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PARTE I – FASE ADMINISTRATIVA
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1. Radicación de la demanda 1.1 Aceptación de árbitros
PARTE II – FASE JURISDICCIONAL
2. Generalidades secretaría 2.1 Notificación a las partes. 2.2 Publicación en estado 2.3 Fijación en lista 2.4 Reporte de pagos de honorarios y gastos 2.5 Conteo de términos 2.6 Cargue de documentos 2.7 Terminación del proceso arbitral – Laudo 2.8 Registro y archivo 2.9 Tutela contra actuaciones del tribunal arbitral
3. Consulta del expediente 3.1 Consulta del expediente por los árbitros 3.2 Consulta del expediente por las partes o apoderados 02
4. Canales de telepresencia 4. 1 Vinculación de asistentes a través de medios virtuales (Cisco Webex – Microsoft Teams). 4.2 Desarrollo de la audiencia (uso de la palabra, uso de video, uso de micrófono) Cisco webex 4.3 Grabación de la audiencia Cisco Webex 4.4 Acta de audiencia. 4.5 Cargue de resultados (reprogramación de audiencias). GUÍA DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS para uso en el proceso arbitral CAC-CCB Presidente Ejecutivo Nicolás Uribe Rueda Director de la Guía Mauricio González Cuervo Editores Mauricio González Cuervo Gustavo Andrés Piedrahita Maria Angélica Munar Gordillo Andrea Beltrán Bautista David Leonardo Rojas Silva Primera edición 2021 Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá Calle 76 no 11 52 Bogotá andrea.beltran@ccb.otg.co
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Fase administrativa
RADICADOR VIRTUAL A continuación, se describen las instrucciones que debe tener en cuentaelusuariocuandoradicalademandaporelradicadorvirtual.
Escoge la opción Qué es.
1.1 Radicador virtual El usuario ingresa a la página del CAC www.centroarbitrajeconciliacion.com selecciona la opción menú.
Luego seleccionamos la opción ¿Cómo radicar una demanda de arbitraje? Selecciona la opción arbitraje nacional.
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1. RADICACIÓN DE LA DEMANDA
Fase administrativa Selecciona la opción Radique su demanda de manera virtual ingresando aquí.
Ingresa al módulo de radicación de demandas de arbitraje nacional y solicitudes de amigable composición y peritaje.
El sistema lo direcciona a la página del SIMASC radicación de solicitudes, el usuario debe aceptar términos y condiciones.
El usuario autoriza el tratamiento de datos personales.
De clic en la opción para realizar su radicación ingrese aquí.
1. RADICACIÓN DE LA DEMANDA 05
Fase administrativa El sistema lo direcciona a la opción información del solicitante se debe diligenciar nombre, apellidos correo electrónico da clic en continuar.
Ingresamos a la pestaña información de las partes, se debe registrar los datos requeridos por el sistema, dirección, teléfono, email, página web.
Ingresamos a la pestaña de Datos Básicos, se deben diligenciar los datos solicitados por el sistema, damos clic en continuar
1. RADICACIÓN DE LA DEMANDA 06
Fase administrativa Damos clic en adicionar y queda registrada la información de la parte convocante, en lista de partes del caso se puede evidenciar la información.
Posteriormente se deben diligenciar los datos del convocado.
En la lista de partes del caso queda registrada la información del convocante y convocado se da clic encontinuar.
1. RADICACIÓN DE LA7DEMANDA 07
Fase administrativa El sistema nos remite a la pestaña de adjuntar documentos, podemos seleccionar el documento que deseemos ingresar ejemplo poderdemanda,anexos,entreotros.
En la pestaña relación de documentos registra los archivos adjuntos por la parte convocante.
Seleccionamos continuar y el sistema habilita la hoja “GenerarOrden”habilitándolasección “Datosdelpagador”.
Elusuariodebeincluirla información para generarla orden cuando selecciona el tipo de documento lista desplegable digita el No del documento (campo alfanumérico) y da click en validar identificación entonces el sistema muestra en pantalla la información asociada en la base de datos de usuarios.
1. RADICACIÓN DE LA DEMANDA 08
Fase administrativa El sistema genera la información de la factura electrónica, se deben diligenciarlosdatossolicitados,alfinalizardamosclicencontinuar.
Una vez diligenciados los datos el sistema lo trasladará a un portal de pagos de clic en continuar al pago.
1. RADICACIÓN DE LA DEMANDA 09
Fase administrativa
Dado que el usuario externo desea continuar con el proceso de pago se debe seleccionar la forma de cancelación débito automático por PSE o TCVisaoTCMasterCard. Cuando el usuario externo desea realizar el pago de manera presencial en banco o sedes de la CCB selecciona la opción “Descargar Orden de pagoparacancelarenbancososedesCCB”, entonceselsistemagenera y descarga la Orden de pago, permite visualizar en pantalla el PDF para imprimiryhacerlacancelación.
Una vez seleccionado la forma de pago el sistema lo direcciona a la pasarela para que realice la cancelaciónyquederegistradalasolicitud.
1. RADICACIÓN DE LA DEMANDA 10
Fase administrativa
1.2 Aceptación de árbitros
Elige Secretaría virtual.
A continuación, se describen las instrucciones que debe tener en cuentael árbitro paralaaceptacióndeladesignación. El usuario ingresa a la página del CAC www.centroarbitrajeconciliacion.com selecciona la opción menú.
Da clic Ingrese a la plataforma aquí. Selecciona la opción arbitraje nacional.
1.1. Aceptación de árbitros 11
Fase administrativa En nombre de usuario deberá digitar su cédula de ciudadanía y la clave que le fue asignada para el ingreso.
Validados estos datos el sistema ingresa al modulo que observa en la imagen.
.
Debe validar que en la parte superior derecha este su nombre y que el rol que tenga asignado sea el de árbitro.
1.1 Aceptación de árbitros 12
Fase administrativa El sistema le indica que tiene pendientes pronunciamientos por responder.
El SIMASC muestra la tabla de datos básicos del caso, partesyapoderados.
Elsistemareflejalaaceptacióndenombramiento.
1.1 Aceptación de árbitros 13
Fase administrativa Elsistemalesolicitaráquerealice lasrevelaciones.
. Declicenlaopciónguardar.
El SIMACS le solicitará que confirme su pronunciamiento.
1.1 Aceptación de árbitros 14
Fase administrativa SidaclicenlaopciónSIel sistema mostraralosiguiente:
.
1.1 Aceptación de árbitros 15 15
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FASE jurisdiccional
Fase jurisdiccional
2. generalidades secretaría
En edición de correo electrónico seleccionará los destinatariosaloscualeslesenviarálanotificación.
2.1. Notificación a las partes En el proceso arbitral se podrán utilizar medios electrónicos en todas las actuaciones y en particular para llevar a cabo todas las comunicaciones, tantodeltribunalcon las partes como con terceros, para la notificación delas providencias, la presentación de memoriales y la realización de audiencias, asícomoparalaguardadelaversióndeestasysuposteriorconsulta. Por Correo electrónico El “secretario del tribunal arbitral” remitirá las notificaciones a las partes por correoelectrónico. También podrá ingresar al SIMASC con el rol de secretario del tribunal a la pestañaedicióndecorreoelectrónico.
El sistema le permitirá colocar el asunto, texto, y adjuntar el archivo, una vez diligenciados estos datos debedarleclicenenviar.
2. generalidades secretaría 17
Fase jurisdiccional Elsistemamostraráelsiguientemensaje.
Al darle clic en abrir mensaje el sistema mostrará la informaciónquefueremitida.
Para consultar que las notificaciones o comunicaciones fueron remitidas el “secretariodeltribunalarbitral”daráclicenlapestañanotificaciones.
Enestaopciónpodráconsultarlasnotificacionesenviadas.
2.2. Publicaciónenestado En la pestaña de secretaria virtual el “secretario del tribunal arbitral” podrá realizar las notificaciones de lista y estado.
2. generalidades secretaría 18
Fase jurisdiccional En tipo de notificación debe seleccionar estado, el SIMASC le solicitará que diligencie la norma, providencia, fecha de notificación, una vez seleccionado declicenguardar.
El día seleccionado como fecha de notificación usted deberá ingresar a la página del Centro de arbitraje y conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá https://simasc.centroarbitrajeconciliacion.com/simasc /#/publico/ARBF113
Para verificar que el estado quedó registrado le damos clic en la pestaña secretariavirtual.
2. generalidades secretaría 19
Fase jurisdiccional Enlapestañalibrodebeseleccionarlaopción estados.
2.3. Fijaciónenlista El “secretario del tribunal” ingresa a la pestaña de secretariavirtual.
Enlapalabraclavesedebeescribirelnúmerodecaso,darclicenbuscar.
En tipo de notificación selecciona lista. El sistema mostrará el número de caso, clase de proceso, convocante, convocado,norma,providencia.
El “secretario del tribunal” debe señalar la norma aplicable según su criterio, el asunto de su notificación, el término, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento y lafechadenotificación.
2. generalidades secretaría 20
Fase jurisdiccional
Para guardar correctamente la notificación, damos clic en el botón verde guardar, para corroborar que la información haya quedado registrada correctamente, volvemos a la pestaña secretaria virtual, donde nos aparecerá un resumen con el tipo de publicación, la norma, asunto, término.
Eldíaseleccionadocomofechadenotificaciónusted deberá ingresar a la página del Centro de arbitraje y conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá https://simasc.centroarbitrajeconciliacion.com/simas c/#/publico/ARBF113
Enlapestañalibroseleccionelistas.
2. generalidades secretaría 21
Fase jurisdiccional Enlapalabraclaveescribaelnúmerodecaso,declicenbuscar.
El sistema mostrará la fijación en lista, el caso, clase de proceso, convocante,convocado,asunto,término.
2. generalidades secretaría 22
Fase jurisdiccional
2.4. Reporte de pagos honorarios y gastos El “profesional del CAC” diligencia un cuadro de Excel que contiene la fecha en que fijaron los honorarios y valor. Pasados 10 días hábiles se realiza el seguimiento al “secretario del tribunal arbitral” mediante llamada o correo electrónico. Cuandonopagansedaporcerradoelcaso. Cuando cancelan el valor se hace seguimiento a la primera de trámite y al resultado de esa audiencia, una vez el tribunal asume la competencia el CAC comienza un conteo de 10 días hábiles para que el tribunal realice el pago, sino realizan la cancelación el” profesional del CAC” remite el caso a ElsaHerreraparaquerealiceeltrámitedecobro. UnavezeltribunalrealiceelpagoalCACel“profesionaldelCAC”lolegalizalo descarga del Excel lo sube al SIMASC para que quede en el cuaderno de gastos administrativos, debe quedar el acta en el cual se hizo la fijación de honorarios, la factura que se generó por ese pago correspondiente al centro dearbitrajeyconciliacióndelaCámaradeComerciodeBogotá.
Tarifador En la pestaña tarifador el “secretario del tribunal” encontrarálastarifasquepuedeaplicar. Seleccionamos la opción de la lista desplegable que le corresponda.
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Fase jurisdiccional
Si la opción que selecciono corresponde al “Decreto 1069 de 2015” el sistemalemuestralasiguienteinformación. Cuando seleccione el “Reglamento del CAC” el sistema desplegaralasiguienteinformación:
Sienlapestañatarifadorselecciona“otros”elSIMASCarrojaralosiguiente:
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Fase jurisdiccional Siselecciona“Tarifainternacional”elSIMASCdesplegaralosiguiente:
Gastosdel Tribunal El “secretario del tribunal arbitral” dará clic en la pestaña gastosdeltribunal.
La información que se registro con las opciones que usted considero pertinentesquedaránregistradasenlapestañaHonorariosytarifas.
2. generalidades secretaría 25
Fase jurisdiccional Usted podrá administrar los gastos que tenga el tribunal en las distintas etapas procesales.
Ingresamos el valor ejecutado en el gasto y los respectivos documentos soporte.
Para agregar algún gasto debemos hacer clic en el botón verde Agregar Gasto.
Al seleccionarlo debemos iniciar por indicar la descripción del gasto.
Del calendario desplegable seleccionar la fecha en la cual se ejecutó el gasto.
Es importante dar clic en guardar para que todos los datosseanguardadoscorrectamente. Alguardarlosdatoselsistematraeráunresumenenel cual indicará cual fue el gasto del tribunal, el valor presupuestado y el saldo que nos queda de esa partida.
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Fase jurisdiccional
En elresumenaparecerá un lápizcon elcualpodemos modificaryuna X paraeliminarelgastoingresado. En elbotón imprimirelsistema nos exportará en un Excelelresumen de losgastosingresados.
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Fase jurisdiccional
2.5. Conteo de términos Para que el “secretario del tribunal” pueda llevar el adecuado control de los términos se debe diligenciar la fecha de finalización audiencia primera de trámitequeseubicaenlapestañadatosbásicos.
En la parte inferior derecha de la pantalla llamada “Adicionarnuevasuspensiónointerrupción”declic. Posteriormente se dirige a la pestaña suspender interrumpir o devolver al CACdondesedesarrollaránlossiguientespasos: Suspensión: Cuando selecciona la pestaña Suspender, interrumpir o devolver al CAC el sistemamostrarálosiguiente:
Usted tendrá la posibilidad de seleccionar de la lista desplegablesiesunasuspensión.
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Fase jurisdiccional
Ingresamos el motivo de suspensión y automáticamente el sistema nos calculara los días, para que este sea tomado correctamente damos clic en guardar. Seleccione en el calendario desplegable la fecha inicial y fecha final (incluida).
Interrupcioneso devoluciones al CAC. Importante establecer de la pestaña desplegable quien solicita la suspensiónsieseltribunalolaspartes.
Si usted selecciona la opción Interrupciones o devolucionesalCAC.
2. generalidades secretaría 29 29
Fase jurisdiccional
Seleccione del calendario desplegable la fecha inicial y fecha final (incluida).
Ingresamos el motivo de la interrupción automáticamenteelsistemanoscalcularalosdías.
y
2. generalidades secretaría
Importante establecer de la pestaña desplegable quien solicita la interrupciónodevolucionesalCACsieseltribunalolaspartes.
Cuando el tipo sea interrupción debemos marcar NO enlapreguntaDevolucióndelexpedientealCAC.
2. generalidades secretaría 30
Fase jurisdiccional Cuando sea Devolución del expediente al CAC marcamos SI en la pregunta.
Para verificar que la información quedo registrada de manera correcta vaya a la pestaña datos básicos, control de términos y nos aparece la informaciónqueregistramosconlasrespectivasfechas. En la pestaña seleccione de la lista desplegable Prórroga.
Prórroga
El secretario del tribunal arbitral diligenciará la fecha final incluida del calendario.
Para que el secretario del tribunal pueda realizar la prórroga realizará lossiguientespasos: IngresaralapestañasuspenderinterrumpirodevolveralCAC. 2. generalidades secretaría 31
Fase jurisdiccional Una vez registrada la información da clic en la opción verdeguardar.
La información de la prórroga quedará registrada en latablacontroldetérminos. Diligenciaráelmotivo.
Elsistemarealizaráelconteodelosdíasdelaprórroga.
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Fase jurisdiccional
2.6. CARGUE DE DOCUMENTOS Con el rol de “secretario de tribunal” seleccione la opción arbitraje.
Diligencie el código de caso en tipo de servicio seleccione plan justicia, de clic en buscar.
El sistema arrojara el código de caso encontrado y el nombre de las partes.
De igual manera tendrá la posibilidad de seleccionar y diligenciar los siguientes campos: . De clic en radicación de documentos.
2. generalidades secretaría 33
Fase jurisdiccional El sistema le permitirá adjuntar documentos, posteriormente de clic en adicionar.
Escoja la carpeta donde registro la información para visualizarlosdocumentos.
Luegoingresealnúmerodecaso
Elsistemalepermitiráeliminarlacarpetaocrearcarpeta.
Seleccionelapestañaexpediente.
2. generalidades secretaría 34
Fase jurisdiccional
2.7. Terminación del proceso arbitral - laudo Ellaudoseacordarápormayoríadevotosyseráfirmadoportodoslosárbitros, incluso por quien hubiere salvado el voto. La falta de firma de alguno de los árbitrosnoafectalavalidezdellaudo. El árbitro disidente expresará por escrito los motivos de su discrepancia, el mismodíaenqueseprofieraellaudo.
Diligenciarelresultadodellaudo.
Adjuntar el documento y dar clic en guardar para quequederegistradalainformación.
El “secretario del tribunal arbitral” en el SIMASC seleccionará la pestaña Laudo yrecursoscontraellaudo. Aclaracionescorreccióny adicióndel laudo.
Delcalendariodesplegablepodráseleccionarlafecha.
Dentrodelos cinco(5)días siguientes a sunotificación,el laudo podrá ser aclarado, corregido y complementado de oficio; asimismo, podrá serlo a solicitud de parte, formuladadentrodelmismotérmino
2. generalidades secretaría 35
Fase jurisdiccional El secretario del Tribunal contará con la posibilidad de subir al expedienteelresultado.
Diligencie la información que se muestra a continuación.
PararealizarestetrámiteseleccionelaopciónArbitraje.
Luegoradicacióndedocumentos.
Digiteelcódigodecaso,entipodeservicioseleccioneplanjusticia.
Declicenbuscar.
Declicenguardar.
Seleccioneelcaso
Elsistemaarrojaraelcódigodecasoyelnombredelaspartes. 2. generalidades secretaría 36
Fase jurisdiccional Diríjase a la pestaña expediente y verifique si la información quedo registradaenelcuadernoqueustedseleccionoconantelación
Vencido aquél, dentro de los cinco (5) días siguientes, el secretario del tribunal enviará los escritos presentados junto con el expediente a la autoridad judicial competenteparaconocerdelrecurso. Elsecretariodeltribunalen elSIMASCpuedeseleccionar elrecursodeanulación.
Recurso extraordinario de anulación Contra el laudo arbitral procede el recurso extraordinario de anulación, que deberá interponerse debidamente sustentado, ante el tribunal arbitral, con indicación de las causales invocadas, dentro de los treinta (30) días siguientes a su notificación o la de la providencia que resuelva sobre su aclaración, corrección o adición. Por secretaría del tribunal se correrá traslado a la otra parteporquince(15)díassinnecesidaddeautoqueloordene.
Enroldelapartepodráseleccionarpartedemandante ypartedemandada,segúncorresponda.
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Fase jurisdiccional Diligenciarálafechadelcalendario
Diligenciarálafechaderemisión. Diligenciará la opción SI- NO, si se presentó en término el recurso de anulación.
El secretario del tribunal seleccionará la opción de la causal del recurso de anulación.
2. generalidades secretaría 38
Fase jurisdiccional Podráseleccionarlaentidadjudicial. Adjunteeldocumentoydeclicenguardar.
Escribiráeldespachoasignadoyelnombredelmagistrado.
En la tabla de recursos quedará registrada la información.
Recurso de revisión Seleccioneelresultadodelrecursodeclicenguardar.
El “secretario del tribunal” podrá seleccionar recurso derevisión.
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Fase jurisdiccional Seleccionará la fecha.
Adjuntará el documento y seleccionará guardar.
Diligenciará el rol de la parte. El sistema le mostrará que los cambios se guardaron satisfactoriamente.
2. generalidades secretaría 40
FASE JUSRISDICCIONAL
2.8. REGISTRO Y ARCHIVO Del laudo se ordenará su inscripción en el correspondiente registro, cuando a ello hubiere lugar y el archivo del expediente en el centro en el que se hubiese adelantado el proceso, respecto del cual este podrá expedir copias y autorizar desgloses. Transcurridos tres (3) años, el centro podrá disponer que el expediente se conserveporcualquiermediotécnicoquegaranticesureproducción.
2.9 TUTELA CONTRA ACTUACIONES DEL TRIBUNAL ARBITRAL
El sistema le mostrará los casos asignados.
Para contestar la acción de tutela el “abogado del CAC” debe ingresar al SIMASCdarclicenconsultarcasos.
2. generalidades secretaría 41
FASE JUSRISDICCIONAL En la pestaña partes identificará los nombres de los intervinientes establecidosenlatutela.
Sedebeverificareltérminoconcedidoparaemitirrespuesta. SielcasoestáencursoynohayvinculaciónoreferenciaalCentrodeArbitraje, debemos remitir la solicitud al “secretario del tribunal arbitral” designado de formainmediatayalosmiembrosdeltribunalporcorreoelectrónico. En caso de que no sea claro el Tribunal al que pertenece la notificación, se debe buscar la forma de comunicarse con la autoridad que remite la comunicaciónparasolicitarampliacióndelainformación.
Si el caso está en curso y se está solicitando al Centro una información o existe algún tipo de vinculación, se debe remitir al “secretario del tribunal arbitral” y preparar la respuesta a la autoridad que profiere el escrito, informando que el Centro no tiene la custodia del expediente y que la solicitud se ha puesto en conocimientodel “secretariodeltribunalarbitral”. Para preparar las respuestas en los casos en los que existe vinculación del Centro o en los que haya una solicitud directa, se debe informar al jefe de arbitraje, a lasubdirecciónyaladireccióndelCentro. La respuesta seenvía en elmenortérminoposiblepor correoelectrónico.
Generalidades secretaría 42
Fase jurisdiccional
3. consulta del expediente
DaclicenlaopciónSecretaríavirtual.
A continuación, se describen los pasos que debe tener en cuenta el “árbitro del tribunal arbitral” también las “partes o apoderados” para consultar el expedientedesdelaherramientaSIMASC. 3.1Consulta del expediente porlos árbitros El usuario ingresa a la página del CAC www.centroarbitrajeconciliacion.com seleccionalaopciónmenú. DaclicIngresealaplataformaaquí.
Escoge laopciónarbitrajenacional.
Consulta del expediente 43
Fase jurisdiccional
.
En nombre de usuario deberá digitar su cédula de ciudadanía y la clave quelefueasignadaparaelingreso.
Validadosestosdatos elsistemaingresaalmoduloqueobservaenla
Al seleccionar consulta de casos nos aparecerá una pantalla denominada consultar lista de casos asignados.
imagen.
Consulta del expediente 44
Fase jurisdiccional Para entrar en detalle a cada uno de los casos, y consultar el expediente debe hacer clic sobre el númeroqueaparecedecolorazul. .
Seleccionelapestañaexpediente.
Enestapestañaustedpodrábuscarpor: § Fechadesde,fechahasta. § Códigodecaso. § Nombredecaso.
En esta pestaña podrá realizar la consulta de suexpedientedeformavirtual.
Consulta del expediente 45
Fase jurisdiccional 3.2 Consulta del expediente porlas partes o apoderados
Laspartesoapoderadosquehacenpartedeltrámitearbitralpodrárealizarla consultadelexpedienterealizandoelsiguientetrámite.
DaclicenlaopciónSecretaríavirtual.
Elusuarioingresaa la páginadelCAC www.centroarbitrajeconciliacion.com seleccionalaopciónmenú.
Escoge laopciónarbitrajenacional.
DaclicIngresealaplataformaaquí. .
Consulta del expediente 46
Fase jurisdiccional En nombre de usuario deberá digitar su cédula de ciudadanía y la clave que le fue asignada para el ingreso.
Alseleccionar consulta de casos nos aparecerá una pantalla denominada consultar lista de casos asignados. . Validados estos datos el sistema ingresa al modulo que observa en la imagen.
Consulta del expediente 47
Fase jurisdiccional Para consultar el expediente de clic sobre el número que aparece de color azul.
Seleccione la pestaña expediente.
En esta pestaña usted podrá buscar por: •
Fechadesde,fechahasta.
•
Códigodecaso.
•
Nombredecaso.
.
En esta pestaña podrá realizar la consulta de su expediente de forma virtual.
Consulta del expediente 48
Fase jurisdiccional
4. Canales de telepresencia Para la conexión por telepresencia, se podrán utilizar las plataformas que el Centro de Arbitraje a dispuesto. A continuación, se mencionan las indicaciones para la conexión a través de cada una de ellas.
¿Qué indicaciones debemos seguir para tener una excelente conexión?
•
Se requiere conexión a internet principalmente de un punto de red cableado para una óptima conexión a la reunión, de no ser así puede conectarse por wifi que tenga un buen ancho de banda, de lo contrario presentaráproblemasdeconexión.
•
Realicé la conexión desde un computador inicialmente, de no contar con este también puede unirse desde un dispositivo móvil ya que la plataforma permite conexión a la reunión descargando la app en sudispositivomóvil.
4. 1 Vinculación de asistentes a través de medios virtuales. Cisco Webex •
Es un Software que nos permite realizar las audiencias en cualquier lugar y entiemporeal.
•
Nos brinda una experiencia decolaboración segura,confiable, es amigable conelusuario.
canales de telepresencia 49
Fase jurisdiccional •
Es indispensable utilizar audífonos con micrófono o una diadema en caso de no contar con este debe estar en un espacio con poco ruido ya seadesdesudispositivomóvilodesdesucomputador.
Despuésdedarclicaparecerálasiguienteimagenensu computador donde debe ingresar su nombre y correo electrónico, luego dar clic en siguiente o unirse a la reunión:
Instrucciones conexióndesde su pc portátil. Dar clic en el link que se envía a su correo electrónico, recomendamos elusodeGoogleChromeparasumejorconexión.
canales de telepresencia 50
Fase jurisdiccional
Cuando usted ingresa a la sala le aparece la siguiente imagen donde debe dar clic en Conectar audioaligualqueclicenIniciarmivideo. El sistema da dos opciones de conexión una descargando un complementoasuequipoyotraentrardesdesunavegador.
canales de telepresencia 51
Fase jurisdiccional Si desea desactivar su audio y video debe dar clic sobre los iconos y si aparecen en rojo es porque están desactivados, tal como se muestra a continuación.
Instrucciones de conexión desde el dispositivo móvil.
Si presenta dificultad para conectar su audio, por favor hacer clic en los 3 puntos horizontales y seleccionar la opción de Altavoces, micrófono y cámaracomolomuestralaimagen,quelepermitíanactivarsumicrófono yverificarsucámara,aligualquecontrolarlosnivelesdevolumen.
Debe descargar la aplicación, en su celular, de Cisco WebexMeeting.
canales de telepresencia 52
Fase jurisdiccional Luego se dirige al correo electrónico que contiene el link de ingreso y dará clic sobre el mismo y su dispositivo automáticamente al tener la app instaladaharálaconexiónylesolicitaráqueingresesunombreycorreo.
Después de haber configurado su cámara y video le daráclicenentrar.
Luego le solicitará que active su audio y su video y usted le dará en aceptar opermitir.
Después de dar clic en entrar su audio y video quedarán desactivados para el momento que usted desee activarlos, recuerde que cuando están en rojo el símbolo de la cámara y el micrófono es porque estándesactivados:
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Fase jurisdiccional Cuando esté listo clic sobre los iconos para activarlos
Ya en este punto podrá observar la sala de la audiencia y los intervinientes
Cuando desee abandonar la reunión dar clic sobre la equisyabandonarreunión.
Microsoft teams A continuación, se mencionan las indicaciones para conexiónTeams. Para la conexión de telepresencia mediante la herramienta Microsoft TEAMS tenga en cuenta las siguientesrecomendaciones:
canales de telepresencia 54
Fase jurisdiccional •
Requiere un espacio físico adecuado para realizar la reunión, sin ruido exterior,enunlugardepocotránsitodepersonasy/ovehículos.
•
Conexióncableadadeinternet,nopormediodewifi.
•
Realice la conexión desde un equipo de escritorio o portátil, no lo haga desde un dispositivo móvil ya que no le permitirá la conexión a la reunión.
•
Validar los dispositivos tales como: cámara, micrófono, audio, volumen demiequipo.
•
Indispensable que utilice audífonos con micrófono o una diadema paraevitarelecooretornodurantelasesión.
Entorno de Microsoft Teams
¿Qué se puede hacer en Teams? • • • • •
Llamadas Control remoto a través de una llamada Videollamadas Compartir archivos Chats de múltiples usuarios
¿Cómo unirme a una audiencia?
canales de telepresencia 55
Fase jurisdiccional Para el ingreso daremos clic sobre la audiencia programada posteriormente se abrirá la ventana para reunión virtual, daremos clic en unirseparaaccederalpanelorganizador.
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Fase jurisdiccional
Posteriorementeeltribunalarbitralprocedearealizarlaaudiencia
4.2 Desarrollo de la audiencia (uso de la palabra, uso de video, uso de micrófono) Cisco webex El tribunal arbitral bajo su propia competencia desarrollará la audiencia, serán los encargados de informarlealosintervinienteselusodelapalabra.
canales de telepresencia 57
Fase jurisdiccional Cuando el “secretario del tribunal” ingrese a la sala le aparecerá la siguiente imagen donde debe dar clic en conectar audio al igual que clic en iniciar mi video.
La imagen muestra el desarrollo de una audiencia virtual, en la parte lateral derecha se aprecian los asistentes, los micrófonos que se encuentran abiertos y enusodelapalabra:
Sideseadesactivarsuaudioyvideodebedarclicsobrelosiconosysiaparecen enrojoesporqueestándesactivados,talcomosemuestraacontinuación. 4.3 Grabaciónde la audienciaCisco Webex La grabación de la audiencia se realiza tan pronto lo indiqueel“secretariodeltribunalarbitral”al“auxiliardel CAC” que está atendiendo la audiencia que aparece comoorganizador,enlaimagenseapreciaenlaparte lateralderechaencabezandoellistado.
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Fase jurisdiccional Si el Tribunal requiere deliberar, el aplicativo tiene la posibilidad de retirar a los asistentes a sala de espera como lo muestra la imagen y en naranja aparecenlaspersonasqueestánensaladerecepción.
4.4Acta de audiencia Cuando finaliza la audiencia el “secretario del tribunal” remite a los árbitros y las partes el acta por correo electrónico.
El sistema permite la presentación de contenidos como lo muestra la imagen.
De igual manera el “secretario del tribunal” puede ingresar al SIMASC con el rol de secretario del tribunal da clic en audiencias para que el acta quede registrada en el expediente.
canales de telepresencia 59
Fase jurisdiccional Posteriormente da clic en registrar resultado.
Si selecciona publicar en el expediente, el SISMAS le solicitará que indique el cuaderno donde desea que quederegistradaelacta.
Da clic en cargar acta. De clic en adjuntar documento y finalmente seleccione guardarparaquelainformaciónquederegistrada.
El sistema le solicitará que diligencie la descripción, los números de folios, fecha de radicación.
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Fase jurisdiccional 4.5Cargue de resultados(reprogramaciónde audiencias). Para la reprogramación de audiencias el “secretario del tribunal” puede accederalSIMASseleccionalapestañaaudiencias.
Posteriormentelesaldráelsiguienteaviso.
Seleccioneeltipodeaudienciaquedeseareprogramar. Seleccionalaopciónaplazar.
canales de telepresencia 61
Fase jurisdiccional Diligencielafechadelaaudiencia,horadeinicio,horafinal.
Daclicenbuscar.
El SIMASC traerá las salas encontradas para la reprogramacióndelaaudiencia. SeleccionesirequieresalasenlasinstalacionesdelCAC. Sisudecisiónfueafirmativa,diligencielasiguienteinformación.
Seleccione si desea notificar a la audiencia a los invitadosdeclicenguardar.
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