FOTO: qstockinventory.com
Špecializovaná príloha:
Podstatou EDI je automatická výmena obchodných dokladov z informačného systému jednej strany do informačného systému protistrany. Ide výlučne o štruktúrované dáta, nie obrázky vo formáte PDF zasielané e-mailom.
EDI:
E-shopy sa zbavujú papierov Kto iný by mal mať bližšie k elektronickým dokladom než internetoví predajcovia? A tak aj tento segment teraz po vzore napríklad FMCG vo veľkom štýle opúšťa papier a začína pre výmenu obchodných dokladov naplno využívať služby EDI poskytovateľov.
Strojovo spracovateľné dáta Podstatou EDI je automatická výmena obchodných dokladov z informačného systému jednej strany do informačného systému protistrany. Ide výlučne o štruktúrované dáta, nie obrázky vo formáte PDF zasielané e-mailom. Druhým dôležitým aspektom je, že sa EDI netýka iba jedného dokladu, napríklad faktúry, ale v prípade potreby umožňuje pokryť všetky obchodné a logistické procesy. Od zalistovania tovaru, cez
Elektronická výmena dát (EDI – Electronic Data Interchange) vytrvalo rastie ako do objemu zasielaných správ, tak aj ich rozsahu. Okrem klasických oblastí typu FMCG či automobilového priemyslu už dávno prerástla aj do ďalších sektorov. Článok pripravil Jozef Oravec objednávky, dodacie listy, faktúry až po rôzne avíza a upozornenia. V praxi sa u nás využíva viac ako tucet týchto správ. Keďže ide o plne automatickú elektronickú výmenu štruktúrovaných, teda strojovo spracovateľných dát, znamená to rýchlejší obeh dokladov v ráde jednotiek minút, nižšie náklady na vystavenie aj spracovanie dokladov, myslené najmä výdavkami
David Reichel riaditeľ divízie eBusiness CCV Informační systémy
»Firmy získavajú rýchlu spätnú väzbu« Odberatelia niekedy od dodávateľov zavedenia EDI priamo vyžadujú, preto spočiatku k tomu dodávatelia pristupujú ako k povinnosti, ale po nasadení sú veľmi často príjemne prekvapení funkčnosťou a pridanou hodnotou práce s elektronickými dokladmi. Získajú tiež veľmi rýchlu spätnú väzbu v celom obchodnom a logistickom procese. V prípade faktúry (EDI správa INVOIC) sa vďaka notifikáciám môžu takmer okamžite dozvedieť, že bol doklad prijatý či odmietnutý, čo pomáha pri plánovaní cash-flow.
P4
>>> www.logisticsatoz.sk
na tlač a poštovné, odstránenie chybovosti vzniknuté pri manuálnom prepisovaní dát a tiež vďaka rôznym notifikačnom správam lepšia informovanosť všetkých zúčastnených. To je dôležité aj pre logistických operátorov, ktorí okamžite presne vedia, či proces dodávky prebieha v poriadku, alebo či vznikli nejaké nezrovnalosti.
EDI dostupné cez providerov Je trochu prekvapujúce, že napriek výhodám, ktoré EDI prináša, elektronické obchody začali s EDI až v poslednom období. „EDI bolo historicky totiž pomerne drahou investíciou a jeho zavedenie mohlo pre IT oddelenie predstavovať značný problém. Nie snáď tak v prípade komunikácie medzi dvoma či niekoľkými málo subjektmi, ale ak chceme tento proces reálne pokryť, musí sa týkať drvivej väčšiny, teda často stoviek alebo tisícok obchodných partnerov a celého radu dokladov a rôznych formátov. Teraz je už EDI niekoľko rokov dostupné aj cez providerov formou služby bez počiatočných investícií a s radom ďalších výhod a zjednodušení,“ vysvetľuje David Reichel, riaditeľ divízie eBusiness v spoločnosti CCV Informační systémy. Konsolidačné centrá EDI sú dnes prepojené bez ohľadu na hranice a bez problémov si dnes poradia s ľubovoľným formátom dokladov, ktoré vedia preložiť a zaslať v inom formáte alebo národnom subsete ďalšej protistrane. Tiež sa starajú napríklad o dôveryhodnú archiváciu po celú zákonom danú lehotu. A tiež, čo je dôležité, musela byť prekonaná počiatočná nedôvera a zažité mechanizmy. Tento zlom prišiel teraz u internetových obchodov, ktoré ku kompletnej elektronizácii majú svojou podstatou blízko.
AX, čím došlo nielen k automatickému prenosu dát do systému, ale aj k zjednodušeniu spracovanie daňových dokladov. Cieľom je pritom úplná bezpapierová likvidácia dokladov. V najbližšej dobe je potom naplánované nasadenie ďalšie EDI správy DESADV, ktorá je elektronickou obdobou dodacieho listu. Nasledovať potom bude snaha o elimináciu objeme práce, ktorý je spojený so zalistovaním informácií o tovare na oboch stranách dodávateľsko-odberateľského reťazca a to s využitím riešenia pre správu a zdieľanie kmeňových dát ORION eKatalog.
Zapojenie obchodných partnerov To znamená využitie služieb EDI providera, čo je podľa Davida Reichela logickým krokom: „Dostanete sa tak na úplne iné náklady a zároveň sprevádzkujete dátovú výmenu so všetkými zainteresovanými stranami. Len v rámci centra ORION EDI dochádza mesačne k výmene niekoľkých miliónov dokladov mesačne tisícom protistrán. Je pritom garantované dôveryhodné a bezpečné uloženie dokladov vrátane zaistenia legislatívneho súladu. To predstavuje tiež nemalé ľudské a finančné úspory. Len si predstavte náklady na sledovanie a stálej implementácie všetkých zmien v legislatíve.“
»Teraz je už EDI niekoľko rokov dostupné aj cez providerov formou služby«
E-shopy objavili nové benefity Medzi prvými e-shopmi bol napríklad už začiatkom minulého roka MALL.CZ, neskôr nasledovala Alza.cz a napríklad tento rok v júni rozbehol EDI komunikáciu DATART. Väčšinou sa pritom začína základnými správami, ako sú faktúry (INVOIC), objednávky (ORDERS) a avíza dodávok (DESADV). Internetové obchody tak využívajú možnosti, kedy sa hneď aplikujú základné správy, vďaka ktorým sa v krátkej dobe dosiahne najväčších prínosov. Následne sa podľa konkrétnej situácie pridávajú ďalšie EDI správy a tým sa zefektívňujú aj nadväzné procesy. Veľkou výhodou je pri prechode zavedená EDI infraštruktúra, dlhodobo overená napríklad v segmente FMCG a zavedené typy správ, ktoré možno veľmi ľahko a rýchlo za pomoci EDI providerov implementovať. V prípade DATARTu trvala príprava implementácie len mesiac, pričom boli aplikované EDI správy pre objednávky, faktúry, obchodné námietky a príslušné potvrdzovacie informácie. „Nasadenie EDI komunikácie prebehlo rýchlejšie, ako sme očakávali. Prvé praktické prínosy najmä so spracovaním dokladov sú veľmi pozitívne. Po podpise patričných zmlúv s dodávateľmi sa tešíme aj na definitívne odstrihnutie papiera s využitím elektronického archívu. EDI je podmienkou nutnou, nie len dostatočnou na dosiahnutie benefitov. Som rád, že sme v tomto zajedno aj s našimi vývojármi,“ hovorí Petr Nekola z finančného oddelenia spoločnosti DATART. EDI bolo integrované do podnikového informačného systému Microsoft Dynamics
Ďalšou podstatnou výhodou je veľmi rýchle zapojenie obchodných partnerov, kedy provider realizuje tzv. Roll-out. Ide o riadené oslovovanie partnerov, analýzu ich pripravenosti a postupné zapájanie do elektronickej výmeny dokladov tak, aby bolo možné v čo najkratšom čase dosiahnuť čo najvyššieho počtu zapojených dodávateľov. A to predovšetkým tých, s ktorými si ich odberateľ vymieňa najviac. Pre návratnosť celého projektu EDI komunikácie u odberateľa je tento proces úplne kľúčový.
Logistickí provideri zaostávajú Bohužiaľ, trochu iná je aktuálna situácia v oblasti prepravných a logistických služieb. Tu sú možnosti využitia EDI ešte širšie, ale ich uplatnenie v praxi je stále skôr výnimkou. Potenciál úspor pre všetky strany tak zostáva nezúročený. DI sa dnes využíva u dopravcov či logistických providerov hlavne v prípadoch, keď sa uchádzajú o zahraničné či iné veľké zákazky, kde je EDI často podmienkou. Pritom pomocou EDI môžu byť v týchto prípadoch riešené komplexné logistické procesy, počnúc inštrukciami k nakládke, informáciami o trackovaní tovaru a pod. Pomerne často sú EDI správy preposielané konečnému odberateľovi, takže logistický provider je potom vďaka EDI on-line zapojený do komunikácie medzi dodávateľom a koncovým odberateľom, a stáva sa tak neoddeliteľnou súčasťou celej komunikácie v reťazci. Trh je dnes iný, veľkých a voľných zákaziek je stále menej a kapacity je nutné využívať pre viac menších zákazníkov, pre ktorých je však integrácia na mieru drahá. Pritom práve štandardizácia pomocou EDI dokáže ponúknuť integráciu logistických procesov aj menším spoločnostiam.
INZERCIA
>Články zamerané na špecializované odvetvia