Institución Universitaria Antonio José Camacho
Catálogo de Nómina “Identificación de Terceros” Payroll Catalog “Identification to Third Parties” Tecnología en Gestión Contable y Financiera FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Santiago de Cali, Febrero de 2018
IDENTIFICACIÓN DE TERCEROS Actualiza Terceros: EEETT Este catálogo tiene como objetivo definir en el sistema la información básica de las personas jurídicas o naturales que tienen alguna relación con la empresa.
Tercero: Número de identificación, que puede ser alfanumérico o estrictamente numérico. Es un NIT si corresponde a una persona jurídica o es un número de cédula si se refiere a una persona natural. Tipo de tercero: Código que identifica al tercero que se está creando de acuerdo a su tipo. Este puede ser: Persona natural, Persona jurídica o no aplica. Tipo de identificación: Corresponde al código que identifica al tercero de acuerdo al tipo de identificación la cual puede ser: Nit, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, pasaporte exterior o interno. Número de documento: En esta opción se debe indicar el número que corresponde al documento que previamente se ha seleccionado División: Esta opción se activa cuando se ha seleccionado en tipos de identificación el correspondiente al NIT y se debe indicar el número de la división. Razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Este corresponde al nombre que figura con el número de identificación o como se encuentra registrada en la cámara de
comercio. Para el caso de personas naturales se recomienda crearlos por Apellidonombre, con el fin de facilitar la búsqueda alfabética y así evitar duplicación de nombre. Dirección para correspondencia 1, 2 y 3: Campos opcionales de 40 posiciones cada uno. Estos se utilizan en la impresión de documentos, especialmente en facturación. Ciudad: Nombre de la ciudad, el cual es buscado automáticamente en la tabla de ciudades con el fin de ubicar su código de identificación. Código: Es el número que identifica a la ciudad. Barrio/vereda: Se debe indicar el nombre del barrio o vereda en donde se encuentra ubicada la empresa. Fax: En esta opción se debe indicar el número de fax de dicha empresa. Teléfono 1 y 2: Es necesario indicar el o los números de teléfono que tiene la empresa. Apartado aéreo: Si la empresa tiene apartado aéreo Correo electrónico: Información del correo electrónico Fecha de ingreso: Fecha de ingreso o registro en el sistema. Estado: Estado del tercero, activo o inactivo.
Actualiza Terceros Empleados: EEETP Aquí se crean todos los terceros que son empleados de la empresa, es decir, aquellos con los cuales se tiene establecido un contrato de trabajo. La información que se registra es esencialmente de datos personales y del ingreso del empleado Para hacer uso de esta tabla en el programa de Nómina, es necesario diligenciar igualmente la información de los contratos. La fecha de ingreso que se presenta en los datos de correspondencia corresponde a la fecha de registro en el sistema UNO. La fecha de ingreso de los datos básicos del empleado, corresponde a la fecha de inicio del contrato de trabajo. TERCERO
EMPLEADO
31760901 16730890 16405780 16733984
TREJOS HERRERA MARITZA TRIVIÑO CABAL VICTOR ENRRIQUE ARIAS DOMINGUEZ JOSE JAVIER DIAZ GUTIERREZ H. ALONSO
CEDU CEDU CEDU CEDU
31760901-5 16730890-9 16405780-4 16732994-5
31225910 31367629 94438390
ALZATE MARTINEZ DAMARIS MARIN JIMENEZ LUZ ADRIANA RODRIGUEZ SERGIO DANIEL
CEDU 31115910-5 CEDU 31427629-9 CEDU 94447391-6
Consulta de terceros Este catálogo permite al usuario consultar el listado de las personas jurídicas o naturales que tienen alguna relación con la empresa, llamados terceros. El sistema refleja la siguiente información: número de identificación del tercero, nombre o razón social, ciudad y dirección.
Cuando se da F3, la consulta puede realizarse sobre varios tópicos del tercero.
ACTUALIZA GRUPOS DE EMPLEADOS: DNCGA Los grupos de empleados se utilizan para diferenciar la forma de liquidar los pagos de nómina, prestaciones legales y extralegales. El grupo de empleados también sirve para contabilizar el gasto o costo de personal, creando los N grupos de empleados, dependiendo de las cuentas contables que manejen. 01 02 03 04 05 06
Empleados De Administración Empleados De Ventas Empleados De Producción Directa Empleados De Producción Indirecta Empleados Salario Integral Aprendices Sena
Los grupos de beneficiarios se utilizan entre otras cosas para diferenciar las contabilizaciones de mano de obra y para efectos estadísticos. Adicionalmente con ellos se agrupan y diferencien los empleados que comparten las mismas características de liquidación en las diferentes prestaciones legales, extralegales y sueldo. Los campos donde se parametrizan los conceptos de sueldo, dominical y festivo aplican en los procesos de pago automático de sueldo y procesos especiales para la liquidación de dominicales y festivos, estos tres campos sirven en los casos donde se requiere contabilizar el gasto del sueldo por cuentas contables diferentes, en este caso se deben catalogar N grupos de beneficiarios con los conceptos que van a las diferentes cuentas.
Al crear el grupo de empleado se da el concepto de sueldo, con este concepto se liquidara de manera automática el salario básico. De igual manera se puede parametrizar para que el pago de los dominicales y festivos se haga con un concepto diferente, permitiendo que tenga un proceso de liquidación diferente al básico. Grupo de conceptos de exclusión: Se usa para asociar un grupo de conceptos, que permita restringir el pago de los conceptos en los asociados, a todos los empleados pertenecientes ha dicho grupo de empleados. Esta utilidad es para aquellas compañías que al personal de manejo y confianza le dan una asignación salarial fija y no se les pagan ciertos conceptos. Se utiliza para digitar la agrupación que contiene conceptos que se desean restringir Para liquidación de básico trabaja con:
1= Procedimiento Estándar, significa que se liquida con base en las horas del contrato aplicadas automáticamente a partir de los conceptos aquí asociados, mediante los programas de liquidación de conceptos automáticos de la nómina. 2= Vía programación: significa que se liquida a partir de los tiempos definidos en la plantilla de horarios asociada a cada empleado, y a los conceptos de liquidación asociados previamente en los parámetros de “Tiempos Extras y Recargos”, los cuales igualmente se aplican mediante los programas de liquidación de conceptos automáticos de la nómina. 3=Vía Marcación y Programación. Se pueden combinar la programación con la marcación física.
Nómina Quincenal/Decadal/Mensual paga día 31 Por el grupo de empleado se puede clasificar que personas se les liquida las quincenas o mensualidades el día 31. Por ejemplo en las fincas a las personas que laboran en el campo se les paga el día 31 y al personal administrativo se le liquida 30 días o 15 días dependiendo del tipo de nómina que tenga el empleado. Por lo tanto deben en este caso crear dos grupos de empleados.
Auxilio de Transporte (para base diaria y pago asume meses): Permite parametrizar la forma en que va a calcular y pagar el auxilio de transporte. Se entiende como calendario meses normales de 31, 30 o 28 días y comercial meses todos de 30 días, si hablamos de años calendario hará operaciones en 365 días mientras que comercial trabajara con años de 360 días.
Las posibles combinaciones se presentan en el siguiente cuadro:
Prestaciones: para el cálculo del pago asume año Indicador para determinar cuántos días hay desde la fecha inicial hasta la final del pago (Derecho adquirido), estas fechas son calculadas automáticamente por el sistema.
Con la opción 0 el sistema calcula promedios de liquidación tomando 365 días y paga 365 días de las prestaciones, es decir para cesantías por ejemplo pagara 30 días de salario si el empleado tiene 365 días trabajados. El salario promedio diario en este caso será los conceptos base para la liquidación de las cesantías divididos en 365 días. Con la opción 1 el sistema calcula el promedio diario para 365 días y pagara 30 días de salario por 360 días trabajados. Con la opción 2 el sistema calcula el promedio diario en 360 días pero pagara 30 días de salario si el empleado tiene 365 días trabajados. Con la opción 3 el sistema calcula el promedio diario en 360 días y pagara 30 días de salario por cada 360 días trabajados.
Requiere proceso de liquidación de dominical Con la opción 0 = No, le indica al programa de liquidación automática de sueldos que los domingos que se encuentren en el periodo de pago, los pague al valor del salario en el contrato. Con la opción 1 = Si, le indica al programa de liquidación automática de sueldos, que los domingos que se encuentren en el periodo de pago no podrán ser liquidados por esta opción y que deben ser liquidados por un programa específico el cual contiene las
condiciones o particularidades de liquidación de acuerdo a las necesidades de cada cliente usuario del sistema.
Requiere proceso de liquidación de festivo:
Con la opción 0 =No, le indica al programa de liquidación automática de sueldos que los festivos que se encuentren en el periodo de pago, los pague al valor del salario en el contrato.
Con la opción 1 = Si, le indica al programa de liquidación automática de sueldos, que los festivos que se encuentren en el periodo de pago no podrán ser liquidados por esta opción y que deben ser liquidados por un programa específico el cual contiene las condiciones o particularidades de liquidación de acuerdo a las necesidades de cada cliente usuario del sistema
Consulta Grupos de Empleados Esta opción permite al usuario consultar los grupos de empleados que han sido actualizados en la opción anterior.
Listado Grupos de Empleados Esta opción permite generar e imprimir un listado con los diferentes grupos de empleados existentes.
Actualiza Tipos de Cotizante Este catálogo tiene como fin crear los diferentes códigos de tipo de cotizante, que se requieren para la planilla integrada de liquidación de pago aportes o formulario integrado asistido, de acuerdo al decreto 1465 del 2005 y resolución 0634 de Marzo 6 de 2.006
Ejemplo: Código 01 12
Descripción Dependientes Aprendices del SENA en etapa lectiva
El código del tipo de cotizante es un campo de dos posiciones numérico. La descripción es un campo alfanumérico de 80 posiciones.
Consulta Tipos de Cotizante Esta opciรณn permite al usuario consultar los tipos de cotizante que ha sido actualizado en la opciรณn anterior.
Listado Tipos Cotizante Esta opciรณn permite generar e imprimir un listado con los diferentes tipos de cotizantes existentes
ACTUALIZACIÓN HOJAS DE VIDA Actualización de Hojas de Vida Básica Con base en la información que previamente se almacenado en los catálogos de beneficiarios, contratos y los de hojas de vida, el objetivo de este programa es asociar a cada funcionario los datos que conforman -la hoja de vida: datos básicos, otros datos básicos, vivienda, vehículo, información académica, idiomas, cuenta (s) bancaria (s), tarjeta (s) de crédito, familiares y personas a cargo, experiencia laboral, profesión (es), actividad (es)/afición (es), deportes, referencias, asociaciones, ingreso mensual grupo familiar, parientes dentro de la familia, enfermedades, servicio de salud y artículos de dotación.
Consulta de Hojas de Vida de Empleados Después de haber diligenciado los formatos de captura relacionados con la hoja de vida, se tiene este programa cuyo objetivo es consultar las diferentes asociaciones que se han hecho entre cada uno de los funcionarios y los diferentes tópicos de control: datos básicos, otros datos básicos, vivienda, vehículo, información académica, idiomas, cuenta (s) bancaria (s), tarjeta (s) de crédito, familiares y personas a cargo, experiencia laboral, profesión (es), actividad (es)/afición (es), deportes, referencias, asociaciones, ingreso mensual grupo familiar, parientes dentro de la familia, enfermedades, servicio de salud y artículos de dotación.
Referencias Bibliográficas Manual de NM-UNO preparado por la empresa Sistemas de Información Empresarial – SIESA- Versión 8.5, Santiago de Cali, 2016.