-15
Requisición de compra y/o servicio Orden de Compra Evaluación de proveedores y contratistas Evaluación de desempeño - especialistas Evaluación de desempeño - laboratorio de materiales Evaluación de desempeño- servicio Evaluación de desempeño proveedores- producto comprado Listado de proveedores y/o contratistas Informe de Gestión Compras Evaluación del proceso de Compras Lista de Verificación a Proveedores y/o contratistas Registro de proveedores y/o contratistas