Código:PD-SSMA-16-11
Versión:08 Fecha: 23 – Sep. -2014
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN, ACCESO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES
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1. OBJETO Definir la metodología para la identificación, actualización, comunicación y evaluación del cumplimiento de requisitos legales y otros aplicables en MAB INGENIERÍA DE VALOR. 2. ALCANCE Aplica para la identificación, disponibilidad, actualización y evaluación del cumplimiento de los requisitos legales, contractuales y otros requisitos que apliquen para las actividades de la organización. Se aplicará durante la identificación inicial de requisitos legales, contractuales y otros, a efectuar en el inicio de cada proyecto y durante su desarrollo. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Requisito Legal: Condiciones que establece la ley para el ejercicio de los derechos de la organización. Normatividad: Es el marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica. Ley: Norma expedida por el congreso de la República y que tiene como característica ser de contenido general, abstracto e impersonal. El carácter general de la ley es mandar, prohibir, permitir o castigar. Decreto – Ley: Acto expedido por el presidente de la República que tiene la misma fuerza que una ley, pero que por mando de la constitución en algunos casos particulares, se asimilan a las leyes expedidas por el congreso. Decreto: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de sus funciones administrativas. Por lo general son expedidos por el presidente, gobernadores, alcaldes, entre otros. Generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes. Resolución: Acto administrativo por el cual las diferente entidades de la administración pública adoptan decisiones en ejercicio de sus funciones.
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Jurisprudencia: Decisión de carácter general y definitivo tomada por los órganos jurisdiccionales del país. Circular: Documento de carácter administrativo que crea derechos o situaciones sobre un determinado tema o rama. Artículo: Es la nomenclatura en la que esta subdividida determinada ley. Literal: Nomenclatura que subdivide un artículo. Inciso: Son cada uno de los párrafos que conforman un artículo. Parágrafo: Son párrafos pertenecientes a determinado artículo que explican y/o lo limitan el alcance interpretativo de dicha norma. Numeral: Nomenclatura en que se divide un artículo. Partes Interesadas: Persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una organización. 4. DESCRIPCION 4.1. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE Para establecer los requisitos legales y otros requisitos que afectan las actividades de la organización, la Dirección QHSE y/o Residente SST y/o Residente SSTMA harán una identificación de los mismos. Una vez se identifique el requisito legal, este será incorporado en el respectivo formato MT-AQ-01-04 Matriz de requisitos legales para facilitar el control sobre el cumplimiento. La matriz de requisitos legales y otros requisitos estarán disponibles para su consulta en el Sistema de Gestión de QHSE y también podrá accederse a dichos requisitos, entre otros, a través de las páginas web del Ministerio de Protección Social, Salud, Ambiente, Consejo colombiano de seguridad, páginas de información de la Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) y boletines, entre otros. En cada proyecto se encuentran disponibles los requisitos legales propios del mismo. 4.2. VERIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN Cuando se identifiquen cambios en la legislación y que apliquen a la actividad económica
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de la organización, la Dirección de QHSE y/o Residente SST y/o Residente SSTMA efectuará una actualización de los requisitos legales, informando pertinentemente sobre modificaciones o derogaciones de las normas. Igualmente, se realizará una revisión mensual, con el fin de identificar cambios en la legislación e incluirlos en MT-AQ-01-04 Matriz de requisitos legales. En todos los campos de aplicación de los aspectos legales, se debe realizar una verificación y actualización de la MT-AQ-01-04 Matriz de requisitos legales, cada vez que se tenga en conocimiento de la publicación de nuevos requisitos legales. En los casos, que se presenten normas que no aplican a la organización se deben eliminar. Con el fin, de anticiparse a los cambios de la legislación la organización consulta los requisitos legales que se encuentran para aprobación y realiza las observaciones correspondientes. Esta actividad se realiza con la abogada asignada a la organización, y a través de las páginas del estado. 4.3. COMUNICACIÓN En la página web www.mab.com.co/procedimientos se encuentra la MT-AQ-01-04 Matriz de requisitos legales de la organización, con su respectiva actualización. En cada proyecto se encuentra la MT-AQ-01-04 Matriz de requisitos legales especifica. Igualmente, en las capacitaciones dictadas al personal de la organización se hace énfasis en la legislación aplicable, con el fin de familiarizar a los trabajadores con estos temas. 4.4. EVALUACIÓN Periódicamente se realiza seguimiento al cumplimiento de la normatividad aplicable a la organización, evidenciado en las revisiones gerenciales y/o auditorias al sistema. Anualmente, se realiza una evaluación de cumplimiento legal. En caso de que no se evidencie cumplimiento de los requisitos legales identificados, se establecerá el FR-AQ-01-04 Plan de acción a seguir para implementar los procedimientos, programas y registros que se requieran para asegurar el cumplimiento del requisito, el cual deberá ser incluido en la respectiva evaluación legal. 4.5. DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Tipo: Definir según la siguiente clasificación (ley, decreto, resolución, circular, convenio, jurisprudencias, normas técnicas, entre otros). Acompañada de número y año de emisión.
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Emisor: Describir el nombre de la entidad que emite el aspecto legal identificado. Artículo: Se registra el número o números de artículos, numerales, literales, parágrafos y encisos que apliquen a los procesos. Área a la que pertenece: Identificar si es el Área Técnica, SST, Ambiental u otras. Descripción: Se describe el respectivo requisito legal. Evidencia del cumplimiento: Se registra el procedimiento, actividad, formato que contiene la información requerida por la norma. Verificación del cumplimiento: Se registra el porcentaje (%) de cumplimiento de cada uno de los requisitos que aplican a la organización. Según los siguientes criterios: 100% Cumple 50% En implementación 0% No Cumple 5. ANEXOS MT-AQ-01-04 Matriz de requisitos legales FR-AQ-01-04 Plan de acción