MF0973_1 Grabación de datos

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GRABACIÓN DE DATOS

Datos del autor

Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo.

Desde el año 2005 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión, la educación y la prevención de riesgos laborales en las principales empresas de formación de la Comunidad Autónoma de Galicia.

En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que cumplimenta en el año 2010 con la acción formativa “Formador de formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos didácticos y la formación e- learning.

En la actualidad, combina su profesión de docente presencial con el e-learning, tutorizando acciones formativas ligadas a la educación, en especial, con la inquietud de formar a nuevos docentes. Además, sigue con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos.

Ficha Grabación de datos 2ª Edición revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: Patricia Blanco Rivas Formato: 170 x 240 mm

• 160 páginas.

Grabación de datos No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2020, respecto a la primera y segunda edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-17328-68-9 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 469-2020 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Freepick, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

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MF0977_2: Lengua extranjera profesional para la gestión administrativa en la relación con el cliente

MF0233_2: Ofimática

MP0079: Módulo de prácticas profesionales no laborales

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Duración horas totales certificado de profesionalidad

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MF0978_2: Gestión de Archivos

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MF0973_1: Grabación de datos

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MF0976_2: Operaciones administrativas comerciales

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H.CP

MF0975_2: Técnicas de recepción y comunicación

Módulos certificado

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H. Q

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UF0351: Aplicaciones Informáticas de Gestión Comercial

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UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

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UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos

Duración horas módulos formativos

30

UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico

90

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40

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Horas

UF0350: Gestión Administrativa del Proceso Comercial

UF0349: Atención al Cliente en el Proceso Comercial

Unidades formativas

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0208) ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA RELACIÓN CON EL CLIENTE (RD 1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Gestión de la información y comunicación

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Duración horas totales certificado de profesionalidad

80

MP0110: Módulo de prácticas profesionales no laborales

330

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MF0971_1: Reproducción y archivo

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MF0974_1: Tratamiento de datos, textos y documentación

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MF0973_1: Grabación de datos

Módulos certificado H.CP

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H. Q

Unidades formativas

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UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático UF0514: Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o informático

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.UF0512: Transmisión de información por medios convencionales e informáticos

Duración horas módulos formativos

50

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Horas

UF0511: Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

UF0510: Procesadores de textos y presentaciones de información básicos

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional

Área profesional: Gestión de la información y comunicación FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0508) OPERACIONES DE GRABACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS Y DOCUMENTOS (RD645/2011 de 9 de mayo)

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

MF0973_1: Grabación de datos

MF0978_2: Gestión de archivos

MF0233_2: Ofimática

MP0111: Módulo de prácticas profesionales no laborales

60

60

120

Duración horas totales certificado de profesionalidad

80

MF0981_2: Registros Contables

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MF0980_2: Gestión auxiliar de personal

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MF0979_2: Gestión operativa de tesorería

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H.CP

MF0976_2:Operaciones administrativas comerciales

Módulos certificado

150

H. Q

40

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UF0516: Aplicaciones informáticas de contabilidad

30

UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

800

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UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales

Duración horas módulos formativos

50

30

UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo

30

UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico

60

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UF0515: Plan General de Contabilidad

90

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80

UF0351: Aplicaciones Informáticas de Gestión Comercial

40

Horas

UF0350: Gestión Administrativa del Proceso Comercial

UF0349: Atención al Cliente en el Proceso Comercial

Unidades formativas

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0308) ACTIVIDADES DE GESTION ADMINISTRATIVA (RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Administración y Auditoría

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Índice

INTRODUCCIÓN.................................................................................. 15

UNIDAD DIDÁCTICA 1

1. Organización y mantenimiento del puesto de trabajo y los terminales informáticos en el proceso de grabación de datos .............................. 17 1.1. Planificar en el proceso de grabación de datos ....................................... 19 1.1.1. Los espacios de trabajo.................................................................. 19 1.1.2. Las herramientas a usar en el proceso ........................................ 20 1.1.3. Las actividades a realizar ............................................................... 22 1.1.4. Los objetivos a cumplir ................................................................. 23 1.2. Organización del tiempo de actividad, el área de trabajo y documentos a grabar: técnicas de optimización, recursos y criterios de organización ........................................................................................................................ 24 1.3. Programación de la actividad de grabación de datos.............................. 27 1.4. Mantenimiento y reposición de terminales informáticos y recursos o materiales........................................................................................................ 28 1.5. Postura corporal ante el terminal informático......................................... 30

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1.5.1. Prevención de vicios posturales y tensiones............................... 30 1.5.2. Posición de los brazos, muñecas y manos .................................. 31 1.6. Mitigación de los riesgos laborales derivados de la grabación de datos: adaptación ergonómica de las herramientas y espacios de trabajo....... 33 1.7. Normativa vigente en materia de seguridad, salud e higiene postural.. 38 Resumen ........................................................................................................ 39 Actividades .................................................................................................... 41

UNIDAD DIDÁCTICA 2

2. La actuación personal y profesional en el entorno de trabajo de la actividad de grabación de datos .......................................................... 45 2.1. Organización del trabajo en la actividad de grabación de datos en terminales informáticos .............................................................................. 47 2.1.1. Funciones e instrucciones, objetivos y formas........................... 47 2.1.2. Pautas de actuación, actitud y autonomía personal y en el grupo................................................................................................. 49 2.2. Aplicación del concepto de trabajo en el equipo dentro de la actividad de grabación de datos en terminales informáticos: el espíritu de equipo y la sinergia..................................................................................................... 51 2.3. Identificación de parámetros de actuación profesional enla actividad de grabación de datos........................................................................................ 52 2.3.1. Indicadores de calidad de la organización................................... 52 2.3.2. Integración de hábitos profesionales........................................... 52

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2.3.3. Procedimientos de trabajo sometidos a normas de seguridad y salud laboral..................................................................................... 53 2.3.4. Coordinación .................................................................................. 54 2.3.5. La orientación a resultados ........................................................... 54 2.3.6. Necesidad de mejoras y otros ...................................................... 55 2.4. Caracterización de la profesionalidad: ética personal y profesional en el entorno de trabajo ....................................................................................... 57 Resumen ........................................................................................................ 59 Actividades .................................................................................................... 61

UNIDAD DIDÁCTICA 3

3. Aplicación de técnicas mecanográficas en teclados extendidos de terminales informáticos básica de información en sistemas gestores de bases de datos ............................................................................... 63 3.1. Funcionamiento del teclado extendido de un terminal informático... 65 3.1.1. Puesta en marcha y configuración.............................................. 65 3.1.2. Composición y estructura del teclado extendido..................... 66 3.1.3. Teclas auxiliares, de funciones y de movimiento del cursor... 67 3.1.4. Combinación de teclas en la edición de textos......................... 68 3.2. Técnica mecanográfica ................................................................................69 3.2.1. Simultaneidad escritura-lectura................................................... 70

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3.2.2. Colocación de los dedos, manos y muñecas.............................. 70 3.2.3. Filas superior, inferior y dominante........................................... 72 3.2.4. Posición corporal ante el terminal.............................................. 72 3.3. Desarrollo de destrezas en un teclado extendido de velocidad y precisión....................................................................................................... 72 3.4. Trascripción de textos complejos, tablas de datos, volcados de voz, grabaciones y otros..................................................................................... 74 3.5. Aplicación de normas de higiene postural y ergonómica ante el teclado de un terminal informático........................................................................ 74 Resumen........................................................................................................ 77 Actividades ................................................................................................... 79

UNIDAD DIDÁCTICA 4

4. Aplicación de técnicas mecanográficas en teclados numéricos de terminales informáticos ..................................................................... 81 4.1. Funcionamiento del teclado numérico de un terminal informático... 83 4.1.1. Puesta en marcha y configuración.............................................. 83 4.1.2. Composición y estructura............................................................ 84 4.1.3. Teclas de funciones y de movimiento del cursor..................... 84 4.1.4. Combinación de teclas en la edición de datos numéricos...... 85 4.2. Técnica mecanográfica............................................................................... 86

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4.2.1. Simultaneidad escritura-lectura................................................... 86 4.2.2. Colocación de los dedos, manos y muñecas............................. 86 4.2.3. Posición corporal ante el terminal.............................................. 88 4.3. Desarrollo de destrezas en un teclado numérico de velocidad y precisión....................................................................................................... 88 4.4. Trascripción de tablas complejas de datos y datos numéricos en general .......................................................................................................... 89 Resumen........................................................................................................ 91 Actividades ....................................................................................................93

UNIDAD DIDÁCTICA 5

5. Utilización de técnicas de corrección y aseguramiento de resultados .......................................................................................... 95 5.1. Proceso de corrección de errores............................................................. 97 5.1.1. Verificación de datos.................................................................... 97 5.1.2. Localización de errores y su corrección con herramientas adecuadas........................................................................................ 99 5.2. Aplicación en el proceso de corrección................................................... 99

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5.2.1. Reglas gramaticales, ortográficas y mecanográficas................. 99 5.2.2. Técnicas y normas gramaticales y construcción de oraciones ...................................................................................... 103 5.2.3. Signos de puntuación. División de palabras............................ 105 5.3. Conocimiento del tipo de siglas y abreviaturas. Utilización de mayúsculas................................................................................................... 106 5.4. Registro de la documentación a grabar en medios adecuados ........... 107 5.5. Motivación a la calidad: formas de asegurar y organizar la mejora de la calidad ......................................................................................................... 113 5.6. Aseguramiento de la confidencialidad de la información y consecución de objetivos ................................................................................................ 116 Resumen....................................................................................................... 121 Actividades .................................................................................................. 123

RESUMEN FINAL .............................................................................. 127 AUTOEVALUACIÓN FINAL ............................................................. 129 SOLUCIONES...................................................................................... 139 BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA........................................................ 155

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Introducción

La tarea del grabador de datos es muy importante para las empresas que quieren introducir mucha información en sus aplicaciones informáticas.

Debemos tener en cuenta que la profesión de grabación de datos no solo consiste en introducir información mecánicamente en un software. Esta tarea va más allá. El grabador de datos debe conocer las características de las aplicaciones informáticas, así como de los elementos periféricos. Además, tiene que dominar las técnicas de mecanografía.

A lo largo de este manual, vamos a estudiar las peculiaridades de las técnicas de mecanografía, así como las reglas ortográficas y gramaticales que también tienen que ser dominadas por el grabador de datos.

Los grabadores de datos manejan mucha información, en algunos casos de carácter confidencial, y tienen que evitar violar lo establecido en las normas de protección de datos. Además, en ocasiones serán los responsables de realizar las copias de respaldo para no perder la información introducida en las aplicaciones informáticas.

Para finalizar, debemos hacer hincapié en las medidas de higiene y seguridad que los empresarios deben adoptar para todos los trabajadores que se dedican a grabar datos. Las condiciones de los lugares de trabajo, así como la ergonomía, se deben tener muy en cuenta a la hora de realizar la grabación de datos.

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UNIDAD

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Organización y mantenimiento del puesto de trabajo y los terminales informáticos en el proceso de grabación de datos

Contenido 1.1. Planificar en el proceso de grabación de datos 1.2. Organización del tiempo de actividad, el área de trabajo y documentos a grabar: técnicas de optimización, recursos y criterios de organización 1.3. Programación de la actividad de grabación de datos 1.4. Mantenimiento y reposición de terminales informáticos y recursos o materiales 1.5. Postura corporal ante el terminal informático 1.6. Mitigación de los riesgos laborales derivados de la grabación de datos: adaptación ergonómica de las herramientas y espacios de trabajo 1.7. Normativa vigente en materia de seguridad, salud e higiene postural Resumen Actividades

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oy en día existe multitud de información que las empresas deben manejar de forma correcta y saber almacenar para poder recuperarla cuando sea necesario. Por este motivo, nace la actividad de grabar datos, tarea que es realizada por profesionales con conocimientos en la gestión de bases de datos. A lo largo de esta unidad didáctica estudiaremos cuáles son las principales formas de organización y mantenimiento de los puestos de trabajo, así como la prevención de riesgos laborales que deben tener en cuenta las personas contratadas para dicho fin.

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.1. Planificar en el proceso de grabación de datos Es necesario que se tenga en cuenta el ambiente de trabajo para las personas que se dedican a grabar datos en aplicaciones informáticas. Son importantes desde los espacios de trabajo, hasta las herramientas que se usan en el proceso, las actividades que se desarrollan y la consecución de objetivos. A continuación, vamos a analizar cada uno de estos puntos.

1.1.1. Los espacios de trabajo Es necesario diseñar los espacios de trabajo para que este se realice sin riesgos para la salud de los grabadores de datos. Para realizar un correcto diseño es necesario tener en cuenta las siguientes reglas básicas: • Valorar el espacio dedicado a las tareas, así como las zonas de paso, las de descanso, el espacio dedicado al almacenaje, etc.

• Saber qué equipos se necesitan para trabajar (mobiliario, herramientas, utensilios, maquinaria, etc.). Es necesario seleccionar y distribuir los equipos de forma correcta para evitar realizar posturas molestas que puedan dañar a los trabajadores.

• Definir las tareas que se van a realizar, es decir, tener en cuenta el tiempo que se va a estar sentado delante del ordenador, y los equipos que se

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emplean, los movimientos, posturas de trabajo, fuerzas, etc. que necesitan de mayor espacio de movimiento para los trabajadores.

• Tener en cuenta las características del personal en relación con el espacio habilitado para la tarea, teniendo en cuenta si existen personas con problemas especiales que puedan sufrir daños mayores.

Disponible en: https://pixabay.com/photos/office-sitting-room-executive-730681/

1.1.2. Las herramientas a usar en el proceso Los grabadores de datos realizan una tarea repetitiva que normalmente cuenta con las mismas herramientas en todo el proceso. Lo más habitual es que los datos susceptibles de ser grabados estén en un soporte manual (papel) y que se graben en un soporte automatizado (aplicación informática). Por lo tanto, a grandes rasgos, las principales herramientas que se necesitan son: • Una aplicación informática (software) en la que ir incorporando los datos en base a los criterios que se establezcan. Por ejemplo:

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o Procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, programas de creación y edición de datos. Cabe señalar que el término «ofimática» es el acrónimo de «ofi» de oficina y «mática» de informática, y comprende el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para realizar todos los procedimientos relacionados con dicha disciplina.

En la actualidad, existen innumerables recursos y aplicaciones relacionados con el mundo de la ofimática, como los paquetes ofimáticos, que consisten en un paquete de aplicaciones bajo la misma marca que agrupan diferentes programas informáticos para dar servicio a las diferentes necesidades en el seno de una empresa u organización, como son los procesadores de texto, las hojas de cálculo, bases de datos, gestores de correo electrónico, presentaciones digitales, etc.

Los dos principales paquetes ofimáticos que predominan actualmente en el mercado son Microsoft Office y OpenOffice.

o Software: de comunicación (chat de textos, comunicación por audio o video multiusuario, foros y aplicaciones compartidas), de organización de trabajo (agendas, work-flow), administración de documentos, administración de actividades. o Software para otras aplicaciones.

• Un equipo informático (hardware) que se utilizará como soporte para la incorporación de los datos a la aplicación. Además, es necesario que se disponga de todos los periféricos necesarios para la tarea adaptados ergonómicamente, tales como, por ejemplo, el teclado, el ratón, la impresora, el micrófono, etc. Por ejemplo: o Hardware típico de un ordenador: monitor, placa base, CPU, memoria Ram, tarjeta de expansión, fuente de alimentación, disco óptico, disco duro, teclado, ratón. o Impresora.

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o Escáner.

Disponible en: https://pixabay.com/photos/home-office-computer-desk-display-1867761/

• Mobiliario adaptado a los trabajadores: una silla y mesa ergonómicos.

• Los datos susceptibles de ser grabados suelen estar en soporte papel.

Cuando sea así, sería óptimo que se contase con un atril para que estos sean fácilmente visibles sin que los grabadores realicen grandes esfuerzos.

• Focos de luz suficientes y adecuados cuando no se disponga de una luz natural que disminuya el sobresfuerzo de la vista.

• Aparatos de climatización para tener una temperatura ambiente que disminuya el estrés y cree confort.

1.1.3. Las actividades a realizar El grabador de datos básicamente introduce datos en una aplicación informática. Dicha tarea se realiza en las empresas que poseen grandes bases de datos.

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La tarea de grabar datos se debe realizar en el menor tiempo posible, evitando cometer errores en la introducción de todos los campos.

Normalmente, el grabador de datos recibe en la pantalla de su ordenador una imagen del documento del que tiene que grabar los datos, que deben ser identificables dentro de la propia imagen y copiados en los campos correspondientes. Cuando acabe un documento aparecerá en pantalla otra imagen de otro documento que se debe grabar.

En la actualidad la tarea del grabador de datos se realiza, en la mayoría de los casos, digitalmente, aunque pueden existir datos que estén en soporte papel y deben ser introducidos directamente en la aplicación informática.

En ocasiones, los grabadores de datos pueden utilizar el teléfono como herramienta de trabajo, ya que muchos datos los reciben directamente por esta vía. Para ellos necesitarán un auricular con micrófono que se adaptará al teléfono.

1.1.4. Los objetivos a cumplir Los grabadores de datos deben cumplir una serie de objetivos para dar por finalizada de forma satisfactoria su tarea. A grandes rasgos y de modo genérico, vamos a enumerar algunos de dichos objetivos: • Almacenamiento y tratamiento ulterior de esos datos mediante sistemas informáticos.

• Verificación de la información y en caso necesario corrección de los datos registrados.

• Transcripción de los datos extraídos de los documentos originales.

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.2. Organización del tiempo de actividad, el área de trabajo y documentos a grabar: técnicas de optimización, recursos y criterios de organización La gestión del tiempo en la grabación de datos es muy importante para obtener resultados en los períodos de tiempo requeridos.

Las técnicas de optimización permiten administrar las tareas para obtener los objetivos propuestos. Podemos distinguir las siguientes técnicas de optimización: • Fijación de un plazo para la realización de los objetivos. Se realiza a través de un mecanismo de cálculo de tiempo de cada tarea y cumpliendo la programación propuesta.

• Previsión de imprevistos.

• Aceptación de posibles fallos humanos en la tarea que se va a realizar.

Los especialistas pueden llegar a cometer errores que se deben subsanar en el menor tiempo posible.

• Concentración en las tareas más sencilla y las que más gustan.

Normalmente, estas tareas son mucho más provechosas que otras. Es muy positivo delegar las tareas que no se dominan cuando no hay tiempo suficiente para la consecución de los objetivos.

• Identificación de los momentos en los que se rinde más para aprovechar al máximo los puntos fuertes de trabajo.

• Clasificación de las tareas más importantes.

Para optimizar el tiempo y que las horas de trabajo sean efectivas, no se recomienda trabajar más de ocho horas diarias, entre las cuales tendrá que haber un descanso obligatorio de, al menos, 20 minutos. Además, es aconsejable que los trabajadores realicen pequeños descansos cuando hayan trabajado alrededor de 50 minutos.

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Disponible en: https://pixabay.com/illustrations/time-time-management-stopwatch-3222267/

Los grabadores de datos deben saber optimizar los recursos de los que disponen para el logro de sus objetivos. Dicha optimización no consiste en un mero ahorro o supresión de los recursos sino que va más allá, lo relacionamos con la forma de mejorar el modo de realizar las actividades encomendadas.

La optimización de los recursos disponibles va de la mano con el concepto de eficiencia (llegar a los objetivos propuestos utilizando recursos mínimos).

La optimización de los recursos en la tarea de grabar datos mejora los procesos y contribuye al crecimiento y la consolidación de la empresa.

Para finalizar, cabe hacer especial hincapié en los criterios de organización en la grabación de datos. Podemos distinguir los siguientes: • División del trabajo: la tarea de grabación de datos puede resultar monótona y puede organizarse en varias fases. Es importante que cada uno de los trabajadores dividan la tarea, teniendo en cuenta cuál es la que realiza de una manera más efectiva. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden realizar con relativa velocidad. Por lo tanto, se fomenta la especialización, pues cada trabajador se convierte en

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experto en cierta tarea. Además, se crean distintos trabajos relacionados con la administración de las bases de datos y la grabación de los mismos.

No obstante, también pueden existir desventajas en la división del trabajo: no es recomendable que las tareas en la grabación de datos se dividan en pasos pequeños y repetitivos que puedan llevar al aburrimiento del trabajador. Por ejemplo, se deben grabar los datos buscando los campos a registrar, ya que la tarea de búsqueda requiere concentración y no hace repetitivo el trabajo.

• Departamentalización: es necesario que en las tareas que se realizan exista un organigrama que represente la división del trabajo. En un organigrama los cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales que llamamos departamentos. Un ejemplo en la grabación de datos lo podemos ver a continuación:

• Jerarquía: en los departamentos dedicados a la grabación de datos debe existir la figura del gerente, que será el responsable de supervisar y dividir el trabajo eligiendo departamentos y determinando el tramo susceptible de ser controlado. Normalmente, los de mayor rango jerárquico deben crear un plan que especifique quién depende de quién.

• Coordinación: es necesario que exista un proceso en el que integrar las actividades de los departamentos que son independientes entre sí, con el fin único de perseguir metas u objetivos comunes. Cuando no existe coordinación en la grabación de datos se puede dar el caos. Sería una pérdida de tiempo que se incorporasen los mismos datos a una aplicación informática duplicando conceptos que habrá que eliminar.

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.3. Programación de la actividad de grabación de datos La grabación de datos comienza por la selección de los mismos. Es importante que se disponga de los datos antes de empezar con la tarea y que se programen las formas de recopilación.

Los grabadores de datos deben programar la actividad, y en este punto vamos a analizar cuáles son los pasos, de modo genérico, de la tarea de grabación de datos y en cuáles se debe incidir más.

La tarea principal de los grabadores de datos es introducir contenidos en los campos de una base de datos. Muchas veces las bases de datos vienen predeterminadas en aplicaciones informáticas, pero, en ocasiones, es probable que se tenga que crear una base de datos desde cero. Para ello se tendrán que seguir una serie de pasos (para Microsoft Access) que detallaremos a continuación: 1º. Abrir Access.

2º. Escribir un nombre para la base de datos en el cuadro «Nombre de archivo».

3º. Hacer clic en «Crear».

La principal tarea del grabador de datos es introducir información en una aplicación, y es necesario programar el tiempo que se va a destinar a esta tarea.

No obstante, la grabación se puede hacer de diversas formas: • Introducir datos directamente en los campos apropiados.

• Pegar datos desde otro origen.

Otra de las tareas que deberá desarrollar es la verificación de los datos, que se recomienda que realice una persona ajena a la introducción, ya que no estará viciada y tendrá menos posibilidades de cometer errores.

En definitiva, si las tres principales tareas las realiza la misma persona, en una jornada de 7 horas se tendría que dividir el tiempo de la siguiente forma:

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Recopilación de información

1 hora y 30 minutos

Grabación de datos

3 horas y 30 minutos

Verificación de datos

1 horas y 5 minutos

Descanso

55 minutos

Debemos tener en cuenta que la programación arriba expuesta es orientativa y que puede depender de la carga de trabajo y de las tareas que estén asignados a cada profesional.

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.4. Mantenimiento y reposición de terminales informáticos y recursos o materiales Una de las principales herramientas de los grabadores de datos es el terminal informático. Este debe tener un perfecto mantenimiento y se debe reponer inmediatamente cuando sea necesario.

La estabilidad de los sistemas es básica para el correcto mantenimiento de los equipos informáticos. Es importante que exista un departamento de mantenimiento informático para reparar las averías de software y hardware que puedan aparecer durante el período de trabajo.

Los trabajadores que realizan tareas de mantenimiento y reposición de terminales informáticos revisarán periódicamente los terminales y servidores, y además los actualizarán mediante asistencias periódicas en las que ajustarán los sistemas a través de la instalación de las actualizaciones facilitadas por el fabricante de software, el análisis de su estado, etc.

La seguridad de los sistemas informáticos es vital para no perder información que se ha grabado, y tiene especial relevancia la información de carácter

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personal, la cual está amparada por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Por lo tanto, se deberán realizar análisis exhaustivos para verificar las directrices de seguridad de los sistemas con el objetivo de implantar las políticas necesarias para el rendimiento óptimo de los mismos.

Una de las claves del mantenimiento está en lograr que este sea constante.

Es importante crear unas reglas de marcha de los terminales que permitan la localización y solución de las incidencias de los usuarios.

En definitiva, para el mantenimiento de los terminales informáticos, los recursos que se utilicen y los materiales se deben tener en cuenta los siguientes consejos: • Limpieza y registro de archivos temporales.

• Limpieza periódica de periféricos.

• Comprobación del disco duro interno y de los demás dispositivos de almacenamiento externos. Muchas veces se realizan copias de seguridad en los mismos y es importante que estos no estén dañados.

• Desfragmentación del disco. Es necesario, una vez que se hayan eliminado los archivos inservibles del equipo, que se proceda a reunificar toda la información y eliminar los espacios vacíos del disco duro a través de programas de desfragmentación.

• Desfragmentación de todos los dispositivos de memoria externa.

• Actualización del sistema operativo, los programas de seguridad, los navegadores web y todos los programas que se utilizan para la tarea a realizar.

• Emplear sistemas de antivirus y algún programa de antimalware, tanto de los ordenadores como de otros equipos informáticos que se usen para graban datos, tales como teléfonos móviles, tablets, etc.

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Recuerda: El buen estado de los equipos informáticos y demás recursos que se utilizan en la grabación de datos es muy importante para la realización de un trabajo óptimo y con resultados positivos.

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.5. Postura informático

corporal

ante

el

terminal

Los trabajadores que están mucho tiempo sentados delante de un ordenador suelen tomar posturas que pueden llegar a ser perjudiciales para su salud, por lo que es necesario que se adopten las medidas pertinentes para prevenir daños a corto y largo plazo. Cuando se trabaja sentado también hay que establecer ciertos criterios de prevención. Es conveniente mantener el tronco derecho, erguido y lo más cerca posible del plano de trabajo. Asimismo, el diseño de la mesa y de la silla de trabajo juegan un papel importante. Se recomienda que la silla sea de cinco ruedas, con un asiento y un respaldo que se pueda regular a la altura del trabajador, y unos apoyapiés. A continuación, vamos a estudiar la prevención de vicios posturales y tensiones, así como la posición de los brazos, las muñecas y las manos cuando se trabaja delante de un ordenador.

1.5.1. Prevención de vicios posturales y tensiones Los vicios posturales y las tensiones son algo habitual para las personas que se dedican a grabar datos, y por no prevenirlos pueden aparecer lesiones y molestias derivadas de ellos.

Para prevenir, es necesario evitar la sobrecarga en el trabajo, la tensión y las malas posturas, puesto que los grabadores de datos pasan mucho tiempo

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sentados. A la hora de sentarse se debe mantener la espalda recta. Esto se puede corregir, y es necesario que lo hagamos, pues muchas de las lesiones de espalda vienen causadas por este vicio, debido a que cargamos toda la tensión en esta parte del cuerpo. Para lograrlo es esencial encontremos una silla de nuestra medida y que tenga un buen respaldo, un cojín confortable, ruedas y reposabrazos.

Uno de los errores más recurrentes es apoyar todo el peso del cuerpo en los hombros debido al cansancio y a la mala postura en las sillas. Para evitarlo es necesario sentarse bien, con la espalda derecha y no poner los brazos encima de la mesa de trabajo, de manera que todo el peso lo soporten los codos. Es necesario mantener un eje en el que el tronco esté colocado recto y los hombros paralelos.

1.5.2. Posición de los brazos, muñecas y manos Los grabadores de datos deben mantener una postura correcta para la prevención de lesiones. Tiene mucha importancia la posición de los brazos, las muñecas y las manos. Las personas que están mucho tiempo delante del ordenador deben sentarse de forma que la parte superior de los brazos quede en paralelo con la columna vertebral. Las manos deben estar sobre el teclado y se debe formar un ángulo de 90º entre los brazos y el teclado.

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La parte baja de la espalda debe estar apoyada en el respaldo. Es importante usar un cojín que arquee ligeramente la espalda y frene el desplome cuando el trabajador está cansado.

La utilización del ratón puede conllevar molestias en las muñecas a corto y largo plazo. Se debe evitar que las muñecas se inclinen hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados. Si el teclado tiene patas hay que extenderlas para conseguir una posición más cómoda y recta de las muñecas.

A la hora de realizar el tecleo hay que hacerlo con las muñecas flotando por encima del teclado; las teclas deben quedar dentro del campo de acción del brazo y accesibles sin tener que estirar los dedos.

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El tecleo tiene que realizarse con una ligera presión sobre las teclas, manteniendo relajados los dedos y las manos.

Las palmas de las manos y las muñecas no deben reposar sobre una superficie cuando se teclea. Si hay un sitio para descansar las palmas de las manos, solo ha de utilizarse en los momentos de interrupción de la actividad de tecleo.

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.6. Mitigación de los riesgos laborales derivados de la grabación de datos: adaptación ergonómica de las herramientas y espacios de trabajo Para evitar problemas por el esfuerzo y las posturas, desde el punto de vista ergonómico, es necesario que el personal que se dedica a la grabación de datos tenga en cuenta una serie de herramientas que facilitarán su tarea y que servirán de prevención para posibles daños.

Se debe tener una silla ajustable al tamaño del trabajador. El asiento debe proporcionar soporte lumbar a través de una protuberancia en el respaldo de la silla o de un cojín lumbar colocado a la altura del cinturón. También es recomendable que el asiento tenga coderas y un reposapiés.

El ordenador debe tener componentes ergonómicos. Existen por ejemplo ratones, teclados y pantallas de ordenador diseñadas para estar largas horas trabajando.

Normalmente, las empresas utilizan como forma de energía la electricidad, si bien es cierto que esta fuente de energía puede derivar en riesgos para los trabajadores y puede afectar a las relaciones comerciales. Existen diversos tipos de contactos eléctricos: • Contacto directo: es el que se produce con las partes activas de la instalación. Es necesario evitar los contactos directos y para ello se deberá: o Apartar los cables y conexiones de los lugares de trabajo. o Interponer obstáculos y señalizaciones. o Recubrir las partes en tensión con material aislante. o Utilizar tensiones inferiores a 24 voltios.

• Contacto indirecto: es el que se produce con masas puestas en tensión.

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Para evitar los contactos indirectos se deberá asegurar: o Una correcta instalación eléctrica. o Un interruptor diferencial.

En definitiva, para evitar riesgos de tipo eléctrico es necesario no realizar trabajos de este tipo si no se está capacitado, mantener las distancias de seguridad con las zonas de mantenimiento, utilizar equipos de seguridad individuales óptimos y certificados, adoptar condiciones de seguridad en lugares mojados y obtener la formación suficiente para evitar accidentes de este tipo.

En ocasiones, existen puestos de trabajo que exponen a los trabajadores a temperaturas que pueden llegar a dañar su salud. Desde el punto de vista preventivo se deberían considerar dos contextos diferentes: • Estrés por calor, cuando soportan elevadas temperaturas.

• Incomodidad térmica que comporta un desgaste suplementario.

Es por estos motivos que debe haber un control de la temperatura en los lugares de trabajo y se deben adoptar una serie de medidas técnicas: • El aislamiento térmico, pintura exterior de los edificios de color reflectante, mojar techos y paredes, utilizar cristales opacos en los lados sur y oeste e instalar cortinas de aire frío.

• También es conveniente automatizar los procesos, aislar las fuentes de calor y, si es posible, expulsar el calor al exterior de la zona de trabajo.

• Es vital poseer una ventilación general suficiente, renovación suficiente del aire y climatización.

Además de las medidas técnicas, se pueden tomar medidas de tipo organizativo, tales como el establecimiento de períodos de descanso de los trabajadores, la puesta a disposición de los mismos de agua y la programación o rotación de las tareas.

Por otro lado, el personal debe tomar una serie de medidas de tipo individual como utilizar los equipos de protección adecuados o someterse a continuas revisiones médicas. No obstante, cuando se trabaja al aire libre hay que tener en

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cuenta otra serie de medidas para protegerse del calor, tales como: • Protección de la cabeza.

• Suministro de agua fresca y abundante.

• Construcción de techados donde sea posible.

• Programación de los trabajos más duros y pesados en las horas más frescas.

El Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo dispone que deben evitarse las temperaturas y humedades extremas en los lugares de trabajo, así como los cambios bruscos de temperatura, las corrientes excesivas y la radiación solar, entre otras situaciones que puedan poner en peligro la salud de los trabajadores.

Cuando hablamos de la temperatura en locales cerrados, se instituyen los siguientes intervalos: • Locales donde se realicen trabajos sedentarios (oficina o similares): 17 a 27ºC. • Locales donde se realicen trabajos ligeros: 14 a 25ºC. Por otra parte, una de las formas de transmisión de energía es a través de la radiación. Este tipo de transmisión es mucho más eficaz que otras formas por la cantidad de energía que es capaz de transmitir. Una radiación es ionizante cuando origina partículas con carga eléctrica (iones). Las radiaciones ionizantes pueden ser electromagnéticas o corpusculares. Las exposiciones a las radiaciones ionizantes pueden originar daños muy graves para la salud. Las radiaciones no ionizantes tienen otros efectos diferentes para la salud, dependiendo de la banda de frecuencia de que se trate. Por ejemplo, no tienen las mismas consecuencias para la salud las radiaciones ultravioletas que la radiación infrarroja.

Una iluminación inadecuada en el trabajo puede originar, entre otros, fatiga ocular, cansancio, dolor de cabeza, estrés y lesiones oculares.

La cantidad y la calidad de luz afectan directamente en la capacidad visual de los trabajadores, por lo que en los ámbitos laborales se debe conseguir un buen

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nivel de confort visual que debe tener en cuenta el equilibrio entre la cantidad, la calidad y la estabilidad de la luz. Hay que saber adecuar la luz a cada lugar de trabajo y tarea.

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A continuación, vamos a enumerar los principios básicos para que haya una buena iluminación en el trabajo: • Utilizar, si se puede, la luz natural.

• Evitar la ausencia total de luz natural.

• Realizar una distribución uniforme de los niveles de iluminación.

• Evitar la iluminación demasiado difusa.

• Evitar la iluminación direccional que puede derivar en sombras que dificultan la percepción.

• Situar las luminarias respecto al puesto de trabajo de manera que la luz llegue al trabajador lateralmente.

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• Todas las lámparas deben llevar pantalla.

• Evitar los deslumbramientos indirectos producidos por superficies reflectantes situadas en la zona de operación o sus proximidades.

• Adecuar los colores de los lugares de trabajo para evitar contrastes de luz.

• Evitar la presencia de las lámparas fluorescentes deterioradas, ya que pueden producir parpadeos muy acusados.

• Evitar el efecto estroboscópico que normalmente los manifiestan las máquinas giratorias, ya que esta luz es inconstante y puede resultar molesta.

Cada trabajo requiere un nivel específico de iluminación, por lo que el Comité Técnico 169 del Comité Europeo Normalizador y el Real Decreto 486/1997, de 14 de abril establecen los siguientes niveles mínimos de iluminación (lux): • Lugares de bajas exigencias visuales: 200 lux.

• Lugares de exigencias visuales moderadas: 500 lux.

• Lugares de exigencias visuales altas: 1.000 lux.

• Lugares de exigencias visuales muy altas: 50 lux.

• Áreas o locales de uso ocasional: 100 lux.

• Áreas o locales de uso habitual: 25 lux.

• Vías de circulación de uso ocasional: 50 lux.

Estos niveles mínimos habrán de duplicarse cuando concurran las siguientes circunstancias: • En las áreas de uso general o en las vías de circulación y siempre que exista un riesgo apreciable de caídas, choques o accidentes.

• En las zonas donde se generen tareas, cuando un error de apreciación visual durante la realización de las mismas pueda suponer un peligro para el trabajador que las ejecuta o para terceros, o cuando el contraste de

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luminancias o de color entre el objeto a visualizar y el fondo sobre el que se encuentra sea muy débil.

Los tipos de iluminación artificial y de lámparas más utilizadas y recomendadas son las lámparas de incandescencia, los fluorescentes y de descarga de gases.

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.7. Normativa vigente en materia de seguridad, salud e higiene postural La prevención de riesgos laborales es la disciplina que busca promover la seguridad y la salud de los trabajadores mediante la identificación, evaluación y control de los peligros y riesgos asociados a un proceso productivo, además de fomentar el desarrollo de actividades y medidas necesarias para prevenir los riesgos derivados del trabajo.

Los riesgos derivados del trabajo pueden producirse en forma de accidentes (previsibles) o en forma de enfermedades derivadas del trabajo, que aparecen en los empleados que están expuestos a una serie de peligros ante los que, pudiendo ser evaluados y prevenidos, no se han podido tomar o no se han tomado las medidas oportunas.

La adaptación a nuestro país de las directivas europeas para la prevención de riesgos laborales ha supuesto que se desarrollaran diferentes normas legales a partir de la que ha constituido la norma marco en la materia, que es la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. Esto ha conllevado un cambio en las filosofías de actuación tanto de los profesionales como de los propios trabajadores, ya que se ha intentado fomentar desde entonces una auténtica cultura preventiva a través de la promoción de la educación en dicha materia en todos los niveles jerarquizados de las empresas españolas.

Cabe destacar como la legislación aplicable más destacada: la Directiva Europea 89/391/CEE; la Constitución española, que encomienda a los poderes públicos velar por la seguridad e higiene en el trabajo, y el Real Decreto 486/1997, de 14 de abril.

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Resumen El ambiente de trabajo para las personas que se dedican a grabar datos en aplicaciones informáticas es importante, y hay que utilizar una serie de herramientas para lograr un buen clima.

Lo más habitual es que los datos susceptibles de ser grabados estén en un soporte manual (papel) y que se graben en un soporte automatizado (aplicación informática). Además, los grabadores de datos pueden utilizar el teléfono como herramienta de trabajo, ya que muchos datos los reciben directamente por esta vía, y para ello necesitarán un auricular con micrófono que se adaptará al teléfono.

Es necesario tener en cuenta los criterios de organización para obtener buenos resultados en la producción empresarial, así como para lograr un mejor ambiente laboral. Destacamos los siguientes criterios de organización: la división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía, la coordinación, etc.

La seguridad de los sistemas informáticos es vital para no perder información que se ha grabado y, especialmente, tiene relevancia la información de carácter personal, la cual está amparada por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Por lo tanto, se deberán realizar análisis exhaustivos para verificar las directrices de seguridad de los sistemas con el objetivo de implantar políticas necesarias para el rendimiento óptimo de los mismos.

Por último, tiene especial relevancia para los grabadores de datos la prevención de riesgos laborales.

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Actividades

1. ¿Qué reglas básicas deben tenerse en cuenta para diseñar un espacio de trabajo sin riesgos para la salud?

2. ¿Qué herramientas se emplean en el proceso de grabación de datos?

3. ¿Qué tres objetivos de se deben cumplir en la grabación de datos?

4. ¿Qué se aconseja para optimizar el tiempo?

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5. Menciona los cuatro criterios de organización en la grabación de datos.

6. Menciona al menos tres consejos para mantener adecuadamente los terminales informáticos.

7. A la hora de prevenir un vicio postural, ¿cuál es uno de los errores más frecuentas a evitar?

8. ¿Cómo deben estar las manos de un grabador de datos mientras teclea?

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9. ¿Cómo se evitan los contactos eléctricos directos?

10. Cita al menos tres principios básicos para que haya una buena iluminación en el trabajo.

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