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1. OBJETO Establecer un procedimiento para ejercer el control de las actividades propias del servicio de Interventoría de la construcción y/o mantenimiento. 2. ALCANCE Comprende la planificación, ejecución, controles requeridos por cada área (técnico, administrativo, financiero, legal, presupuesto, predial, forestal, tránsito, ambiental, social, SST) para la ejecución del servicio de Interventoría. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Proceso: Un conjunto de recursos y actividades interrelacionados, que transforma entradas en salidas. SSTMA: Seguridad , salud en el trabajo y Medio Ambiente E.S.P.: Empresas de Servicios Públicos 4. DESCRIPCION 4.1. ELEMENTOS BASICOS DE PERSONAL En los contratos de Interventoría de construcción y/o mantenimiento se debe contar como mínimo con el personal requerido por la entidad contratante, a menos que las disposiciones del contrato y las condiciones físicas del trabajo determinen algo diferente. Las interrelaciones y responsabilidades del personal se encuentran en el Organigrama del proyecto establecido en el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad, igualmente en el MF-RH-12No, Manual de Funciones y perfil de cargo se encuentran consignadas las funciones, responsabilidades, perfil de cargo. La Gerencia designará al personal de la organización que se vinculará al proyecto, teniendo en cuenta los requerimientos del cliente y/o de la organización. Una vez revisados los Términos de Referencia del contrato de Interventoría el Director procederá a solicitar al Gerente técnico los especialistas requeridos. Cuando se cuente con el equipo de especialistas, se realizará una reunión con el Gerente General, Gerente Técnico, Director de Interventoria, Director QHSE, Profesional de Apoyo y los Especialistas para establecer los compromisos de cada especialista. Previo a esta
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reunión general, el profesional de apoyo y/o coordinador debe distribuir copia de los documentos contractuales a cada especialista. 4.2 ELEMENTOS BÁSICOS DE EQUIPO Se debe realizar la identificación del equipo mínimo necesario para la prestación del servicio de Interventoría, según el Plan de Calidad, los documentos contractuales (obra e interventoría) y debe ser solicitado a la Gerencia con los demás recursos necesarios en la reunión de inicio FR-INT-13-02 Acta de Reunión Inicial. 4.3 PLANIFICACIÓN DE LA INTERVENTORÍA La Gerencia ratifica y/o selecciona el equipo de trabajo propuesto de acuerdo con la disponibilidad de éstos o los reemplaza, en concordancia con PD-AQ-11 Procedimiento Compras y PD-AQ-12 Procedimiento Recursos Humanos, referente a la contratación de personal. El Director de Interventoría desarrolla el Organigrama del proyecto, establecido en el PD-AQ-05-No. Plan de Calidad. Este equipo mínimo, inicia el estudio de los documentos contractuales disponibles, tales como Términos de Referencia, Pliegos de Condiciones, Contratos de Obra y de Interventoría, con el fin de contar con el conocimiento contractual suficiente para iniciar la planeación del proyecto. El Director, Residentes y el Profesional de Apoyo son los encargados de elaborar y revisar el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad, siguiendo los lineamientos estipulados en los términos de referencia, el contrato y PD-AQ-05 Procedimiento Elaboración plan de calidad. Dentro de este plan de calidad se deben incluir FR-INT-13-11 Compromisos contractuales los cuales deben ser elaborados por el Residente y/o coordinador y profesional de apoyo de acuerdo con los documentos del contrato, y deben ser revisados por el Director de Interventoría. Igualmente, hace parte integral del plan de calidad el FR-INT-13-15 Plan de Control de Inspección y Ensayos, el cual debe ser elaborado por el residente. Es responsabilidad del Director de Interventoría y del Profesional de Apoyo brindar al equipo de trabajo designado los documentos contractuales pertinentes a cada cargo. La entrega del PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad debe elaborarse previo al inicio del contrato, o de acuerdo con lo solicitado en los Términos de referencia, para iniciar su etapa de revisión y aprobación.
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Es claro que el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad, debe actualizarse teniendo en cuenta el desarrollo del Contrato. Elaborado el Plan de Calidad específico del proyecto, debe remitirse al Director QHSE para su revisión y posteriormente al Gerente Técnico, con el fin de obtener la aprobación del mismo. Con el fin de dar a conocer el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad, se realiza una reunión con todo el equipo de trabajo. En esta reunión también se ratifica el personal completo de acuerdo con los requerimientos contractuales, de igual forma se establecen los recursos asignados al proyecto y las directrices a seguir. Los temas tratados en esta reunión deben quedar consignados en el FR-INT-13-02 Acta de Reunión Inicial. Antes de iniciar las labores de la Interventoría, el(los) Residente(s) debe(n) realizar una capacitación a la totalidad del personal sobre temas contractuales y directrices de interacción con el cliente y con el Contratista. La entrada al proyecto la conforman los documentos contractuales, los estudios y diseños, las normas, especificaciones, legislación vigente, entre otros que se deben registrar en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos. En caso de existir alguna inconformidad con algún documento se debe informar inmediatamente al cliente mediante comunicación escrita en donde quede registrado el resultado de la verificación. Esta verificación la realizarán el Director de Interventoría, y el(los) Residente(s). Sin embargo, durante el desarrollo del proyecto todo documento externo será registrado en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos. El proyecto debe disponer como mínimo, de la siguiente documentación: o o o o o o o o o
Pliego de Condiciones. Propuesta del contratista. Contrato de obra. Términos de Referencia Propuesta de la interventoría. Contrato de interventoría. Manual de Interventoría del Cliente (Cuando aplique) Especificaciones Planos
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o Licencia ambiental (Cuando aplique) o Diseños
En caso de no contar con un campamento, los documentos se deben archivar en la oficina principal.
El Director de Interventoría enviará al contratista la documentación necesaria para la ejecución del proyecto (una vez esté aprobada por el cliente y revisada por la interventoría).
Realizar una inspección a la zona de trabajo, con el fin de identificar las necesidades del proyecto.
El Profesional de apoyo y/o personal designado para tal fin, debe elaborar el AN-INT13-03 Contenido informe de interventoria para definir inicialmente los ítems que deben presentarse en los informes.
El (los) Residente (s), deben realizar revisión de las cantidades y del presupuesto, con el fin de conocer los lineamientos iniciales. En el caso, de presentarse inconsistencias se debe informar inmediatamente al cliente, para tomar los correctivos necesarios.
4.4. EJECUCIÓN DE LA INTERVENTORÍA Según las necesidades del cliente se establecen los componentes (Administrativo, Legal, Financiero, Técnico, Transito, SISO, Ambiental, Social, Forestal, Predial), estos trabajan de manera independiente, e incluso llegan a estar a cargo solamente del Residente. Igualmente, se describen las actividades para los contratos de mantenimiento. 4.4.1 Generalidades 1. La correspondencia debe remitirse con copia al cliente, incluso si no está establecido en los documentos contractuales, esto con el fin de mantenerlo informado. 2. Se debe contar con un libro de obra, que debe ser diligenciado a diario por el Residente y/o Director y/o Especialista, en el se describen las actividades realizadas en la ejecución del proyecto, y se detallan las observaciones al Contratista. Cada anotación debe llevar como mínimo una firma de la Interventoría y una firma del Contratista.
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3. En el caso de que el proyecto esté comprendido por varios tramos o diferentes frentes y si lo amerita, se llevarán libros de obra para cada tramo o frente. 4. En caso de haber realizado requerimientos al contratista de manera repetitiva (3 o más veces) sin que éste haya respondido, el Director de Interventoría informará inmediatamente a la entidad contratante. 5. Es de anotar, que las actividades aquí descritas se ajustan a los requerimientos del cliente y a las características del proyecto. Razón por la cual, no todos los documentos internos descritos aplican para los proyectos. 4.4.2. Componente administrativo y legal A continuación se presentan las actividades administrativas que debe cumplir la Interventoría en el desarrollo del proyecto Actividad
Responsable
Registro
Profesional de Apoyo Archivo y distribución de Documentos del Auxiliar Administrativo Proyecto Secretaria
AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos FR-AQ-03-03 Control de documentos entregados
Secretaria Manejo de Correspondencia Enviada y Profesional de Apoyo Recibida Auxiliar Administrativo Gestión Comercial Elaboración de Hojas de Vida Interventoría Profesional de apoyo
FR-MAB-04-02 Control de correspondencia enviada FR-MAB-04-07 Control de correspondencia recibida
Comunicación
Aprobación Hoja de Vida Contratista
Director de Interventoria Residente
Comunicación
Elaboración de actas legales
Profesional de Apoyo
Acta
Revisión de actas legales
Director de Interventoria
Acta
Gerente Profesional de Apoyo Subdirector Revisión, aprobación y suscripción de Residente actas legales Director de Interventoria Gerente Revisión y aprobación de pólizas Profesional de Apoyo establecidas en el contrato de obra. Subdirector Residente Emitir conceptos legales y técnicos Abogado requeridos por el Cliente Director de Interventoria Gerente
Acta
Aprobación de actas legales
Acta
Comunicación
Comunicación
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Actividad
Responsable
Subdirector Liquidación de los contratos por motivos Residente de fuerza mayor (asonada, desastres Director de Interventoria naturales, etc.) o caducidad. Gerente Director de Interventoria Aplicación de multas. Gerente Elaboración de Informes de Interventoría
Director Residente Profesional de Apoyo
Revisión de Informes de Interventoría
Director de Interventoria Gerente
Registro Correspondencia
Solicitud de multas AN-INT-13-03 Contenido informe de interventoria FR-INT-13-18 Control entrega de documentación Informes FR-INT-13-28 Lista de chequeo – revisión contenido informe del contratista
Control Perfiles Profesionales Hojas de Vida Interventoría En la etapa de pre construcción o precontractual, las hojas de vida de los profesionales propuestos, son elaboradas por el área de gestión comercial, revisando que los perfiles se ajusten a los requerimientos del Cliente. En la etapa de ejecución, es el profesional de apoyo quien se encarga de elaborar y remitir a la entidad, las hojas de vida del personal que laborará en el proyecto de acuerdo con las exigencias de los Términos de Referencia, y las directrices de la Gerencia Hojas de Vida del Contratista El residente y/o Director de Interventoria deben revisar que las hojas de vida remitidas por el contratista cumplan los perfiles exigidos contractualmente. Una vez aprobadas por la Interventoría, serán remitidas al contratista y al cliente. Elaboración y suscripción de Actas Legales Las actas legales como acta de inicio, acta de prórroga, acta de adición, acta de suspensión, acta de reiniciación, deben ser diligenciadas por el profesional de apoyo y/o residente técnico en el formato de la entidad contratante. Posteriormente serán revisadas por el Subdirector y Director. Finalmente serán aprobadas y firmadas por el Representante Legal. Lo anterior aplica tanto para la Interventoría como para el Contratista.
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Proceso de Control de Documentación La Interventoría debe identificar y planificar la documentación manejada en cada proyecto, asegurando que esta documentación se maneje en condiciones controladas. El control de la documentación se debe realizar a través de los siguientes procedimientos: Procedimiento Elaboración de documentos Procedimiento Control de documentos Procedimiento Control de registros y datos
PD-AQ-02 PD-AQ-03 PD-AQ-04
Con el fin de mantener un registro del estado de inspección de la documentación, es necesario diligenciar el FR-INT-13-18 Control entrega de documentación. Este se hace necesario para los informes, actas de pago. Periódicamente, se debe ingresar a la página de la entidad contratante, con el fin de verificar la vigencia de los formatos que se estén utilizando en desarrollo del proyecto. Informes de Interventoría Contractualmente se encuentran definidas las frecuencias de los informes de interventoria. Es claro, que si el Cliente requiere modificación, esta podrá ser realizada, siempre y cuando el cambio se encuentre dentro del marco del contrato. En el AN-INT-13-03 Contenido informe de interventoria deben quedar plasmados los capítulos y numerales que se desarrollarán en el informe, así como el listado de anexos. La organización conserva una copia magnética de cada informe. El control de estos informes se efectúa en el FR-INT-13-18 Control entrega de documentación, en donde se deja evidencia de la programación para elaboración, edición, revisión, aprobación y entrega de informes. 4.4.3. Componente financiero El componente financiero hace referencia al manejo de los dineros destinados para la ejecución del proyecto. A continuación se presentan las actividades relacionadas con este componente.
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Actividad
Responsable
Elaboración actas financieras
Profesional de Apoyo Director Revisión y aprobación de actas financieras Residente presentadas por el Contratista Director de Interventoria Gerente Director Seguimiento al presupuesto del Contrato de Residente Obra Director de Interventoria
Registro Acta Acta
FR-INT-13-09 Seguimiento Financiero
Director Revisión y aprobación de APU´s de precios Residente no previstos Director de Interventoria
Acta
Control y seguimiento del Plan de Manejo del Anticipo (Contrato de Obra) Seguimiento Plan de Manejo del Anticipo (Contrato de Interventoría)
Informes Comunicación Informes Comunicación
Profesional de Apoyo Personal designado para tal fin Profesional de Apoyo Personal designado para tal fin
FR-INT-13-57 Informe de topografia
Actas Financieras Actas de Pago Interventoría El Profesional de Apoyo, con base en el Contrato de Interventoría, mensualmente y por lo menos cinco (5) días antes del corte mensual, deberá diligenciar el Acta de Pago Mensual de Interventoría y elaborará la factura de cobro, para presentársela al Gerente con el fin de suscribirla y remitirla al Cliente. Actas de Pago Contratista En cuanto a la aprobación de las actas de pago del Contratista, los Inspectores, Topógrafos, Residente(s), deben elaborar, revisar y aprobar las preactas. Una vez aprobada la preacta, el Contratista presenta para revisión de la Interventoría el Acta de Recibo o Pago Parcial de Obra, la cual debe ser revisada por el Residente y/o persona designada para tal fin. La evidencia de dicha revisión y aprobación quedará plasmada en el acta con el Vo. Bo., el cual se entregará junto con el acta firmada por el contratista, al representante legal y/o director de interventoria y/o persona designada para su firma y posterior envío al cliente. Seguimiento Presupuestal
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Al inicio del Contrato y cuando se cuente con los diseños aprobados para construcción, los inspectores, topógrafos, profesional de apoyo y residentes, deberán realizar una revisión a las cantidades de los diseños vs las cantidades del presupuesto oficial, esto con el fin de establecer desde el inicio la existencia de un posible déficit o remanente en el presupuesto. Lo anterior se debe comunicar oportunamente al cliente y tomar decisiones respecto al curso de las obras. Posteriormente, el Director o Residente, debe realizar un seguimiento a la ejecución del presupuesto aprobado por el Cliente mediante el FR-INT-13-09 Seguimiento Financiero. Este seguimiento en lo posible debe ser diario y como mínimo semanal, con el fin de dar aviso a la entidad contratante, y tomar las decisiones respectivas. Revisión y Aprobación de APU´s Si el contrato lo requiere, el Director o el Residente, deberán realizar una revisión a los APU’s presentados por el Contratista para realizar las observaciones pertinentes e identificar claramente las actividades y materiales que incluye cada uno de los ítems contractuales. Estas revisiones quedaran plasmadas en el FR-INT-13-57 Informe de topografia Posteriormente, se pueden presentar ítems no previstos, los cuales podrán ser presentados por el contratista, revisados y/o aprobados por la Interventoría. En este proceso se involucra el profesional de apoyo, quién colaborará en la consecución de cotizaciones de insumos; el residente revisará rendimientos, materiales, cantidades, personal, equipo, transporte de cada ítem y el Director pactará los precios con el contratista antes de remitirlos para aprobación a la Entidad Contratante. Control Anticipo (Obra) y/o Pago Anticipado (Interventoría) Control anticipo (Obra) Si el cliente establece un anticipo para el contrato de obra, el Director o el profesional de Apoyo o el personal designado para tal fin, deberán realizar el seguimiento al buen manejo del mismo de acuerdo con los lineamientos establecidos por el cliente. Control pago anticipado (Interventoría) Si el cliente establece un pago anticipado para el contrato de Interventoría, el profesional de apoyo y/o Director financiero se encargarán de llevar el control de los gastos que se paguen con cargo a esta partida y elaborará el informe periódico de buen manejo del
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anticipo, para remitirlo al cliente bajo las condiciones y requisitos definidos por la entidad contratante. 4.4.4. Componente técnico El componente técnico hace referencia al control, seguimiento y verificación de todas las actividades relacionadas con la construcción de las obras objeto del proyecto, tales como las que se describen a continuación:
Actividad
Responsable
Registro
Verificación obligaciones del contratista
Todo el personal
FR-INT-13-11 contractuales
Inspección general zona de trabajo.
Residente Topógrafo Inspector Director de Interventoria
FR-INT-13-68 Registro fotográfico
Verificación topográfica de la obra.
Topógrafo
Verificación Topográfica Carteras
Revisión de planos
Elaboración y revisión de definitivos y complementarios
Director de Interventoria Residente Topógrafo Inspector Especialista planos Profesional de Apoyo Auxiliar Administrativo
Director de Interventoria Seguimiento, revisión y aprobación de Residente métodos constructivos y materiales. Inspector
Planos AN-AQ-03-04 Listado documentos externos
Compromisos
maestro
de
Planos AN-AQ-03-04 Listado maestro de documentos externos Bitácora FR-INT-13-15 Plan de control de inspección y ensayos FR-INT-13-19 Lista de componentes del sistema electromecánico por mecanismo AN-INT-13-06 Cumplimiento de especificaciones FR-INT-13-20 Revisión espesores y anchos de losa de concreto FR-INT-13-21 Control concreto premezclado FR-INT-13-22 Control mezcla asfáltica FR-INT-13-23 Ficha técnica de intervención para Bacheos, Parcheos y sellos de Fisuras - Campo FR-INT-13-23 A Ficha técnica de Intervención para Bacheos, Parcheos y sellos de Fisuras
Código: PD-AQ-13
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Actividad
Responsable
Residente Inspección, toma de muestra y ensayo de Inspector materiales (laboratorios). Servicio de Laboratorio Análisis de resultados de ensayos, de Residente acuerdo a las especificaciones. Profesional de Apoyo Informe diario Inspección
de
Actividades
de
Inspector
Control diario de personal, maquinaria, Inspector equipo y estado del tiempo. Trámite ante las entidades de servicios Director de Interventoria públicos Residente
Registro FR-INT-13-24 Verificación acabados Losas de concreto FR-INT -13-27 Verificación de transmisión de radiofrecuencia en cada parada FR-INT-13-40 Lista de chequeo espacio publico FR-INT-13-42 Vaciado elementos pre-excavados de concreto FR-INT-13-43 Vaciado estructuras de concreto reforzado FR-INT-13-50 Tensionamiento vigas FR-INT-13-53 Informe de visita urbanizaciones FR-INT-13-54 Apertura de puertas FR-INT-13-56 Recibo de capas de vía FR-INT-13-57 Informe de topografía FR-INT-13-58 Verificación estado de sumideros FR-INT-13-59 Verificación señalización FR-INT-13-60 Informe diario de mantenimiento FR-INT-13-69 Verificación MDR de losas de concreto FR-INT-13-70 Medición de reflectividad señalización horizontal FR-INT-13-71 Medición de reflectividad señalización vertical FR-INT-13-72 Verificación de la implementación de señalización vertical FR-INT-13-15 Plan de control de inspección y ensayos FR-INT-13-03 Control y programación de ensayos de laboratorio AN-INT-13-06 Cumplimiento de especificaciones Sello de liberación FR-INT-13-10 Informe diario de Actividades de Inspección FR-INT-13-04 Control de personal, maquinaria y equipo FR-INT-13-52 Estado del tiempo Comunicación FR-INT-13-47 Inspección cámaras de
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Actividad
Responsable
Cortes de obra mensuales.
Residente Topógrafo Inspector
Medición y revisión de cantidades de obra.
Topógrafo Inspector
Elaboración Informes
Residente Profesional de apoyo
Seguimiento ejecución Programa de Obra
Director Residente Director de Interventoria
Reuniones de seguimiento
Director de Interventoria
Revisión APU´s Elaboración memoria técnica
Director Residente Técnico Director Director Residente
Registro redes secas (Telefónicas y Eléctricas) FR-INT-13-48 Inspección estructuras de redes de acueducto y alcantarillado FR-INT-13-49 Lista de chequeo para trámite y recibo de obras con las ESP’s Actas FR-INT-13-08 Resumen observaciones preacta FR-INT-13-05 Memoria de cálculo Preacta FR-INT-13-05 Memoria de cálculo FR-INT-13-08 Resumen observaciones preacta FR-INT-13-17 Cantidades semanales ejecutadas FR-INT-13-50 Cartilla de figuración Informe AN-INT-13-03 Contenido informe de interventoria FR-INT-13-18 Control entrega de documentación Informe FR-INT-13-07 Control avance de obra Seguimiento metas físicas FR-INT-13-75 Seguimiento Puentes – Viaductos FR-INT-13-76 Control esquemático de avance – estructuras FR-INT-13-77 Control esquemático de avance - movimiento de tierra y estructura de pavimento FR-INT-13-78 Control esquemático de avance - obras de arte FR-INT-13-79 Control de volúmenes de material FR-INT-13-80 Avance diario de túneles FR-INT-13-02 Acta de reunión Comunicación FR-INT-13-25 Revisión contenido memoria técnica del contratista
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Actividad
Responsable
Registro
Director de Interventoria Profesional de apoyo Revisión informe contratista
Residente
FR-INT-13-28 Lista de chequeo – revisión contenido informe del contratista
Control, seguimiento y verificación de las actividades de construcción
-
-
Conjuntamente con el contratista se debe realizar una verificación topográfica de las zonas de los trabajos, previa al inicio de los mismos, dejando registro de las referencias a utilizar en el proyecto e identificando posibles inconsistencias con los diseños suministrados por el cliente. Una vez ratificado el personal de Interventoría y en lo posible con anterioridad al inicio de las obras, el personal debe realizar un recorrido de identificación de las zonas donde se desarrollarán las actividades de construcción.
El seguimiento a la ejecución de las obras se hará a tres niveles (Nivel I Inspector, Nivel II Topografía, Nivel III Residencia y/o Coordinación), con la respectiva supervisión del Director de Interventoría. A continuación se presentan las actividades más importantes que se deben desarrollar a cada nivel: Nivel I Inspector 1. Los Inspectores junto con los topógrafos, son personal netamente de obra, por lo tanto deben realizar recorridos diarios a los sitios donde se adelanten actividades de obra y deben supervisar la correcta ejecución de los trabajos. Es por esto, que los Inspectores deben conocer las normas, especificaciones vigentes y adicionalmente deben contar con un plano de campo que corresponda a la última versión, con el fin de anotar sobre este, los cambios menores necesarios por las condiciones de las obras 2. Cualquier anomalía identificada por el Inspector, debe ser comunicada de manera inmediata al Residente, con el fin de que este lleve a cabo el trámite respectivo. 3. El Inspector debe diligenciar el FR-INT-13-10 Informe diario de actividades de inspección, en el que se debe incluir toda la información concerniente a cada una de las actividades diarias que se desarrollan en la obra.
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4. Diariamente el Inspector debe diligenciar el FR-INT-13-04 Control de Personal, Maquinaria y Equipos, FR-INT-13-52 Estado del tiempo. En cuanto al estado de la Maquinaría, esta debe ser revisada por el Inspector antes de ser puesta en funcionamiento por parte del Contratista. (En caso de contar con Residente SISOMA, este realizará esta revisión). Nivel II Topografía 1. El Topógrafo inicialmente debe identificar los equipos a utilizar en el proyecto, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en PD-AQ-15 Procedimiento Control de Verificación, Calibración y Mantenimiento de Equipos. 2. En la etapa de planeación del proyecto, debe quedar establecido el manejo de las carteras de topografía. En el caso en el que el proyecto esté conformado por frentes y/o tramos, se deberá llevar una cartera por tramo y dependiendo de la complejidad del proyecto, se podrán llevar carteras por áreas (redes húmedas, redes secas, calzada vehicular, espacio público, etc) 3. Es importante que el topógrafo revise niveles y abscisas de cada una de las actividades programadas por el Contratista antes de que este inicie labores. 4. El Topógrafo deberá apoyar al residente en la elaboración de planos de avance semanal o mensual, según lo amerite la obra o lo establezca el cliente. 5. Cualquier anomalía identificada por el Topógrafo, debe ser comunicada de manera inmediata al Residente, con el fin de que este lleve a cabo el trámite respectivo. 6. Los topógrafos deben realizar seguimiento a los equipos topográficos del contratista, por lo cual deben solicitar los certificados de calibración periódicos por cada equipo. Nivel III Residencia y/o Coordinación 1. El residente debe realizar recorridos de obra periódicos a cada uno de los frentes de trabajo con el fin de verificar el avance y la calidad de las obras de construcción. 2. El Director o Residente deberán exigir al Contratista los certificados de calibración de los equipos de topografía, antes de iniciar las obras. Durante el desarrollo de las actividades propias de contrato, se debe hacer seguimiento a los equipos utilizados por el contratista en actividades propias en el desarrollo del proyecto.
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3. Para los equipos utilizados para monitoreo, mediciones ambientales y mediciones en Seguridad industrial y Salud en el trabajo, se deberá, solicitar el certificado de calibración del equipo utilizado para dicha medición y/o ensayo. 4. Para el laboratorio del contratista, el Residente y/o personal designado para tal fin deberá solicitar la acreditación del laboratorio y de no contar con ello deberá solicitar el listado de equipos utilizados para la toma y realización de los ensayos y los respectivos certificados de calibración. Control de calidad de las obras En el proceso de control de calidad de las obras, se realiza inspección y ensayo para garantizar al cliente un producto terminado que cumple a cabalidad con sus necesidades, expectativas y requerimientos, estos lineamientos se encuentran establecidos en el FRINT-13-15 Plan de control de inspección y ensayos. A continuación se analizan los resultados de los ensayos realizados por la Interventoría y/o por el contratista los cuales deben estar de acuerdo a las especificaciones del cliente AN-INT-13-06 Cumplimiento de especificaciones. Si el material cumple con las especificaciones, o está dentro de los márgenes de tolerancia de las normas, es aprobada de lo contrario se rechaza hasta que se cumpla con las especificaciones pertinentes. Esta actividad es realizada con el sello de “revisión control de calidad”. Para la elaboración del FR-INT-13-15 Plan de control de inspección y ensayos se debe tener en cuenta los lineamientos contractuales establecidos, el personal encargado de la elaboración es el Residente y/o personal designado para tal fin. Teniendo en cuenta la dinámica del proyecto se deben realizar los ajustes necesarios al mismo, en el momento que así se requiera. Procedimientos con las Empresas de Servicios Públicos En los proyectos en los que aplique la intervención de redes se deberán seguir los lineamientos establecidos por el cliente. A continuación se describen algunos parámetros a tener en cuenta: -
Solicitar al cliente el nombramiento del delegado de cada ESP.
-
Garantizar que cualquier solicitud impartida por el delegado de la ESP sea por escrito, dejando constancia de las mismas en un acta firmada por las partes o en el libro de obra.
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-
Realizar una visita a terreno para verificar, actualizar el inventario de redes y confirmar el diseño aprobado
-
Informar a la entidad contratante sobre cualquier modificación al proyecto, la cual deberá ser aprobada por la ESP y por el la misma entidad.
-
Informar a la entidad contratante sobre los traslados de redes de las ESP´s que sean necesarios.
-
Elaborar el acta de cruce de cuentas con empresas y enviarla al cliente.
-
Elaborar las Actas de Puesta en Servicio de las Obras.
-
Elaborar el Acta de Recibo de Obra por parte de las Empresas y enviar al cliente
-
Reportar los daños o robos en las redes, al cliente máximo 2 días después de la ocurrencia del mismo.
-
Elaborar el acta de aceptación y reparación de daños o reposición de elementos robados, la cual debe ser firmada por el contratista, interventor, cliente y el delegado de la ESP.
-
Seguimiento al pago de los daños causados a las ESP’s por parte del contratista, e informar al cliente.
-
Revisar los planos récord presentados por el contratista para posterior aprobación de la ESP.
-
Verificar las obras ejecutadas para que sean aceptadas y aprobadas por la ESP FR-INT-13-47 Inspección cámaras de redes secas (Telefónicas y Eléctricas), FR-INT-13-48 Inspección estructuras de redes de acueducto y alcantarillado, FR-INT-13-49 Lista de chequeo para trámite y recibo de obras con las ESP’s.
-
Verificar que el contratista solicite el paz y salvo ante la ESP respectiva.
Reuniones de Seguimiento Son aquellas que se realizan con la periodicidad establecida en la reunión de presentación, en las cuales se tratan los temas de avance de obra, programación, los
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cortes para los respectivos pagos, los inconvenientes técnicos y administrativos surgidos y en general todos aquellos aspectos que puedan afectar el desarrollo normal del contrato. Cada vez que lo amerite se realizan reuniones con los especialistas, bien sea para revisar un documento en especial o para tomar alguna decisión respecto a la ejecución de obra, las conclusiones y tareas pactadas durante la reunión se consignan en el FR-AQ-03-02 Acta de Reunión y/o Acta de reunión del cliente, copia de la cual se le entrega a cada uno de los participantes una vez terminada la reunión. Los compromisos no cumplidos se deben acumular para la siguiente reunión, si pasados tres comités no se ha cumplido algún compromiso, se debe remitir comunicado imponiendo una fecha perentoria para el cumplimiento de dicho compromiso si es por parte del contratista. Si el incumplimiento es por parte de la Entidad Contratante, solo se enviará el oficio solicitando el cumplimiento de dicho compromiso. Las decisiones tomadas en los comités y los compromisos que a criterio del Director lo ameriten, deberán ser ratificados mediante comunicación escrita emitida el mismo día del comité o a más tardar al día siguiente. Es obligatorio que el Director de Interventoría y el personal que interviene en el proyecto, se reúnan con al menos una hora de anticipación, con el fin de preparar la reunión bien sea con los especialistas de Interventoría, con el cliente, con el contratista o con cualquier otro ente externo. Control Suministros En los casos donde el cliente suministre materiales para la ejecución del proyecto, se deberá elaborar un informe antes del inicio del suministro que incluya los siguientes temas: -
Definir los responsables de verificar el estado del suministro. Cronograma para el suministro de acuerdo a la programación de obra. Localización de los centros de acopio y su verificación por lote. Solicitar protocolos de ensayo por lote recibido de fabricación.
De cualquier manera se debe llevar un control estricto de las cantidades y de la calidad de los materiales suministrados.
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4.4.5. Componente de tránsito Actividad
Responsable
Registro
Verificación de señal
Todo el personal
Bitácora FR-INT-13-29 Lista de chequeo del plan de manejo de Transito y desvíos
Verificación obligaciones del contratista
Todo el personal
FR-INT-13-11 contractuales
Autorización de bacheos, parcheos.
Residente
Bitácora FR-AQ-03-02 Acta de reunión
Verificación PMT aprobados
Residente
FR-INT-13-30 implementación de PMT
Pruebas y ensayos
Residente
Revisión informe contratista
Residente
Verificación implementación PMT
Inspector Residente Especialista Director Interventoria
Elaboración de Informes
Residente
Reuniones de seguimiento
Director Interventoria
Compromisos
FR-INT-13-70 Medición de reflectividad señalización horizontal FR-INT-13-71 Medición de reflectividad señalización vertical FR-INT-13-72 Verificación de la implementación de señalización vertical FR-INT-13-28 Lista de chequeo – revisión contenido informe del contratista Bitácora FR-INT-13-30 Verificación implementación de PMT FR-INT-13-31 Verificación recursos de implementación Plan de manejo de Tránsito y Desvíos Informe AN-INT-13-03 Contenido informe de interventoria FR-INT-13-18 Control entrega de documentación de FR-INT-13-02 Acta de reunión
4.4.6. Componente SISOMA Actividad
Verificación
Responsable
Registro
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Actividad
Responsable
Elaboración Informes
Director Residente
Verificación obligaciones del contratista
Todo el personal
Supervisión y seguimiento de la ejecución de Director tratamientos silviculturales e implementación Residente del Diseño Paisajístico.
Reuniones de seguimiento Listas de chequeo de la entidad contratante
Revisión informe contratista
Director Residente Director Residente Inspector Residente
Registro Informe AN-INT-13-03 Contenido informe de interventoria FR-INT-13-18 Control entrega de documentación FR-INT-13-11 Compromisos contractuales FR-INT-13-16 Control de actividades SISOMA FR-INT-13-32 Control avifauna FR-INT-13-33 Registro Mantenimiento arbóreo FR-INT-13-34 Control árboles plantados FR-INT-13-35 Control arboles podados FR-INT-13-36 Control árboles talados FR-INT-13-37 Control retiro y/o colocación césped FR-INT-13-38 Control prevención daños a especies arbóreas FR-INT-13-39 Bloqueo y traslado de arboles FR-INT-03-02 Acta de reunión Listas de chequeo de la entidad contratante (cuando aplique) FR-INT-13-28 Lista de chequeo – revisión contenido informe del contratista
4.4.7. Componente social Actividad Control de actividades de divulgación
Control de actas de vecindad Seguimiento actividades
Responsable Residente Social Asistente Social Auxiliar Social Residente Social Asistente Social Auxiliar Social Residente Social Asistente Social
Registro Formato del cliente
Formato del cliente o lista de chequeo FR-INT-13-44 satélite
Verificación
puntos
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Actividad
Responsable Auxiliar Social
Revisión informe contratista
Residente
Elaboración Informes
Residente social
Verificación obligaciones del contratista
Residente social
Listas de chequeo de la entidad contratante Reuniones de seguimiento
Director Residente Inspector Director Residente
Registro FR-INT-13-46 Verificación equipamiento punto de atención al ciudadano FR-INT-13-73 Seguimiento a la implementación del plan de compensaciones socioeconómicas FR-INT-13-74 Seguimiento a las actividades de gestión social FR-INT-13-28 Lista de chequeo – revisión contenido informe del contratista Informe AN-INT-13-03 Contenido informe de interventoria FR-INT-13-18 Control entrega de documentación Compromisos contractuales FR-INT13-11 FR-INT-13-45 Conciliación actividades Listas de chequeo de la entidad contratante FR-INT-03-02 Acta de reunión
Reconocimiento de los límites de intervención del contrato Conjuntamente el área social y topografía se reúnen para verificar los límites de intervención del proyecto en campo, lo cual permite definir localidad, barrios, UPZ, predios, organizaciones comunitarias, y entidades educativas, es decir, una visión general de la población ubicada en el área de influencia directa e indirecta del contrato. Recolección de información de líderes comunitarios Generalmente en la documentación entregada para la entidad y dependiendo de la etapa del proyecto (Estudios y diseños, Preconstrucción, Construcción, Mantenimiento), existe o no información acerca de los líderes comunitarios, Juntas de Acción Comunal, Juntas Administradoras Locales, Organizaciones no gubernamentales y gubernamentales. Si existe información se debe complementar y verificar o actualizar, si no existe se debe gestionar en las alcaldías locales parte
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de la información o en contactos realizados por el profesional social del Contratista en su trabajo diario de campo. Disposición del punto de atención al ciudadano Definir conjuntamente con el Contratista el lugar para la atención al ciudadano; los mecanismos de comunicación y divulgación hacia la comunidad, la dotación mínima del lugar y el procedimiento para la adecuada atención de las solicitudes de la comunidad teniendo en cuenta lo establecido contractualmente 4.5. Terminación del servicio de Interventoría Para este caso, se deben realizar las actas de terminación y liquidación del contrato de estudios y diseños dentro de los plazos contractuales. 4.6. Evaluación del proyecto Cada tres (3) meses a partir de la fecha del acta de iniciación del contrato de Interventoría se deben realizar evaluaciones de Satisfacción del Cliente de acuerdo al FR-INT-13-26 Evaluación de satisfacción del cliente, una vez se cuente con los resultados de la encuesta, la Dirección QHSE realiza la retroalimentación con el cliente. Lo anterior, con el fin de establecer planes de acción encaminados al mejoramiento continúo de la organización. Esta actividad, se realiza previa autorización de la Gerencia. Una vez se liquide el contrato, el Director y el personal que se encuentra en el proyecto, debe hacer una evaluación del proceso de Interventoría FR-INT-13-01 Evaluación proceso de Interventoría. En esta evaluación se deben detectar las situaciones que pueden generar fallas potenciales en los futuros proyectos y se deben incluir recomendaciones. 4.7. Auditorías internas y/o seguimiento interno Con el objeto de realizar un servicio conforme de Interventoría, y buscando siempre la satisfacción del cliente, se programan auditorías internas al proyecto de acuerdo con lo establecido en los documentos contractuales. Si no se encuentra establecido, se realizará de acuerdo con lo establecido en el procedimiento PD-AQ-06 Auditorías Internas. Adicionalmente, se programan reuniones periódicas con la Gerencia, con el fin de informar el avance del contrato de obra, las actividades realizadas, los inconvenientes
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presentados y las novedades más relevantes. En esta reunión se toman decisiones y se pactan compromisos, los cuales quedan consignados en el FR-AQ-03-02 Acta de Reunión. 4.8 Producto No conforme En el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad se debe determinar el tratamiento del producto no conforme, según lo dispuestos en el PD-AQ-08 Producto No Conforme.
4.9. Acciones correctivas y preventivas Una vez identificado un producto no conforme se debe seguir el procedimiento establecido en el PD-AQ-07 Acciones correctivas y preventivas. 4.10. Informes de gestión Según programación enviada por el Director QHSE, el Director de Interventoría presenta el FR-INT-13-14 Informe de Gestión Interventoría en el cual se tendrán como parámetros:
Satisfacción del Cliente. Cumplimiento de especificaciones (AN-INT-13-06 Cumplimiento especificaciones) Cumplimiento de compromisos Contractuales. Cumplimiento entrega de informes Quejas presentadas y No conformidades. Cumplimiento del programa de calibración y/o verificación de los equipos Costos de No Calidad Nivel de cumplimiento del programa ambiental de energía Nivel de cumplimiento del programa ambiental de agua Residuos reciclables generados Residuos especiales dispuestos adecuadamente
de
En el informe de Gestión se debe plasmar la información del contratista y la gestión de la interventoria, para lo cual en el control financiero es la información concerniente al contratista. Con respecto al “Incumplimiento en la programación de obra” se describen los atrasos que presenta el contratista con respecto a la programación de obra
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presentada y aprobada por la interventoria. A cada actividad que se considere se le debe realizar la justificación y/o gestión realizada por la Interventoria. En el control de calidad a los materiales, se debe especificar de forma general cuales son los controles que se realizan y en el caso de incumplimiento, cual fue la medida tomada por la Interventoria. Los inconvenientes presentados durante la ejecución del contrato, son los que se presentan por parte del contratista y/o entidad contratante y/o partes interesadas. Sobre la base del Informe de Gestión se deben registrar las no conformidades (reales y potenciales) identificadas de acuerdo a las actividades ejecutadas, definir y dar tratamiento para lograr el mejoramiento de los índices de gestión. Aplicar el procedimiento PD-AQ-07 Acciones correctivas y preventivas. Las tareas y conclusiones, corresponden a las actividades resultantes de las No conformidades y/o Acciones preventivas. Las acciones cerradas en el periodo corresponden a las No conformidades y/o Acciones preventivas, que se cerraron durante el periodo evaluado. Las acciones pendientes por cerrar son No conformidades y/o Acciones preventivas que a la fecha de la entrega del informe de gestión, no se encontraban cerradas. Los anexos contemplados en el informe de gestión no necesariamente aplican todos los periodos evaluados. Por cada indicador se debe realizar una calificación, según la MT-AQ-01-06 Matriz de Eficacia. Mensualmente se debe describir el análisis de tendencias por cada uno de los indicadores que apliquen al proyecto.
5. ANEXOS AN-INT-13-03 AN-INT-13-06 FR-INT-13-01 FR-INT-13-02 FR-INT-13-03 FR-INT-13-04 FR-INT-13-05 FR-INT-13-07
Contenido informe de interventoria Cumplimiento de Especificaciones Evaluación Proceso de Interventoría Acta de reunión inicial Control y programación de ensayos de laboratorio Control de Personal, Maquinaria y Equipo Memoria de Cálculo Control Avance de Obra
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FR-INT-13-08 Resumen Observaciones Preacta FR-INT-13-09 Seguimiento Financiero FR-INT-13-10 Informe diario de actividades de inspección FR-INT-13-11 Compromisos Contractuales FR-INT-13-12 Seguimiento meta fisica FR-INT-13-14 Informe de Gestión Interventoría FR-INT-13-15 Plan de Control de Inspección y Ensayos FR-INT-13-16 Control de actividades SISOMA FR-INT-13-17 Cantidades semanales ejecutadas FR-INT-13-18 Control entrega de documentación FR-INT-13-19 Lista de componentes del sistema electromecanico por mecanismo FR-INT-13-20 Revisión espesores y anchos de losa de concreto FR-INT-13-21 Control concreto premezclado FR-INT-13-22 Control Mezcla Asfáltica FR-INT-13-23 Ficha técnica de intervención para Bacheos, Parcheos y sellos de Fisuras - Campo FR-INT-13-23 A Ficha técnica de Intervención para Bacheos, Parcheos y sellos de Fisuras FR-INT-13-24 Verificación acabados Losas de concreto FR-INT-13-25 Revisión contenido memoria técnica del contratista FR-INT -13-26 Evaluación de satisfacción del cliente FR-INT-13-27 Verificación de transmisión de radiofrecuencia en cada parada FR-INT-13-28 Lista de chequeo - revisión contenido informe del contratista FR-INT-13-29 Lista de chequeo del plan de manejo de Transito y desvíos FR-INT-13-30 Verificación implementación de PMT FR-INT-13-31 Verificación recursos implementación Plan de manejo de Tránsito y Desvíos FR-INT-13-32 Control avifauna FR-INT-13-33 Registro Mantenimiento arbóreo FR-INT-13-34 Control árboles plantados FR-INT-13-35 Control arboles podados FR-INT-13-36 Control árboles talados FR-INT-13-37 Control retiro y/o colocación césped FR-INT-13-38 Control prevención daños a especies arbóreas FR-INT-13-39 Bloqueo y traslado de arboles FR-INT-13-40 Lista de chequeo espacio publico FR-INT-13-42 Vaciado elementos pre-excavados de concreto FR-INT-13-43 Vaciado estructuras de concreto reforzado FR-INT-13-44 Verificación puntos satélite FR-INT-13-45 Conciliación actividades
Código: PD-AQ-13 Versión:05 Fecha: 25 – Sep. -2013
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FR-INT-13-46 Verificación equipamiento punto de atención al ciudadano FR-INT-13-47 Inspección cámaras de redes secas (Telefónicas y Eléctricas) FR-INT-13-48 Inspección estructuras de redes de acueducto y alcantarillado FR-INT-13-49 Lista de chequeo para tramite y recibo de Obras con las ESP's FR-INT-13-50 Cartilla de figuración FR-INT-13-51 Tensionamiento vigas FR-INT-13-52 Estado del tiempo FR-INT-13-53 Informe de visita urbanizaciones FR-INT-13-54 Apertura de puertas FR-INT-13-55 Verificación de información de la carpeta predial FR-INT-13-56 Recibo de capas de vía FR-INT-13-57 Informe de topografía FR-INT-13-58 Verificación estado de sumideros FR-INT-13-59 Verificación señalización FR-INT-13-60 Informe diario de mantenimiento FR-INT-13-61 Verificación soportes orden de operación bancaria FR-INT-13-68 Registro fotográfico FR-INT-13-69 Verificación MDR de losas de concreto FR-INT-13-70 Medición de reflectividad señalización horizontal FR-INT-13-71 Medición de reflectividad señalización vertical FR-INT-13-72 Verificación de la implementación de señalización vertical FR-INT-13-73 Seguimiento a la implementación del plan de compensaciones socioeconómicas FR-INT-13-74 Seguimiento a las actividades de gestión social FR-INT-13-75 Seguimiento Puentes - Viaductos FR-INT-13-76 Control esquemático de avance - estructuras FR-INT-13-77 Control esquemático de avance - movimiento de tierra y estructura de pavimento FR-INT-13-78 Control esquemático de avance - obras de arte FR-INT-13-79 Control de volúmenes de material FR-INT-13-80 Avance diario de túneles MT-AQ-01-06 Matriz de Eficacia FR-AQ-03-02 Acta de reunión AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos