August,2009 - OCVP COMM MAX 2009 application (Spanish)

AIESEC Central America South Organizing Committee MAX 2009 Aplicaci贸n para OC Alexandre Benavides Miembro LC Extensi贸n UTP

Información General Rol del Comité Organizador Básicamente el éxito de la labor del OC será medido por medio de la satisfacción de los delegados con la logística pre-, durante y post conferencia.

Dentro de las tareas generales de las cuales el OC será responsable se encuentran: 1. Constante promoción del evento a nivel regional e internacional.

2. Comunicación con los delegados.

3. Determinar el lugar de la conferencia y los recursos necesarios para el desarrollo de la misma.

4. Manejar las finanzas del evento.

5. Coordinar las logísticas para permitir el desarrollo del evento.

6. Comunicación con el MC para seguimiento a la planeación del evento.

7. Coordinación con el equipo de facis y chair antes y durante el evento.

El equipo iniciará labores el 30 de agosto.

Selección Actualmente están elegidas las siguientes posiciones: OCP, OCVP Relaciones Externas, OCVP Logística. Ahora se elegirán las personas para los puestos de OCVP Comunicaciones, OCVP Servicio a Delegados y OCVP Eventos especiales.

La fecha límite para enviar la aplicación es el 21 de agosto a mccas-0910@googlegroups.com , carlota.allen.h@gmail.com con el nombre del archivo escrito de esta forma name-OCMAX.doc.

El día 22 y 23 de agosto se realizarán las entrevistas a los candidatos, por tanto es importante estar disponible para las mismas. Los resultados se darán el 24 de agosto. El 28, 28 y 30 de agosto se hará el team building y planificación del evento

Job Description Perfil de los aplicantes -

Buen trabajo en equipo.

Planeación y seguimiento a objetivos.

Creatividad.

Enfocado a resultados.

Capacidad de trabajar bajo presión.

Sentido de responsabilidad, paciencia, escucha y apoyo.

Posiciones A continuación se enlistan las posiciones con sus respectivas responsabilidades.

1. OCVP Comunicaciones:     

Comunicación interna del evento para promocionarlo (en CAS y en otros países) Diseñar el material de mercadeo de la conferencia Gestionar el cubrimiento de medios de la conferencia Mercadeo del evento dentro de la conferencia (banner, videos, volantes) Publicidad interna en myaiesec.net

2. OCVP Eventos Especiales      

Organizar el Opening y el Closing del evento Organizar el Global Village Organizar la noche de gala Organizar las fiestas Organizar el study tour Organizar el “Developing Leaders Day” con el MC

3. OCVP Servicio a Delegados      

Preparar información importante para los delegados (correos, booklet) Preparar paquete de delegados (incluyendo camisas y souvenirs) Responsable del registro y aplicación de los delgados Responsable de la llegada de los delegados internacionales Responsable de situaciones de emergencia con los delegados Responsable de alojamiento de miembros internacionales

Competencias necesarias    

Commitment to results Stakeholder Focus Effective Communication Personal Effectiveness

Competencias que se desarrollan    

Resilience Self Awareness Flexible Thinking Innovation

Aplicación Cuando envíes esta aplicación debes borrar el contenido anterior, de tal modo que en la primera página tenga tu nombre y la posición por la que estás aplicando, además de las respuestas a la aplicación. ¡Trata de hacer esta aplicación tuya!

La primera parte contendrá preguntas generales que deben responder todos los candidatos. En la segunda parte encontrarás preguntas para cada posición. Puedes aplicar para máximo dos posiciones y en tal caso responder ambos grupos de preguntas.

a. Información personal Nombre

Alexandre Benavides Silva

Dirección permanente

La Locería, Edif. La Locería #1, Apartamento PB-5

Teléfono (s)

6404-26-75 / (507)391-15-67

E-mail

benavides.silva@gmail.com

MSN

kid_alexander@hotmail.com

Nacionalidad

Panameño

Carrera

Ingeniería en Electrónica y Telecomunicaciones

Universidad

Universidad Tecnológica de Panamá

Grado alcanzado

5º año

LC

USMA Extensión UTP

Si eres extranjero, ¿en qué fecha puedes estar disponible en Costa Rica?

Una o dos semanas antes del evento. b. Tu experiencia en AIESEC 1. Indica los años que llevas en AIESEC, la posición (es) que tomaste y los resultados que alcanzaste en cada una.

Tiempo LC/MC Posición 3 meses UTP Exchange

Resultados Capacitación de los EPs Informar a los candidates de intercambio

2

Reclutamiento de nuevos miembros Creación de nuevas ideas de reclutamiento Ayudé mucho en conseguir candidatos para que aplicaran, promocionando AIESEC en los salones y creando publicidades.

UTP

OCVP Logística

2. Enlista en el siguiente cuadro las conferencias que has atendido y que rol tomaste.

Conferencias

Year

Rol (OC, Delegate, Facilitator, Chair)

2009

Delegate

Nacionales SI

Regionales JUMP

2009

Delegate

Internacionales

3. Si has tenido experiencia en ser OC, ¿qué áreas desarrollaste?

1.

2.

3.

4.

5.

Logística Comunicaciones

c. Competencias y motivación 4. ¿Cuál es tu mayor motivación para ser OC? Hacer un excelente trabajo para que CAS sobresalga de sus expectativas para que este evento quede marcado para siempre. El objetivo principal es que todos los delegados aprendan en el M@X y que el mensaje les llegué de la forma adecuada. Por eso me gustaría trabajar como un OC ya que una vez fui un delegado y sé de las cosas que quería que se hicieran mejor. No estoy interesando en obtener logros personales o sobresalir ante mi comité, me gustaría hacer las cosas de una forma muy buena para que mi trabajo sirva de ejemplo para futuras generaciones sin que se fijen en quién lo hizo.

5.

Escribe en orden de preferencia la posición (es) por las que estás aplicando. ¿Por qué elegiste el número 1 como principal y porqué optarías por la segunda opción en caso de no quedar electo en la principal?

OCVP Comunicaciones OCVP Servicio a los delegados OCVP Eventos especiales Elegí la primera porque es el área en el cual mejor me destacaría. En mi comité soy destacado por los e-mails creativos que hago, los cuales llaman mucho la atención además de dar buenas ideas de publicidad para el Pocket Recruitment el cual fui OCVP de Logística.

Tengo mucha experiencia en la creación de páginas webs las cuales son visitadas por muchas personas para adquirir información con respecto a algunas materias de la Facultad de Eléctrica de mi Universidad. También es porque se trata del área en el cual puedo ser más creativo a la hora de realizar mi trabajo, ya que tengo muchas ideas para el material de mercadeo para la conferencia Optaría por la segunda porque soy bueno para redactar un correo o un booklet que abarque la información relevante que el delegante necesita saber, haría esto de la forma más sencilla pero al mismo tiempo lo más atractiva posible para que el lector de verdad lea todo el documento, cosa que no pasa a menudo. También me gustaría hacer más efectiva la comunicación entre los huéspedes y los que lo van a hospedar, para que tengan

confianza a su AIESECo y que se aclaren todas sus dudas para que ambos tengan una buena experiencia.

6. Describe tus debilidades y tus fortalezas al trabajar en equipo.

-

-

Fortalezas: Hago todo lo posible por cumplir una meta o una actividad, si es necesario hacer el trabajo de otra persona lo hago.

Siempre trato de involucrar a todos en la participación de las actividades. Me gusta escuchar la opinión de todos, y si veo que alguien no ha opinado, lo incentivo a que lo haga.

Cuando trabajo en grupo, trato de hacer las cosas mejor a que si estuviera solo. Esto porque siento la enorme necesidad de destacarme o de no decepcionar a mi grupo.

Cuando trabajo en grupo, termino todas mis tareas a tiempo, ya que veo la necesidad de crear un plan de trabajo.

Asumo las responsabilidades. Si cometo un error, yo me pareo ante todo mi equipo y les digo el error que cometí, por qué pasó, y como evitaré que eso vuelva a suceder.

Debilidades: Me desanimo un poco si tengo que trabajar a horas muy tempranas en el día sin que haya desayunado, en caso que tengamos que hacer reuniones; A veces, asumo la responsabilidad de otros.

Preguntas específicas

OCVP Eventos Especiales 1. ¿Qué te califica para el puesto?

Fui OCVP de Logística en el Pocket Recuitment de mi comité, y he tenido que organizar varios eventos, así que ya tengo experiencia en el asunto. También me gustaría mucho cambiar un poco la dinámica de algunos eventos como el Global Village, la noche de gala y algunas fiestas para que llamen la atención de más delegantes, ya que a las que he ido no han sido lo que yo como uno esperaba.

2. ¿Qué resultados quieres ver al final de la conferencia?

Me gustaría que los delegantes queden satisfechos con lo que vieron y que nos den buenos feedbacks sobre lo que vivieron. También me gustaría que todo quede bien organizado y se realice bien para que los AIESECos que salgan de esta conferencia, salgan con MUCHAS ganas de llevar a la práctica todo lo que aprendieron y que quieran más a esta organización.

3. ¿Qué puntos de mejora consideras importantes tomar en cuenta sobre el Global Village y el Developing Leaders Day de JUMP? El DLD tuvo un pequeño problemas con respecto a que no cumplió con las demandas que exigió uno de los patrocinadores porque pocas personas asistieron a su

charla. Lo que haría es realizar una actividad distinta antes del inicio de la sesión de esta empresa para que le den tiempo a los delegantes para que lleguen.

El Global Village del JUMP estuvo bueno, pero no creo que mucha gente haya entrado a visitar los STANDs. Lo que haría sería pedirle al encargado de publicidad que promocionara el Global Village por las universidades o áreas locales, y controlaría un poco los Roll Calls, ya que mucha gente no pudo tener acceso a los Stands porque había mucha gente bailando y poca informando.

4. Imagina que estás en el evento y repentinamente la sede del Global Village te llama para decirte que por problemas de comunicación, se han dado cuenta de que no pueden realizar el evento en el lugar establecido. Llamas a tu persona contacto y no se encuentra en el país ¿Cómo manejarías la situación? ¿Cómo asegurarías el éxito del Global Village, tomando en cuenta de que el evento ya empezó?

Primeramente, antes del Global Village, haría un “Plan B” (algo que casi siempre hago). En caso de que no se pueda realizar el evento en el lugar indicado, éste debe ser movido a otro, en ese caso pediríamos el permiso para los dos lugares. Con mi red de contactos, trataría de comunicarme con la persona más cercana al evento para darle instrucciones de qué debe hacer para movilizar el personal.

OCVP Comunicaciones 1. ¿Cuál va a ser tú prioridad a la hora de difundir mediáticamente el evento?

Mi prioridad será informar de una forma clara de qué se trata el evento, cuando se va a realizar, dónde y el precio. Colocaría esa información de forma bastante clara en los anuncios que haré para que todos puedan asimilar lo más importante.

2. ¿Cómo asegurarías que todos los delegados de la conferencia tengan toda la información sobre el mismo?

Les enviaría la información por todos los medios de comunicación que tenemos con los miembros de AIESEC (Gmail, Twitter, AIESEC mail, Wikis, Clasificados, Youtube) y además darle la información impresa a cada uno de los comités que llevaran sus delegantes para que la transpasen a sus respectivos miembros semanas antes. El día del evento, colocaré la información por algunos puntos estratégicos en el lugar del evento, para que los delegantes estén al tanto de todo, ya que una vez allá no tendrán mucho acceso a Internet. Es importante asegurarse que la información le llegue a ellos, y no ellos a la información.

3. ¿Cuál va a ser la estrategia para la membresía de AIESEC, tanto nacional como internacional, asista a este evento?

Conseguir el e-mail del grupo de los comités que han participado a los M@X anteriores, y en caso tal que en ese país se hayan abierto más comités, averiguaré sus datos para enviarles la publicidad. También colocaré un Wiki y un Clasificado en Myaiesec.net para promocionar el evento. También publicaría videos en Youtube con videos de las conferencias anteriores para que vean que tan instructivas son, su importancia y qué tan divertida pueden llegar a ser, para que ellos vean que de verdad vale la pena asistir. Le diría a los LC que reserven un momento de sus Meetings para mostrar los videos o hablar sobre el evento y de las experiencias que los que la vieron en años pasados.

OCVP Servicio a los Delegados 1. ¿Qué soluciones propones para tener un check in efectivo?

Presentar la lista de los cuartos antes del check in para que cada uno encuentre sus compañeros de cuarto, de esa manera, las 4 personas del cuarto harían el Check In al mismo tiempo ahorrando una cantidad enorme de tiempo.

2. ¿Cómo asegurarías que los panameños tengan alojamiento con la membrecía de Costa Rica?

Publicaría un spreadsheet semanas antes con el nombre de los panameños que se quieran ir, pero haría esto antes que ellos paguen la cuota. En caso tal que alguien se agregue o desista de ir, actualizaría la lista e informaría a todos de eso. También hablaría con las dos personas (el huésped y el alojador) para que se pongan de acurdo con respecto a eso y que me confirmaran todo.

3. En los primeros días de la conferencia el hotel se disgusta porque los delegados hacían sus “fiestas” características AIESECas. A mitad de conferencia, uno de los delegados por

accidente quema una de las camas. El hotel harto de los delegados, nos hecha y tú como representante de AIESEC ante los delegados debes hacer el comunicado oficial ¿Qué harías en ese momento como OC Servicio a los delegados?

Reuniría a todos los delegantes y les diría que “primeramente ya todos somos adultos y que deberíamos estar concientes de nuestros actos sabiendo que éstos pueden afectar los demás, en segundo lugar que ustedes están en una organización internacional y que por ente debemos cuidar nuestra imagen y deberíamos portarnos como verdaderos AIESECos demostrando al mundo todo lo que aprendimos aquí, en tercer lugar les diría que los responsables son muchos y no sólo los que iniciaron el incendio, inclusive algunos del OC también somos responsables para que estén concientes que muchos tienen la culpa de que esto haya sucedido que y que serán punidos por tal acto, y finalmente les diría que busquen sus cosas a sus cuartos en silencio y que hagan el check out en silencio y que no protesten por nada, gracias….¿Preguntas?”

En resumen, eso es lo que yo diría.