2010, January - OCP Cocas Application

AIESEC Central America South Organizing Committee CoCAS 2010 Aplicaci贸n para OCP/OC Alexandre Benavides OCP

Información General Rol del Comité Organizador Básicamente el éxito de la labor del OC será medido por medio de la satisfacción de los delegados con la logística pre-, durante y post conferencia.

Dentro de las tareas generales de las cuales el OC será responsable se encuentran: 1. Constante promoción del evento a nivel regional e internacional.

2. Comunicación con los delegados.

3. Determinar el lugar de la conferencia y los recursos necesarios para el desarrollo de la misma.

4. Manejar las finanzas del evento.

5. Coordinar las logísticas para permitir el desarrollo del evento.

6. Comunicación con el MC para seguimiento a la planeación del evento.

7. Coordinación con el equipo de facis y chair antes y durante el evento.

El equipo iniciará labores el 15 de octubre.

Selección La selección del OC se hará de acuerdo a las siguientes áreas funcionales: OCP, OCVP Logística, OCVP Relaciones Externas/Fundraising, OCVP Comunicaciones y OCVP Servicio a Delegados y Eventos especiales.

La fecha límite para enviar la aplicación es el 9 de octubre a mccas-0910@googlegroups.com , con el nombre del archivo escrito de esta forma name-OCMAX.doc. En los días 13 y 14 de octubre se realizarán las entrevistas a los candidatos, por tanto es importante estar disponible para las mismas. Será elegido en primera instancia el/la OCP, para que él sea parte del equipo de selección de su equipo. Los resultados se darán el 14 de octubre.

Job Description Perfil de los aplicantes -

Buen trabajo en equipo.

Planeación y seguimiento a objetivos.

Creatividad.

Enfocado a resultados.

Capacidad de trabajar bajo presión.

Sentido de responsabilidad, paciencia, escucha y apoyo.

Posiciones A continuación se enlistan las posiciones con sus respectivas responsabilidades.

1. OCP • • • •

Representación del OC ante el MC antes, durante y después del evento.

Asistir en caso necesario a reuniones que tenga el OC a empresas u organizaciones.

Organizar las reuniones de seguimiento del OC. Mantener el control sobre la planeación y asegurar el seguimiento de la misma por parte del OC.

• • • •

Mandar un reporte al MC cada 15 días sobre los logros obtenidos por el OC. Durante el evento apoyar en lo necesario al OC. Representar al OC en la coordinación en el evento con el Chair y equipo de facis.

La disponibilidad de tiempo mínima para el trabajo en el OC es de 5 horas diarias.

2. OCVP Logística: •

• •

Asegurarse que para la conferencia se tenga definido: 1. Hotel (con una plenaria principal, con posibilidad de ocupar dos salones más pequeños).

2. Transporte para los delegados.

3. Video beamers.

4. Materiales para los facis.

5. Botiquín.

6. Gafetes para los asistentes.

7. Paquete de bienvenida a los delegados.

8. Comida a la hora especificada en la agenda.

Comunicación con el hotel y transporte antes y durante el evento (incluyendo el pago junto con OC responsable de finanzas).

Asignación de delegados en los cuartos (check in).

3. OCVP Relaciones Externas/Fundraising • •

Búsqueda de patrocinios en dinero y en especie.

Apoyar el trabajo del MC en la venta y delivery de la conferencia.

4. OCVP Comunicaciones: • • • • •

Comunicación interna del evento para promocionarlo (en CAS y en otros países) Diseñar el material de mercadeo de la conferencia Gestionar el cubrimiento de medios de la conferencia Mercadeo del evento dentro de la conferencia (banner, videos, volantes) Publicidad interna en myaiesec.net

5. OCVP Eventos Especiales y Servicio a Delegados • • • • • • • • •

Organizar el Opening y el Closing del evento Oragnizar las fiestas Organizar las elecciones Preparar información importante para los delegados (correos, booklet) Preparar paquete de delegados (incluyendo camisas y souvenirs) Responsable del registro y aplicación de los delgados Responsable de la llegada de los delegados internacionales Responsable de situaciones de emergencia con los delegados Responsable de alojamiento de miembros internacionales

Competencias necesarias • • • •

Commitment to results Stakeholder Focus Effective Communication Personal Effectiveness

Competencias que se desarrollan • • • •

Resilience Self Awareness Flexible Thinking Innovation

Aplicación Cuando envíes esta aplicación debes borrar en contenido anterior, de tal modo que en la primera página tenga tu nombre y la posición por la que estás aplicando, además de las respuestas a la aplicación. ¡Trata de hacer esta aplicación tuya!

La primera parte contendrá preguntas generales que deben responder todos los candidatos. En la segunda parte encontrarás preguntas para cada posición. Puedes aplicar para máximo dos posiciones y en tal caso responder ambos grupos de preguntas.

a. Información personal Nombre

Alexandre Benavides Silva

Dirección permanente

La Locería Edificio La Locería #1 PB-5

Teléfono (s)

6404-26-75

E-mail

alexandre.benavides@aiesec.net

MSN

kid_alexander@hotmail.com

Nacionalidad

Panameño

Carrera

Ing. Electrónica y Telecomunicaciones

Universidad

Universidad Tecnológica de Panamá

Grado alcanzado

5º año

LC

Extensión UTP

Si eres extranjero, ¿en qué fecha puedes estar disponible en Panamá?

No soy extrajero b. Tu experiencia en AIESEC 1. Indica los años que llevas en AIESEC, la posición (es) que tomaste y los resultados que alcanzaste en cada una.

Tiempo LC/MC Posición 7 meses UTP Exchange (OGX)

Resultados Capacitación de los EPs Informar a los candidates de intercambio

2. Enlista en el siguiente cuadro las conferencias que has atendido y que rol tomaste.

Conferencias

Year

Rol (OC, Delegate, Facilitator, Chair)

2009

Delegate

JUMP

2009

Delegate

M@X

2009

OCVP Communication

Nacionales SI

Regionales

Internacionales

3. Si has tenido experiencia en ser OC, ¿qué áreas desarrollaste?

1.

2.

3.

4.

5.

Comunicaciones Logística

c. Competencias y motivación 4. ¿Cuál es tu mayor motivación para ser OCP/OC? He visto que todos los OCP que he conocido tuvieron problemas con el tiempo y repiten los mismos errores de las conferencias pasadas. Mi mayor motivación es querer realizar una conferencia nunca antes vista tratando de cumplir con todas las metas y que la satisfacción de los delegados al final de ésta sea la mejor de todos los tiempos en cualquier conferencia de CAS. No busco reconocimiento personal, sólo quiero aportar algo para que llevar a CAS a otro nivel y que los demás OCPs sigan o mejoren la línea (estándar) que he establecido en esta conferencia.

5.

Escribe en orden de preferencia la posición (es) por las que estás aplicando. ¿Por qué elegiste el número 1 como principal y porqué optarías por la segunda opción en caso de no quedar electo en la principal?

OCP OCVP Logística Elegí la número uno porque pienso que de esta vez me destacaría mucho siendo el coordinador principal de la conferencia, porque ya teniendo experiencia en otros OCs he visto que muchas de las metas que no se han realizado no han sido culpa de un OCVP, pero del mismísimo OCP porque o le ha exigido mucho a uno o le ha exigido poco a éste, o inclusive no ha hecho un buen plan para la realización del evento.

6. Describe tus debilidades y tus fortalezas al trabajar en equipo.

-

-

-

Fortalezas: Aunque esté desmotivado o no esté de acurdo con las opiniones de otros, o las tareas que me mandan hacer, siempre las trato de hacer lo mejor posible pues siento la responsabilidad de hacer algo lo mejor posible aunque esa actividad no me guste; Hago todo lo posible por cumplir una meta o una actividad, si es necesario hacer el trabajo de otra persona lo hago.

Siempre trato de involucrar a todos en la participación de las actividades. Me gusta escuchar la opinión de todos, y si veo que alguien no ha opinado, lo incentivo a que lo haga.

Cuando trabajo en grupo, trato de hacer las cosas mejor a que si estuviera solo. Esto porque siento la enorme necesidad de destacarme o de no decepcionar a mi grupo.

Cuando trabajo en grupo, termino todas mis tareas a tiempo, ya que veo la necesidad de crear un plan de trabajo.

Asumo las responsabilidades. Si cometo un error, yo me paro ante todo mi equipo y les digo el error que cometí, por qué pasó, y como evitaré que eso vuelva a suceder.

Debilidades: Me desanimo un poco si tengo que trabajar a horas muy tempranas en el día sin que haya desayunado, en caso que tengamos que hacer reuniones; Mi estado de ánimo es bajo si no he dormido mucho; A veces, asumo la responsabilidad de otros.

Preguntas específicas OCP 1. ¿Qué te califica para el puesto?

He observado el trabajo de varios OCPs en CAS a nivel regional y he visto que han cometido los mismos errores, han presionado de manera innecesaria a sus equipos, llevando a éstos a realizar un trabajo poco productivo y en un ambiente no tan agradable. Viendo las cosas de ese punto de vista, sé lo que un OCVP necesita y cómo se siente ante varias situaciones y creo que soy la persona ideal para crear un excelente ambiente de trabajo y que mi equipo haga su trabajo con tranquilidad y efectividad de 100%.

2. ¿Qué resultados quieres ver al final de la conferencia?

Que todos los delegados hayan quedado satisfechos con el resultado de la conferencia, que hayan aprendido bien, que hayan disfrutado de la conferencia y evitar que se cansen o se agoten mucho al final de ésta, algo que ha sucedido en las dos conferencias regionales en la cuales he participado y en las cuales los mismos errores se repitieron.

También deseo que el Conference Team sienta que haya hecho un excelente trabajo y se sienta motivado a seguir trabajando en otras conferencias o incluso motivarse a facilitar en conferencias de niveles más altos.

3. ¿Qué ideas tienes en específico con respecto a que hagan esta conferencia diferente a las demás?

•

Que todas las expectativas sean superadas;

•

Que los delegados se sientan muy motivados por querer asistir a ésta;

•

Entiendan perfectamente el motivo por la cual quieren o deben asistirla;

•

Que todos los workshops, talleres, charlas, o actividades se realicen en su tiempo indicado y que toda la información le llegue a los delegados de forma satisfactoria;

4. ¿Cómo asegurarás el cumplimiento de la labor del OC y de cada miembro?

Primeramente les pediría para que divulgaran sus horarios de trabajo o estudio, luego obtendría sus números o direcciones de contacto tratando de obtenerlas todas para poder localizar a esta persona, en caso que éste esté en otro país tratar de conseguir una forma de comunicarme con él por teléfono y no solamente por internet.

En segundo lugar, colocaría un deadline para la entrega o realización de todas sus actividades. En caso tal que no cumpla con su trabajo a tiempo, le pediría a este las razones por las cuales no las hizo. En caso tal que tenga la razón o haya sucedido algo imprevisto, lo motivaría para que terminara su trabajo a tiempo. En caso tal que él tenga la culpa, le daré una advertencia pero sin que pierda la motivación para realizar su trabajo.

Me gustaría colocar una cantidad máxima de advertencias para que el OCVP las cumpla, en caso tal que no las haga, lo retiro de su posición.

En tercer lugar, recompilaría toda la información de las actividades hechas por cada OCVP y les enviaría un informe semanal de lo que cada uno ha hecho. Esto les dará seguridad a todos sobre la realización del evento y a los que no han hecho mucho, motivarlos al ver el trabajo de los otros. A veces, uno se siente mucho mejor al ver que todo anda bien y se siente super motivado por querer hacer más o igualar el trabajo de los otros.

En cuarto lugar, estaría todo el tiempo elogiando el trabajo de mi equipo, aún en los momentos en que todo haya salido mal. Les motivaría todo el tiempo en decirles que yo quiero que este sea un evento realmente inolvidable en CAS y quiero que todos en el equipo lleven ese espíritu todo el tiempo. Quiero que cada uno se sienta parte del equipo y que no piense que uno merece más crédito que el otro, aún yo siendo OCP quiero que piensen que no estoy a un nivel más alto que el de ellos o que merezco más crédito que ellos. Quiero que si uno de nosotros haga algo bueno, todo el equipo sea reconocido y elogiado de igual forma, y que si algo pasa mal, nadie le ponga la culpa a otro, que si uno falla todos fallamos. De esa forma, ellos se sentirán muy bien y querrán realizar bien su trabajo e inclusive superar lo que hicieron.

5. ¿Qué harías si algún miembro del equipo renuncia?

Buscaría un reemplazo de forma inmediata (por medio de aplicación) , pero en el transcurso del tiempo para elegir al nuevo, yo haría todo su trabajo. Motivaría al máximo a mi equipo ya que se que la pérdida de un miembro deja al equipo preocupado y desconcertado. Les explicaría a todos el motivo de su renuncia.

6. ¿Qué criterios evaluarías en los aplicantes al equipo del OC si quedaras electo?

• • • • • • • •

Compromiso con el cumplimento de los resultados; Motivación; Trabajo en equipo; Saber si ésta persona tiene la habilidad de superación; Profesionalismo; Mente abierta; Capacidad de opinar y expresar sus opiniones; Capacidad de obedecer órdenes, y si no están de acuerdo con éstas cómo darían su punto de vista;

7. ¿Qué cultura querrías desarrollar dentro de tu equipo y cómo lo harías?

• • • • • • • •

Primeramente quiero que todos conozcan a todos los miembros del equipo; Que se sientan cómodos de estar con ellos; Que se sientan en confianza uno con el otros; De que compartan conocimientos; Que pidan las opiniones de todo el equipo al realizar sus decisiones; Que sean capaces de motivar uno al otro; Que conozcan las fortalezas y debilidades de uno con los otros; Que uno no se sienta superior al otro, que todos vean que están a un mismo nivel y que somos un mismo equipo y no un grupo de personas;

8. En las conferencias pasadas el asunto de la sostenibilidad del evento ha sido uno de los problemas más graves, que piensas hacer para que esto no afecte en esta conferencia.

• • •

Pienso tener todo planeado con anticipación; Tener un Plan A un Plan B y tratar de tener un Plan C; Estudiar los errores cometidos en las conferencias pasadas y hacer un plan para que esto no vuelva a suceder.

OCVP Logística 1. ¿Tienes alguna idea con respecto a las posibilidades de hotel? Si tienes dos opciones de hotel, ¿cuáles características evaluarías para definir uno u otro?

2. Tomando en cuenta las últimas conferencias que se han realizado en CAS uno de los problemas mas grandes es el de la Sostenibilidad de la Conferencia, eso va muy ligado al trabajo que realice el OCVP Logística, ¿Qué piensas hacer para ayudar a que la Conferencia sea Sostenible?

3. ¿Qué consideras que es prioridad el fee del evento o la comodidad de los delegados? ¿Cómo harías para no comprometer ninguno de los dos?

OCVP ER 1. ¿Estas familiarizado con la propuesta de ventas desarrollada para el evento de MAX / JUMP? ¿Qué modificaciones la harías?

2.

De acuerdo a esa propuesta ¿qué tipo de empresas crees que estarían interesadas en ser patrocinadores de esta conferencia? Enlista al menos 10. ¿Has definido el tiempo que puedes tener para atender a citas semanalmente? ¿Con cuánto contarías?. (En esta segmentación debes colocar el estaus de CRM de la empresa)

3. DHL, una de las empresas patrocinadoras, pagó $1500 por tener su banner y brochures promocionales en la conferencia. El día que inicia la conferencia, tú estás acomodando todo lo necesario pero de repente no están... desaparecieron. Dentro de una hora el representante de la empresa viene a hacer una presentación, él es el presidente y si todo en la conferencia iba bien nos iba a dar $2000 para ayudar a los miembros a ir a ILC. Pasa la hora y no aparecen los materiales, ¿qué harías para solucionar la situación?

OCVP Eventos Especiales y Servicio a delegados 1. ¿Qué puntos de mejora consideras importantes tomar en cuenta sobre el Global Village y el Developing Leaders Day de JUMP? 2. ¿Qué soluciones propones para tener un check in efectivo?

3. ¿Cómo asegurarías que los ticos tengan alojamiento con la membresía de Panamá?

4. ¿Qué ideas sugieres para que las elecciones y fiestas se diferencien de cualquier concreso de AIESEC en CAS?

OCVP Comunicaciones 1. ¿Cuál va a ser tú prioridad a la hora de difundir mediáticamente el evento?

2. ¿Cómo asegurarías que todos los delegados de la conferencia tengan toda la información sobre el mismo?

3. ¿Cuál va a ser la estrategia para la membresía de AIESEC, tanto nacional como internacional, asista a este evento?