Event marketing teoria i praktyka
1. Garść teorii
Czym jest EVENT? To może dziwnie brzmieć, ale event to przede wszystkim... > produkt > narzędzie służące celom marketingowym lub PR-owym
i
Do eventów zaliczamy: (klasyczny podział wg PR)
institutional events
(wydarzenia społeczne organizowane przez władze publiczne, skierowane do obywateli, wyborców i organizacji, np. jubileusze, sympozja naukowe, obchody)
business events (wydarzenia służące poprawie komunikacji w ramach struktur wewnętrznych z pracownikami i partnerami biznesowymi, np. konferencje, targi, kongresy, uroczystości świąteczne itp.)
incentives
(wydarzenia slużące podniesieniu motywacji pracowników wewnętrznych oraz osób współpracujących z firmą, np. wycieczki, szkolenia, zwiedzanie przedsiębiorstw z branży, nagrody i wyróżnienia)
special events
(wydarzenia specalne, imprezy niecodzienne, służące głównie poprawie komunikacji z klientem, np. happeningi, imprezy sportowe, koncerty itp.)
Ale to nie wszystko! imprezy multimedialne
pokazy mody
premiery filmowe
prezentacje barmański show
wernisaże
kampanie społeczne pokazy kulinarne
seminaria i konferencje
biesiady
performance
imprezy kulturalne
turnieje
pokazy pirotechniczne
akcje charytatywne
Wydarzenia możemy również podzielić ze względu na: dostępność (imprezy zamknięte i otwarte) miejsce (imprezy w pomieszczeniach i w plenerze) powtarzalność (imprezy cykliczne, jednorazowe, rozbudowane akcje i kampanie)
charakter (imprezy rozrywkowe, edukacyjne, kulturalne, artystyczne, dobroczynne)
cel (imprezy sprzedażowe, wizerunkowe, ideowe)
Wartość eventów
ukierunkowanie na konkretnego odbiorcę
dwukierunkowy przepływ informacji
długofalowy wydźwięk
2. Eventy w praktyce
Krok 1 MIEJ CEL! > zastanów się, PO CO to robisz > zdefiniuj grupy docelowe > zdefiniuj efekty, jakie chcesz uzyskać za pomocą wydarzenia > mierz siły na zamiary - nie każdy event, nawet jeśli okaże się sukcesem organizacyjnym, będzie miał przełożenie na realne korzyści PYTANIE Jakie cele mogą mieć: a) imprezy firmowe, b) konferencje, c) kampanie społeczne, d) spotkania z mediami?
Krok 2 Zaplanuj budżet 1. Wstępnie oszacuj wydatki i przychody 2. Zrób „plan mininum”, uwzglednij w nim wszystkie elementy, które decydują o powodzeniu wydarzenia 3. Zrób „plan maksimum”, popuść wodze fantazji i zastanów się, jak najlepiej „dopieścić” wydarzenie 4. Znajdź złoty środek ZADANIE Masz zorganizować imprezę z okazji jubileuszu firmy. Co jest konieczne do zorganizowania takiego wydarzenia, a co można uznać jedynie za uatrakcyjniający je dodatek?
Krok 3 Terminy > Zaplanuj termin, który umożliwi Ci swobodne działanie i nie będzie z niczym kolidował > Weź pod uwagę pracę całego zespołu i jego możliwości > Pamiętaj o buforach czasowych > Sporządź harmonogram, zaznacz kamienie milowe i trzymaj się planu! > Bądź elastyczny! ZADANIE Jesteś Specjalistą ds. Eventów w małej agencji PR-owej. Jest wrzesień. Masz zorganizować konferencję employer-brandingową na uczelni dla współpracującego Partnera. Jaki termin wydarzenia będzie najlepszy? Zaplanuj podstawowe działania.
Krok 4 Location, location, location > Charakter wydarzenia to jedna z głównych determinant w momencie wyboru miejsca > Istotne są również: wygoda w poruszaniu się po wybranym miejscu, odległość od parkingu, odległość od najbliższego miejsca, w którym można zjeść posiłek, wiek (!) uczestników wydarzenia i wiele innych > Nie przesadź z patosem - nie zawsze im więcej, tym lepiej > W przypadku wydarzeń organizowanych w plenerze - weź pod uwagę warunki atmosferyczne i zabezpiecz się na wypadek ich nagłej zmiany > Pamiętaj o wyposażeniu
Krok 5 Logistyka Ludzie pamiętają o drobiazgach - jako organizator nie możesz o nich zapominać. > zaproszenia > prąd > nagłośnienie > identyfikatory > ozdoby > catering (!) > druk
Krok 6 Prawa Murphy’ego, czyli przygotuj się na najgorsze > Jeśli ktoś może popełnić błąd, to go popełni > Jeśli coś może się nie udać, to się nie uda > Jeśli wiesz, że coś może pójść źle i podejmiesz stosowne środki zapobiegawcze, to źle pójdzie coś innego. + kilka przykładów z życia wziętych
Krok 7 Promocja, czyli temat-rzeka > media relations > sponsorzy > social media > outdoor > gadşety > promocja bezpośrednia
Krok 8 Chwal się - raportuj! Finałowi każdego wydarzenia powinna towarzyszyć refleksja, podsumowanie i wyciągnięcie wniosków. Warto zebrać owocy całej pracy w formie zbiorczego raportu i potraktować jako pretekst do wywołania post-popularności, czyli zainteresowania minionym wydarzeniem (działanie szczególnie przydatne w przypadku eventów cyklicznych).
SĹ‚owo o pseudoeventach
> pseudoevent i pseudospecjalista > cel i znaczenie > zagroĹźenia
Case studies MaďŹ a dla psa
Case studies
Gołębie, śnieg i dramat w tle
Case studies Hop!
Case studies Biedronka robi szał
Kilka sympatycznych książek > Jakub J. Bączek, Psychologia eventów > Judy Allen, Organizacja imprez. Najlepszy przewodnik dla organizatorów > red. Adam Grzegorczyk, Event marketing jako nowa forma organizacji procesów komunikacyjnych > Krystyna Wojcik, Public Relations od A do Z
Dziękuję za uwagę Anna Rakoczy Career EXPO Poland anna.rakoczy@careerexpo.pl 784 370 990