CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Ubicación del Contralor de Costos de A y B dentro de la estructura de un hotel La necesidad del C.A.B. dentro de la industria
hotelera será de acuerdo a la magnitud del hotel. En algunos, esta actividad la desarrollará el gerente de A y B, siempre y cuando los servicios que ofrece el hotel sean pocos. En otros, que cuentan con gran variedad de centros de consumo de alimentos, la presencia del C.A.B. es indispensable e incluso necesitará ayudantes.
Responsabilidades del contralor de A y B Es responsable de salvaguardar los activos de la empresa en A y B y de informar al gerente de A y B todos los movimientos y controles para toma de decisiones. Para llevar a efecto este ciclo el C.A.B. deberรก basarse en los siguientes conceptos administrativos a) Planear b) Comparar c) Corregir
Funciones generales Requisiciones del almacén
a) Necesidades de almacén b) Verificar formatos de requisición
Compras a) Cumplimiento de políticas de compra b) Realización de estándares
c) Revisar requisitos ordenes de compra y
autorización para entrega a proveedores
Recepción de mercancías a) Funcionamiento de basculas b) Mercancía pesada, contada y revisada
adecuadamente c) Lo recibido coincida con lo ordenado en cantidad, calidad y precio d) Facturas firmadas y selladas y que contengan precios unitarios y su totalización
Almacenamiento de mercancías a) Adecuada distribución de A y B en sus lugares de
almacenamiento b) Temperaturas adecuadas y técnicas para conservación y manejo de mercancía c) Técnicas de congelamiento y control de carnes de carnes d) Inventarios para las bebidas
Despacho de mercancías a) Productos salgan únicamente por medio de
documentos autorizados b) Dentro de los horarios prefijados c) Revisiones para que la rotación de mercancía sea adecuada y se eviten pérdidas.
Producción y elaboración de A y B a) Supervisión de porciones, guarniciones y
presentación con base a recetas estándar b) Revisar cámaras de conservación c) Revisar elaboración de platillos d) Pruebas de calidad en botellas de alto costo
Venta de Alimentos y Bebidas a) Salida de alimentos amparada por comandas
debidamente registrados b) Rotación de platillos de la carta c) Verifica que las cortesías, consumos de ejecutivos, intercambios y descuentos estén dentro de las normas establecidas
Funciones diarias Control de Alimentos
Control de bebidas
1. Coteja facturas de alimentos 2. Compara los alimentos recibidos con los informes de mercancĂa recibida 3. Revisa los costos unitarios de las facturas 4. Totaliza los alimentos recibidos 5. Coteja los precios de la carne recibida con lo documentos correspondientes 6. Valoriza las salidas de mercancĂas 7. Valoriza las transferencias entre cocinas 8. Calcula el costo de alimentos para empleados 9. Control de etiquetas de carnes 10. ElaboraciĂłn del reporte diario de costos de alimentos
1. Coteja las facturas recibidas 2. Calcula precios unitarios 3. Totaliza los informes de mercancĂas recibidas 4. Determina el costo de las transferencias entre bares 5. Costea los alimentos enviados a bares 6. Determina el costo de las bebidas enviadas a la cocina 7. Prepara el reporte diaria de costos de bebidas 8. Determina el comparativo del valor potencial de ventas de bebidas con la venta real
Funciones semanales Control de Alimentos
Control de bebidas
1. Efectúa pruebas de 1. Llevara a efecto pruebas porciones en carnicería de calidad en las botellas 2. Verificara la rotaciones de 2. Revisará en los los abarrotes en los almacenes loa marbetes almacenes de las botellas 3. Efectuará las revisiones en cuanto a la colocación de las botellas
Funciones mensuales Control de Alimentos
Control de bebidas
1. Toma de inventarios físicos en almacenes 2. Determina las diferencias entre el inventario físico y el inventario en libros 3. Toma de inventarios físicos en áreas de elaboración y otras 4. Determinación del reporte mensual 5. Conciliación de los reportes diarios y mensual
1. Toma de inventarios físicos en el almacén 2. Determinación de las diferencias entre el inventario físicos y los saldos del Kardex 3. Coteja el saldo del kardex en el libro mayor 4. Prepara el reporte mensual de costos 5. Conciliar los reportes de costos diarias con el reporte mensual de costos
Compras OBJETIVOS Surtir oportunamente almacenes Comprar a los precios mas bajos sin menoscabo de calidad Mantener inventarios al nivel mas bajo posible sin obstruir las necesidades de producción Localizar y optar por proveedores que suministren satisfactoriamente las mercancías y mantener buenas relaciones con ellos Disponer de personal capacitado y especializado y crear sistemas de capacitación para el actual
Centralizaci贸n de las compras La centralizaci贸n aplicada las compras de los hoteles y restaurantes es importante para la unidad de trabajo coherente, es decir, se concentrar谩 la autoridad en una persona o departamento para que sea responsable del proceso de alimentos y bebidas Sin embargo en algunos hoteles cuya operaci贸n{es a menor escala, la responsabilidad de compras se confiere a - Gerente de A y B - El chef ejecutivo - El almacenista
Políticas de compras Las políticas que se deben observar en el departamento de compras son las actitudes que regirán para poder lograr el objetivo planeado Toda empresa deberá establecer sus políticas tanto para ella como para cada uno de sus departamentos dando como resultado mayor fluidez en sus operaciones La determinación de las políticas se lleva a cabo en los altos niveles de la dirección Se tomarán en cuenta las sugerencias de ejecutivos departamentales a fin de que sean operables, congruentes y especializados Estarán sujetas a cambios, modificaciones y cancelaciones
Compras estándar Objetivo: Lograr uniformidad en las compras por medio de una descripción concisa de factores de calidad, tamaño, peso y cantidad deseados en artículos o mercancías necesarios para la producción de alimentos Personas que deben conocer las especificaciones o o o o o o
estándar Gerente de compras o compradores Gerente de a y b Chef ejecutivo Contralor de a y b Almacenista o recepcionista Proveedor
Recepción de mercancías Es necesario que las zonas de recibo y deposito de los
alimentos y bebidas estén diseñadas de manera adecuada para facilitar y agilizar el movimiento de mercancías. La planeación de las instalaciones deberá hacerla especialistas que cuenten con capacidad y experiencia en el manejo de estas áreas Se necesita buena ventilacion e iluminacion, que no haya humedad, que los interiores esten recubiertos con material que facilite su limpieza y que las temperaturas sean las adecuadas.
Almacenamiento de las mercancías Objetivo: Lograr por medio de sistemas planificados y llevados a la practica, el cuidado y buen manejo de las mercancía, evitando daños y pérdidas en el almacén. El almacenamiento como factor determinante en los costos de a y b: Esta comprobado que cuando existen zonas bien planificadas , procedimientos estrictos, ordenes de clasificación de las mercancías que facilite la toma de los inventarios, conservación y rotación de los productos, eso dará como resultado operaciones eficaces que serán las primeras medidas en contener los costos y aportar utilidades a la empresa
Debe de considerarse que la mayor铆a de las empresas toman como base, en condiciones normales, que la rotaci贸n de los productos no perecederos se haga dos veces al mes; otras consideran que cuatro es lo ideal. En caso de productos perecederos se considera como rotaci贸n ideal la que se lleva a cabo cada 72 horas.
Temperaturas aconsejables para algunos productos Abarrotes. De 20 a 26ºC en un lugar ventilado y
seco Frutas, verduras y vegetales frescos. De 4 a 6ºC Huevos y productos derivados de la leche. De 3 a 4ºC Carnes, aves, pescados y mariscos. De 0 a 1ºC Productos congelados a -20ºC
Periodos de almacenamiento de carnes en congelación Res, pollos de 6 a 12 meses Carnero y ternera de 6 a 9 meses Cerdo y pavos de 3 a 6 meses
Salchichas 1 a 3 meses
Sistema especial para el control de las carnes por medio de etiquetas
Debido a que las carnes son los productos que tienen mayor movimiento y los de mayor valor dentro del ĂĄrea de alimentos, es necesario llevar un control mas estricto, para el cual se utiliza el sistema llamado “control de etiquetas de carnes
Al llegar el producto al almacén y después de haber sido verificado, pesado y comparado con los estándares de compra, el almacenista de inmediato llena la etiqueta correspondiente a cada producto recibido El almacenista llenará los conceptos impresos en la etiqueta con los datos provenientes de la factura o remisión recibida.
Despacho de mercancías Objetivo. Controlar las salidas del almacén, por
medio de formatos, debidamente especificados, firmados por personas autorizadas, en horarios convenientes, según políticas de la empresa Toda salida deberá estar amparada por un documento. En los hoteles se utiliza un formato que se llama “REQUISICION DE MERCANCIAS”.
Reportes diarios de costos de alimentos ď‚— Objetivo
Concentrar en un reporte los movimientos diarias de: entrega, elaboraciĂłn y venta de alimentos, para conocer el costo de lo vendido y compararlo con lo determinado en el presupuesto, a fin de que los ejecutivos del ĂĄrea tomen las medidas correctivas oportunas, si asĂ se requiere.
ď‚— Importancia
El contralor de A y B tiene la obligaciĂłn de elaborar y presentar en las primeras horas de la maĂąana, los reportes de costos, que generalmente se entregan a: - Gerente general - Contralor general - Gerente de alimentos y bebidas - Chef ejecutivo
EJEMPLO DE UN REPORTE GLOBAL
1. 2. 3. 4.
5. 6.
7. 8.
Fecha correspondiente a la operación, es decir día anterior al que se elabora el docto. Día de la semana correspondiente Detalle de cada uno de los conceptos, tanto en valores como en porcentaje Se afectará con el importe y porcentaje de cada uno de los conceptos. Tanto en los movimientos del día como en lo referente a lo acumulado en el mes Importe de ventas netas Suma de los totales de salidas del almacén Importe de las mercancías utilizadas en la preparación de estos alimentos Costo de los conceptos del punto 4
9. 10.
11.
12. 13.
Resulta de restar al costo bruto la comida a empleados y otros créditos Sirve para determinar si se alcanzó el objetivo al compararlo con el costo neto real Resulta de comparar el punto 10 con el 9, recordando que el costo neto planeado es la base. Por lo tanto el resultado podrá ser de mas o de menos, teniendo en cuenta que lo ideal sería que ambas cantidades coincidieran Se anotará el motivo de la diferencia si es que la hubo y además como evitarla Será la firma del contralor de A y B como responsable de la información que se esta proporcionando