Institución Universitaria Antonio José Camacho
Estructuración del Sistema de Nómina y Personal Parte 2 “Structuring the Payroll and Personnel System” Tecnología en Gestión Contable y Financiera FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Santiago de Cali, Febrero de 2018
INTRODUCCION El sistema UNO 8.5 es ahora un conjunto de soluciones informáticas integradas linealmente que permiten llevar un registro y control permanente de la información para la automatización en las diferentes áreas de la organización. En ella se toma todo el módulo financiero que abarca: tesorería, cartera por pagar, cartera por cobrar, contabilidad, activos fijos, y lo compenetra con el sistema comercial y manufactura. Cumple así con la condición fundamental de integración, que con su versatilidad en su configuración y parametrización y con su gama de funcionalidades en la versión 8.5 incorpora los más recientes avances en materia de análisis gerencial de información. Con el replanteamiento estructural, la ampliación de las funcionalidades y la incorporación de nuevos módulos que ofrece hoy la versión 8.5 del sistema UNO, se da un gran paso para cerrar la brecha que ha planteado la gerencia, respecto al papel que deben cumplir los sistemas informáticos de apoyo, en el sentido de que sean un medio para facilitar la gestión, el control y la toma de decisiones, más que un fin, en materia de estar a la moda en herramientas de software.
1. Sistema modular totalmente integrado La linealidad entre los aplicativos del sistema financiero, del sistema comercial, del sistema de manufactura y los sistemas administrativos de nómina y de activos fijos, es una realidad en la versión 8.5. El sistema financiero lo integran la contabilidad general, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y la tesorería; el sistema comercial comprende los aplicativos de inventarios, compras y ventas y el sistema de manufactura, además de la estructuración de productos y la planeación, incluye el control de producción por ordenes y por proceso.
Esto se demuestra cuando, sin importar en que módulo se encuentre, la afectación de la información de los módulos relacionados, se ejecuta simultáneamente, evitando así la duplicidad de las operaciones y garantizando la consistencia de la información a través de toda la organización.
2. Soluciones verticales integradas.
Como parte de la estrategia para aplicar la versión 8.5 en determinados sectores económicos, se han incluido soluciones específicas para la gestión en entidades de salud, hotelería, talleres automotrices, remplazando el aplicativo tradicional de ventas y que de manera transparente interactúan linealmente con los sistemas financiero y comercial.
3. Incorporación de nuevos módulos
A partir de la versión 8.5, se ha optado por plantear un esquema de módulos dentro de los aplicativos antes mencionados. Se incorporan entonces nuevos módulos; entre estos vale la pena destacar las compras y ventas de bienes y servicios no inventariables, que agilizan y dinamizan los procesos de causación de cuentas por cobrar y por pagar, el módulo de tesorería que concentra todo el manejo de ingresos y egresos de dinero facilitando los cuadres permanentes de las cajas y de los bancos y las ventas de contado y las ventas TAT (tienda a tienda) que interactúan con el módulo de tesorería.
4. Incorporación de nuevas funcionalidades
Estado de ganancias y pérdidas por unidad de negocio, seguimiento a proyectos o eventos, posibilidad de conocer cheques y otros que respaldan los saldos de las cajas, inclusión del punto de envío en los pedidos de venta y remisiones, inclusión de "facturar a:" y "cobrar a:" en la facturación, inclusión de "pagar a" en la causación de compras, causación inmediata de las facturas de proveedores en el momento mismo de recepcionar la mercancía, seguimiento de los cheques devueltos hasta llegar a revivir en la cartera las facturas originales cuando se hacen notas clientes por este concepto, manejo dinámica de la información requerida para los pagos electrónicos, renovado esquema de programación de visitas y ruteros, etc, son algunas de las nuevas funcionalidades incorporadas en la versión 8.5 del sistema UNO. Así mismo, a través de los registros recurrentes y predefinidos se tienen nuevas técnicas de captura automatizada de información.
5. Documento como eje central de almacenamiento y gestión
Independiente del módulo desde donde se genere una transacción, el documento que la soporta siempre se almacenará en una base común de conocimiento. Esto facilita la minería de datos, al poder interactuar en una misma consulta con información generada desde diferentes módulos; igualmente facilita las labores de auditoría y control sobre las operaciones registradas, al permitir concentrar esa labor en una única opción.
6. Se enriquecen los mecanismos de configuración para plantear esquemas organizacionales más versátiles.
Ya sea que se trate de una multinacional con un esquema de distritos, agencias y regionales, o una industria con muchas divisiones, subdivisiones y departamentos, o una agroindustria con varias haciendas, cultivos, suertes y labores, o una compañía con muchas líneas de negocio; el nuevo diseño estructural del sistema UNO 8.5 dispone de recursos que permiten acomodar la versión 8.5 a las particularidades de cada compañía. Para ello se cuenta con tablas independientes de centros de operación, centros de costos, criterios de clasificación, zonas, clases de clientes y de proveedores, unidades de negocio, proyectos/eventos, localizaciones y empresas que al combinarse con las tablas únicas de terceros, cuentas e ítems, generan un sin número de posibilidades de estructuración.
7. Se minimiza la utilización de códigos de cuentas contables.
A excepción del módulo contable, en ninguno de los otros módulos el usuario debe digitar códigos de cuentas contables ni tasas impositivas, evitando así la dependencia del criterio contable del usuario de turno. Esto es posible gracias a los nuevos esquemas de parametrización del manejo contable y de impuestos; la contabilización inherente a toda transacción se realiza en forma transparente para los usuarios.
Perfiles y Permisos Los perfiles se deben crear por cada sistema (financiero, comercial, manufactura, etc.) y se pueden asimilar al significado y alcances de los cargos en las empresas. Por ejemplo, el cargo de auxiliar contable implica ciertas funciones que tienen una relación directa con los módulos y programas a los cuales debe ingresar cada funcionario auxiliar contable para el desempeño de las mismas, en lo que al registro y manejo de información se refiere. Asociados al perfil se incluye el parámetro de actualización de terceros, el cual condiciona si se puede actualizar terceros y a qué nivel
Permisos En este programa se asignan los permisos de acceso a cada programa y por cada perfil. Es de recordar que esta labor se debe realizar en cada sistema. Los permisos se otorgan a los perfiles para usuarios No master. Esto se logra a través de las letras "A" de Autorizado y "R" de Restringido. Inicialmente se debe indicar a nivel del menú principal a cuales está autorizado. Posteriormente sobre los menús con "A" se da <Enter> y se ingresa al siguiente nivel de opciones donde nuevamente se define por cada opción si se otorga "A", hasta llegar a la opción final de programa a programa.
Usuarios por Perfil
Una vez definidos los perfiles y los permisos de acceso a cada perfil, se procede a asociar los cรณdigos de usuarios a cada uno de los perfiles inicialmente definidos. Para esto los usuarios deben estar previamente catalogados en el programa de creaciรณn de usuarios. Esta labor se debe repetir por cada sistema.
Perfiles por Programa Este reporte permite conocer cuรกles son los usuarios que tienen permisos sobre cada programa. El reporte se ordena por programas y detalla ademรกs del programa, el mรณdulo donde estรก contenido, nombre del perfil y nombre de los usuarios que tienen permisos dentro de ese perfil.
PARAMETROS DE NÓMINA: DNAP Dada la gran variedad de aspectos que inciden a la hora de realizar los procesos de liquidación de nómina, se busca con el menú de configuración y parametrización, facilitar la labor de los usuarios encargados de esta área, a la vez, que lograr mayor seguridad en la predefinición de criterios, que determinan la forma particular de funcionamiento del modelo de acuerdo a las condiciones individuales de cada empresa. Específicamente se definen valores específicos de variables base como es el caso del salario mínimo y la duración de la jornada laboral. Por otro lado, se fijan topes máximos tanto en porcentajes; así mismo, se definen criterios y bases de cálculo en aspectos como salarios base, salarios integrales, dominicales, festivos, turnos y días de ajuste. Es importante tener en cuenta que las personas encargadas de definir y controlar esta labor, tengan sólida bases de legislación laboral, para afrontar con éxito esta labor que se realiza durante los procesos de implementación inicial y esporádicamente cuando hay cambio de reglamentaciones por parte del gobierno o de la empresa. En la siguiente pantalla se muestra la forma como se han agrupado los diferentes aspectos que se deben configurar y parametrizar antes de iniciar propiamente las labores periódicas de liquidación de nómina. Se ingresa por el módulo de administración, habilitando el menú de Nómina, Archivos y Parámetros de Nómina. DNA
Parámetros de cálculos
Los parámetros de la nómina son la base para indicar cuál es el sueldo mínimo legal, el cual servirá para los cálculos automáticos en algunos devengos y descuentos que se le hacen al empleado en la nómina. En esta pantalla se definen las reglas que incidirán en todas las operaciones de cálculo inherentes a los diferentes procesos de liquidación de nómina.
Valor sueldo mínimo: Valor del salario mínimo legal vigente. Redondea valores decimales 0=No 1=Si: Criterio que determina si cada que se haga un cálculo se redondea el valor obtenido a su número entero, o si por el contrario se desea manejar y conservar los decimales obtenidos en cada cálculo. Para cálculo de base de prestaciones 0= Promedia acumulados, 1= Promedia movimiento: Se define con este indicador si se desea tomar para el cálculo de la base de prestaciones sociales, valores promedios de los "acumulados" o promedios del "movimiento" Acumulado días TNL en prestaciones 0= Dias enteros, 1= Fracción de días: Parámetro que determina si se trabaja con dias enteros o fracciones de dias (horas) en la acumulación de valores de tiempo no laborado. Valor TNL para provisiones 0= No proporcional, 1= Proporcional: Parámetro que define si se toman los valores de TNL proporcionales al tiempo, o si se toman de acuerdo al pago. Por ejemplo, en una vacación o incapacidad que pasa de un periodo a
otro, se puede decidir si se provisiona proporcionalmente a los días de cada periodo, o si se toma el valor en el periodo donde se pago. Define término inferior a un año hasta 0= 359 días, 1= 360 días: Parámetro que define la totalidad de dias a considerar para los contratos a término fijo inferior a un año, de acuerdo al criterio del usuario. % auxilio en dinero a liquidar: Para el caso de la liquidación del auxilio de transporte en empresas que brindan el servicio en especie mediante vehículos contratados para tal labor, se define aquí el porcentaje a considerar durante la liquidación de este concepto, teniendo en cuenta que el excedente del 100% es en especie. Salario Integral Parafiscales: el usuario puede definir, según su criterio (0 ó 1), si multiplica por 70% ó Divide por 1.3, la sumatoria de los conceptos de la agrupación utilizada como parámetro para calcular la base de cotización de aportes parafiscales. Aplica cuando se trata de empleados con salario integral, dentro del proceso mensual de generación de estos aportes (Sena, Cajas e ICBF). Acumula vacaciones en aportes parafiscales: aplica también en el proceso mensual de generación de aportes parafiscales en donde se indica (0 ó 1) si el valor del concepto de vacaciones se toma de los valores liquidados (pagados) por la nómina, o de los valores provisionados resultantes del proceso mensual de consolidación. Se supone de hecho, que el concepto de vacaciones pertenece a la agrupación de conceptos utilizada como parámetro para el cálculo de la base de cotización. Cuando se toma la opción 1 (valores provisionados) se tiene un mayor respaldo para las auditorias de la DIAN sobre los gastos deducibles por este concepto
Tiempos básicos, Conceptos extras y recargos Los parámetros aquí consignados se refieren al manejo de liquidación de nómina por el procedimiento de horarios. En los parámetros de Tiempos Extras/Recargos: Están divididos en cuatro segmentos, el primero se refiere a la Hora de inicio del día y la hora de corte final, para poder determinar las horas de día y de noche. Luego vienen los conceptos de Horas extras Diurnas y Nocturnas. En tercer lugar las horas de recargos y aquí determinamos el pago de los festivos si tienen o no día compensatorio. En cuarto y último lugar está el día compensado, bajo que concepto pagara el día descansado del empleado y cómo será la liquidación de las horas extras y recargos en caso de que el empleado lo trabaje.
Parámetros de retención en la fuente En esta pantalla se declaran los valores particulares de las variables que se tomarán en cuenta durante los procesos de cálculo de la retención en la fuente. Los parámetros aquí consignados se refieren al manejo del cálculo de la retención en la fuente.
Porcentaje exento de retención: Se abre en dos campos: uno para el año actual y otro para el año anterior, permitiendo de esta manera que el proceso de recálculo de porcentaje de retención en la fuente bajo el procedimiento 2, pueda calcular correctamente la base neta mensual con la cual se define el nuevo porcentaje de retención a aplicar para los siguientes seis meses. Máximo Valor Exento: Corresponde al tope máximo de valor exento a descontar de la base de retención, para el año actual y para el año anterior. Aplica en el proceso de recálculo de retención en la fuente para comparar contra el valor a descontar hallado con base en el porcentaje exento de retención antes definido Porcentaje máximo de deducible salud y educación: Este es el valor de comparación que sirve para hacer auditoría a los porcentajes de salud y educación registrados en los diferentes contratos. En caso de que sea superior se toma el porcentaje máximo aquí registrado. Porcentaje máximo de aportes en pensión: Este es el valor de comparación que sirve para hacer auditoría al porcentaje de pensión registrado en los diferentes contratos. En caso de que sea superior se toma el porcentaje máximo aquí registrado. Valor máximo de deducible por vivienda: Este es el valor de comparación que sirve para hacer auditoría a los porcentajes deducible por viviendas registradas en los diferentes contratos. En caso de que sea superior se toma el porcentaje máximo aquí registrado. Patrimonio Bruto (D.I.A.N): Valor de referencia que se utiliza durante el proceso de certificados de ingresos y retenciones para declarar que no se sobrepasa el monto aquí indicado. Ingresos brutos (D.I.A.N): Valor de referencia que se utiliza durante el proceso de certificados de ingresos y retenciones para declarar que no se sobrepasa el monto aquí indicado. En cálculo % Rtefte Promedia pensión: Criterio que se aplicará durante el cálculo de la retefuente para determinar si se considera el total sobre el rango entre 0 y 12 meses, o sobre 0 y 13 meses, según criterio. Aplica art. 385 régimen de impuesto a la renta 0=No, 1=Si: Este parámetro determina si aplica o no lo determinado en el artículo 385: con relación a los pagos gravables diferentes de las cesantías, los intereses de cesantías y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el valor a retener mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual corresponde la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan en periodos inferiores a 30 días, su retención podrá calcularse así: a) El valor total de los pagos gravables recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo periodo, se divide por el número de días a que corresponda tales pagos y se multiplica por 30, y b) se determina el
porcentaje de retención que figura en la tabla frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el literal anterior y dicho porcentaje se aplica a la totalidad de los pagos gravables recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo periodo.
Parámetros de cuotas En esta pantalla se declaran los valores particulares de las variables que se tomarán en cuenta durante los procesos de cálculo de cuotas. Los parámetros aquí consignados se refieren al manejo de las cuotas.
Módulo de cuotas maneja C.O. y c.costos: Criterio que determina si durante la liquidación del básico se tienen en cuenta tarifas variables dependiendo del centro de operación o el centro de costos donde se labore. Ejemplo: caso de liquidación en entidades universitarias donde los valores de hora cátedra dependen de la facultad donde se dicte la clase. Mínimo horas para descuento cuotas: Criterio que determina si se aplican descuentos, cuando los devengos no alcanzan a cubrir los descuentos, y de esta manera evitar saldos en rojo. Esta situación es de común ocurrencia cuando se ingresa después de un período de vacaciones. Deja saldos de cuotas y préstamos en liquidación de contratos: Criterio que determina la acción a seguir respecto a los saldos que quedan de cuotas y préstamos durante la liquidación de funcionarios que se vuelven a recontratar. Esta situación se presenta en fábricas que liquidan a todos sus operarios al final del año para volverlos a reenganchar durante los primeros días de enero.
Parámetros de Liquidación de incapacidades Los parámetros aquí consignados se refieren al cálculo del Ingreso Base de cotización para la liquidación de incapacidades.
Número de meses para liquidar incapacidades: Incapacidad enfermedad general: Número de meses que se tendrán en cuenta para liquidar el promedio de la incapacidad por enfermedad general. En caso de que se deje en blanco con [F4] se toma el sueldo. Incapacidad de maternidad: Número de meses que se tendrán en cuenta para liquidar el promedio de la incapacidad por maternidad. En caso de que se deje en blanco con [F4] se toma el sueldo. Incapacidad accidente de trabajo: Número de meses que se tendrán en cuenta para liquidar el promedio de la incapacidad por accidente de trabajo. En caso de que se deje en blanco con [F4] se toma el sueldo. Incapacidad enfermedad profesional: Número de meses que se tendrán en cuenta para liquidar el promedio de la incapacidad por enfermedad profesional. En caso de que se deje en blanco con [F4] se toma el sueldo.
Parámetros de Autoliquidación Los parámetros aquí consignados se refieren al manejo de la autoliquidación.
Presenta autoliquidación: 0= por sucursal, 1= Consolidado: indicador que aplica en el proceso para el cálculo de saldo a favor en la autoliquidación de aportes a la seguridad social, el origen de este indicador es debido a los valores que se descuentan de los aportes a la seguridad social (Incapacidades y Notas), los cuales pueden generar saldos a favor que se descuentan de los aportes en autoliquidaciones de meses posteriores Si el indicador es igual a (0) por sucursal y el valor a descontar por una determinada sucursal de la autoliquidación es mayor al valor del aporte de dicha sucursal el proceso calcula la diferencia entre estos como saldo a favor, pero si el indicador es igual a (1) Consolidado y la sumatoria de los aportes consolidados es mayor al valor a descontar de dicha sucursal no hay cálculo de saldo a favor, de esta forma se garantiza el control de los saldos a favor de un mes a otro Cuenta saldo a favor mes actual: Aplica en el proceso de contabilización de la autoliquidación de aportes a la seguridad social. Cuando se presenta un saldo a favor en el mes actual de autoliquidación es necesario definir la cuenta por cobrar donde se contabilizara este valor, dicha cuenta se cancela con el descuento del saldo a favor del mes anterior en el siguiente periodo de autoliquidación de aportes a la seguridad social. De esta forma se garantiza el cuadre de la cuenta del pasivo donde se contabilizan estos aportes. Base para la cotización de seguridad social: Criterio que se asume durante los procesos de liquidación para simplificar la gestión de los descuentos por seguridad social. Existen 4 alternativas: 1 = devengos de la agrupación, 2 = devengos de la
agrupación proporcionales al mes, 3= salario básico más novedades y [F4] para los casos en que no se aplique. Agrupación para cálculo ingreso base cotización: Agrupación de conceptos que se tendrá en cuenta para calcular el ingreso base de cotización. % interés por mora autoliquidación: Porcentaje determinado por las entidades reguladoras para aplicar cuando hay retrasos en la presentación de la autoliquidación. Descuenta seguridad social en vacaciones sobre 0= Lo devengado, 1= IBC: Criterio que determina la forma como se realizan los descuentos de seguridad social cuando un funcionario está en vacaciones. Existen 2 alternativas: sobre lo devengado o sobre el ingreso base de cotización, cuya agrupación de concepto se acaba de informar. Comando para copiar archivos de autoliquidación: Comando que depende del sistema operacional que se esté utilizando. Unidad de disco para la copia de archivos: Unidad de disco sobre la que se obtendrán los archivos de autoliquidación Pago de aportes al iss: 1= por normas al 95, 2= por normas al 98.: Aplica en la contabilización de la autoliquidación para determinar por que tipo de norma se aporta. Permite la adaptabilidad de la nómina, con respecto a la política de aportes que rija en la ciudad del cliente para el ISS. Cálculo % fondo de subsistencia salario integral sobre: 1=el 100%, 2=el 70%: aplica en el descuento al empleado y en los aportes a la seguridad social por el concepto de pensión fondo de subsistencia, que se cobra a empleados con salario integral y con ingresos laborales desde 16 hasta mas de 20 salarios mínimos mensuales legales vigentes, determina para estos la base de ingresos laborales (1) el 100% o (2) el 70%, que frente a un rango de salarios establecido por la ley, obliga un porcentaje de descuento sobre el ingreso base de cotización del mes. De esta forma se da apertura a la interpretación que el usuario le de a la norma que rige este descuento.
Parámetros de liquidación de parafiscales Los parámetros aquí consignados se refieren al manejo del cálculo y pago de los parafiscales
Salario Integral Parafiscales: el usuario puede definir, según su criterio (0 ó 1), si multiplica por 70% ó Divide por 1.3, la sumatoria de los conceptos de la agrupación utilizada como parámetro para calcular la base de cotización de aportes parafiscales. Aplica cuando se trata de empleados con salario integral, dentro del proceso mensual de generación de estos aportes (Sena, Cajas e ICBF). Acumula Vacaciones en aportes parafiscales: aplica también en el proceso mensual de generación de aportes parafiscales en donde se indica (0 ó 1) si el valor del concepto de vacaciones se toma de los valores liquidados (pagados) por la nómina, o de los valores provisionados resultantes del proceso mensual de consolidación. Se supone de hecho, que el concepto de vacaciones pertenece a la agrupación de conceptos utilizada como parámetro para el cálculo de la base de cotización. Cuando se toma la opción 1 (valores provisionados) se tiene un mayor respaldo para las auditorias de la DIAN sobre los gastos deducibles por este concepto Parafiscales descuenta Vacac. De L.C. aplica al momento de liquidar el parafiscal donde se le indica (0 ó 1), si se digita 1, el sistema no tomara las vacaciones liquidadas en documentos marcados como liquidación de contrato o reliquidación.
Parámetros de liquidación de jornada
En esta pantalla se declaran los valores particulares de las variables que se tomarán en cuenta durante los procesos de liquidación de sueldos, dominicales, festivos y compensados (pago del día 31). Horas Jornada Diaria: aplica para la totalidad de cálculos del sistema y en caso de estar en blanco no se podrá realizar ningún cálculo o liquidación de nómina. Los cálculos se determinan multiplicando esta variable por el porcentaje de tiempo laborado del contrato. No significa que se pueda utilizar por ejemplo en empresas donde laboren de lunes a viernes 9.25 horas, pués esto es un arreglo entre empleador y empleado y en todo caso los cálculos y liquidaciones se hacen sobre la base de 240 horas resultantes de 30 días de 8 horas, de acuerdo a la ley. De igual manera y considerando la necesidad de algunos clientes, se dejó abierta la posibilidad de manejar jornadas diferentes a 8 horas y con decimales.
Pago del sueldo en periodo de vacaciones: aplica en los pagos automático del sueldo, normalmente cuando una persona sale a vacaciones se le paga el sueldo hasta el día en que sale y el valor de las vacaciones. En este caso se define que el pago del sueldo es "0= Corriente". Sin embargo existen empresas donde le pagan al empleado el periodo completo incluyendo los días posteriores a la vacación. Por ejemplo en una nómina mensual y a una persona que sale a vacaciones el día 10 regresando el 28, se le desea pagar los 10 primeros días de sueldo, más la vacación, más los 3 últimos días de sueldo del mes. En este caso el parámetro debe ser "1= Anticipado" que significa que se liquide y pague el salario hasta el tope del periodo de liquidación. Benf: Permite adecuar el sistema a las particularidades específicas entorno a estos dos aspectos, en las empresas.
Parámetros de compensación flexible En esta pantalla se incluyeron los parámetros necesarios para la liquidación en empresas que utilizan el modelo de compensación flexible. La explicación de cada parámetro es la siguiente: Los parámetros aquí consignados se refieren al manejo de compensación flexible para quienes compren este módulo. Horas Extras compensadas: Corresponde a la parte variable a pagar por concepto de hora extra y se denomina hora extra compensada. Por ejemplo, una persona que tiene un arreglo del 70% fijo y el 30% variable, y que a su vez trabaje una hora extra, el sistema por el concepto de "horas extras diurnas" paga el 70% y el 30% restante lo
liquidaría por este nuevo concepto. Es de aclarar que este concepto es de modo 99 y naturaleza devengo.
Devolución Bonos en Liquidación de Contratos: Una parte del ingreso variable del empleado se puede pagar por ejemplo con Bonos de Gasolina, alimentación, etc. Estos normalmente se entregan de manera anticipada por ejemplo para todo el mes. Cuando se liquida el contrato y ya se habían entregado bonos (anticipados), este concepto se utiliza para restar o descontar de la liquidación el valor por el excedente de los bonos dados. Es de aclarar que este concepto es de modo 99 y de naturaleza deducción. Devolución Bonos en TNL: Es similar al anterior, pero aplica a los ausentismos que suspenden el contrato de trabajo, por ejemplo una licencia no remunerada. Se trata entonces de poder descontar de la nómina los valores dados inicialmente en bonos (anticipados) y a los cuales no tiene derecho la persona por no haber laborado completamente. Es de aclarar que este concepto es de modo 99 y de naturaleza deducción. Ajuste de Bonos: Se utiliza para ajustar el valor de los bonos cuando existen nómina semanal o catorcenales y se busca con ello ajustar al número de días del mes (30). Es de aclarar que este concepto es de modo 99 y de naturaleza devengo. Bonos en efectivo en liquidación de contratos: Se utiliza en los casos en los cuales los bonos se entregan sobre tiempo o labor cumplida, es decir, al final del periodo de pago. Se trata entonces de que cuando se presente una liquidación o retiro del contrato, se pueda pagar la proporción faltante (no igual a un bono) por los días trabajados hasta la fecha del retiro. Es de aclarar que este concepto es de modo 99 y de naturaleza devengo.
Pensión Empleado: Al igual que en un salario tradicional el empleado debe aportar un porcentaje (actualmente 3.375%) sobre los conceptos que hacen base, para los ingresos acordados en términos de compensación flexible y que hacen referencia a la parte variable del ingreso, se debe hacer el aporte indicado. Este nuevo concepto tiene esta finalidad y es de aclarar que debe ser creado como modo 60 y de naturaleza devengo. Pensión Empleador: Al igual que en un salario tradicional el empleador debe aportar un porcentaje (actualmente 10.125%) sobre los conceptos que hacen base, para los ingresos acordados en términos de compensación flexible y que hacen referencia a la parte variable del ingreso, se debe hacer el aporte indicado. Este nuevo concepto tiene esta finalidad y es de aclarar que debe ser creado como modo 60 y de naturaleza devengo. A.F.P. fondo Institucional: Lo primero a aclarar es que los aportes que se hacen sobre la base variable o de compensación flexible, son definidos como voluntarios. Este parámetro tiene como finalidad definir un código default de fondo de pensión a nombre de quien se declararan o registraran estos aportes voluntarios. No obstante y en el evento de que los empleados tengan varios, éste se puede modificar en la parametrización individual década trabajador
Otros parámetros de nómina
En esta pantalla se declaran los valores particulares de las variables que se tomarán en cuenta durante los procesos no incluidos en las opciones anteriores. En esta pantalla se encuentran parámetros adicionales para el funcionamiento de la nómina.
Imprime contratos cuando se actualiza: Criterio que determina si cada que se actualiza un contrato se realiza inmediatamente la impresión del mismo. Controla sueldo por cargos: Criterio que determina si se utiliza o no el control de sueldos por cargo durante los procesos de aumento de salarios. Captura dirección extendida: Criterio que determina si al capturar la dirección de un beneficiario en un contrato de trabajo se hace mediante la utilización de 3 líneas adicionales, para tener una mayor amplitud de la misma Interfase a Contabilidad: Aplica en los procesos de contabilización del comprobante de salarios, comprobante de consolidación, comprobante de autoliquidación, con este nuevo indicador se interactúa con las estructuras de equivalencias contables dependiendo del aplicativo contable. Parafiscales descuenta Vacac. De L.C: (0=No; 1=Si): aplica en el módulo de aportes parafiscales. Las vacaciones se diferencian en dos tipos: La primera es vacaciones en disfrute, la segunda es vacaciones de liquidación definitiva del contrato laboral, el segundo tipo de vacaciones se suman al ingreso base de cotización de aportes parafiscales si este indicador se encuentra en 1=Si. De esta forma el usuario parametriza el sistema de acuerdo a su interpretación en la norma.
Generador de Reportes Encabezado - Gen reportes El objetivo de esta opción es definir las líneas de título que van en la parte superior del reporte, así como el tamaño del papel y la indicación de si el informe incluirá o no renglones de detalle con más de 1 registro (renglones secundarios).
Código del Reporte: Campo alfanumérico de 8 caracteres para especificar el código de identificación con el cual va a quedar catalogado el reporte. Módulo: Campo que determina el diccionario de variables que estará disponible a la hora de definir las columnas del reporte. Se puede utilizar la tecla de función [F2] para llamar una ventana en la que aparecerán los diferentes módulos de las aplicaciones sobre el cual se va a trabajar el reporte. Se debe tener en cuenta que después de grabar el reporte y crear las filas, no se podrá cambiar el módulo. Otro aspecto que también influye al definir un encabezado es que solamente se puede trabajar con un módulo. Descripción: En este campo se describe el objetivo del reporte. Detallar Filas: Este campo determina la forma como se mostrará el contenido del reporte para el caso en que se haya escogido el módulo de "liquidación de nómina". Las opciones disponibles son (0=No detalla filas; 1= Si detalla filas). Título 1, 2, 3: Estos 3 campos se especifican los títulos que aparecerán en la parte superior de cada página del reporte. La longitud máxima de cada una de ellas es de 60 caracteres. Tamaño: Dependiendo de la impresora puede seleccionar el tamaño del papel. Ejemplo: Matriz: 8.5 x 11 y 14 x 11. Elaborado por: Debe especificar las iniciales de quien crea el reporte.
Referencias Bibliográficas
Manual de NM-UNO preparado por la empresa Sistemas de Información Empresarial –SIESA- Versión 8.5, Santiago de Cali, 2016.