Diagramacao final

Informa-TI

Superintendência de Tecnologia da Informação

Ano 01 - Número 01 - Março 2015

Lançada a revista eletrônica da TI institucional: Informa-TI A TI institucional agora tem o seu canal informativo de notícias, informações e matérias sobre atividades e projetos na área de TI da UFPB.

EDITORIAL R

ecentemente um dos analistas de TI que trabalha conosco me informou que daria entrada no seu processo de aposentadoria, após décadas de atuação profissional junto à TI institucional e ciente do dever cumprido desde que o setor era denominado CPD, NPD, NTI e agora STI. Felicitei-o pela conquista, já que se tratava de decisão pessoal e exercício volitivo do seu direito. Na mesma época três novos analistas e técnicos de TI estavam iniciando sua carreira profissional na STI. Recebi-os jovens, cheios de expectativas, confiantes em seu mérito (já que aprovados em concurso público) e na contribuição que virão a dar ao serviço público.

Como registrar e informar esses eventos marcantes, essas passagens às vezes longas, às vezes mais curtas, de pessoas e suas contribuições à TI na UFPB? Como registrar e informar os projetos em andamento, as equipes envolvidas, o esforço de realização? Como informar as nossas conquistas, os projetos concluídos, os resultados obtidos? Como registrar e informar se estamos alcançando e atendendo aos nossos parâmetros de qualidade no serviço que nos propomos a prestar e que a comunidade acadêmica espera de nós? É com o propósito de responder sistemática e constantemente a esses questionamentos que a STI lança o seu boletim informativo Informa-TI. O boletim pretende ter periodicidade mensal e a política editorial está disponível para download no nosso website. Como um projeto em construção (e sempre será!), que todos que compõem a STI contribuam com ideias, sugestões de pauta, produção de artigos e o que mais interessar. Boa leitura!

Pedro Jácome de Moura Júnior.

Superintendente de Tecnologia da Informação da UFPB

Superintendência de Tecnologia da Informação

Universidade Federal da Paraíba

Informa-TI

Administração Reitora: Margareth de Fátima Formiga Melo Diniz Vice-Reitor: Eduardo Ramalho Rabenhorst

sumário 4 Conhece-te a TI mesmo Equipe STI

Superintendente de Tecnologia da Informação (STI): Pedro Jácome de Moura Júnior Coordenação de Serviços: Hermes Pessoa Filho

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Coordenação de Gestão da Informação: Adão Cavalcanti de Menezes Coordenação da Rede: Ricardo Costa de Carvalho Universidade Federal da Paraíba Superintendência de Tecnologia da Informação Cidade Universitária - Campus I - Castelo Branco CEP: 58051-900 - João Pessoa/PB

Expediente

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O que fazemos por TI

Projeto SIGAA Graduação: Implantando Soluções

O que fazemos por TI

A Coletividade no Processo de Movimentação do Data Centrer UFPB

TI encontro lá fora

O que mudou após o Módulo SIPAC Protocolo

Pauta: Pedro Jácome de Moura Júnior Redação, Diagramação e Projeto Gráfico: Ana Carolina Medeiros Caldas Revisão Geral: Pedro Jácome de Moura Júnior Foto Capa: Ana Carolina Medeiros Caldas João Pessoa - PB Março - 2015

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EstaTIsticas Projeto visa a maior transparência das atividades da STI com implantação de SLAs

Conhece-te a TI mesmo

Equipe STI

equipe da STI (Superintendência de Tecnologia da Informação) tem como objetivo primar pelas atividades realizadas pelos seus setores, e por isso mesmo é preciso que todos se conheçam de forma a contribuir uns com os outros na realização das atividades. Para isso, foi criada esta seção com o intuito de favorecer o contato entre os funcionários da STI, trazendo informações sobre a vida profissional e acadêmica dos colegas de trabalho e dos amigos.

Ano passado, tivemos algumas mudanças no quadro de funcionários da STI com a chegada de novos integrantes e com a saída de pessoas para assunção de outros postos fora da instituição e por opção pela aposentadoria. A primeira delas foi a aposentadoria do técnico em tecnologia da informação Carlos Alberto Toscano Ximenes, também conhecido como “Beto”. O funcionário permaneceu no cargo citado de 1° de agosto de 1979 até dia oito de agosto de 2014. Depois de mais de três décadas como funcionário da UFPB, o aposentado agora desfruta de seu merecido descanso com muito trabalho em outros projetos pessoais. Como relembra Ximenes, “não me arrependo de nada, faria tudo outra vez, não pretendo esquecer nenhum momento do meu envolvimento com a STI, 38 anos de amizades consolidadas”. O ano que passou também contou com mais uma despedida, a da funcionária e agora aposentada Eliane Cavalcante dos Santos, que esteve na UFPB de 1° de março de 1980 até vinte e cinco de agosto de 2014. Muitas saudades vão deixar para a STI. Porém, o ano de 2014 não foi só de despedidas.

Novas amizades surgiram trazendo pessoas para integrar esse novo

quadro que está sendo atualmente formado na STI. O primeiro deles é o mais novo técnico em tecnologia da informação, o funcionário Antônio Costa, que tomou posse no dia 22 de agosto de 2014. Antônio está atuando na coordenação de serviços (CS) e é responsável por contribuir para uma maior “transparência de informações referentes à própria academia quanto à taxa de sucesso, através de estatísticas de desempenho entre aluno e professor”, afirma o funcionário em entrevista à equipe do Informa-TI. Além do fornecimento de relatórios, Antônio diz também auxiliar no atendimento da STI junto à comunidade da UFPB. Também recebemos, no ano passado, os funcionários Paulo Martins da Costa Filho, em 26 de agosto de 2014, e Francisco de Assis Sátiro Júnior, em 22 de agosto de 2014, ambos ocupando o cargo de técnico em tecnologia da informação no Centro de Ciências Agrárias (CCA) em Areia, no núcleo setorial de tecnologia da informação (NSTI), e também o funcionário Mozer Fernando Oliveira Nogueira, no dia cinco de setembro de 2014, que atua no NSTI da unidade de Mangabeira.

Sejam bem-vindos, Antônio, Paulo, Francisco e Mozer! Obrigado pelos anos de amizade e trabalho, Beto e Eliane!

Foto: Carol Caldas

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Parte da equipe STI (da esq. para dir.) : Djair, Leonardo, Rivaldo, Jorge, Sérgio e Fred.

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O que fazemos por TI

Projeto SIGAA Graduação 2015: implantando soluções

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STI trabalha na implantação do projeto que renovará toda a estrutura de controle de informações relacionada à vida acadêmica dos cursos e alunos de graduação: o Projeto SIGAA Graduação. Com previsão de implantação para o primeiro semestre de 2015, o projeto beneficiará os estudantes ampliando sua capacidade de controlar e organizar informações a respeito da situação de cada aluno. Como afirma Fabiana Ferreira, analista de tecnologia da informação da STI e gerente do projeto SIGAA Graduação, “a previsão é que ele estará sendo implantado a partir de junho, mas a gente precisa ainda negociar algumas cláusulas do regulamento, e ainda situar esse tempo no calendário acadêmico”.

A necessidade de reformular o sistema que coordena toda a demanda de cursos e alunos da graduação veio do aumento do número dos cursos desde o Reuni e, consequentemente, de sua proporcional quantidade de alunos.

Assim, não só os estudantes terão mais possibilidades de ter acesso a informações que antes não eram divulgadas, mas também os professores, técnicos administrativos e a comunidade em geral. “De

Foto: Carol Caldas

Fabiana Ferreira, analista de informação da STI.

estudantes da graduação, temos cerca de 40 mil, então se a gente somar estudantes da graduação com professores e técnicos administrativos já seria por volta de 50 mil pessoas afetadas diretamente, fora a comunidade como um todo”, afirma Raphael Freire, analista de tecnologia da informação da STI e também integrante da gerência do projeto SIGAA Graduação.

Além disso, segundo Freire, o processo de matrículas online dos alunos tem sido utilizado com poucos recursos pela PRG justamente por algumas limitações técnicas que o sistema atual possui. Então, a previsão é que com a adoção de uma nova plataforma, esses problemas sejam minimizados ou mesmo solucionados definitivamente.

No sistema atual, a comunicação entre as diversas entida-

des que compõem o quadro acadêmico dos cursos de graduação da UFPB também deixava a desejar. De acordo com Ferreira, “a própria oferta de turma, que é um processo anterior à matrícula, e a comunicação entre Coordenação e Departamento eram bem limitadas. Não são muito claros os papeis de coordenador e chefe de departamento nessa negociação. No SIGAA, isso é bem regulamentado com a nova resolução da PRG [em análise pelo CONSEPE], que deve estar saindo, e o SIGAA já reflete essa melhoria na comunicação.” Portanto, o Projeto SIGAA Graduação 2015 vem para ampliar a interação entre alunos, professores, chefes de departamento, coordenadores, PRG e comunidade em geral, facilitando o acesso às informações.

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O que fazemos por TI

A coletividade no processo de movimentação do datacenter UFPB

houve a movimentação união faz a força. de fibras óticas e do roEsse lema foi um dos teador central da Rede”, grandes impulsionadores conta o superintendente no processo de movimenda STI. Dando prosseguitação dos equipamentos mento ao processo, a STI que armazenam e proaguardava agora o apoio cessam todos os sistemas da RNP para finalmente e serviços oferecidos pela concluir o remanejamenUFPB à comunidade acato com a terceira e última dêmica. etapa. Porém, a negociaA necessidade de trans- Fotos: Pedro Jácome ção com a RNP não ocorMontagem: Carol Caldas ferir todas as máquinas, reu como esperada e a STI cabeamento de fibra ótica e me, “a gente teve aqui a visita decidiu conduzir a situação de equipamentos de conectivida- de algumas consultorias, rece- forma independente. Como de emergiu durante a reforma bemos o orçamento para fazer afirma o superintendente, que já está sendo concluída no a movimentação e as propos- “no último final de semana, prédio da STI, na UFPB. Em tas giraram em torno de 200, dias 21 e 22 de fevereiro, que vistas dessa necessidade, hou- 250 mil reais, para que uma a gente estabeleceu como deve consultas a empresas públi- empresa externa nos apoiasse adline para a movimentação, cas e privadas para auxílio no no processo.” restavam ainda a estrutura da processo de remanejamento Considerando-se os eleva- RNP e a estrutura da Embrado datacenter da antiga sala dos custos com consultorias, tel, ou seja, as estruturas que para a nova sala construída. a opção da STI recaiu sobre não dependiam diretamente Porém, o reforço não saiu planejamento intenso e em- da STI. E a surpresa foi que, como esperado e a equipe da prego de recursos próprios, mesmo tendo feito ‘n’ tratatiSTI uniu-se para realizar esse tanto quanto possível. Com vas para que a RNP estivesse desafio. a documentação finalizada, aqui com as operadoras de teA STI se deparou com obs- decorrente do planejamen- lecom fazendo o trabalho, só táculos ao realizar a reforma to, e as parcerias já definidas, veio uma parte da equipe, não do prédio. Primeiro porque o principalmente com a RNP, a veio a equipe inteira para condatacenter não é uma simples equipe da gerência de opera- cluir o trabalho.” Diante disso, mobília que pode ser deslo- ção da Rede, os coordenado- todo o datacenter acabou sencada de uma sala para outra. res da STI e a RNP, a partir do desmontado, desconectaExige todo um processo es- de 24 de janeiro de 2015 teve do, remontado, reconectado pecífico, o datacenter moving início a primeira etapa da mo- e documentado a partir do (termo original em inglês). vimentação, que envolveu a esforço e comprometimento Segundo porque, até então, parte computacional do data- da equipe UFPB. não se sabia se seria possível center. “Entre o sábado, 24, e Após meses de planejamento realizar esse procedimento de o domingo, 25 de fevereiro de e esforço mútuo de todos os forma autossuficiente. Por- 2015, as equipes trabalharam envolvidos na movimentação tanto, houve o início da nego- praticamente de forma inin- do datacenter, o resultado foi ciação com as consultorias e terrupta para movimentar os gratificante e a equipe só tem parcerias externas, dentre elas computadores centrais do da- a compartilhar a experiência a Rede Nacional de Ensino e tacenter, e na segunda-feira, vivida. Além disso, a lição Pesquisa (RNP), financiada dia 26, a UFPB estava funcio- aprendida que fica é “que a pelo Ministério da Educação nando como se nada tivesse gente espera que projetos (MEC). Após os contatos, já acontecido”, comenta Jácome. de reforma dessa natureza se tinha conhecimento sobre A segunda etapa da movi- precisam ser iniciados conquais seriam os custos de re- mentação envolveu o princi- templando toda sua complealização do procedimento, pal componente da rede da xidade e abrangência, e não como afirma o superinten- UFPB. “Na semana anterior superficialmente”, ressalta o dente de tecnologia da infor- ao carnaval, houve a segunda superintendente da STI, Pemação da UFPB, Pedro Jáco- etapa. Sete e oito de fevereiro dro Jácome.

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TI encontro lá fora

O que mudou após o Módulo Protocolo do SIPAC

um processo. Sempre pôde, na verdade, mas agora não precisa mais do apoio do Protocolo Central”, afirma Paes.

O Módulo Protocolo do SIPAC foi implantado com o objetivo de diminuir a quantidade de processos físicos que chegavam a todo instante ao Acesse em: https://sistemas.ufpb.br/sipac/ setor de Protocolo, pós um ano em funcio- e também tornar mais prátinamento, o Módulo Pro- co e acessível o serviço para tocolo do SIPAC, que foi im- professores, funcionários e plantado em 29 de dezembro estudantes. Estes últimos, por de 2013, já começa a mostrar exemplo, agora têm mais auseus frutos. O novo serviço tonomia com o novo sistema. online passou a abarcar gran- “Hoje, o pessoal acadêmico de parte da demanda que pode ter mais visibilidade e antes era encaminhada para transparência de como os proo Setor de Protocolo Central cessos tramitam, onde eles esda UFPB, descentralizando o tão, por que estão parados em protocolo e redistribuindo os determinada unidade, então o funcionários para outras fun- rastreamento é mais rápido”, ções administrativas. comenta Paes sobre as vantaA implantação trouxe mu- gens do Módulo Protocolo do danças e consequências po- SIPAC para os discentes. sitivas que são sentidas por A comunidade de usuários toda a comunidade acadê- que sentiu a diferença de um mica, como afirma Eduardo modelo para outro, porém, Paes, analista de tecnologia da agora também passa a reclainformação da STI, na UFPB, mar de outros fatores, como “hoje em dia, qualquer pes- afirma a Pró-Reitora de Adsoa pode abrir um processo. ministração, Prof.ª Zelma Antigamente, só o setor de Quirino, “antes a reclamação Protocolo poderia, então era era de que ninguém sabia bem centralizado, talvez até onde os processos estavam na fosse restritivo. Fizemos um UFPB, e agora eu tive uma retrabalho para ampliar a capi- clamação de que uma pessoa laridade, então qualquer setor abriu o processo, em um dehoje da instituição pode abrir terminado Centro, e ela foi re-

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clamar com o diretor porque ficava recebendo todo tempo e-mail de sinalização, só que ela tinha que entrar no sistema e desbloquear isso.” Portanto, o Módulo Protocolo do SIPAC veio para suprir todas as necessidades que a própria demanda de usuários e processos solicitava.

Inicialmente, a implantação trouxe certa resistência por parte de funcionários e professores, porém, com os treinamentos oferecidos pela Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) para técnicos-administrativos e professoras da UFPB, essa resistência foi reduzida. “Na verdade, o sistema é autoexplicativo, mas algumas pessoas têm essa necessidade. Acho que foram umas dez turmas ano passado de treinamento”, afirma a Pró-Reitora. Além dos cursos, foram disponibilizados vídeos-tutoriais online, juntamente com o manual do SIPAC que está disponível no próprio sistema.

O objetivo principal da implantação do novo Módulo Protocolo do SIPAC é também reduzir a necessidade de papel e tornar os trâmites cada vez mais eletrônicos, como afirma a professora Zelma, “a nossa ideia e da STI é que, daqui a dois anos, a gente tenha uma redução significativa. Vamos ver se a gente consegue finalmente”, ressalta a professora.

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EstaTIsticas

Projeto visa maior transparência das atividades da STI com implantação de SLAs

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STI da UFPB, por meio da Coordenação de Serviços (CS), está preparando um projeto que implantará acordos para verificação do desempenho dos serviços prestados pela própria STI. As SLAs (na sigla em inglês Service Level Agreement) atuarão em prol da comunidade acadêmica e administrativa da universidade para que as atividades prestadas aos usuários e clientes busquem alcançar uma meta de qualidade, melhorando cada vez mais a satisfação dos usuários e clientes com os atendimentos. Segundo o gerente de service desk da STI, Jansen Cruz de Souza, “a gente vai ter como controlar o tempo de serviço de cada demanda, porque às vezes um determinado usuário da comunidade acadêmica gera um chamado, e aquilo fica 20, 30, 60 dias sem atendimento e isso gera um custo para a universidade em si. Ela deixou de avançar nas suas atribuições porque a gente não teve o comprometimento com aquela demanda.

Então, é importante associar, sim, tempo ao serviço porque com isso a gente traz um nível de produção maior para nossa equipe, da Superintendência.”

Souza relata que a CS, da qual faz parte, representa uma im8

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volvimento, será responsável por ofertar cursos de capacitação aos funcionários e alunos da UFPB, em laboratórios que estão sendo construídos, e pretende inserir a STI na pesquisa acadêmico-científica como campo empírico e espaço para atuação de pesquisadores (docentes, mestrandos, doutorandos e etc).

Para o coordenador de serviços da STI, Hermes Pessoa Filho, a migração do então Núcleo de Tecnologia da Gráfico gerado pelo Microsoft Excel 2010.

Informação (NTI) professores, funcionários ou para Superintendência, ocorestudantes. Primeiro, a gerên- rida no final de 2013, foi excia de service desk se respon- tremamente necessária para a sabiliza por “atender a comu- melhoria do desenvolvimento nidade de forma que qualquer das atividades juntamente à demanda que a STI venha a comunidade acadêmica e aos resolver não demore e esteja demais setores administratide forma transparente para o vos. Isso porque agora a STI usuário, porque com a OTRS pode atuar diretamente junto (open-source ticket request à Reitoria da UFPB, confesystem), a resposta ao usuário rindo merecida importância pode ser feita diretamente via a esse segmento da universie-mail.” Segundo, a gerência dade.

Segundo dados estatísticos de inteligência institucional, por sua vez, é responsável por fornecidos pela própria coorgerar relatórios que são fun- denação de serviços, em 2014, damentais para que se possa o número de atendimentos conhecer a instituição a par- realizados chegou a 8.445, dos tir dos seus próprios dados, quais 8.381 desses foram conalém de algum planejamento cluídos com sucesso. Além que possa ser melhorado. Por disso, a quantidade de suporte fim, a gerência de pesquisa aos usuários realizados tame extensão, que também faz bém no ano passado chegou parte da CS e ainda está em a 1.097, dos quais 1.092 foram fase de implantação e desen- solucionados. portância significativa para toda a comunidade da UFPB, e que é composta por três segmentos, cada um influenciando diretamente as atividades prestadas para a melhoria do fluxo de demandas, seja de

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