Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 1 de 16
1. OBJETO Establecer un procedimiento para ejercer el control de las actividades propias del servicio de Interventoría técnica, administrativa, ambiental, social y/o financiera a los estudios y diseños. 2. ALCANCE Comprende la planificación, organización del equipo de trabajo, controles técnicos, administrativos, ambientales, sociales y/o financieros, y la entrega al cliente de la información requerida durante la ejecución del servicio de Interventoría de los estudios y diseños. En los casos en los que el cliente cuente con sus propios formatos, estos primarán sobre los formatos del sistema de Gestión Integral de MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Consultor: Persona natural o jurídica a quién se le ha adjudicado un contrato de consultoría. E.S.P.: Empresas de Servicios Públicos. Plazo de ejecución: Término que se fija para la ejecución del objeto contractual, comprendido entre la fecha de iniciación y la fecha en que se vence el término pactado para la ejecución del contrato. Trabajo de campo: Toda actividad relacionada con la recopilación de información en terreno. SISO: Seguridad Industrial y Salud Ocupacional 4. DESCRIPCION 4.1. ELEMENTOS BASICOS DE PERSONAL En los contratos de Interventoría de Estudios y Diseños se debe contar como mínimo con el personal requerido por la entidad contratante, a menos que las disposiciones del contrato y las condiciones físicas del trabajo determinen algo diferente. Las interrelaciones y responsabilidades del personal se encuentran en el Organigrama del proyecto establecido en el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad, igualmente en el MF-RH-12-
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 2 de 16
No, Manual de Funciones y perfil de cargo se encuentran consignadas las funciones, responsabilidades, perfil de cargo entre otros de los cargos anteriormente mencionados. Una vez revisados los Términos de Referencia del contrato de Interventoría el Director de Interventoría procederá a solicitar al departamento de compras los especialistas requeridos. Cuando se cuente con el equipo de especialistas, se realizará una reunión con el Gerente General, Gerente Técnico, Director de Interventoria, Coordinador QHSE, Profesional de Apoyo y los Especialistas para establecer los compromisos de cada especialista. Previo a esta reunión general el profesional de apoyo y/o el personal designado, debe distribuir copia de los documentos contractuales a cada especialista. 4.2 ELEMENTOS BASICOS DE EQUIPO Se debe realizar la identificación del equipo mínimo necesario para la prestación del servicio de Interventoría conforme, según el Plan de Calidad, las Propuestas y los Términos de Referencia y debe ser solicitado a la Gerencia con los demás recursos necesarios en la reunión de inicio FR-INT-13-02 Acta de Reunión Inicial. 4.3 PLANIFICACION DE LA INTERVENTORIA DEL DISEÑO 4.3.1 La Gerencia ratifica el equipo de trabajo propuesto de acuerdo con la disponibilidad de éstos o los reemplaza, en concordancia con PD-AQ-11 Compras y PD-AQ-12 Recursos Humanos, referente a la contratación de personal. El Director de Interventoria desarrolla el Organigrama del proyecto, establecido en el PD-AQ-05-No. Plan de Calidad. 4.3.2 El Director, residente, coordinador y el profesional de apoyo son los encargados de elaborar, revisar y modificar el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad, siguiendo los lineamientos estipulados en los términos de referencia, el contrato y PD-AQ-05 Elaboración plan de calidad. Dentro de este plan de calidad se deben incluir FR-INT-1311 Compromisos contractuales los cuales deben ser elaborados por el Residente y el profesional de apoyo de acuerdo con los documentos del contrato, y deben ser revisados por el Director de Interventoría. Igualmente, hace parte integral del plan de calidad el FRINT-13-15 Plan de Control de Inspección y Ensayos, en los casos que aplique. Es responsabilidad del Director de Interventoría y del Profesional de Apoyo brindar a los Especialistas, Inspectores y demás personal que corresponda los documentos contractuales pertinentes a cada cargo.
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 3 de 16
Cada especialista debe elaborar una lista de chequeo para verificar el cumplimiento de los requisitos contractuales plasmados en los Términos de Referencia del contrato de Consultoría y en la normatividad vigente de cada uno de los productos de estudios y diseños que deberá entregar el Consultor, una vez elaborado, el especialista deberá registrar su verificación en FR-DIS-14-08 Verificación y revisión de diseños. Esta actividad se realiza, según instrucciones del Director de Interventoria. La entrega del PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad debe elaborarse previo al inicio del contrato, o de acuerdo con lo solicitado en los Términos de referencia, para iniciar su etapa de revisión y aprobación. 4.3.3 Una vez aprobado por la Gerencia el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad, el Director de Interventoría debe efectuar una reunión inicial interna, con todo el personal involucrado en el proyecto, para dar a conocer el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad a cada uno de los integrantes del proyecto de acuerdo a la asignación de responsabilidades. En esta reunión se consignan los insumos requeridos por cada miembro del equipo FR-INT-13-02 Acta de Reunión Inicial, y el Director de Interventoría tendrá la responsabilidad de solicitar a la Gerencia General, los recursos necesarios para realizar los trabajos. Mediante FR-MAB-02-02 Memorando, correo electrónico, llamada telefónica y/o copia de FR-INT-13-02 Acta de Reunión Inicial, se informará al Analista Administrativo de los recursos necesarios y sus características, con el fin de que el inicie la búsqueda de dichos recursos, igualmente se debe dar total cumplimiento a PD-AQ-11 Compras 4.3.4 Como información inherente al proyecto se encuentran los documentos suministrados por la entidad, y los que se encuentran referenciados en los términos de referencia y/o pliego de condiciones; esta información se encuentra descrita en el PQ-AQ05-No. Plan de Calidad, su revisión está a cargo del Director de Interventoría y del profesional de apoyo, este último será el encargado de realizar el registro de dichos documentos en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos; en caso de existir alguna inconformidad con algún documento se debe informar inmediatamente al cliente mediante comunicación escrita en donde quede registrado el resultado de la verificación. Sin embargo, durante el desarrollo del proyecto todo documento externo que no sea un producto de los estudios y diseños será registrado en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos. El Director de Interventoría enviará al Consultor la documentación requerida para la ejecución del proyecto, una vez esté aprobada por el cliente y revisada por la Interventoría.
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 4 de 16
Los documentos se deben archivar en la oficina de MAB INGENIERIA DE VALOR S.A., en caso de que algún miembro del equipo de trabajo de la Interventoría necesite un documento para retirarlo de la oficina, debe ser solicitado al Profesional de Apoyo dejando registro en FR-AQ-03-05 Control de Documentos prestados, quedando éste bajo su responsabilidad; una vez devuelto el documento, el Profesional de Apoyo registra la debida devolución del documento. 4.3.5 Para la debida ejecución de las actividades se debe realizar seguimiento a FR-INT13-11 Compromisos contractuales, con el fin de identificar las tareas del consultor, de la interventoría y del cliente. Dentro de FR-INT-13-11 Compromisos contractuales la organización tiene la responsabilidad de revisar informes suministrados por el Consultor, por lo cual en el FRDIS-14-08 Verificación y revisión de diseño se registra una lista de chequeo para la revisión sistemática del contenido esperado.
4.4 EJECUCION DE LA INTERVENTORÍA DEL DISEÑO A continuación se presenta una descripción de cada uno de los componentes de la Interventoria de diseño: 4.4.1 Control de Documentación La Interventoría debe identificar y planificar la documentación manejada en cada proyecto que afecte directamente el proyecto, asegurando que esta documentación se maneje en condiciones controladas. El control de la documentación se debe realizar a través de los procedimientos del Manual de Gestión Integral: Elaboración de documentos Control de documentos Manejo de documentos y registros
PD-AQ-02 PD-AQ-03 PD-AQ-04
Con el fin de mantener un registro del estado de Inspección de la Documentación, el profesional de apoyo diligencia el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros, el cual debe estar en permanente actualización.
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 5 de 16
4.4.2 Control de Equipo El control de equipo se debe realizar de la siguiente manera: Equipo de Interventoría En el control del servicio de Interventoría, se debe realizar un listado de las medidas y exactitud que requiere el proyecto y de esta forma definir el tipo de equipos a utilizar en el mismo el cual queda registrado en el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad. En el caso de no contar con los equipos requeridos éstos son contratados con un particular, sin embargo en cualquiera de los casos se debe exigir el certificado de calibración y la verificación periódica de los equipos. Todo lo anterior debe ajustarse al procedimiento PD-AQ-15 Control de calibración y mantenimiento de equipos. Equipo del Consultor Al inicio del contrato se identificará el listado del equipo mínimo para el desarrollo de los estudios y diseños de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia del contrato de Consultoría. Se solicitarán los certificados de calibración de los equipos de topografía, de laboratorios y todos aquellos que utilizará el Consultor en el desarrollo del contrato. Se dejará constancia de esta verificación mediante comunicación y/o acta de reunión de seguimiento al contrato. 4.4.3 Control del desarrollo de los Estudios y Diseños. El control del desarrollo de los estudios y diseños se realizará a través del cumplimiento de la documentación exigida contractualmente, descrita en el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad: Actividades Preliminares a. Conjuntamente con el Consultor se debe realizar una visita al sitio objeto de los estudios y diseños, dejando un registro fotográfico de esta visita y se levantará un acta en formato de la entidad contratante o en FR-DIS-14-10 Verificación de Actividades de Campo b. Se debe hacer un seguimiento a cada una de las actividades del proyecto descritas en el FR-INT-13-11 Compromisos contractuales, previos a la iniciación de los trabajos, con el fin de aprobar los documentos y/o actividades y dar inicio al proyecto (Acta de inicio).
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 6 de 16
c. Si los Términos de Referencia del contrato de Consultoría lo solicitan, la Interventoría revisará los documentos preliminares del Consultor, tales como son las hojas de vida del equipo del Consultor, el enfoque y metodología de la Consultoría, el plan de acción social, la metodología ambiental para la Consultoría, la metodología para el estudio de tránsito y transporte, el programa de trabajo y los demás que se requieran. Estos documentos serán revisados por el Director de Interventoría, en los casos que sea necesario, se enviarán estos documentos a los especialistas para que emitan su concepto. Una vez revisados, si se presentan observaciones serán entregados al Consultor mediante comunicación escrita para su reproceso. Si por el contrario son aprobados, estos documentos se enviarán a la entidad contratante. d. En caso de haber realizado requerimientos al Consultor de manera repetitiva (3 o más veces) sin que éste haya respondido, el Director de Interventoría informará inmediatamente a la Entidad Contratante, mediante comunicación escrita.
Supervisión Trabajo de Campo del Consultor Una vez el Director de Interventoría identifique los trabajos de campo que realizará el Consultor, se le solicitará un programa de ejecución de dichas labores con el fin de realizar la verificación correspondiente. Entre otros se identifican los siguientes trabajos de campo y el tipo de verificación que se debe realizar, a menos que los términos y documentos contractuales indiquen una metodología diferente: TRABAJO DE CAMPO
VERIFICACIÓN POR PARTE DE LA INTERVENTORÍA
Topografía
1. El topógrafo de la Interventoría revisará el procedimiento que lleva el Consultor en campo y realizará las observaciones pertinentes FR-DIS-14-10 Verificación de actividades de campo, las cuales serán informados por el Director de Interventoría mediante comunicación y/o reunión de seguimiento técnico. Una vez terminado el levantamiento topográfico por parte del Consultor y remitido el documento del estudio topográfico, la Comisión de Topografía revisará los cálculos en la cartera y chequeará en campo algunos puntos escogidos aleatoriamente. El resultado de esta verificación se debe consignar en la cartera y será transmitida al Consultor mediante comunicación escrita y/o reunión de seguimiento
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 7 de 16
técnico. De esta verificación se dejará registro fotográfico y cartera topográfica. Con el plano de redes existentes, el Inspector realizará una verificación aleatoria de la ubicación y el estado de algunas cajas, cámaras y/o pozos de inspección de cada una de las redes, entre Inventario de redes otras: acueducto, alcantarillado, alumbrado público, gas natural, existentes telecomunicaciones, etc. Se deberá dejar registro de esta actividad en FR-DIS-14-10 Verificación de actividades de campo. El Inspector realizará acompañamiento al Consultor uno de los Inspección de pozos, días programados para esta actividad, dejando registro fotográfico tubería de acueducto de la misma y una descripción en FR-DIS-14-10 Verificación de y alcantarillado actividades de campo. El Inspector realizará acompañamiento al Consultor uno de los Perforaciones y otro días programados para esta actividad, dejando registro fotográfico tipo de extracción de de la misma y una descripción en FR-DIS-14-10 Verificación de muestras de suelo actividades de campo. Teniendo la programación de dichos aforos, el Director y/o el Inspector escogerán un día para realizar la verificación de la ejecución de acuerdo con la metodología presentada por el Aforos de tráfico Consultor, aprobada por la Interventoría y la Secretaría de Tránsito. De esta verificación se dejará registro fotográfico y una descripción en FR-DIS-14-10 Verificación de actividades de campo. El Residente Forestal realizará la verificación del inventario forestal en campo, una vez cuente con las fichas técnicas del inventario. Inventario Forestal Las respectivas observaciones se transmitirán al Consultor o a la Entidad contratante según sea el caso. Recepción de productos resultados de los Estudios y Diseños El Control de los productos entregados por el Consultor se llevará en FR-DIS-14-08 Verificación y revisión de diseños, en el cual se diligenciará la siguiente información de acuerdo con los diferentes pasos que se deben seguir hasta la radicación del documento aprobado por las entidades involucradas en la entidad contratante (en cada una de las Gestiones Técnica, Ambiental, SISO y Social): Se debe especificar a qué área corresponde el informe a revisar (topografía, estructuras, urbanismo, vías entre otras).
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 8 de 16
La versión corresponde a todos los cambios generados por parte del consultor. Se debe realizar seguimiento a cada producto entregado, asignándole un número de versión que inicia en 1 en orden ascendente. El producto corresponde a los entregables descritos en los términos de referencia y/o programa de obra. En la descripción se establecen los criterios que se encuentran descritos en los términos de referencia, esta actividad es responsabilidad del Profesional de Apoyo y/o Especialista según área. En las columnas de aplica definir si el criterio a evaluar se encuentra dentro del periodo evaluado y en la columna de cumple, definir si el criterio a evaluar se encuentra de acuerdo a los lineamientos establecidos contractualmente. En los casos que no se cumpla, SIEMPRE se debe diligenciar la casilla de observaciones con el fin de identificar claramente el incumplimiento por parte del Consultor. Estas observaciones deben trasmitirse al consultor mediante comunicado con el fin de ser subsanadas en el menor tiempo posible. Igualmente, se debe realizar con la casilla de Aprobado. Reuniones de Seguimiento Son aquellas que se realizan con la periodicidad establecida en la reunión de presentación, en las cuales se tratan los temas de avance de estudios y diseños, programación, los cortes para los respectivos pagos, los inconvenientes técnicos y administrativos surgidos y en general todos aquellos aspectos que puedan afectar el desarrollo normal del contrato. Cada vez que lo amerite se realizan reuniones con los especialistas, bien sea para revisar un documento en especial o para tomar alguna decisión respecto a los estudios y diseños, las conclusiones y tareas pactadas durante la reunión se consignan en el FR-AQ-03-02 Acta de Reunión, copia de la cual se le entrega a cada uno de los participantes una vez terminada la reunión. Las reuniones con los especialistas del Consultor, son programadas por la Interventoría, bien sea por el Director o el Profesional de Apoyo, en lo posible deben realizarse en las oficinas de MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. y siempre se debe levantar un acta con los temas tratados en dicha reunión. Las conclusiones serán ratificadas mediante comunicación del Director de Interventoría. Los compromisos no cumplidos se deben acumular para la siguiente reunión, si pasados tres comités no se ha cumplido algún compromiso, se debe remitir comunicado imponiendo una fecha perentoria para el cumplimiento de dicho compromiso si es por
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 9 de 16
parte del Consultor. Si el incumplimiento es por parte de la Entidad Contratante, solo se enviará el oficio solicitando el cumplimiento de dicho compromiso. Las decisiones tomadas en los comités y los compromisos que a criterio del Director lo ameriten, deberán ser ratificados mediante comunicación escrita emitida el mismo día del comité o a más tardar al día siguiente. Es obligatorio que el Director de Interventoría y el personal que interviene en el proyecto, se reúnan con al menos una hora de anticipación, con el fin de preparar la reunión bien sea con los especialistas de Interventoría, con el cliente, con el Consultor o con cualquier otro ente externo. Procedimiento ante entidades involucradas en la aprobación de los productos de la Consultoría a. Es necesario involucrar a las entidades encargadas de la aprobación de los diseños, tales como las ESPs y entidades distritales en el desarrollo de los contratos de Consultoría con el fin de agilizar la aprobación, para tal fin, la Interventoría desde el inicio del contrato debe solicitar a la entidad contratante, contactar a los delegados de cada una de estas entidades y realizar al menos una reunión con estos delegados para presentar el proyecto. b. Dependiendo del orden del día para las reuniones de seguimiento, se citará a los delegados de las entidades a participar en dichos comités. c. El Consultor debe solicitar a la entidad contratante, a través de la Interventoría, copia de los convenios inter-administrativos vigentes con las Empresas de Servicios Públicos. d. Garantizar que cualquier solicitud impartida por el delegado de la ESP sea por escrito, dejando constancia en actas de seguimiento firmada por las partes o bien en una comunicación remitida por el mismo. e. En los casos en los que aplique, notificar al Coordinador de la entidad contratante la inasistencia del delegado de la ESP a los comités de estudios y diseños. f. Revisar y remitir para aprobación la documentación necesaria para la ejecución del proyecto. Seguimiento Gestión Ambiental, SISO y Social
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 10 de 16
Con el fin de verificar la gestión ambiental, SISO y Social del Consultor, la Interventoría deberá tener en cuenta como mínimo las siguientes actividades además de las especificadas en los documentos contractuales: a. Los especialistas requeridos contractualmente (ambiental, forestal, SISO, social etc), deben revisar la coherencia y concordancia de los apéndices, capítulos o secciones (ambientales, SISO y sociales), con los documentos entregados por el consultor. En el caso, de presentarse dudas o inconsistencias, el Director de Interventoria debe solicitar aclaración al consultor y/o entidad contratante b. Se debe hacer un seguimiento mensual a cada una de las actividades del proyecto descritas en el FR-INT-13-11 Compromisos contractuales, con el fin de identificar las responsabilidades por parte del consultor y/o interventor y/o cliente. c. Los especialistas deben realizar las visitas a la zona del proyecto que consideren necesarias o las que sean solicitadas por el Director de Interventoría, para familiarizarse con el entorno y sus elementos, determinantes en los diseños solicitados. d. Los especialistas deben acudir a todas las reuniones establecidas contractualmente, así como las reuniones adicionales acordadas entre las partes interesadas. Adicionalmente, se debe asistir a las reuniones internas que programe la organización dejando los temas tratados y los compromisos pactados en el FRAQ-03-02 Acta de Reunión. Se deben elaborar los informes solicitados por la Entidad, cumpliendo con un contenido mínimo en concordancia con lo establecido en los documentos contractuales. Para cumplir con todos y cada uno de estos requisitos, se debe elaborar un listado inicial de los mismos entre el Director de Interventoria, profesional de apoyo y plasmarlos en el AN-INT-13-03 Contenido Informe de Interventoria. Una vez elaborado el informe, es revisado por el Director de Interventoría y aprobado para su envío a la entidad contratante por el Gerente y/o Gerente Técnico, lo cual se ve reflejado en la hoja de aprobación del documento. (Antes de entregar el informe a la entidad contratante, pero ya aprobado, se escanea la totalidad del mismo, quedando una copia digital del documento en la organización). El control de estos informes se efectúa con el formato FR-INT-13-18 Control entrega de documentación, el cual se almacena en el AZ del contrato, y es diligenciado por el profesional de apoyo y revisado periódicamente por el Director de Interventoría. Este registro se debe elaborar de acuerdo a la
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 11 de 16
periodicidad de la entrega de los informes (mensuales, semanales, quincenales entre otros). e. Los productos que deban ser revisados por los especialistas, deben ajustarse a los plazos establecidos en los documentos contractuales. Todos los conceptos deben ser escritos, firmados por cada especialista y comunicados al Director de Interventoría, con el fin de ser remitidos a la entidad contratante y/o al consultor. Cuando existan ajustes y observaciones por parte del Cliente, la Interventoría deberá solicitar las debidas correcciones al Consultor. f. Los profesionales al igual que los especialistas deberán elaborar y diligenciar una lista de chequeo la cual deberá realizarse en el FR-DIS-14-08 Verificación y revisión de diseños. Al finalizar la revisión del producto, y si el especialista lo considera, se realiza la aprobación del mismo dejando evidencia en el FR-DIS-1408 Verificación y revisión de diseños. El Director de Interventoria, envía comunicado al consultor notificando su aprobación e informa a la entidad contratante. A continuación se presenta un breve resumen de las actividades a realizar además de las especificadas en los Términos de Referencia del contrato de Interventoría y su responsable: Actividad
Responsable
Visita por parte del equipo completo de Interventoría a la Director zona objeto de los estudios y Interventoria diseños Verificación trabajos de campo del Consultor
Verificación Consultor
actividades
del
Revisión y aprobación de los productos de los estudios y diseños
Registro
de
Registro fotográfico FR-DIS-14-10 Verificación de actividades de campo
Registro fotográfico Verificación Topográfica Carteras Director de FR-DIS-14-10 Verificación de actividades Interventoria Topógrafo de campo Comunicaciones Director de Interventoria FR-INT-13-11 Compromisos contractuales Profesional de Apoyo Inspector FR-DIS-14-08 Verificación y revisión de diseños Director de FR-DIS-14-10 Verificación de actividades Interventoría de campo Especialistas Comunicación Escrita FR-MAB-02-02 Memorando
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 12 de 16
Actividad Elaboración de actas legales financieras Revisión de actas legales financieras
Profesional de Apoyo
Acta
y Director de Interventoría Acta Profesional de Apoyo
Revisión y aprobación de actas Gerente General legales y financieras
Elaboración de Informes
Profesionales Profesional de Apoyo
Revisión y aprobación de Informes
Director de Interventoria Gerente Técnico
Revisión y aprobación de pólizas establecidas en el contrato de Consultoría. Trámites ante las entidades de servicios públicos y/o estatales. Liquidación de los contratos por motivos de fuerza mayor (asonada, desastres naturales, etc.) o caducidad. Aplicación de multas.
Registro
Responsable y
Acta Informes AN-INT-13-03 Contenido Informe de Interventoria FR-INT-13-18 Control entrega de documentación Informes Hoja de Firmas
Director de Interventoria Profesional de Apoyo
Pólizas
Director de Interventoria
Correspondencia
Residente de Interventoría Correspondencia Profesional de Apoyo Director de Interventoria Gerente General Solicitud de multas Gerente Técnico
Controles de programación. Una vez aprobada la programación suministrada por el Consultor, semanalmente el Director de Interventoria y/o Profesional de Apoyo realiza el seguimiento a la ejecución de las actividades por parte del Consultor de acuerdo con lo establecido en dicho programa. Si el contrato lo requiere, el control de la programación física se llevará mediante un software de programación como puede ser MSProject, o en cualquier otra herramienta computacional, y la programación financiera se llevará en FR-INT-13-07 Control avance de obra, mediante el cual se advierten los atrasos que se presenten en el desarrollo del contrato de Consultoría. Si la entidad contratante lo requiere, esta información se suministrará en un informe de avance semanal, en el que adicional al control de la programación, se presentarán los datos de los contratos de Consultoría e Interventoría (No. Contrato, Fecha de Inicio, Fecha de Finalización, Valor inicial, Valor Actualizado, Plazo, entre otros), un estado de avance general del contrato, las actividades realizadas
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 13 de 16
durante la semana, las actividades a realizar durante la semana siguiente y las observaciones más relevantes. Si la entidad no requiere este informe, en la reunión semanal de seguimiento al contrato se comunicará sobre este control a la programación. Terminación del servicio de interventoria Para este caso, se deben realizar las actas de terminación y liquidación del contrato de estudios y diseños dentro de los plazos contractuales. Evaluación del proyecto Cada tres (3) meses a partir de la fecha del acta de iniciación del contrato de Interventoría se deben realizar evaluaciones de Satisfacción del Cliente de acuerdo al FR-INT-13-26 Evaluación de satisfacción del cliente, una vez se cuente con los resultados de la encuesta, la Coordinación de QHSE realiza la retroalimentación con el cliente. Lo anterior, con el fin de establecer planes de acción encaminados al mejoramiento continúo de la organización. Una vez se liquide el contrato, el Director y el personal que se encuentra en el proyecto, debe hacer una evaluación del proceso de Interventoría FR-INT-13-01 Evaluación proceso de Interventoría. En esta evaluación se deben detectar las situaciones que pueden generar fallas potenciales en los futuros proyectos y se deben incluir recomendaciones. 4.4.4 Producto No conforme. En el PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad se debe determinar quienes tienen la responsabilidad y autoridad de levantar no conformidades y el tratamiento de éstas debe seguir el PD-AQ-08 Producto No Conforme.
4.4.5 Acciones correctivas y preventivas Una vez identificado un producto no conforme se debe seguir el procedimiento establecido en el PD-AQ-07 Acciones correctivas y preventivas. Y se dejará el registro en los formatos FR-INT-07-01 Acciones de mejoramiento. 4.4.6 Auditorias internas y/o seguimiento interno
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 14 de 16
Con el objeto de realizar un servicio conforme de Interventoría, y buscando siempre la satisfacción del cliente, se programan auditorías internas al proyecto de acuerdo con lo establecido en los documentos contractuales. Si no se encuentra establecido, se realizará de acuerdo con lo establecido en el procedimiento PD-AQ-06 Auditorias Internas. Adicionalmente, se programan reuniones periódicas con la Gerencia, con el fin de informar el avance del contrato de Consultoría, las actividades realizadas, los inconvenientes presentados y las novedades más relevantes. En esta reunión se toman decisiones y se pactan compromisos, los cuales quedan consignados en el FR-AQ-03-02 Acta de Reunión.
4.4.7 Informes de Gestión Según programación enviada por el Coordinador QHSE, el Director de Interventoría presenta el FR-INT-13-14 Informe de Gestión Interventoría en el cual se tendrán como parámetros:
Satisfacción del Cliente. Cumplimiento de especificaciones (AN-INT-13-06 especificaciones) Cumplimiento de compromisos Contractuales. Cumplimiento entrega de informes Quejas presentadas y No conformidades.
Cumplimiento
de
En el informe de Gestión se debe plasmar la información del consultor y la gestión de la interventoria, para lo cual en el control financiero es la información concerniente al consultor. Con respecto al “Incumplimiento en la programación de obra” se describen los atrasos que presenta el consultor con respecto a la programación de obra presentada y aprobada por la interventoria. A cada actividad que se considere se le debe realizar la justificación y/o gestión realizada por la Interventoria. En el control de calidad a los materiales, se debe especificar de forma general cuales son los controles que se realizan y en el caso de incumplimiento, cual fue la medida tomada por la Interventoria.
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 15 de 16
Los inconvenientes presentados durante la ejecución del contrato, son los que se presentan por parte del consultor y/o entidad contratante y/o partes interesadas. Sobre la base del Informe de Gestión se deben registrar las no conformidades (reales y potenciales) identificadas de acuerdo a las actividades ejecutadas, definir y dar tratamiento para lograr el mejoramiento de los índices de gestión. Aplicar el procedimiento PD-AQ-07 Acciones correctivas y preventivas. Las tareas y conclusiones, corresponden a las actividades resultantes de las No conformidades y/o Acciones preventivas. Las acciones cerradas en el periodo corresponden a las No conformidades y/o Acciones preventivas, que se cerraron durante el periodo evaluado. Las acciones pendientes por cerrar son No conformidades y/o Acciones preventivas que a la fecha de la entrega del informe de gestión, no se encontraban cerradas. Los anexos contemplados en el informe de gestión no necesariamente aplican todos los periodos evaluados. Por cada indicador se debe realizar una calificación, según la MT-AQ-01-06 Matriz de Eficacia. Mensualmente se debe describir el análisis de tendencias por cada uno de los indicadores que apliquen al proyecto. 5. ANEXOS MT-AQ-01-06 Matriz de Eficacia FR-MAB-02-02 Memorando FR-AQ-03-02 Acta de Reunión FR-AQ-03-05 Control de Documentos prestados AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos. FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros PQ-AQ-05-No. Plan de Calidad FR-INT-07-01 Acciones de mejoramiento AN-INT-13-03 Contenido Informe de Interventoria AN-INT-13-06 Cumplimiento de especificaciones FR-INT-13-01 Evaluación proceso de Interventoría FR-INT-13-02 Acta de Reunión Inicial FR-INT-13-07 Control avance de obra FR-INT-13-11 Compromisos contractuales FR-INT-13-14 Informe de Gestión Interventoría FR-INT-13-15 Plan de Control de Inspección y Ensayos
Código: PD-AQ-14 Versión:03 Fecha: 30 – Jun. -2011
PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA ESTUDIOS Y DISEÑOS
Hoja: 16 de 16
FR-INT-13-18 Control entrega de documentación FR-INT-13-26 Evaluación de satisfacción del cliente FR-DIS-14-08 Verificación y revisión de diseños FR-DIS-14-10 Verificación de actividades de campo.