REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO MAESTRÍA EN ADMINISTRACION DE NEGOCIOS
PLAN ESTRATÉGICO MOTIVACIONAL PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL EN LA EMPRESA Y&V INGENIERÍA Y CONSTRUCCIÓN PROYECTO 1377-03
Trabajo Presentado como requisito para optar al Grado de Magíster Scientiarum en Administración de Negocios
Autor: Luis E. Márquez B. Tutor: Dra. Carolina Castellanos
El Tigre, Mayo de 2017 1
CAPITULO V
PROPUESTA Y RECOMENDACIONES
Luego de hacer el análisis e interpretación de los datos se procedió a formular la propuesta, la cual incluye un conjunto de métodos y estrategias con el fin de buscar mejoras en el clima organizacional de la empresa motivo de estudio, así como también atacar las necesidades motivacionales enfocando de mejor manera los recursos y esfuerzos a nivel del capital humano que permita potenciar sus habilidades y destrezas en pro de la consecución de las metas a nivel personal y empresarial. La presente propuesta busca dar lineamientos y planes de acción basados en estrategias motivacionales adaptadas a la realidad de la empresa Y&V Ingeniería y Construcción P1377-07, en este sentido Robbins (2009, p.215) menciona que cuando se habla de motivación en las empresas hay una estrecha relación con el clima organizacional basado en características propias de la organización y los individuos que la componen, por lo que si no se proponen y desarrollan planes para corregir las debilidades y potenciar las fortalezas, se puede traducir en consecuencias que afectan las actividades en la empresa. Es por eso que a través de esta propuesta se busca solventar la problemática existente, con el objetivo de obtener un clima organizacional armónico. Partiendo de lo anterior, la propuesta del plan estratégico motivacional que se presenta a continuación está estructurada de la siguiente manera:
-
Justificación
-
Objetivos de la propuesta (General y Específicos)
-
Beneficios
-
Estructura
-
Costo y financiamiento
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Justificación
La motivación es un elemento fundamental en la satisfacción del trabajador, que trae consigo un impulso para realizar sus labores de manera positiva y bajo un ambiente integral de trabajo, por lo que las estrategias motivacionales que utilice la organización repercutirán en la forma como la organización funcione a corto y a largo plazo. A la hora de fortalecer la motivación de los trabajadores, las empresas que aplican e implementan planes de motivación logran encontrar una reducción en la incidencia de problemas y mejorar en gran porcentaje su clima organizacional, ya que los trabajadores encuentran en este tipo de programas una forma de identificarse y visualizarse como mejores personas y trabajadores, creando un lazo ameno de compromiso con la organización. Derivado de esto y del análisis hecho de los resultados, se refleja en gran medida que los trabajadores de la empresa Y&V Ingeniería y Construcción P1377-07 no se encuentran motivados y a esto se suma insatisfacción a nivel de beneficios, condiciones de trabajo, crecimiento personal, reconocimiento de sus actividades, problemas en las relaciones interpersonales y carencia de compromiso con la organización. Por lo que en este sentido, es necesario llevar a cabo acciones que permitan atacar estas falencias y generar un sano clima organizacional y en este sentido se justifica el desarrollo de un plan estratégico motivacional para la empresa antes mencionada.
Objetivos de la propuesta
Objetivo General Desarrollar un plan basado en estrategias motivacionales que fortalezca el clima organizacional de la empresa Y&V Ingeniería y Construcción P1377-07.
Objetivos específicos
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Definir las estrategias motivacionales para mejorar el clima organizacional de la empresa Y&V Ingeniería y Construcción P1377-07. Establecer las actividades a llevar a cabo para cumplir con las estrategias sugeridas. Promover en la organización las actividades relacionadas a la integración empresarial. Crear un plan basado en estrategias motivacionales que fortalezca el clima organizacional de la empresa Y&V Ingeniería y Construcción P1377-07.
Estructura
La presente propuesta está basada en la Teoría ERC propuesta por Alderfer la cual consta de tres necesidades primarias (existencia, relaciones, crecimiento) y esta se puede adaptar a estrategias y planes que puedan ser utilizadas en estudios de la motivación en el ámbito laboral en las cuales no se presenten un orden jerárquico de necesidades sino que cualquiera de ellas puede ser activada sin esperar que alguna de orden inferior haya sido satisfecha. En este sentido, el plan estratégico motivacional que se plantea en esta investigación está compuesto por tres (3) fases:
Fase 1) Formulación de necesidades y estrategias motivacionales Fase 2) Asignación de responsabilidades, comunicación, tiempo y recursos Fase 3) Seguimiento de las estrategias motivacionales
Es necesario mencionar que estas tres (3) fases no pertenecen a la teoría ERC sino que son parte de la propuesta de la presente investigación. Son las estrategias motivacionales que se recomiendan, las que van a ir ligadas a las necesidades propuestas en la teoría ERC, de ahí el basamento de este plan con la teoría ERC.
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Fase 1) Formulación de necesidades y estrategias motivacionales
Tabla 29. Formulación de necesidades y estrategias motivacionales. Estrategias Motivacionales Incentivos / Planes -
Bonos de productividad individual y por departamentos.
-
Aumentos de salarios por desempeño y por inflación.
-
Servicio de alimentación en obra.
-
Servicio de viajes a su lugar de origen (subsidiado por la empresa).
-
Planes de préstamos y acceso a compras de artículo de alto valor.
-
Subsidio parcial o total de útiles escolares, mensualidades de escuelas,
Existencia Necesidades
universidades y estudios de pre y postgrados. -
Jornadas de salud, exámenes médicos para los trabajadores y sus familiares.
-
Planes recreacionales. Actividades Grupales
-
Jornadas deportivas y de recreación. (Juegos interdepartamentales).
-
Jornadas deportivas y de recreación externas. (Juegos interempresas).
-
Agasajos por el día del trabajador, navidad y aniversario de la empresa.
-
Días sociales.
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Relación
-
Agasajos para los cumpleañeros del mes.
-
Jornada de reconocimientos y honor al mérito.
-
Actividades interdepartamentales (talleres, foros, seminarios, entre otros).
-
Concursos de canto, baile teatro y eventos culturales. Formación / Capacitación
-
Seminarios de liderazgo, trabajo en equipo, crecimiento personal, manejo de conflictos y motivación.
Crecimiento
-
Talleres prácticos sobre cocina, diseño, moda, baile y diseño gráfico.
-
Talleres sobre identidad corporativa y responsabilidad empresarial.
-
Cursos relacionados a las áreas de desempeño de cada trabajador.
-
Cursos de actualización tecnológica, manejo de programas especializados.
Fuente. Márquez, 2017
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Esta fase busca la utilización de las estrategias mencionadas anteriormente para la creación de un ambiente de trabajo armónico y un clima organizacional que permita a las actividades que realice la empresa contar con un personal motivado y vinculado con los objetivos que se persigan. Las estrategias están relacionadas a las tres necesidades básicas según la teoría ERC y también tiene presente intrínsecamente los indicadores planteados en el capítulo III, donde destacan
la participación,
incentivo al trabajo, relación con los compañeros de trabajo, trabajo en equipo, crecimiento, entre otros. La finalidad de estas estrategias es reconocer a los trabajadores como eje principal de todo objetivo que persiga la empresa, dotándolo de las herramientas y recursos motivacionales que necesite para un alto desempeño en sus actividades. Por otro lado, el crecimiento personal y profesional no se debe dejar de lado y debe ir atado a cada actividad de la empresa en búsqueda de creación de vínculos e identificación con la empresa en pro de la superación y mejora continua de toda la organización.
Estrategias para las necesidades de existencia Este tipo de estrategias buscan dar respuestas a las necesidades más básicas que tiene todo individuo tales como la alimentación, salud, empleo, sueldo, acceso a bienes y servicios, entre otros. Las estrategias planteadas según esta necesidad estuvieron basadas en elementos vitales en toda empresa como ofrecer un buen salario adaptado a las actividades que realice el trabajador, acceso a la alimentación dentro y fuera de la organización, acceso a servicios de aprovisionamiento, salud, educación y recreación. Se puede notar que se agrupan en dos tipos de estrategias: estrategias financieras o monetarias y estrategias no monetarias. Las estrategias financieras o monetaria son aquellas donde el trabajador recibe un recurso monetario directo, por su parte en las estrategias no monetarias el trabajador recibe un recurso pero en forma de servicio, donde la empresa se encarga de subsidiar directamente este. Tabla 30.
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Estrategias motivacionales de existencia (financieras y no financieras)
Estrategias financieras -
Bonos
de
Estrategias no financieras
productividad
individual
y
-
por
médicos para los trabajadores
departamentos.
-
Jornadas de salud, exámenes
y sus familiares.
Aumentos de salarios por
-
Planes recreacionales.
-
Servicio de alimentación en
desempeño y por inflación. -
Planes de préstamos y acceso a compras de artículo de alto
obra.
valor. -
Subsidio parcial o total de útiles
-
escolares,
Servicio de viajes a su lugar de origen (subsidiado por la
mensualidades de escuelas,
empresa).
universidades y estudios de pre y postgrados.
Fuente. Márquez, 2017
Estrategias para las necesidades de relación Las estrategias vinculadas a las necesidades de relación buscan dar respuestas a la forma como los trabajadores interaccionan con otras personas, comprendiendo la necesidad social y el reconocimiento del individuo dentro de todas las facetas. Las estrategias propuestas buscan unificar diversas actividades de relaciones humanas y de reconocimiento al individuo, basadas en actividades grupales así como también trabajo en equipo que ayude a generar vínculos entre los trabajadores de la empresa. Entre estas actividades se encuentran los deportes de conjunto, los cuales se recomiendan por sus contantes necesidades de vínculo grupal y de equipo, actividades como el teatro, juegos recreacionales como las cartas, dominó, juegos de 8
mesas como el scrabble , ajedrez, entre otros.
Deportes recomendados: -
Futbol
-
Futbol sala
-
Bรกsquet
-
Beisbol
-
Voleibol
-
Softball
-
Kikinball
Juegos de mesa: -
Dominรณ
-
Cartas
-
Monopolio
-
Scrabble
-
UNO
-
Damas
-
Ajedrez
Juegos tradicionales: -
Carreras de saco
-
Bolas criollas
-
Carreras de fuerza
Actividades culturales: -
Obras teatrales
-
Concursos de canto
-
Concursos de baile
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Por otro lado las actividades grupales de corte social, tales como fiestas, agasajos y reuniones también permiten estrechar lazos de vínculos y mejoran las relaciones humanas en la empresa. Se recomiendan actividades como “días sociales” o “cumpleaños del mes” la cual busca el compartir de los trabajadores en un día específico de la semana o a finales de mes. Por otro lado, el reconocimiento del individuo es muy importante por lo que también se plantea jornadas de honor al mérito de los trabajadores, concursos culturales y de talento.
Estrategias para las necesidades de crecimiento Las estrategias relacionadas a las necesidades de crecimiento buscan dar respuestas o satisfacer la visión de futuro o autorrealización de crecimiento a nivel interno o externo de las personas. Se conjugan actividades orientadas a la satisfacción por el cumplimiento de metas, sueños o anhelos. Por otra parte también incluyen actividades de crecimiento profesional dentro y fuera de la organización. Las estrategias a recomendadas para satisfacer las necesidades de crecimiento son planteadas desde el punto de vista profesional, desde el crecimiento o mejoramiento de los conocimientos de área de cada trabajador. Por ello se plantean actividades de mejoramiento continuo tales como seminarios, talleres y cursos. Estos pueden ser formalizados desde dos puntos de vista; una visión general donde se incluyen actividades que afecta a toda la organización y una visión departamental que solo afecta a un departamento o área en específico.
Tabla 31. Estrategias motivacionales de crecimiento (visión organizacional y visión departamental)
Visión Organizacional -
Visión departamental
Seminarios de liderazgo,
-
trabajo en equipo, crecimiento
Cursos relacionados a las áreas de desempeño de cada
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personal, manejo de
trabajador.
conflictos y motivación.
-
-
Talleres prácticos sobre
-
Cursos
de
actualización
cocina, diseño, moda, baile y
tecnológica,
manejo
de
diseño gráfico.
programas especializados.
Talleres sobre identidad corporativa y responsabilidad empresarial.
Fuente. Márquez, 2017
Fase 2) Asignación de responsabilidades, comunicación, tiempos y recursos
Asignación de responsabilidades La gerencia del proyecto y el departamento de recursos humanos, serán los encargados de dirigir y gestionar esta propuesta y se debe contar con un representante de cada departamento, quedando estructurado de la siguiente forma: Gerencia del proyecto: Representan la cabeza del proyecto, los que deben aprobar los recursos para que todo el plan estratégico motivacional se lleve a cabo, así como también aprobar todas las actividades y cambios que estos requiera. Se puede contar con máximo dos (2) representantes de la gerencia del proyecto para llevar responsabilidades en el plan. Departamento de recursos humanos: Representan el nivel medio de responsabilidades, su trabajo es gestionar y planificar las actividades a realizar, así como también evaluar el desempeño de todo el talento humano de la organización. Es el enlace entre la gerencia y los representantes de cada departamento. Se puede contar con
máximo
dos
(2)
representantes
de
este
departamento
para
llevar
responsabilidades en el plan. Representantes
de
cada
departamento:
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Representan
los
voceros
departamentales o líderes departamentales, los cuales hacen llegar la información referente a las actividades al plan al resto de los trabajadores. Por otra parte también llevan inquietudes y opiniones al departamento de recursos humanos para realizar mejoras o cambios en el plan.
-
SSO (1)
-
Administración de obras (1)
-
QA/QC (1)
-
Ingeniería (1)
-
Construcción (1)
-
Planificación (1)
-
Materiales (1)
-
Administración de Contratos (1)
-
Control de Documentos (1)
-
Sistemas (1)
Cabe destacar que estos representantes pueden ser elegidos mediante votaciones o por rotaciones según el departamento. Queda juicio de la empresa la manera como serán estos elegidos. La idea principal es que todos sean partícipes activos de este plan. Se recomienda que la asignación de responsabilidades y responsables sea realizada a finales de cada año con miras a que realicen una planificación anticipada de todas las posibles estrategias y mecanismos a llevar a cabo durante el año siguiente. Esta planificación debe ser revisada por todos los involucrados y aprobada por la Gerencia del Proyecto.
Comunicación
La comunicación es un elemento muy importante en toda organización y cuando se proponen planes de estrategias motivacionales también juega un papel primordial. Una vez definidos los grupos de responsables será necesario expandir la
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información y hacer llegar a todos los trabajadores una comunicación formal vía correo electrónico y publicación en carteleras informativas sobre el rol que cumplirán cada uno de ellos y cada una de las actividades relacionadas al plan que se llegaran a cabo. Por otra parte el medio de comunicación por defecto será el correo electrónico, apoyado en la publicación de carteleras y por último es recomendable crear un grupo de comunicaciones mediante redes sociales o aplicaciones para teléfonos inteligentes como Whatsapp o Telegram.
Tiempos y recursos
El plan y sus actividades puede ser renovado según un tiempo establecido, esto con miras a tratar de hacer cada una de las acciones de forma dinámica y variante para el máximo aprovechamiento y beneficio del objetivo que se persigue. Se recomienda que el plan se planifique de forma anual, según la asignación de recursos necesarios y realizando cada grupo de actividades de la manera requerida. Las actividades o acciones de las estrategias relacionadas a las necesidades de existencia son necesarias que se cumplan durante toda la parte del año, en su mayoría ejecutarla de forma constante ya que muchas de estas son parte del beneficio contractual o económico del trabajador. Sin embargo las estrategias referentes a las necesidades de relación y crecimiento se pueden realizar de forma semanal mensual o trimestral dependiendo del tipo. Por lo anterior se plantea los siguientes tiempos y recursos (Ver Tabla 32):
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Tabla 32. Asignación de tiempos y recursos. Necesidades
Estrategias Motivacionales
-
Incentivos / Planes
Tiempo
Bonos
Dos (2)
de
productividad
individual
y
por
veces al año
departamentos. -
Existencia
Aumentos de salarios por
Servicio de alimentación en
como también evaluar cuáles son
veces al año
las metas a trazar durante el año
Diario
para ir gestionando los recursos, que para la empresa se considera la
Servicio de viajes a su lugar
Cada
de origen (subsidiado por la
Quince(15) días
empresa). -
inversión más fuerte de este plan.
En los incentivos:
Planes de préstamos y acceso
Dos(2)
a compras de artículo de alto
veces al año
valor. -
Es necesaria la evaluación por parte
Dos(2)
obra. -
En los incentivos:
de la empresa y trabajadores, así
desempeño y por inflación. -
Recursos Básicos
Contratación médicos
y
Contratación
Subsidio parcial o total de útiles
Anual
escolares,
de
profesionales especialistas.
de
recreadores,
hoteles y alimentación durante el plan recreacional, así como también
mensualidades de escuelas,
alquiler
de
vehículos
universidades y estudios de
traslado, de ser necesario.
para
pre y postgrados. -
Jornadas de salud, exámenes
Tres(3)
médicos para los trabajadores
veces al año
y sus familiares. -
Planes recreacionales.
Anual
Actividades Grupales -
Jornadas
deportivas
Tiempo y
de
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Dos(2)
Recursos Básicos En las actividades deportivas:
el
recreación.
(Juegos
veces al año
interdepartamentales). Relación
-
Jornadas
deportivas
Hidratación, y
de
Movilización
de
participantes, Arbitraje.
recreación externas. (Juegos
En actividades de esparcimiento:
interempresas).
Alquiler de locales, Compra de
Agasajos
por
trabajador,
el
día
del
navidad
y
Tres(3) veces al año
aniversario de la empresa. -
Días sociales.
-
Agasajos
para
refrigerios, Compra de obsequios, reconocimientos. En actividades de talleres y cursos:
los
Mensual
Ponentes, Papelería, Videobeam,
Mensual
Computadoras,
cumpleañeros del mes. -
Artículos deportivos, Uniformes,
Refrigerios,
Alquiler de local.
Jornada de reconocimientos y
Anual
honor al mérito. -
Actividades
Tres(3)
interdepartamentales (talleres,
veces al año
foros, seminarios, entre otros). -
Concursos de canto, baile teatro y eventos culturales.
veces al año
Formación / Capacitación -
Crecimiento
Tiempo
Seminarios de liderazgo, trabajo en equipo, crecimiento
año (se debe
personal, manejo de conflictos
autorizar a cada trabajador a
Talleres prácticos sobre
tomar tres (3)
cocina, diseño, moda, baile y
capacitaciones
diseño gráfico. -
Recursos Básicos
Tres (3) veces al En actividades de talleres y cursos:
y motivación. -
Tres(3)
al año (Cursos o
Talleres sobre identidad
Talleres). Los
corporativa y responsabilidad
seminarios son
empresarial.
de participación
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Ponentes, Papelería, Videobeam, Computadoras, Refrigerios, Alquiler de local.
-
Cursos relacionados a las
obligatoria.
áreas de desempeño de cada trabajador. -
Cursos de actualización tecnológica, manejo de programas especializados.
Fuente. Márquez, 2017
Nota: La empresa puede agregar cualquier otro recurso o estrategia que sea necesario.
Fase 3) Seguimiento de las estrategias motivacionales
Parte primordial de todo plan estratégico es el establecimiento de mecanismos para el seguimiento de las acciones contenidas en este plan, así como la evaluación de su implementación. El seguimiento o monitoreo ha de efectuarse de forma continua a lo largo de la ejecución de las actividades y acciones el cual va a permitir diagnosticar en tiempo real la evolución y el desarrollo de las estrategias; pudiendo corregir y subsanar posibles carencias en su implantación aprobando nuevas metas a partir de los resultados obtenidos.
Para esto se plantean las siguientes actividades de seguimiento:
-
Reuniones entre los responsables de forma trimestral para evaluar todas las actividades realizadas y su impacto. Al final de cada año se debe hacer una reunión macro donde se discuta los logros obtenidos de forma general y proposición de nuevas propuestas de mejoras.
-
Encuestas de satisfacción al final de cada actividad.
-
Reuniones con expertos en planes motivacionales externos a la empresa para auditar toda la estructura y verificar si se está llevando de manera adecuada. Esto como complemento de la experiencia que se vaya logrando
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en la puesta en marcha de este. Por otro lado se recomienda el uso básico de la herramienta Balanced ScoreCard
(BSC) para evaluar las perspectivas que se hacen visibles en las
necesidades que mencionan la teoría ERC. Están perspectivas contienen una serie de indicadores que pueden medirse aplicando técnicas como la creación de buzones de sugerencia, encuestas de satisfacción (mencionadas anteriormente). El BSC es una herramienta de control de gestión que proporciona un modelo de medición fundamentado en una estructura informativa, por lo que puede ser aplicable en diversos rubros. El BSC se fundamenta y elabora, en la mayoría de los casos, en torno a cuatro perspectivas que corresponden a las áreas claves de la organización, pero que en este caso vamos a ajustar a factores importantes de los objetivos que se persiguen con este plan: financiera, cliente (en este caso trabajadores), procesos internos y aprendizaje y crecimiento. La Tabla 33, muestra la relación de las perspectivas del BSC con las necesidades según la teoría ERC y los principales indicadores de las estrategias motivacionales propuestas que se pueden evaluar según lo que se plantea en el plan.
Tabla 33. Relación perspectivas del BSC con las necesidades según la teoría ERC para la evaluación de las estrategias motivacionales del plan. Necesidades
Perspectivas
Indicadores a medir según las estrategias
Según
BSC
motivacionales recomendadas
Teoría ERC Perspectiva Existencia
Relación
Beneficios
Políticas
Incentivos
Planes
Perspectiva
Talento
Condiciones
Participación /
Calidad de
del Trabajador
Humano
de trabajo
Reconocimien
servicios y
to
recursos
Toma de
Liderazgo
financiera
Perspectiva de
Comunicación
Relaciones
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procesos
Efectiva
Humanas
decisiones
Perspectiva de
Competencias
Capacitación
Crecimiento
aprendizaje
profesionales
internos Crecimiento
Tecnologías
Fuente. Márquez, 2017
Cabe destacar que se plantea la utilización del BSC desde la forma básica partiendo del uso solo de sus cuatro perspectivas para visualizar mejor la evaluación del plan motivacional y las estrategias que se recomiendan, pero sin pretender aplicar otros conceptos más profundos que este comprende. De esta manera se plantean dos formas de evaluación del plan, partiendo desde una visión general y otra particular utilizando las premisas del BSC.
Costo y financiamiento
La empresa una vez tenida las actividades y fechas para la ejecución de cada actividad debe hacer un estimado de los costos asociados. Toda esta inversión debe estar reflejada dentro de la planificación estratégica de la empresa con miras a tener disponibles los recursos financieros necesarios para llevar a cabo cada una de las estrategias y recursos a necesitar.
RECOMENDACIONES
Para que el plan pueda implementarse de manera óptima, es necesario promover un ambiente laboral armónico. En tal sentido, la empresa no debe limitar sus funciones a actividades operativas sino también debe promover estrategias que fomenten el buen ambiente de trabajo y desempeño laboral. Incursionar en nuevos estilos de gerencia para enriquecer la comunicación con el personal a su cargo, promover la participación y fomentar la motivación. Planificar y ejecutar planes de desarrollo, promoción, campañas de
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sensibilización y motivación.
Poner en práctica todos y cada uno de los factores que facilitan un buen clima organizacional y que fueron mencionados en esta investigación, mejorar las relaciones interpersonales, incentivar al personal para que participe en talleres y/o cursos de actualización y capacitación, ofrecer recompensas e incentivos justos y equitativos, establecer una comunicación efectiva que incremente la participación y el trabajo en equipo, entre otros elementos.
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