Institución Universitaria Antonio José Camacho
Estructuración del Sistema de Nómina y Personal Parte 1 “Structuring the Payroll and Personnel System” Tecnología en Gestión Contable y Financiera FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Santiago de Cali, Febrero de 2018
INTRODUCCION El sistema UNO 8.5 es ahora un conjunto de soluciones informáticas integradas linealmente que permiten llevar un registro y control permanente de la información para la automatización en las diferentes áreas de la organización. En ella se toma todo el módulo financiero que abarca: tesorería, cartera por pagar, cartera por cobrar, contabilidad, activos fijos, y lo compenetra con el sistema comercial y manufactura. Cumple así con la condición fundamental de integración, que con su versatilidad en su configuración y parametrización y con su gama de funcionalidades en la versión 8.5 incorpora los más recientes avances en materia de análisis gerencial de información. Con el replanteamiento estructural, la ampliación de las funcionalidades y la incorporación de nuevos módulos que ofrece hoy la versión 8.5 del sistema UNO, se da un gran paso para cerrar la brecha que ha planteado la gerencia, respecto al papel que deben cumplir los sistemas informáticos de apoyo, en el sentido de que sean un medio para facilitar la gestión, el control y la toma de decisiones, más que un fin, en materia de estar a la moda en herramientas de software.
1. Sistema modular totalmente integrado La linealidad entre los aplicativos del sistema financiero, del sistema comercial, del sistema de manufactura y los sistemas administrativos de nómina y de activos fijos, es una realidad en la versión 8.5. El sistema financiero lo integran la contabilidad general, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y la tesorería; el sistema comercial comprende los aplicativos de inventarios, compras y ventas y el sistema de manufactura, además de la estructuración de productos y la planeación, incluye el control de producción por ordenes y por proceso.
Esto se demuestra cuando, sin importar en que módulo se encuentre, la afectación de la información de los módulos relacionados, se ejecuta simultáneamente, evitando así la duplicidad de las operaciones y garantizando la consistencia de la información a través de toda la organización.
2. Soluciones verticales integradas.
Como parte de la estrategia para aplicar la versión 8.5 en determinados sectores económicos, se han incluido soluciones específicas para la gestión en entidades de salud, hotelería, talleres automotrices, remplazando el aplicativo tradicional de ventas y que de manera transparente interactúan linealmente con los sistemas financiero y comercial.
3. Incorporación de nuevos módulos
A partir de la versión 8.5, se ha optado por plantear un esquema de módulos dentro de los aplicativos antes mencionados. Se incorporan entonces nuevos módulos; entre estos vale la pena destacar las compras y ventas de bienes y servicios no inventariables, que agilizan y dinamizan los procesos de causación de cuentas por cobrar y por pagar, el módulo de tesorería que concentra todo el manejo de ingresos y egresos de dinero facilitando los cuadres permanentes de las cajas y de los bancos y las ventas de contado y las ventas TAT (tienda a tienda) que interactúan con el módulo de tesorería.
4. Incorporación de nuevas funcionalidades
Estado de ganancias y pérdidas por unidad de negocio, seguimiento a proyectos o eventos, posibilidad de conocer cheques y otros que respaldan los saldos de las cajas, inclusión del punto de envío en los pedidos de venta y remisiones, inclusión de "facturar a:" y "cobrar a:" en la facturación, inclusión de "pagar a" en la causación de compras, causación inmediata de las facturas de proveedores en el momento mismo de recepcionar la mercancía, seguimiento de los cheques devueltos hasta llegar a revivir en la cartera las facturas originales cuando se hacen notas clientes por este concepto, manejo dinámica de la información requerida para los pagos electrónicos, renovado esquema de programación de visitas y ruteros, etc, son algunas de las nuevas funcionalidades incorporadas en la versión 8.5 del sistema UNO. Así mismo, a través de los registros recurrentes y predefinidos se tienen nuevas técnicas de captura automatizada de información.
5. Documento como eje central de almacenamiento y gestión
Independiente del módulo desde donde se genere una transacción, el documento que la soporta siempre se almacenará en una base común de conocimiento. Esto facilita la minería de datos, al poder interactuar en una misma consulta con información generada desde diferentes módulos; igualmente facilita las labores de auditoría y control sobre las operaciones registradas, al permitir concentrar esa labor en una única opción.
6. Se enriquecen los mecanismos de configuración para plantear esquemas organizacionales más versátiles.
Ya sea que se trate de una multinacional con un esquema de distritos, agencias y regionales, o una industria con muchas divisiones, subdivisiones y departamentos, o una agroindustria con varias haciendas, cultivos, suertes y labores, o una compañía con muchas líneas de negocio; el nuevo diseño estructural del sistema UNO 8.5 dispone de recursos que permiten acomodar la versión 8.5 a las particularidades de cada compañía. Para ello se cuenta con tablas independientes de centros de operación, centros de costos, criterios de clasificación, zonas, clases de clientes y de proveedores, unidades de negocio, proyectos/eventos, localizaciones y empresas que al combinarse con las tablas únicas de terceros, cuentas e ítems, generan un sin número de posibilidades de estructuración.
7. Se minimiza la utilización de códigos de cuentas contables.
A excepción del módulo contable, en ninguno de los otros módulos el usuario debe digitar códigos de cuentas contables ni tasas impositivas, evitando así la dependencia del criterio contable del usuario de turno. Esto es posible gracias a los nuevos esquemas de parametrización del manejo contable y de impuestos; la contabilización inherente a toda transacción se realiza en forma transparente para los usuarios.
INICIANDO EL SISTEMA
El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema. Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar las siguientes herramientas: Cómo iniciar una sesión en el sistema. El menú principal del sistema contable administrativo UNO 8.5 CONVENCIONES - Respecto a la estructuración de las pantallas - Respecto a las teclas de manejo - Respecto a los nombres de programas y listados - Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días COMO INICIAR UNA SESIÓN: Los equipos en nuestras salas están conectados mediante una red; por lo tanto para ingresar al programa se tienen en cuenta los siguientes puntos: Control + Alt + Supr. Para iniciar el sistema Usuario 309 para ingresar al sistema (solo la primera U mayúscula) Doble clic en el icono CGUNO 8.5C, que se encuentra en el escritorio (Utilice solamente la cuenta que le fue asignada por el docente) El sistema desplegara entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde se le exige el código usuario y el de seguridad. Código del usuario: Código de seguridad:
Después que el usuario se ha identificado ante el sistema aparecen en pantalla el siguiente menú
1.3 FUNCIONES En los subsistemas, que conforman el sistema CGUNO 8.5C, se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Enter Esc F1 F2 F3 F4 F5 F6 F10 Av.pag. Re.Pag-
= Adelanta = Retrocede = Ayuda = Consulta = Capturas = Blanquea espacios = Retiros = Genera Catálogos = Salir del sistema
.
= Pag. Ante. = Cursor para ubicarse
Archivo: A Bajo este menú se integran las opciones de ejecución y creación de menues personalizados por usuario, configuración y/o parametrización general del sistema, y algunos utilitarios de uso rápido para que el usuario pueda visualizar o imprimir reportes, copias de seguridad, visualizar o cambiar usuario y modificar la clave: En A se hace la copia al disquete de trabajo, más conocido como Backup de Archivos y el Restore de Archivos, siguiendo los siguientes pasos Backup de Archivos = Copia del disco duro al de trabajo Presione enter en la opción Backup de Archivos Drive destino: A Presione enter
Es correcto (S/N): S Restore de Archivos: Pasar la información del disco de trabajo al disco duro Drive Origen: A Presione enter Es correcto (S/N): S Presione enter Configuración: Este módulo solo debe ser manipulado por el técnico de la institución, en el caso de algún problema en el manejo del paquete contable.
2. ESTRUCTURACIÓN GENERAL DEL SISTEMA En este módulo se configuran la totalidad de catálogos básicos requeridos en cada uno de los diferentes sistemas. La estructuración básica es general para todos los sistemas y módulos Los módulos vienen identificados con caracteres resaltados en color amarillo y sirven de basa para la ubicación, en el manejo del paquete contable SISTEMA UNO Ejemplo:
E= estructura general del sistema E= estructura básica E= estructura básica
SISTEMA DE NÓMINA Y PERSONAL El sistema de nómina y personal requiere de la habilitación del módulo de estructuración básica utilizado para plasmar el esquema general de operación de la (s) organización (es) a las cuales se les liquida la nómina. Consta de los módulos de hojas de vida, liquidación, compensación flexible, destajo, consolidación, autoliquidación y contabilización. El sistema de nómina y personal es una solución altamente parametrizable diseñada para maximizar la productividad de los procesos de liquidación de nómina y para la administración de recurso humano ESTRUCTURACION BASICA EMPRESAS Actualiza empresas: EEEEA El objetivo de éste catálogo es definir los entes económicos a los que se le va a llevar el control de toda la información, teniendo como herramienta de gestión el SISTEMA UNO El sistema no tiene restricción respecto al número de empresas que se pueden manejar en el mismo directorio. Cuando se presenta esta situación, lo que ocurre es que la totalidad de los catálogos son compartidos por las empresas allí definidas.
Empresa: Código alfanumérico de dos posiciones; identificará la empresa en el momento de capturar, consultar o listar información.
Nombre y/o Razón Social: Campo alfanumérico de 40 posiciones que corresponde al nombre que figura en la tarjeta del Nit o como se encuentra registrada en la cámara de comercio. Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes que se generen en el sistema. Código Tributario: Número de identificación tributaria. Dirección –1, Dirección-2, Dirección 3: Campos de 40 posiciones cuya función es describir lo más exactamente posible la ubicación de la empresa. Ejemplo: Dirección 1: Avenida 4 No. 67-321. Dirección 2: Edificio las Peñas. Dirección 3: Barrio Santa Ana. Ciudad: En este campo el sistema sugiere el código de ciudad por omisión definidos en los parámetros generales de configuración y corresponde a la ciudad de residencia de la empresa (principal) Teléfono (s): Campo alfanumérico. Ejemplo: 66534345 - 8823432. Código Postal: Campo alfanumérico de 7 posiciones. Correo Electrónico (email): mispracticas@emcali.net.co
Dirección
electrónica
de
la
empresa.
Ej.:
Gran Contribuyente: Indicador que determina si la empresa es gran contribuyente. (0= No; 1= Si; 9 = No aplica). En caso de respuesta afirmativa (1= Si), se debe informar el número de resolución. (9= No aplica) se usa para otros casos en los cuales no aplica este criterio, como por ejemplo para empresas que están fuera de Colombia. Dependiendo de los valores que tengan los Parámetros de Grandes Contribuyentes, Retención por Renta y Retención por Iva el sistema lo aplicará en algunos procesos específicos, por ejemplo: Las causaciones de compras y la facturación, los respectivos impuestos y retenciones. Parámetros para liquidación de retención (es) Reterenta en Ventas: Se utiliza para definir si la empresa realiza retención en la fuente en los módulos de Ventas del sistema cuando los ítems a facturar tienen asociado un código de retención en la fuente y cuando el cliente tiene activo el indicador de retención en la fuente. Los valores posibles son los siguientes: Reterenta en Compras: Se utiliza para definir si la empresa realiza retención en la fuente en los módulos de causación de facturas de proveedores a partir de documentos de recepción o de compra, cuando los ítems tienen asociado un código de retención en la fuente y cuando el proveedor tiene activo el indicador de retención en la fuente. Los valores posibles son los siguientes: Retenedor de IVA: Se utiliza para definir si la empresa realiza retención de IVA en los módulos de causación de facturas de proveedores a partir de documentos de recepción o de compra, y en los módulos de ventas del sistema, cuando los ítems tienen asociado
un código de impuestos IVA y cuando el proveedor o el cliente tienen asociada la tabla de retención de IVA. Los valores posibles son los siguientes: Rete ICA en Ventas: Se utiliza para definir si la empresa realiza retención por ICA en los módulos de Ventas del sistema cuando el cliente tiene asociada la tarifa de Rete ICA que le corresponda. Los valores posibles son los siguientes: Rete ICA en Compras: Se utiliza para definir si la empresa realiza retención por ICA en los módulos de causación de facturas de proveedor con base en documentos de compras del sistema, cuando el proveedor tiene asociada la tarifa de Rete ICA que le corresponda. Los valores posibles son los siguientes: Los valores de los parámetros de cada uno de los anteriores recuadros son los siguientes: (0.) No liquida: El sistema no calculará ningún tipo de retención en los documentos de ventas y/o causación de compras. Consecuentemente tampoco se podrá presentar de manera informativa en los formatos ni se considerará para la contabilización. (1.) Si liquida y no la contabiliza: El sistema calcula la retención de manera informativa, lo que se utiliza especialmente cuando se requiere presentarla en los formatos de factura y/o causación de compras pero no se genera ningún registro contable sobre cuentas de retención. De igual manera no se afectarán los valores de los documentos en “caja”, o en “cuentas por cobrar” o en “cuentas por pagar. (2.) Si liquida y si la contabiliza: El sistema calcula la retención, la presenta en los documentos de ventas y/o causación de compras y la contabiliza afectando la “caja”, la “cuenta por cobrar” o la “cuenta por pagar” cuando la empresa no sea auto retenedora. (3.) Auto retenedor: El sistema calcula la retención, la presenta en los documentos de ventas y/o causación de compras y la contabiliza, pero sin afectar el valor de recaudo del documento de ventas ni compras, es decir, que no afecta la “caja” o la “cuenta por cobrar” o la “cuenta por pagar” por tratarse de una auto retención. Consulta de empresas Esta opción permite consultar las entidades económicas las cuales están matriculadas en el sistema. Para llevar a cabo la consulta de las empresas se debe seleccionar el estado de las mismas, las cuales pueden estar activas, inactivas o aplicar ENTER para que el sistema presente el grupo total de las compañías existentes. La consulta presenta el código de cada una de las empresas, la descripción y el código tributario. Al seleccionar una de las empresas aplicando ENTER, el usuario podrá visualizar los datos básicos así como los datos para la liquidación de retenciones de la misma.
Listado de empresas Esta opción permite generar el listado de las entidades económicas que están creadas en el sistema. Para llevar a cabo la generación del listado de las empresas se debe seleccionar el estado de las mismas, las cuales pueden estar activas, inactivas o aplicar ENTER para que el sistema asuma que debe generar el listado del total de las compañías existentes. Actualiza centros de operación: EEENP El objetivo de este catálogo es permitir crear códigos alfanuméricos para definir los sitios en donde la empresa realiza su actividad económica y administrativa. Pueden ser los puntos de control de consecutivos de documentos, sucursales de la empresa en diferentes lugares, puntos de venta, Agencias, etc. Cada sitio diferente donde se realice una gestión administrativa o del negocio y tenga control de registros y consecutivos independientes, uno del otro, por cada tipo de documento. Es necesario diligenciar cada uno de los campos que se solicitan en la actualización de un centro de operación. Este catálogo de centros de operación permite crear códigos alfanuméricos.
Ejemplos de CENTROS DE OPERACIÓN
En una empresa comercializadora. 001 Sucursal Bogotá 002 Sucursal Sogamoso 003 Sucursal Cali 004 Sucursal Popayán
En una agroindustria, en la que por cada hacienda se generan documentos. 001 Hacienda la Julia 002 Hacienda el Topacio 003 Hacienda la Carolina 004 Oficinas administrativas.
En una empresa donde todas las actividades y control de consecutivos de documentos se hacen en una sola sede, la estructuración de los centros de operación sería: 001 Sede Principal La ruta de acceso al programa UN002024 es: Financiero, Contabilidad General, E, Empresas, Centros de operación Actualización centros de operación Centro de operación: código alfanumérico de tres posiciones. Identificará a la oficina o sucursal en el sistema. Nombre o Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Se utiliza para el nombre o identificación de la sucursal o punto. Dirección –1, Dirección 2, Dirección-3: Campos de 40 posiciones cuya función es describir los más exactamente la ubicación del centro de operación. Dirección 1: Calle 13 No. 8-21.Dirección 2: Edificio San Juan de Aranda, apto. 307. Dirección 3: Barrio Alameda. Ciudad: Nombre de la ciudad. Este nombre puede ser buscado por el usuario en la tabla de ciudades para deducir el código correspondiente. Teléfono: Campo alfanumérico. Ejemplo: 1343222 - 8743322. Código Postal: Campo alfanumérico de 7 posiciones. Empresa asociada: Cuando se desea que este centro de operación solo registre información por ese código de empresa. Estado: Este permite inactivar un C.O evitando así hacer nuevos registros con este código de C.O. Esta restricción no aplica para las consultas.
Actualiza grupos de centros de operación. EEENZ
Como recurso para ampliar el detalle de información más allá de lo que brinda el plan contable, se tiene este catálogo cuyo objetivo es agrupar los diversos centros de operación de la compañía; por ejemplo, en una compañía con múltiples centros de
operación, se podría crear un código que agrupe los COs de la zona atlántica, otro que agrupe las sucursales principales, otro que agrupe la región centro, etc. Los diferentes informes financieros permitirán entonces generar un listado consolidado por grupos de centros de operación. Su objetivo es agrupar los diversos centros de operación de la compañía, para permitir generar estados financieros y diferentes informes consolidados. La ruta de acceso al programa UN0 es: Financiero, Contabilidad General, E, Empresas, Centros de operación y de costo, Actualiza grupos de centros de operación.
Ejemplo:
Actualiza centros de costos: EEENE Previamente se deben crear los Grupos de Centros de Costos. El objetivo de este catálogo es definir la departamentalización al interior de la empresa; aquí se actualizan cada uno de los códigos de las áreas, dependencias o unidades de información que conforman los centros de costos de la compañía. Otro aspecto que también se define en este catálogo son las áreas de interés específico para la empresa, tales como: etapas de ejecución en una obra, actividades en labores agroindustriales, vehículos, maquinas, etc.
Para facilitar la construcción de esta tabla se recomienda hacer primero un listado de todos los centros de costos de la compañía. Seguidamente ordenarlos de acuerdo a su actividad definida como grupo de centro de costos: Administrativos, Comerciales, Productivos, Obras, Cultivos, Maquinas, Vehículos, Puntos de venta, etc. Identificar las jerarquías para crear centros de costos padres o de título: Gerencia financiera, administrativa, Gerencia comercial, contraloría, Producción, etc. La estructuración de centros de costos no necesariamente es un reflejo del organigrama de la compañía. Otra forma de definir esta tabla, es basarse en el nivel de detalle del presupuesto. Esta tabla permite crear hasta 8 niveles en su estructura. La codificación de estos es libre e independiente un código de otro.
Dar códigos cortos, por ejemplo numéricos de 3 dígitos, a cada centro de costos independientemente del nivel del mismo. Para la captura de transacciones deben existir los centros de costos de detalle, no es obligatorio que se tengan definidos los centros de costos padres o de título. Para la generación de reportes es aconsejable que ya se tengan definidos los códigos de centros de costos de título o padres. No es obligatorio manejar centros de costos, algunas compañías tienen una estructura simple y no lo requieren. Ruta de acceso:
E–E–E–N–E
Ejemplos de centros de costos Empresa manufacturera o comercializadora (Ejemplo de esquema estructurado) 01 Administración T 02 Gerencia Administrativa D 03 Recursos Humanos D 04 Secretariado D 10 Dpto. Financiero T 11 Gerencia Financiera D 12 Contabilidad D 13 Sistemas D 20 Auditoria D 30 Producción T 31 Gerencia de Producción D 32 Diseño D 33 Compras D Empresa manufacturera o comercializadora (Ejemplo con esquema secuencial) 10 Administración...... 20 Financiera............. 30 Producción............ 40 Compras............... 50 Ventas....................
D D D D D
Empresa agroindustrial Ejemplo para definir la infraestructura de Cultivo, suerte y lote, mediante un esquema de tres niveles. Cultivo 1 Suerte 1
T T
Lote 1 Lote 2
D D
Cultivo 2 Suerte 2 Lote 1 Lote 2
T T D D
La ruta de acceso al programa es: Financiero, Contabilidad General, E, Empresas, Centros de operación y de costo, Actualiza centros de costo. Centro de Costos: Campo alfanumérico de 8 dígitos que identificará el centro de costo en el momento de capturar la información. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones, que aparecerá en los diferentes informes. Con el fin de agilizar la captura de descripciones se utiliza la tecla [F5] para recordar el contenido de la última de la última descripción informada en la actual sesión de trabajo. C.Costo Padre: Código del centro de costo bajo el cual se harán las acumulaciones. Si este campo se deja en blanco, Indica que se está trabajando en un esquema secuencial. T/D: Indicador que define si el centro de costo es T = Título, D= Detalle. Responsable: Campo opcional e informativo para definir la persona responsable del centro de costo. Actualiza grupos de centros de costos: EEENR Como recurso para ampliar el detalle de información más allá de lo que brinda el plan contable, se tiene este catálogo cuyo objetivo es definir los diversos grupos de centros de costos de la compañía; por ejemplo, centros administrativos, de ventas, productivos, etapas de ejecución en una obra, actividades en labores agroindustriales, vehículos, máquinas, etc. El siguiente paso una vez se han terminado de definir los grupos de centros de costos es declarar los centros de costos como tal; labor en la cual se hace la asociación de cada uno de ellos con un grupo de centros de costos. La ruta de acceso al programa es: Financiero, Contabilidad General, E, Empresas, Centros de operación y de costo, Actualiza grupos de centros de costo. Grupo centro de costo: En este espacio se debe indicar el código del grupo centro de costo al cual se van a asociar los centros de costo. Descripción: Se indica la descripción del código.
Referencias Bibliográficas
Manual de NM-UNO preparado por la empresa Sistemas de Información Empresarial –SIESA- Versión 8.5, Santiago de Cali, 2016.