Speciální příloha: Informační technologie:
EDI komunikace zaznamenává vzestup Na elektronickou výměnu dat (EDI) přecházejí
FOTO: Alza.cz
stále více také e-shopy a jejich dodavatelé.
Komunikace prostřednictvím EDI probíhá elektronicky mezi nezávislými informačními systémy s podporou automatického sběru a zpracování dat. Díky tomu se v celém řetězci může zboží pohybovat podstatně rychleji.
V posledních letech se míra využití EDI komunikace zvyšuje každoročně o desítky procent a zavádějí ji jak velcí internetoví prodejci, tak již nezřídka i ti střední a menší.
Připomeňme známý fakt, že zavedením EDI (Electronic Data Interchange) dochází k automatizaci výměny obchodních dokladů mezi informačním systémem jedné strany a informačním systémem protistrany. „A jelikož jsou tyto doklady do značné míry totožné napříč celým podnikatelským sektorem, jedno, zda se jedná o velkoobchod či e-shop, jsou v klíčových aspektech velmi podobné i přínosy,“ vysvětluje David Reichel, ředitel divize eBusiness ve společnosti CCV Informační systémy. Mezi hlavní přínosy patří zrychlení oběhu dokumentů, snížení jejich chybovosti nebo úspora nákladů související s odstraněním „papírování“ (výdaje na tisk, poštovné apod.). Konečným a žádoucím výsledkem je celkové zefektivnění logistických procesů.
obchodního případu pro interní kontrolní činnosti nebo v případě kontroly ze strany správce daně. Z hlediska typu EDI zpráv se v e-shopech standardně používají především objednávky (zpráva ORDERS) a faktury (INVOIC). Poměrně časté jsou už i dodací listy (DESADV). Ostatní typy zpráv dosud příliš rozšířené nejsou, zavedení některých z nich ale zejména velcí internetoví prodejci reálně zvažují. Například Alza.cz podle vyjádření Jana Linharta, vedoucího logistického centra v této společnosti, uvažuje implementovat modul pro potvrzení objednávky (ORDRSP) a potvrzení příjmu zboží (RECADV). Jak uvádí Petr Hach, supply chain manager společnosti MALL.CZ, plánují v tomto e-shopu postupně převést veškerou obchodní komunikaci do EDI.
Značnou výhodou je již existující EDI infrastruktura, dlouhodobě ověřená v segmentu FMCG, a také zavedené sady zpráv běžně používané v tomto odvětví. „Nastartováním EDI komunikace je e-shop schopný v takřka reálném čase pracovat s velkou částí svých dodavatelů. Může pružněji reagovat na poptávku a řídit své skladové zásoby,“ vypočítává další benefity Milan Mikula, solution manager společnosti EDITEL CZ.
„EDI komunikace obecně v retailu se dostatečně věnuje objednávkovému procesu, který je zvládnutý, fakturaci, jež je v Česku velmi rozšířená, a zdárně se rozvíjí uplatnění dodacích listů. Naopak se zatím příliš nedaří prosadit potvrzení příjmu zboží, tedy elektronickou příjemku,“ říká Pavla Cihlářová, ředitelka českého zastoupení standardizační organizace GS1.
»Přechod na EDI komunikaci je dnes pro internetové prodejce nutností«
Objednávky a faktury jsou nejrozšířenější Do jisté míry opomíjeným aspektem EDI je podle Davida Reichela i důvěryhodná archivace a zajištění stálého legislativního souladu dokladů. Snadněji a efektivněji je také zajištěna tzv. auditní stopa každého
Úspěšné nasazení EDI má řadu aspektů Jen málo využívána je prozatím také elektronická výměna kmenových dat. Přitom v tomto směru existuje značný potenciál pro automatizaci procesů v souvislosti se zalistováním nových položek a jejich aktualizací. Chabé rozšíření přenosu kmenových dat
Článek připravil David Čapek
v praxi potvrzuje Pavla Cihlářová: „Trh stále není schopen dohodnout se na obecně stabilnějším datovém modelu, který by přesněji definoval, strukturoval kmenová data a umožnil jejich snazší synchronizaci napříč trhem. Další oblastí s velkým potenciálem pro
»Není třeba bát se změn a složitosti problematiky«
Prakticky jedinou a hlavní překážkou je snad někde neochota měnit zažité mechanismy. Jinak objektivní omezení nejsou. EDI (myšleno EDIFACT) je celosvětový standard, pokrývá všechny možné typy obchodních dokladů, informační systémy s nimi mohou povětšinou bez problémů pracovat, je snadno a rychle dostupné formou služby s využitím mezinárodních clearingových center a lehce zaveditelné i do oblastí, kde není doposud rozšířeno. Navíc dávno už neplatí, že EDI je složité. Složitá je možná celá rozsáhlá sémantika nad všemi obchodními a logistickými procesy, ale to, co je běžně používáno u dokladů, jako je elektronická faktura, je srozumitelné, a formáty jako XML jsou už natolik rozšířené, že nečiní potíže. David Reichel ředitel divize eBusiness CCV Informační systémy
>Články zaměřené na specializovaná odvětví >>>
www.logisticsatoz.com
»Začněte běžnými obchodními transakcemi, nepodceňte procesy« Milan Mikula solution manager EDITEL CZ
Ty e-shopy, které EDI komunikaci zatím nevyužívají, mohou těžit z velkého potenciálu již existující EDI infrastruktury, která jim dovoluje velmi rychlé zapojení obchodních partnerů z řad dodavatelů. Začít mohou implementací EDI zpráv pro běžné obchodní transakce, tj. objednávky, faktury, dodací listy a příjemky, a implementací s tím souvisejících procesů. Dále pak pokračovat implementací EDI komunikace pro výměnu kmenových dat o zboží. Jedná se o reálný přístup, ačkoliv by správně měl proces začít právě od výměny kmenových dat.
EDI komunikaci je bezesporu logistika, která zatím také není standardním EDI plně pokryta.“ Jak vlastně probíhá či mělo by probíhat zavádění EDI komunikace v e-shopech a co je důležité nepodcenit? Rozhodně je třeba začít postupně, zavést pro začátek některé typy zpráv, např. objednávky a faktury (ty jsou, jak již bylo uvedeno, nejčastěji používané), a pak přidávat další podle potřeby. Nezbytná je intenzivní spolupráce s dodavateli, aby i oni byli motivováni pro přechod na EDI a své systémy tomu náležitě přizpůsobili. Podle Petra Hacha
byla pro MALL.CZ primární snaha seznámit dodavatele se samotnou komunikací prostřednictvím EDI a jejími výhodami. Automatické zpracování dat neumožňuje žádné „ohýbání“, které je možné u ručního zpracování, a standardizace je náročná na zajištění kvality dat v informačních systémech e-shopů i jejich dodavatelů.
P6
systémy tak, aby vše sedělo na míru potřebám e-shopu a bylo dosaženo požadovaného výsledku. Stejně tak nelze podcenit dostatečné testování. Jak zdůrazňuje Pavla Cihlářová z GS1 Czech Republic, důležité je popsat obchodní procesy, které by implementace EDI měla podporovat, a také zajistit pro tuto implementaci potřebnou prioritu a podporu ze strany vedení dané společnosti. Zásadní krok pak představuje výběr kompetentního poskytovatele služeb elektronické výměny dat. Tzv. EDI provider by se měl vyznačovat zejména odbornými zkušenostmi a individuálním přístupem k zákazníkovi. I zde pochopitelně platí, že je velmi vhodné klást důraz na konkrétní reference v oboru. Oslovení odborníci se v zásadě shodují, že přechod na EDI komunikaci je pro internetové prodejce v dnešní době již nutností. „Přestože na trhu působí v dané oblasti mnoho hráčů a udržet si marže je čím dál tím náročnější, obraty e-shopů v posledním období úspěšně narůstají. S tím však souvisí i neustále se zvyšující tlak na zefektivnění logistických procesů. Implementace EDI se v určité chvíli stává nevyhnutelnou, protože hledat úspory a zefektivňovat provoz je stále těžší,“ shrnuje situaci Milan Mikula.
Jan Linhart poukazuje v souvislosti se zaváděním EDI na důležitost interní komunikace ve firmě – tedy vhodným způsobem připravit všechna oddělení, jichž se změna týká, včetně zajištění potřebných školení. Neméně podstatné je podle něj správně naprogramovat INZERCE