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Secrétariat Général
3 - LES SERVICES
- Secrétariat Général
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Le Service du Secrétariat Général est composé de trois personnes :
Astrid MALAVIALLE, Cheffe du Secrétariat Général.
Myriam BEN JEDDOU, Assistante de la Cheffe du Secrétariat Général.
Fanny AFCHAIN, Agent de bureau qualifié.
L’année 2021 a débuté, comme elle s’est terminée, à savoir dans un contexte de pandémie mondiale dont nous n’avons pas eu à subir, cette fois-ci, l’effet de surprise, mais au contraire, qui nous a amené à changer nos habitudes de travail, notre projection vers un avenir proche, comme lointain et qui a démontré notre capacité à nous adapter aux nouvelles contraintes qui se sont présentées à nous. Même si les clubs ont été fermés pendant les 5 premiers mois de l’année qui se sont écoulés, le Service du Secrétariat Général a continué à travailler sur les projets insufflés par la Direction, tels que mentionnés, ci-après :
Les habituels vœux du GIP aux bénévoles et au personnel, organisés en janvier n’ont pas eu lieu du fait de l’interdiction de regroupement de personnes. Cela ne nous a pas empêché de distribuer le cadeau remis à nos bénévoles, en temps normal à cette occasion, à savoir une clé USB, symbole d’une des orientations de notre nouvelle Présidente, qui est l’accès au numérique.
A la différence des précédentes campagnes de phoning réalisées en 2020, c’est un accompagnement vers la vaccination qui aura mobilisé nos équipes, permettant, une fois de plus, de maintenir un lien avec nos adhérents, et si besoin, de les orienter vers les Services mis en place par la Ville, afin de les aider dans leur quotidien. C’est donc une opération de phoning qui aura débuté le 13 janvier 2021, à l’occasion de la présentation des vœux, ayant pour objectif de renseigner les adhérents sur la mise en place de la vaccination et faire remonter leurs doléances ou d’éventuels signalements auprès de la Mairie. Une seconde opération de phoning a été menée à compter du 24 mars, toujours afin de garder le contact, de les sensibiliser à la seconde campagne de vaccination et communiquer sur la diversité de notre offre numérique. Parallèlement, les collaboratrices du Service ont participé à l’aide apportée à la Ville par le GIP, pour la saisie des dossiers dans les centres de vaccination du Palais des Festivals ou des Victoires.
Profitant de la période de fermeture des sites au public, certains travaux ont pu être réalisés, tel que la mise aux normes des alarmes incendie des Club Noyer et Notre-Dame des Pins, le changement du tableau électrique de Noyer, les travaux d’isolation phonique au Club Ranguin, en collaboration avec les Services de la Ville. De plus, dans le prolongement d’une première tranche de travaux initiés pendant l’été 2020, le Siège Social s’est vu doter, en avril, de films solaires sur l’ensemble des parois vitrées, source d’économie d’énergie et qui a été prise en compte lors de la consultation lancée pour équiper les locaux d’un système de climatisation – chauffage, dont l’installation a été réalisée en fin d’année. Ce fut aussi l’occasion de remplacer le faux plafond central et de mettre des luminaires led, moins énergivores. Le Club Notre-Dame des Pins a bénéficié lors des vacances scolaires d’octobre, de travaux réalisés par l’évêché (changement des volets, portes et fenêtres, réalisation d’une nouvelle véranda, étanchéité de la toiture et de la terrasse côté rue). Là encore, de nouvelles économies d’énergie en perspective.
Le Club Carnot, désigné comme le Club Pilote, aura été le fruit d’une mûre réflexion menée autour de la nouvelle image de la structure. En effet, c’est un travail de longue haleine qui a été effectué, d’échanges, d’études de coûts, de projections, pour concevoir un modèle architectural que nous devions pouvoir reproduire sur l’ensemble de nos sites. C’est un code couleur, un mobilier de style scandinave, de nouvelles banques d’accueil, des luminaires équipés d’ampoules led, un espace numérique, qui vont définir une signature qui nous sera propre et que les adhérents reconnaîtront dans chacun de nos locaux, tel que cela peut exister dans de grandes chaines hôtelières ou de restauration. La Ville a aussi réalisé des travaux de mise aux normes de WC PMR, de sécurisation de la cour intérieure et du bâtiment au Club Carnot, dont nous avons assuré la coordination. Ces nouveaux aménagements du Club Carnot, ont fait l’objet d’une inauguration par Monsieur le Maire, David LISNARD, le 25 octobre.
Les dépenses traitées par le Service, s’élèvent à un montant total de 80.169,70 € en 2021, contre 109.161,50 € en 2020, soit une baisse de 28.991,80€. Elles se décomposent de la manière suivante : 30.026,11 € sur le poste achats, contre 71.261,25 € en 2020. Sur le poste investissements, 46.922,05 €, dont 35.153,45 € de frais engagés pour les travaux du Siège Social et des clubs, contre 10.627,63 € en 2020. Pour les dépenses d’interventions hors contrats, 3.221,54 €, contre 6.229,38 € en 2020. La baisse des dépenses de fonctionnement s’explique par la fermeture des clubs durant 5 mois sur l’année et la suppression ou la suspension de certains contrats ou abonnements. Un nouveau compte fournisseurs a été créé auprès d’Amazon Business, ce qui nous permet de commander au meilleur tarif, tout type de produit, en express. La renégociation du contrat Fountain nous a permis de conserver la mise à disposition gracieuse des machines à café, alors même qu’elles ont toutes été remplacées par des appareils neufs.
Le renouvellement progressif d’une partie du parc informatique devenu obsolète, aura permis aux clubs Noyer, Carnot, La Bocca, Ranguin, à l’Espace Prévention et au Siège Social de bénéficier de nouveaux ordinateurs, pour un montant de 12.863.02 €
Une consultation sur le regroupement des opérateurs en téléphonie et internet a été réalisée pour répondre à l’évolution de nos besoins, en bénéficiant, pour les sites éligibles, de la fibre optique et en basculant la téléphonie analogique cuivrée, vers une technologie VoIP. Ces changements ont pour but, non seulement, de faire des économies sur le budget annuel du poste de dépenses internet et télécoms, mais aussi d’offrir un plus grand confort de travail et d’accueil, puisque, plusieurs conversations simultanées seront possibles sur un même club et que la connexion internet sera plus rapide.
Une étude a été menée pour envisager le rachat du prêt du Siège Social, mais qui n’a malheureusement pas pu aboutir sur l’obtention d’une offre permettant de générer de nouvelles économies.
Le marché des copieurs arrivant à son terme, une nouvelle consultation a été menée, permettant l’installation de nouveaux photocopieurs aux performances technologiques bien supérieures à ceux que nous possédions, et parallèlement, de faire une économie annuelle non négligeable estimée à 18.516 € TTC par an.
Le Service a été en charge d’organiser un séminaire, le 24 septembre au Club Carnot, permettant de réunir l’ensemble du personnel, pour une présentation de 5 grands axes d’orientation, à savoir, la présentation de la nouvelle image architecturale qui sera mise en place sur l’ensemble de nos sites, d’un guide de bonnes pratiques à l’accueil, d’une offre numérique plus riche, d’un plan de développement durable interne et, pour finir, le dévoilement d’un nouveau nom et de son logo, pour une mise en place effective, au 1er janvier 2022.
Comme chaque année, nous avons participé à la gestion de la distribution des billets d’accès, aux séances officielles du Festival de Cannes, et ce, toujours pour le plus grand plaisir de nos adhérents.
Dans le prolongement d’une politique de développement durable, et de réduction des coûts, nous avons veillé à gérer à la baisse le volume des impressions papier, un petit geste pour la nature et une nouvelle source d’économie, sachant que la diversité des outils numériques compense largement la version papier.
Prenant en considération que les clubs ont été fermés les 5 premiers mois de l’année, nous avons effectué 208.435 copies couleurs et 41.247 copies noir et blanc. Nous avons réalisé une économie de 151.656 tirages couleurs et 294.753 en noir et blanc, soit 7.603.69€.
Cette année, les tournois de belote et les lotos n’ont eu lieu que d’octobre à décembre, générant 1.040 bons d’achats d’une valeur totale de 6.429 €.
La restauration a subi, une fois encore, cette année, une forte baisse de fréquentation, 7.695 repas ont été servis, contre 10.379 en 2020, soit une perte de 2.684 repas, sachant que nous avons rouvert notre restauration en juin 2021.
Malgré la fermeture des clubs jusqu’au 31 mai, et une certaine incertitude sur le maintien de nos activités, nous avons, tout de même, enregistré une hausse du renouvellement du nombre d’adhésions. C’est un symbole fort d’un besoin pour nos adhérents, de revenir pratiquer des activités, de retrouver une forme de convivialité, que nous proposons au travers de notre mission, puisque nous avons comptabilisé 4.915 adhésions pour la saison 2021-2022, dont 833 nouvelles adhésions. Autant de cartes à réaliser au quotidien.
Cette année encore, nous avons distribué 165 colis de Noël aux personnes à faibles revenus (bénéficiaires du minimum vieillesse).
L’équipe du Secrétariat Général, toujours membre actif du Comité des Œuvres Sociales, aura permis d’organiser un week-end au Club Med d’Opio les 18 et 19 septembre, et de distribuer, à chaque personnel, des chèques cadeaux de Noël d’une valeur de 250 € et des chèques culture d’une valeur de 40 €. Un projet de dîner n’a pu aboutir en raison des restrictions sanitaires.
A la différence de l’année 2020, l’ensemble de l’équipe a été placé en alternance de télétravail et d’activité en présentiel en 2021. Nous ne pouvons que nous réjouir d’avoir su faire face à cette nouvelle méthode de travail, qui n’a aucunement impacté la gestion des tâches de chacune. La cohésion d’équipe, le professionnalisme, l’organisation, la capacité d’adaptation, la volonté et l’envie auront été des atouts pour mener à bien l’ensemble de nos missions, tout en tenant compte des nouvelles orientations insufflées par la Direction.
Projets 2022 : - Recherches constantes de sources d’économie. - Continuer les travaux d’aménagement des clubs. - Assurer le changement des enseignes de l’ensemble de nos sites. - Réaliser l’ensemble des nouvelles cartes d’adhésion. - Contribuer à la mise en œuvre des projets de mandat.
