Código: PD-SSMA-16-16
Versión:06 Fecha: 25 – Sep. -2013
PROCEDIMIENTO MANEJO DE VISITANTES
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1. OBJETO Establecer los lineamientos para el manejo adecuado de visitantes en la organización. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a los visitantes, que ingresen a los centros de trabajo de MAB INGENIERIA DE VALOR. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Visitantes y/o proveedores: Toda persona externa a MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. (Cliente, contratista, proveedores, entre otros) Visita planeada: Es toda aquella visita que ha sido programada con un aviso anticipado. Visita no programada: Es toda aquella visita que no ha sido programa previamente EPP: Elementos de protección personal 4. DESCRIPCION A continuación se detallan las actividades a tener en cuenta para con los visitantes: RECEPCIÓN Toda vez que ingrese algun visitante a las instalaciones de MAB INGENIERÍA DE VALOR, la recepcionista y/o personal encargado deberá preguntar el motivo de su visita. En caso de solicitar algún funcionario, se comunica a éste para su confirmación. En caso contrario, se radica inmediatamente su factura y/o documento.
En cada centro de trabajo se encuentra la información del visitante, esta se debe divulgar con el fin de dar a conocer los lineamientos en materia de seguridad y salud en el trabajo, ambiente y plan de emergencias. Como registro de esta divulgación se encuentra el FR-SSMA-16-28 Control de visitantes. En los casos que el personal de la recepción o los encargados para tal fin, no se encuentren disponibles el funcionario de la organización (visitado) dará a conocer la información al visitante.
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Nota: En los casos, en que el visitante asista periódicamente (diario, semanal, mensual) a la organización, no debe diligenciar el FR-SSMA-16-28 Control de visitantes, a menos, que se presenten cambios significativos de la información divulgada. Con el fin de llevar un control diario de visitantes, cada proyecto y/o centro de trabajo debe contar con una bitácora la cual debe contener como mínimo la siguiente información fecha, hora de entrada, hora de salida, nombre del visitante; la cual se debe diligenciar diariamente.
El funcionario encargado de recibir al visitante, se hace presente y recibe al visitante.
Identificar permanentemente que los visitantes que han recibido la divulgación de la información por parte de la organización, sean los que estén al interior de esta. VISITANTE Registrarse toda vez que ingrese por primera vez a las instalaciones de la organización. Atender las instrucciones para el conocimiento de la información de MAB INGENIERIA DE VALOR S.A.
Diligenciar el FR-SSMA-16-28 Control de visitantes, entregado por la recepcionista y/o personal encargado para tal fin.
Diligenciar la información de la bitácora.
Esperar en la recepción al funcionario solicitado.
En el caso de realizar visita a campo, se deberá presentar las afiliaciones o los últimos pagos al SGSS (ARL, EPS y AFP). De no contar con estos soportes se debe firmar el FR-SSMA-16-15 Certificación de afiliación a Sistema General de Seguridad Social bajo la gravedad de juramento. Igualmente, se hace necesaria la divulgación de los riesgos a los visitantes y/o proveedores FR-SSMA-16-03 Notificación de riesgos para proveedores y/o visitantes. Para el caso de los estudiantes, se debe solicitar copia del carnet de afiliación al sistema general de seguridad social en salud y carnet de la institución educativa.
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En caso de requerirse, utilizar los EPP Reportar al personal de MAB Ingeniería los accidentes o casi accidentes generados, así como las condiciones de peligros que se puedan presentar o detectar durante la visita. PERSONAL DE LA ORGANIZACION Recibir al visitante Durante la estadía del visitante en las instalaciones de la organización (oficinas y/o campo), deberá el colaborador acompañarlo haciendose responsable de él. Es responsabilidad del personal de MAB informar al visitante la importancia de seguir las instrucciones del Residente SST o del personal designado para tal fin, en caso de un accidente o emergencia. En lo posible, planear la visita, fijando fecha, hora, recursos y notificando verbalmente a los interesados (visitantes) los requerimientos mínimos necesarios para el ingreso a la obra (EPP y documentos). En caso de evacuación, el funcionario encargado deberá responsabilizarse de la presencia del visitante en el punto de encuentro. Cuando se requiera, el funcionario deberá asegurarse de que el visitante, haga uso de los elementos de protección, durante la visita. Tomar registro de los accidentes o casi accidentes reportados por parte del visitante y entregarlos posteriormente al Residente SST y/o personal encargado. Finalizada la visita, el funcionario realizará acompañamiento hasta la puerta de salida. Para los casos, en los cuales el personal de la organización se dirija a otro centro de trabajo debe firmar la bitácora.
PERSONAL SST Y/O PERSONAL DESIGNADO PARA TAL FIN Cuando se requiere realizar una visita a campo por parte de algún visitante, se
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deben divulgar en el FR-SSMA-16-03 Notificación de riesgos para proveedores y/o visitantes, los riesgos a los cuales se encuentran expuestos. Igualmente, informar al personal del contratista para que se realice la divulgación necesaria al ingresar al proyecto (cuando así se requiera). Validar la información de pagos SGSS (ARL, EPS y AFP) del visitante. De no contar con estos soportes se le deberá entregar al visitante el FR-SSMA-16-15 Certificación de afiliación a Sistema General de Seguridad Social, para su diligenciamiento. Esta actividad debe realizarse, cada vez que el visitante ingrese al proyecto. Si se presenta un accidente o emergencia durante la estadía del visitante en la organización, el Residente SST o el personal designado para tal fin deberán dar las instrucciones a seguir a la mayor brevedad posible a todo el personal, incluyendo a los visitantes que se encuentren al interior. Atender la notificación verbal del colaborador de la organización que recibe la visita, para identificar los requerimientos mínimos necesarios en el ingreso de éste a la obra, especificando los elementos de protección personal obligatorios durante la visita. Cuando el(los) visitante(s), no cumpla(n) con los requerimientos mínimos en relación a EPP y documentos no se autorizará el ingreso. Esta determinación es un concepto del Residente SST o el designado por el mismo. 5. ANEXOS FR-SSMA-16-03 Notificación de riesgos para proveedores y/o visitantes FR-SSMA-16-15 Certificación de afiliación a Sistema General de Seguridad Social FR-SSMA-16-28 Control de visitantes Información a visitantes Bitácora