Sias - Modulo1

Programa Servicios Complementarios Zona 2 Boyac谩 - Casanare - Norte de Santander - Santander

MinAgricultura Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

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M贸dulo

1

Componente Empresarial - Administrativo

La asociatividad como estrategia para el desarrollo del Distrito

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M贸dulo

1

Componente Empresarial - Administrativo

Miryam Villegas Villegas Gerente General Hernando Londoño Acosta Subgerencia Adecuación de Tierras Yineth Esperanza Guarnizo Rojas Directora Técnica Administración de Distritos Fernando Páez Jaimes Supervisor Convenio

Programa Servicios Complementarios Zona 2 Boyacá - Casanare - Norte de Santander - Santander

DIRECCIONES TERRITORIALES INCODER BOYACÁ – TUNJA

Gloria Inelada Gutiérrez Martín CASANARE – YOPAL

Marcela Villada Hernández NORTE DE SANTANDER – CÚCUTA

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Germán Gómez García

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SANTANDER – BUCARAMANGA Fidel Castillo Blanco Presidente SIAS - Director del Convenio

Solange Montoya Silva

Camilo Alberto Cabeza Sanabria Coordinador Técnico Convenio Soyla Johana Mazo Pabón Asistente de Dirección Ejecutiva Blanca Manrique Dirección de Contenidos Equipo Técnico William Genaro Armando Parra Cecilio Sandoval Pérez Antonio Armando Siachique José Enrique Araque Peñaloza Angélica Sofía Burgos Jure Carlos Urley Castro González Carlos Abel Rosero Montenegro Germán Mecón Naranjo Luis Martín Uribe Torres Jorge Humberto Castillo López Edición riátiga creatividad & estrategia www.riatigacreatividad.cu.cc Christian Riátiga Novoa Diseño y Concepto Gráfico

“Distritos de Adecuación de Tierras, eje central del Desarrollo Rural” Esta publicación fue elaborada por la Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander -SIAS- dentro del Convenio de Apoyo No 0549 de 2013, Programa Servicios Complementarios Zona 2, Boyacá, Casanare, Norte de Santander, Santander.

Su reproducción parcial puede hacerse citando la fuente y respetando los derechos de autor, la reproducción total deberá contar con la autorización de la Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander.

Ludwing Rios Caballero Ilustraciones Copyright 2013 Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander 1a edición 4.000 ejemplares Bucaramanga - Colombia 2013

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*

Presentación Institucional Misión

Visión Para el año 2019, el INCODER será reconocido como la entidad líder en la ejecución de políticas de desarrollo rural de manera participativa, competitiva, equitativa y sostenible.

Misión La Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander SIAS, esta orientada expresamente a generar soluciones a los problemas de desarrollo agropecuario, agroindustria, forestal y agroforestal, en el ámbito nacional e internacional.

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Visión Para el año 2015, la Sociedad de Ingenieros Agronomos de Santander SIAS, utilizando un enfoque de cadena de valor, será un ente local, regional, nacional e internacional, gracias a los niveles de excelencia de su gestión técnica y operativa; a su capacidad para responder por el manejo del medio ambiente; de los recursos naturales y del potencial humano vinculado y perteneciente al sector agropecuario, agroindustrial, agroforestal y forestal .

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3 Componente Empresarial - Administrativo

Ejecutar políticas de desarrollo rural, en coordinación con las comunidades e instituciones públicas y privadas relacionadas con el sector agropecuario, forestal y pesquero, facilitando el acceso de los pobladores rurales a los factores productivos y sociales, para contribuir a mejorar su c a l i d a d d e v i d a y a l d e s a r ro l l o socioeconómico del país.

*

¿ Qué es Programa Servicios Complementarios?

Componente Empresarial - Administrativo

4

El objetivo general del Programa Servicios Complementarios es el de fortalecer, capacitar y apoyar a las Asociaciones de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras, con el propósito de reactivar y/o rediseñar las actividades agrícolas y pecuarias promoviendo el desarrollo productivo de manera eficiente y sostenible, el fortalecimiento empresarial y social del distrito, que garantice la obtención de mayores y mejores niveles de desarrollo económico y social para la población.

El programa contempla la implementación de actividades o acciones interinstitucionales, públicas y privadas, dirigidas al for talecimiento de los componentes organizativos, administrativos, operativos y de conser vación y desarrollo productivo del distrito, llevando a cabo actividades de capacitación y formación de capital humano, fortalecimiento de las Asociaciones de Usuarios, crecimiento y desarrollo productivo y optimización de la operación de los Distritos de Adecuación de Tierras, orientando de manera participativa a las Asociaciones y sus usuarios hacia el logro de una gestión colectiva eficiente.

Adicionalmente, es de gran importancia aumentar la sostenibilidad de los distritos, ofreciéndole instrumentos jurídicos que posibiliten a los órganos directivos, fuentes de financiación con la estructura organizacional vigente, es decir con la Asociación de Usuarios del Distrito. Para lo cual, se debe realizar un trabajo liderado por el Incoder y el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en las instancias del trámite de personería jurídica y elaboración de los estatutos de la Asociación, que involucre como objetivo adicional el desarrollo de actividades inherentes a los Distritos de Adecuación de Tierras, que financien la autosostenibilidad de su operación.

Componente Empresarial - Administrativo

5

Se debe buscar que la Asociación trascienda en el ámbito comercial y que se consolide el objetivo social. De igual forma lograr que consoliden una organización capaz de administrar el distrito como una empresa productiva.

¡Importante!

“Se contempla para la presente vigencia apoyar las iniciativas regionales, para for talecer a las Asociaciones de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras, en actividades organizacionales y productivas acorde con los retos comerciales, con el apoyo de los entes territoriales.”

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*

Componentes

Componente Empresarial - Administrativo

6

Empresarial Administrativo

Social Organizacional

“Fortalecer la base y la estructura de dirección y control de la organización con el fin que la asociación maneje de manera eficiente, equitativa y sustentable el distrito, de igual forma d a r a c o n o c e r l o s d i fe r e n te s esquemas empresariales que se pueden implementar que permitan el funcionamiento como empresa competitiva”.

“Sensibilizar, socializar temáticas de formación personal, de trabajo en equipo, empoderamiento de sus problemas y soluciones, el sentido de la organización, toma de decisiones entre otras que for talezcan a la comunidad usuaria del distrito y su región”.

Productivo Ambiental

Programa Servicios Complementarios

“Fomentar la diversificación de la producción agropecuaria considerando el uso del suelo, las condiciones agroecologicas, entre otros aspectos técnicos y las necesidades del mercado nacional e internacional. De igual forma Impulsar e implementar la cultura del uso de los recursos naturales como son el agua, el suelo, el aire y las especies vegetales y animales que hacen parte del ecosistema del distrito”.

Comercial Crediticio

“Fomentar el valor agregado a los productos agropecuarios que ofrece el distrito con el propósito de satisfacer las necesidades de los consumidores actores determinantes en la dinámica de comercialización. Capacitar a los usuarios y a su estructura organizativa sobre diferentes posibilidades de acceder al crédito y otros programas de financiación con los que cuenta el sector empresarial”.

Presentación

5

Capitulo 1

9

Asociación de usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras. ¿Que es una Asociación de Usuarios?

Constitución de las Asociaciones Funciones de las Asociaciones Quienes son los Usuarios Marco legal colombiano en adecuación de tierras.

Estructura empresarial de la Asociaciones Principios y valores corporativos Estrategias competitivas de las Asociaciones Beneficios de asociarse

11 12 17 19 20 22 23 27 29

Capítulo 2 Herramientas para la administración, operación y mantenimiento de los Distritos de Adecuación de Tierras.

33

Administración Estructura administrativa Estructura organizacional Qué es la contabilidad y para qué sirve Formularios contables Los impuestos Desarrollo organizacional La planeación participativa Planeación estratégica Planeación operativa

34 34 35 37 38 42 45 48 49 58

Capítulo 3 Oferta Institucional

67

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7 Componente Empresarial - Administrativo

*

Contenido

*

Presentación Apreciado Usuario:

También queremos recordarle que el éxito de este programa se fundamenta en la aplicación de los conocimientos adquiridos y en la participación activa como usuario a través de la Asociación de cada distrito y así, aunando esfuerzos contribuir en el fortalecimiento, consolidación y empoderamiento de las Asociaciones de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras El contenido de esta cartilla corresponde al módulo 1, Componente Empresarial - Administrativo y está estructurada como un documento de aprendizaje, que permitirá adquirir conocimientos que se reforzarán a través de los talleres y eventos de formación para la transferencia de aprendizaje, por intermedio de los profesionales vinculados al desarrollo del Programa Servicios Complementarios.

Ing. Fidel Castillo Blanco Director Convenio

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9 Componente Empresarial - Administrativo

En el marco del desarrollo del “Programa Servicios Complementarios”, El Instituto Colombiano de Desarrollo Rural–INCODER- y La Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander –SIAS- , le hacen entrega de esta cartilla con el fin de que adquiera conocimientos básicos sobre herramientas para la administración, operación y conservación de los Distritos de Adecuación de Tierras.

*

¿ Qué buscamos ?

Componente Empresarial - Administrativo

10

“Fortalecer la base y la estructura de dirección y control de la organización con el fin que la asociación maneje de manera eficiente, equitativa y sustentable el distrito, de igual forma dar a conocer los diferentes esquemas empresariales que se pueden implementar que permitan el funcionamiento como empresa competitiva”.

(Convenio de Apoyo No 0549 de 2013, Programa Servicios Complementarios )

La Asociación es una oportunidad de participación y de trabajo en equipo para el bienestar de todos

*

¿ Qué lograremos ?

La base de datos de los usuarios.

Conocer El marco legal colombiano sobre la Adecuación de Tierras.

Al final de este módulo, la Asociación y sus miembros estarán en capacidad de:

Fortalecer La estructura organizacional y empresarial.

Conocer Identificar Las ventajas e importancia de la Asociatividad para la ejecución de proyectos productivos.

La oferta institucional existente en la zona del distrito,

Obtendremos nuevas herramientas para la sostenibilidad de la Asociación MinAgricultura sociedad de ingenieros

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11

Actualizar

Capítulo

1

Asociación de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras

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Cap1

*

Asociación de Usuarios

de Distritos de Adecuación de Tierras

Socialización Altogrande, Asoprounión, Asonegavita, El Rosal // Norte de Santander

Una Asociación de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras, es un grupo de personas que se organizan para la administración, operación y mantenimiento de un Proyecto de Adecuación de Tierras: Distrito de riego, Drenaje o Control de inundaciones.

¿Quién es considerado Usuario de un Distrito?

Toda persona natural o jurídica que aproveche en calidad de propietario, tenedor o poseedor, acreditado con justo título un predio en el área de un distrito.

¡Tenga en Cuenta!

“Para los usuarios es obligatoria la organización, bajo la denominación de “ASOCIACIÓN DE USUARIOS”: “Todo usuario de un Distrito de Adecuación de Tierras adquiere, POR ESE SOLO HECHO, la calidad de afiliado de la Asociación y, por lo mismo, le obligan los reglamentos y demás disposiciones que se apliquen a dichos organismos y a sus miembros”. * Ley 41 de 1993 MinAgricultura sociedad de ingenieros

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Componente Empresarial - Administrativo

15

Asociaciones de Usuarios

*

Cap1

Constitución de las

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16

de Distritos de Adecuación de Tierras Las Asociaciones de usuarios de distritos de adecuación de tierras están llamadas a liderar la actividad económica agropecuaria en su territorio. Deben prepararse, buscar apoyo y articularse con los actores públicos y privados, para gestionar su propio desarrollo.

Para que exista una Asociación de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras se deben llenar los siguientes requisitos: Acta de Asamblea de Constitución.

Elección de Dignatarios.

Adopción de los Estatutos.

Constancia de su aprobación por la Asamblea de Asociados.

Relación de Asociados con identificación y dirección.

Obtención de la Personería Jurídica.

Diseño del manual de funciones.

Adopción del reglamento interno.

¡Importante!

“La Subgerencia de Adecuación de Tierras revisa los documentos y si se encuentran ajustados a la normatividad se emite un concepto de viabilidad que es enviado al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, entidad que expide la Resolución de Personería Jurídica”. * Ley 41 de 1993

Cap1

¿Cómo se realiza la Asamblea de Constitución de una Asociación de Usuarios?

1.

Se toma lista de los usuarios presentes al inicio con nombres completos, dirección y teléfono.

3.

2.

Se nombra un Presidente provisional (solo para esto), y un secretario (a) para llevar el acta de la reunión.

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Se organiza un orden del día. a) Llamada a lista y verificación del Quórum. b) Elección del presidente. c) Elección del secretario d) Elección de la Junta Directiva de la Asociación. e) Elección de la comisión para elaboración de los Estatutos. f) Proposiciones y varios g) Firma del acta por todos los asistentes: Nombre, cédula y dirección.

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Componente Empresarial - Administrativo

17

Cap1 Componente Empresarial - Administrativo

18

El Acta

Es una relación escrita de lo tratado, acordado o sucedido en una asamblea, junta o reunión previamente convocada.

¿Qué debe contener?

1. Fecha, hora de inicio y sitio de la asamblea 2. Orden del día (temas a tratar) 3. Llamada a lista para verificar el quórum 4. Desarrollo del orden del día.

5. Se debe anotar de manera resumida todo lo que se comente y se acuerde.

6. Al finalizar el acta se debe firmar por todos los asistentes.

La emisión de un acta proporciona testimonio o constancia oficial de un hecho.

El acta equivale a una certificación de lo tratado o acordado en la asamblea y en las reuniones de la Junta Directiva.

Para efectos de su organización,funcionamiento, designación de sus miembros, entre otros, las Asociaciones de Usuarios, además de la normatividad vigente, se rigen por los estatutos que son aprobados mediante Asamblea General de Usuarios.

Cap1

19

Los Estatutos de las Asociaciones de Usuarios, entendidas como entidades sin ánimo de lucro, están constituidos por disposiciones internas que estructuran el marco de acción, funcionamiento y desarrollo en los o b j e t i vo s , l a to m a d e decisiones, la designación de administradores y órganos de fiscalización y la disolución y liquidación.

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Componente Empresarial - Administrativo

Los Estatutos

Cap1 Componente Empresarial - Administrativo

20

Los Estatutos deben contener

Razón social, domicilio y ámbito de operaciones.

Objeto social y actividades.

Condiciones para la admisión de usuarios y retiro.

Derechos y deberes de los Asociados.

Normas para: Registro General de Usuarios.

Convocatoria Asambleas Ordinarias y extraordinarias.

Junta Directiva Representación Legal

Normas para fusión, disolución

Constitución e incremento

y liquidación.

patrimonial.

Procedimiento para reforma de estatutos.

Disposiciones sobre destinación de bienes una vez disuelta y liquidada la asociación.

Las demás condiciones necesarias para asegurar el cumplimiento de su objeto.

de las Asociaciones

Cap1

*

Funciones * Ley 41 de 1993

Funciones de las Asociaciones

Presentar para el estudio y aprobación los presupuestos de administración, operación y conservación del distrito.

Velar por la correcta ejecución de las obras y la utilización de los recursos financieros y técnicos previstos para el proyecto.

Cada día es una oportunidad de aprender y mejorar mi Asociación

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Componente Empresarial - Administrativo

Promover la ejecución de proyectos de Adecuación de Tierras dentro de su comunidad

Administrar, operar y mantener los Distritos de manera que permita el aprovechamiento de las obras.

21

Cap1 Componente Empresarial - Administrativo

22 Las asociaciones orgasneizan para

Administrar, Operar y Conservar el Distrito, (AOC) Ejercer la representación y vocería de todos los usuarios de un distrito y propender por mejorar las condiciones económicas y sociales de sus productores asociados,

Tener una perspectiva económica – empresarial amplia, que permita mejorar y hacer más productivas las actividades agropecuarias, aumentando la productividad del sector.

Propietario es toda persona con título real y dominio de un predio.

Cap1

de Distritos de Adecuación de Tierras

23

Los

Usuarios

Poseedor es toda persona con

pueden ser

dominio del predio, pero sin título real.

Tenedor es la persona que vive en un predio, pero sin título real, ni dominio (arriendo, servidumbre, aparcería u otros)

Las habilidades y valores de las personas son un punto clave que agrega energía y hace más efectivo y humano el trabajo en equipo

¡Importante!

“Los Usuarios de un Distrito de Adecuación de Tierras deben someterse a las normas legales o reglamentarias que regulen la utilización de los servicios, el manejo y conservación de las obras y la protección y defensa de los recursos naturales”. * Ley 41 de 1993

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*

Asociación de Usuarios

Cap1

*

Marco Legal Colombiano

Componente Empresarial - Administrativo

24

en Adecuación de Tierras

Constitución Art. Política de Colombia 65 y 365 Decreto

Decreto

Leyde41 1993

1380

3759

Regula la construcción de obras de adecuación de tierras, con el fin de mejorar y hacer más productivas las actividades agropecuarias, velando por la defensa y conservación de las cuencas hidrográficas.

Establece requisitos para el reconocimiento e inscripción de las Asociaciones de Usuarios de los Distritos de Adecuación de Tierras

Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural – INCODER, y se dictan otras disposiciones.

Decreto

de 1995

Acuerdo

1881

193

Reglamenta parcialmente la Ley 41 de 1993

Define los lineamientos para establecer las tarifas aplicables a los Usuarios de los Distritos de Adecuación de Tierras.

de 1994

de 2009

de 2009

*

entre otras disposiciones

Cap1

25 Componente Empresarial - Administrativo

Leyde41 1993

En virtud de la Ley de Adecuación de Tierras, Ley 41 de 1993, el INCODER y todo Organismo Ejecutor de Adecuación de Tierras, tienen la obligación de promover la participación y organización de los usuarios y brindarles capacitación y asesoría.

Capacitar Para que asuman directamente la responsabilidad de administrar, operar y conservar las obras en sus respectivos Distritos.

Promover la organización

Promover la participación

De las Asociaciones de Usuarios de los Distritos.

De las comunidades beneficiarias durante el desarrollo de sus proyectos.

Vigilar y Controlar Para que adecuen sus acciones a las directrices y normas del Consejo Superior de Adecuación de Tierras

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Cap1

*

Estructura empresarial de las Asociaciones

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26 Socialización La Capilla - Asobarroblanco // Boyacá

Ser empresario implica trabajar en equipo, tomar las decisiones adecuadas y utilizar los recursos eficientemente para lograr los objetivos comunes.

El objetivo de una empresa es aumentar su valor en el tiempo, esto quiere decir que cada día la empresa valga más dinero y para esto se utilizan cuatro procesos o actividades fundamentales:

Talento Humano

Asociación como

Empresa

Asociados

Mercadeo y Comercialización

Clientes y Consumidores

Administración y Finanzas

Equipo de Administración

Producción

Trabajo en equipo

Aplicados a las Asociaciones

Cap1

*

Principios y Valores Corporativos

Los valores corporativos se convierten en la cultura de la organización.

Son las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta de una comunidad.

Son los patrones ayudan a encaminar a cualquier grupo organizado hacia el éxito.

Valores Corporativos

Son la base sobre la que se construye la organización.

Son los postulados que la asociación asume como normas rectoras orientadoras de las actuaciones de sus miembros como asociación.

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Son las creencias básicas desde las cuales se erige el sistema de valores de la Asociación aceptados voluntariamente por sus miembros.

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27

Componente Empresarial - Administrativo

28

Valores Corporativos

Cap1

*

Valores Corporativos Trabajo en equipo: Fortalece la asociatividad en torno a objetivos comunes, incrementando la capacidad productiva y la calidad del trabajo. Crea un ambiente armónico haciendo posible la autoevaluación, optimizando los resultados.

Desarrollo Comunitario: Establecer programas de apoyo a los usuarios en formación, salud y recreación y todos los que contribuyan a su bienestar social y emocional.

Mejoramiento continuo: Se aplican todos los procedimientos técnicos e instrumentos gerenciales que le permitan responder oportunamente a los cambios del entorno. Aquí están implicados los deberes de los miembros relacionados con la competencia, diligencia y calidad.

Calidad: Compromiso personal buscando la excelencia en la prestación de los servicios con el objetivo de satisfacer las expectativas del cliente interno y externo

Oportunidad: Cumplimiento oportuno y con calidad de las funciones derivadas del servicio ofrecido.

Eficacia: Planificación orientada a resultados en la realización de las actividades fruto del trabajo.

Eficiencia: Uso racional de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles.

Universalidad: Atención igualitaria a todas las personas, sin ninguna discriminación.

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Cap1

Transparencia: Liderazgo: Unidad de propósitos orientada desde la dirección, donde los asociados están involucrados en la búsqueda de los objetivos.

29

Compromiso: Con los clientes, los consumidores y con la calidad en los productos y servicios que produce la organización.

Respaldo: Personal competente y experimentado, proveedores comprometidos y tecnología moderna, generando confianza en los clientes y permanencia en el mercado.

Honestidad: Usuarios con cualidades y calidades humanas generan confianza y respeto en el mercado, fortaleciendo la asociación.

Actitud positiva: Compromiso de los usuarios para fortalecer la asociación y mejorar el desempeño.

Amigables con el medio ambiente: Comprometida con la conservación y mejoramiento de las cuencas hidrográficas, uso racional y eficiente del agua, respeto con los ecosistemas y prácticas ambientales sostenibles.

Agricultura y desarrollo rural: Contribuyendo con el mejoramiento de la producción agrícola sostenible y competitiva, mejorando la calidad de vida de sus asociados, dentro del objetivo de auto sostenibilidad del distrito.

Servicio al cliente: Es la condición para lograr progreso y desarrollo de la asociación, se deben centrar los procesos, actividades y procedimientos en el cliente.

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Componente Empresarial - Administrativo

Valores Corporativos

Las acciones se realizan de forma ética y pública, con una gestión clara que comunica sus resultados.

Cap1

1. Descubra los valores corporativos de su asociación 2. Haga una reseña histórica de su Asociación

Componente Empresarial - Administrativo

30

Actividad

1. Escribo los cinco valores corporativos más sobresalientes de mi asociación 1.

2.

3.

4.

5.

2. La historia de mi Asociación

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Cap1

*

Estrategias Competitivas de las Asociaciones Las estrategias competitivas son el conjunto de acciones que se deben emprender para obtener mejores resultados en cada uno de los objetivos de la Asociación.

Formación de capital humano: En aspectos organizacionales, empresariales, comerciales y productivos, que permitan fortalecer la asociatividad.

Mejoramiento de la eficiencia del distrito: Para lograr mayor productividad y competitividad, a partir de la consolidación de la prestación de servicios que garanticen la operatividad manejo y conservación del distrito.

Fortalecimiento de la Comercialización:: Mediante el acompañamiento en la búsqueda de alternativas para mejorar los procesos de comercialización y la capacidad de negociación y la generación de valor agregado.

Componente Empresarial - Administrativo

31

Cap1

*

Matriz estratรฉgica

Componente Empresarial - Administrativo

32

Nombre del Distrito: Nombre de la Asociaciรณn: Ubicaciรณn: Actividades Agropecuarias: Fecha de creaciรณn: Que temas de capacitaciรณn nos darรกn fortaleza como organizaciรณn?

En mi zona, que actividades ambientales fortalecen mi Asociaciรณn?

Cรณmo puedo fortalecer la producciรณn de mi Asociaciรณn?

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Bene ficios Administrativos Incremento de la responsabilidad del personal de los Distritos ante los usuarios.

Productivos Estacionalidad de cultivos Asistencia técnica Calidad de producto Rentabilidad.

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Cap1

33

Reducción de costos.

Aumento de recaudos.

Recuperación de cartera.

Incremento de ingresos.

Distribución más equitativa del agua.

Suministro más eficiente y mayor control.

Uso más adecuado del agua.

Productividad y producción mayor.

Intensificación y diversificación de los cultivos.

Componente Empresarial - Administrativo

Financieros

Técnicos

Organizativos

Sentido de pertenencia y aprobación.

Facilidad de participar en actividades colectivas.

Concentración de decisiones en la Asociación.

Análisis y solución rápida de conflictos.

Elaboración de planes de siembra.

Eficiencia y eficacia en la gestión de los Distritos.

Mayor sentido de los controles.

Mayor sensibilidad y oportunidad en las decisiones administrativas.

Sociales Equidad en la distribución del ingreso.

Bienestar de la comunidad en temas de interés social.

Mejoramiento de la calidad de vida de los asociados.

Desarrollo humano de la comunidad.

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Cap1

*

Actividad

Qué beneficios recibo actualmente de la Asociación?

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34 Qué beneficios me gustaría recibir?

Cómo ve su Asociación en el futuro?

Hemos logrado las bases para la sostenibilidad de nuestra asociación, es hora de trabajar por ella

Reviso el estado legal de mi Asociación

35 Componente Empresarial - Administrativo

Lista de Cheqeo

Cap1

*

Taller

Nombre Asociación: Representante legal: Asociación constituida

SI

NO

Estatutos aprobados

SI

NO

Fecha de creación

SI

NO

Estructura administrativa

SI

NO

Asociación constituida

SI

NO

Que tanto conozco mi asociación Quienes conforman la Junta Directiva de mi Asociación?

Que actividades puedo aportar en la Asociación?

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Capítulo

2

Herramientas para la

Administración, Operación y Mantenimiento de los Distritos de Adecuación de Tierras

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Cap2

*

Administración

Estructura Organizacional

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38

La administración es un conjunto de acciones encaminadas a convertir un objetivo en realidad para el bien común. Toda administración necesita orden, recursos (dinero, infraestructura y equipos, entre otros) y personas que trabajen en un verdadero equipo.

Sólo así, la administración estará al servicio de la organización, es decir, nos ayudará a guiar la vida de nuestra organización utilizando todos los recursos disponibles.

Estructura administrativa Para administrar un sistema de riego debemos tener una estructura básica, o sea una forma de organizarnos con responsabilidad para que todo funcione bien. En sistemas de riego pequeños puede ser una estructura sencilla: pocas personas que cumplan varias funciones, pero en sistemas grandes se necesitan hacer muchos trabajos, entonces se precisan más personas.

Asamblea General Revisor Fiscal Junta Directiva

Gerente

Tesorero

Secretaria

Revisor Fiscal

Cap2

Está conformada por todos los asociados, siendo el máximo órgano de decisión de la administración y sus decisiones son obligatorias para todos. Se pueden reunir ordinaria o extraordinariamente y son convocados por la Junta Directiva.

Generalmente, la asistencia de la mitad de los asociados hábiles es válida para tomar decisiones.

39

Por regla general toda asociación debe tener un revisor fiscal, que debe ser un contador público titulado y sus funciones son señaladas en los estatutos. Básicamente ejerce control sobre las cuentas y dineros de la Asociación.

Junta Directiva Grupo de representantes de la Asamblea General, elegidos por sus cualidades personales y formación, los cuales establecen las directrices de la asociación y nombran al gerente. Sus funciones se establecen en los estatutos.

Gerente Es el Representante Legal de la asociación, es quien planea las actividades, se reúne con los clientes, se encarga de la comercialización, establece contratos, controla el recurso humano, vigila el buen uso de la infraestructura y evalúa los registros contables.

Tesorero Es quien debe llevar los registros contables de la Asociación y rinde informes sobre el manejo del dinero.

¡Tenga en Cuenta!

Esta es una estructura básica, adicionalmente, dependiendo del tamaño del distrito, se crearán comites de trabajo con funciones específicas establecidas por la Asamblea General en los estatutos de cada Asociación

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Componente Empresarial - Administrativo

Estructura Organizacional

Asamblea General

Cap2

*

Estructura del personal y algunas de sus funciones

Componente Empresarial - Administrativo

40

Fontanero 1. Registrar caudales.

2. Limpiar los desarenadores en el canal principal.

3. Engrasar compuertas.

4. Abrir válvulas, sifones pequeños.

5. Recorrer el canal principal.

6. Registrar caudales.

7. Operar compuertas.

8. Engrasar compuertas.

9. Abrir válvulas.

10.Pintar compuertas y sifones según el manual de operaciones.

Contador 1.Llevar registros de las entradas y salidas del dinero.

2.Hacer balances, informes, etc.

Comités de apoyo 1. Técnico 2. Comercial 3. Social 4. Crédito 5. Ambiental 6. Conciliación ... entre otros.

La participación activa en la Asociación ayuda a garantizar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

Por lo tanto es importante conocer los estatutos y espacios de participación en la Asociación

La contabilidad registra en libros adecuados todas las operaciones económicas que realiza la organización.

Cap2

41

La contabilidad es útil y necesaria para saber:

La situación económica de la organización.

Cuánto dinero ha entrado y cuánto dinero ha salido.

Cuánto dinero en efectivo tiene la organización.

Si hay pérdidas o ganancias.

Con qué artículos o bienes cuenta la organización.

Cómo presentar informes precisos sobre el movimiento del dinero.

Si no hay una buena contabilidad se presentan una serie de problemas: Los usuarios no conocen si la organización ha ganado o perdido dinero, esto ocasiona desconfianza y dudas entre los usuarios.

Se abandonan los trabajos y la organización se debilita.

Se desconoce si la dirección está manejando adecuadamente el dinero.

La organización puede paralizarse, hasta llegar a desaparecer.

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Componente Empresarial - Administrativo

*

Que es la contabilidad y para que sirve

Cap2

*

Formularios Contables.

Componente Empresarial - Administrativo

42

La información del movimiento económico hay que escribirla en los formularios adecuados. Los datos no deben confiarse a la memoria, deben registrarse de inmediato en el lugar correcto. Lo ideal (en caso de contarse con los recursos necesarios) sería utilizar programas computarizados de contabilidad.

Los formularios más importantes son el libro de caja, recibos, facturas, entre los más importantes.

Libro caja.

Es el formulario que registra las entradas y salidas del dinero en efectivo y debe llevarse a diario.

Como usted ve en el ejemplo, hay que anotar todo lo que ingresa y lo que se gasta, explicando bien en el libro cuál es el motivo.

Para cambiar a la siguiente página del Libro Caja, se hace necesario trasladar el saldo final a la nueva página y continuar con las anotaciones.

Cap2

Recibos y facturas.

modelo de

Recibo de

Caja

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43 Un RECIBO debe contener: ·Nombre de la persona que paga. ·Fecha. ·Cantidad en números y letras. ·Detalle de la compra o entrega del dinero o de artículos. ·Número de la Cédula de identidad. ·Firma de quien recibe el dinero. ·Sello de la organización, si se tiene.

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Componente Empresarial - Administrativo

Son documentos que se entregan o se reciben cada vez que se hace una transacción.

Nos sirven como soporte o respaldo al momento de recibir o de entregar dinero en efectivo o artículos.

Cap2

Un FACTURA debe contener:

Componente Empresarial - Administrativo

44 Modelo de

Factura

·Nombre o razón social del proveedor con su dirección. ·Fecha de compra. ·Registro Único Tributario del contribuyente (RUT) o cédula de identidad. ·Número de la factura impresa. ·Detalle de la compra de artículos, cantidad, valor unitario y total, especificar el IVA (si el artículo es gravado) y descuentos si los hay.

Cap2

¡Importante!

45

Otras herramientas contables Comprobante de Egreso Letra de Cambio

Cheque

Herramientas contables

Cuentas por Pagar

Recibo de Consignación

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Componente Empresarial - Administrativo

Se debe cumplir con lo establecido por la DIAN para la impresión de la factura.

Tanto en recibos como en facturas no se debe admitir borrones ni tachones.

Estos documentos deben ordenarse separando los recibos y /o facturas, según sea que hayan sido entregados o recibidos.

Cap2

*

Los Impuestos

Componente Empresarial - Administrativo

46

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIANes una entidad estatal técnica y autónoma, encargada de controlar la aplicación correcta de los impuestos por parte de los contribuyentes.

Son contribuyentes las personas naturales (es decir, individuales) y/o agrupaciones que realicen actividades económicas.

Los impuestos que están obligados a declarar las Asociaciones de Usuarios son: Impuesto al valor agregado (IVA).

Las retenciones en la fuente (RF)

Impuesto al valor agregado (IVA).

Ninguna Asociación de Usuarios paga este impuesto por pertenecer al sector agrícola. Pero si están obligadas a declarar cada seis meses el IVA, por el cobro de tarifas de agua y venta de sus productos.

Retención en la fuente (RF).

Las Asociaciones deben hacer varios tipos de retenciones los cuales cambian cada año fiscal. Los valores más comunes son: 3,5 % sobre el valor bruto de la compra 10 % por servicios profesionales cuando son contratados por la Junta 4 % por arriendos 6 % por servicios.

¡Tenga en Cuenta!

Cuando hay ingresos de dinero en la organización de riego, ya sea por pago de multas, cuotas, tarifas, nuevos ingresos, reingresos, pago de transferencia de herederos, aportes, donaciones, etc., el gerente debe depositarlo en forma inmediata en una cuenta abierta en algún banco de la localidad o del centro poblado más cercano.

Rubro

A partir de A partir de (cifra en (cifra en UVT) pesos)

Concepto

Ingresos originados en la prestación de servicios d e manera personal o de la realización de una actividad económica por cu enta y riesgo del empleador o contratante, mediante una vinculación l aboral o legal y Ingresos Laborales reglamentaria o de cualquier otra naturaleza, indep endientemente de (asalariados y su denominación. trabajadores Tarifa mínima de retención en la fuente para empleados (asalariados y independientes) trabajadores independientes) declarantes del impues to sobre la renta.

Compras

Servicios

Arrendamientos

Contratos

Otros conceptos tributarios

Retención en la fuente de IVA

Pagos al exterior

Indemnizaciones salariales a empleados con sueldo s uperior a 10 SMMLV (Art. 401-3 ET) Compras en general Compras de bienes y productos agricolas o pecuarios sin procesamiento industrial Compra de café pergamino o cereza Compra de combustible o derivados del petroleo. plica $1 Servicios en general (personas jurídicas y a las na turales declarantes de renta) Servicios en general (personas naturales NO declara ntes de renta) Servicios prestados por empresas temporales.

000 1% Servicios de vigilancia y aseo prestados por empres as de vigilancia y aseo.

Servicios integrales de salud Servicios de hoteles, restaurantes, hospedaje.

7.000 3,5% Servicios de transporte nacional de carga (terrestre, marítimo o aéreo) Servicios de transporte nacional de pasajeros. (terrestre) Servicios de transporte nacional de pasajeros. (aéreo, marítimo) Servicio de transporte internacional de carga (terr estre) Servicios de transporte internacional de pasajeros (terrestre) Arrendamiento de bienes muebles Arrendamiento de bienes raíces Contratos de consultoría y administración delegada (cuando el bene ciario del pago sea una persona jurídica o as imilada) Contratos de consultoría y administración delegada (cuando el bene ciario del pago sea una persona natural No De clarante) Contratos de consultoría en ingeniería de proyectos de infraestructura y edi caciones (Declarantes de Renta) Contratos de consultoría en ingeniería de proyectos de infraestructura y edi caciones, a favor de PN No obligadas a presentar declaración de Renta.(Dcto. 1141 de 2010) Contratos de construcción, urbanización o confecció n de obra material de bien inmueble.

Honorarios y Comisiones (cuando el bene ciario del pago sea persona jurídica o asimilada) Honorarios y Comisiones (cuando el bene ciario del pago sea una persona natural No declarante) Servicios de licenciamiento o derecho de uso de sof tware (Residentes o domiciliados obligados a declarar) Rendimientos Financieros (Intereses) Loterias, Rifas, Apuestas y Similares Enajenación de Activos Fijos Pagos a establecimientos comerciales realizados con tarjeta débito o crédito.

Emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales que sean declarantes de renta.

Emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales que NO sean declarantes de renta.

Dividendos gravados Retención en la fuente del IVA por compras de bienes gravados.

Retención en la fuente del IVA por Servicios gravados.

Retención en la fuente del IVA aplicable a operaciones con tarjetas débito o crédito.

Dividendos y participaciones gravadas en Colombia.

Intereses, comisiones, honorarios, regalías, arrendamientos, compensaciones por servicios personales, o explotac ión de toda especie de propiedad industrial.

Consultorías, servicios técnicos y de asistencia técnica, bien sea que se presten en Colombia o desde el exterior.

Los pagos o abonos en cuenta por concepto de rendim ientos nancieros, realizados a personas no residentes o no domiciliadas en el país, originados en créditos obtenidos en el ext erior por término igual o superior a un (1) año o por concepto de intereses o costos nancieros del canon de arrendamiento originados e n contratos de leasing que se celebre directamente o a través de compañías de leasing con empresas extranjeras sin domicilio en Colombia. (Art 47 Ley 1430 de 2010)

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Tarifa

95

$ 2.550.000

Tabla Art 383 del E.T

128,96

$ 3.461.000

Tabla Art 384 del E.T

No Aplica

$1

20%

27

$ 725.000

3,5%

92

$ 2.469.000

1,5%

160 $ 4.295.000 No A0,1%

0,5%

4

$ 107.000

4%

4 4

$ 107.000 $ 107.

6%

4

$ 107.000

2%

4 4

$ 107.000 $ 10

2%

4

$ 107.000

1%

27 4 4 27 No Aplica 27

$ 725.000 $ 107.000 $ 107.000 $ 725.000 $1 $ 725.000

3,5% 1% 1% 3,5% 4% 3,5%

No Aplica

$1

11%

No Aplica

$1

10%

No Aplica

$1

6%

No Aplica

$1

10%

27

$ 725.000

1%

No Aplica

$1

11%

No Aplica

$1

10%

No Aplica

$1

3,5%

No Aplica 48 No Aplica

$1 $ 1.288.000 $1

7% 20% 1%

No Aplica

$1

1,5%

27

$ 725.000

4%

27

$ 725.000

3,5%

No Aplica 27 4

$1 $ 725.000 $ 107.000

25% o 20% 15% del IVA 15% del IVA

No Aplica

$1

10% del IVA

No Aplica

$1

33%

No Aplica

$1

33%

No Aplica

$1

10%

No Aplica

$1

14%

Cap2

$26.841

47

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Componente Empresarial - Administrativo

TABLA DE RETENCIONES EN LA FUENTE 2013 Valor de la UVT 2013

Cap2 Componente Empresarial - Administrativo

48

¡Tenga en Cuenta!

Todo ingreso o pago debe ser registrado en cada cuenta. Por ejemplo, el pago de tarifas hay que registrarlo en el DEBE de la cuenta Tarifas, que se identifica con un número o código contable. Así mismo se hace con las demás cuentas, que pueden ser, Multas, Cuotas, Aportes, etc.

Cuando hay egresos o salidas de dinero, si son cantidades pequeñas, puede hacerse en efectivo, pero toda persona que reciba dinero de la Asociación de Usuarios, por más pequeña que sea la cantidad deberá firmar un recibo, en el que constará claramente el motivo por el que recibe el dinero, el nombre y el número de cédula de identidad.

Si las cantidades son mayores, los pagos se harán con cheque y previa la autorización del Representante Legal de la Asociación de Usuarios o su Junta Directiva.

Todas estas salidas de dinero, ya sea en efectivo o en cheque, deben registrarse en la Contabilidad de la Asociación de Usuarios, en las cuentas contables respectivas.

Los registros contables que se hacen en forma permanente nos sirven para saber cómo es el estado financiero de la organización, o sea cómo están las cuentas, qué nos dicen los números. Por ejemplo: ¿entró más dinero del que gastamos?... entonces ¿cuánto nos sobró?, ¿gastamos más de lo que había entrado?, ¿en qué debemos ahorrar la próxima?, etc.

Cap2

*

Desarrollo Organizacional

49

La Planeación La planeación es clave para el proceso administrativo.

Es un conjunto de acciones que toda organización hace para cumplir con los objetivos y las metas establecidas y lograr que las cosas salgan lo mejor posible.

para que

sirve

Planear

Permite organizar las actividades y las acciones concretas y visualizar el tiempo requerido para cada una de ellas. Por ejemplo: ¿Qué hay que hacer primero, qué después? ¿Cuánto tiempo necesitamos para cada cosa?

Define las funciones y las responsabilidades de la organización y de los beneficiarios. Por ejemplo: ¿qué debe hacer cada usuario, cada dirigente, cada miembro de la Junta Directiva?.

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Componente Empresarial - Administrativo

El desarrollo organizativo se logra cuando: existe verdadera organización, hay participación activa de los usuarios, existe la autogestión y la administración ve el distrito hacia fuera: mercado, comercialización y agroindustria.

Cap2 Componente Empresarial - Administrativo

50

Ayuda a preparar un trabajo consciente, evitando las improvisaciones.

Unifica criterios cuando se plantean los objetivos y metas.

Para que

sirve

Planear

Refleja las políticas y los procedimientos para la ejecución de las actividades.

Organiza la utilización de los recursos institucionales y comunales.

Sirve para prevenir dificultades y planear posibles soluciones.

Es un instrumento para el control, s eg uim ien to y eva l ua c ión de l a s actividades, de las metas y objetivos.

Toda planeación debe tener en cuenta algunos aspectos muy importantes: Participación Es indispensable involucrar a todos los integrantes de la organización, para obtener el compromiso del grupo en el trabajo y en el logro de los resultados.

Realismo La planeación debe adaptarse a la realidad del medio donde funciona la organización. Se debe pensar, en primer lugar, con qué recursos contamos y ajustarla a la disponibilidad de esos recursos (personas, dinero, tiempo, capacidad técnica, etc.).

Cap2

Unidad Tomar en cuenta los intereses de la organización, de las personas que van a participar en la ejecución de las actividades y de los beneficiarios. Esto dará una planeación completa y participativa.

Planear con claridad y exactitud. Para asegurar que la planeación sea precisa, es necesario responder a estas preguntas: ¿Qué se quiere hacer? ¿Quiénes van a hacer las tareas? ¿Cómo se va a desarrollar el plan? ¿Cuándo se va a realizar? ¿Dónde debe hacerse? ¿Con qué recursos?, etc.

Flexibilidad O sea, ajustarse a las circunstancias que se presentan, siempre y cuando no se aleje mucho de los objetivos planteados.

Para esto es necesario fijar en forma realista las metas a alcanzar, prever varias alternativas de acción y establecer formas de seguimiento y evaluación durante el desarrollo de las actividades planeadas.

¡Recuerde!

Siempre la planeación debe ser flexible y no una camisa de fuerza.

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Componente Empresarial - Administrativo

51

Precisión

Cap2

*

La Planeación Participativa

Componente Empresarial - Administrativo

52

Es un conjunto de actividades debidamente organizadas, que permiten a la propia Junta del Distrito resolver o disminuir los principales problemas que fueron identificados y analizados en el diagnóstico previo.

Estas soluciones las podemos lograr utilizando los propios recursos de la Junta y buscando otros apoyos. La planeación integral y participativa, es la metodología que nosotros vamos a usar para planear la solución de los problemas de administración, operación y mantenimiento de nuestros sistemas de riego, con la par ticipación de todos los usuarios, buscando soluciones a los problemas que afectan el distrito.

Para que esta planeación tenga los efectos que deseamos es necesario que todas las actividades y recursos estén debidamente ordenados. Esto se logra a través de la preparación de un plan anual de actividades con objetivos claros.

Existen dos niveles de planeación que responden a diferentes objetivos: La planeación estratégica La planeación operativa.

Dijimos que nuestra organización necesita de una buena administración y de una buena planeación para funcionar bien.

Cap2

Estratégica

53

Pero además, es indispensable planear estratégicamente, es decir, poder mirar nuestra organización y preguntarnos, entre otras cosas: ¿Qué hacemos? (cuáles son nuestras tareas, nuestras actividades).

¿Qué queremos lograr y alcanzar? (nuestros objetivos y metas).

¿Cómo nos organizamos ? (planificamos las cosas, improvisamos, etc).

¿Con qué contamos ? (recursos, capacidades de los usuarios, etc).

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*

Planeación

Cap2 Componente Empresarial - Administrativo

54

¿Cómo nos comunicamos ? (cómo nos enteramos las cosas, por medio de quién quiénes, a tiempo o destiempo, etc),

¿Con quiénes trabajamos ? (dirigentes, compañeros, técnicos, otras instituciones, etc),

¿Cuáles son nuestros puntos positivos ? (nuestras mayores fortalezas),

¿Cuáles son nuestros lados negativos o nuestros límites actuales?

¿Qué cosas de afuera nos ayudan o nos perjudican?

¡Importante!

Una vez que vamos respondiendo estas cuestiones con claridad y verdad, podremos tomar decisiones correctas para orientar la acción y el futuro de la organización.

Cap2

Planeación Estratégica

PASO 1

PASO 3

Plantear

Matriz de Planeación

PASO 2 Reflexionar y Diagnosticar PASO 1: Plantear La Visión: Son las aspiraciones a largo plazo que queremos para nuestra organización.

Responde a las preguntas: ¿Cómo quisiéramos que sea nuestra organización en el futuro? ¿grande, pequeña? ¿Queremos una organización grande que dé servicios completos y de calidad?, etc.

La Misión: Señala para qué estamos como organización.

Por ejemplo: una junta de usuarios está para garantizar un buen servicio de riego.

Los Objetivos: Lo que queremos lograr en la organización.

Ejemplo: Que todos los usuarios de riego paguen puntualmente sus tarifas.

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55

Cap2

*

56 Componente Empresarial - Administrativo

Actividad

Escriba en pocas palabras la VISIÓN, MISIÓN Y DOS OBJETIVOS de su organización, contestando las siguientes preguntas: Visión 1. ¿Qué queremos como organización?

Misión 2. ¿Para qué estamos constituidos?

3. ¿Para quién trabajamos?

Objetivos 4. ¿Qué queremos lograr?

5. ¿Qué debemos resolver?

Definamos las bases de nuestra Asociación

Cap2

PASO 2: Reflexionar y Diagnosticar

FODA quiere decir: F: O: D: A:

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

57

Realizar el FODA permite a la organización reflexionar para: Definir las orientaciones de la organización.

Definir prioridades y mejores acciones

Mirada Interna a la Asociación Fortalezas

Debilidades

(Situaciones internas positivas para lograr los objetivos de la Asociación)

(Puntos débiles que entorpecen el desarrollo normal de las actividades provocando el avance lento o no avance de los objetivos)

Los usuarios asisten a las reuniones convocadas.

No existe un sitio para que se reúna la Asociación.

La Asociación tiene un estatuto y un reglamento.

No se pagan cumplidamente las tarifas.

Los usuarios están capacitados.

Falta conocimiento de la misión, visión y objetivos de la Asociación.

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Componente Empresarial - Administrativo

Reflexionar y diagnosticar la situación interna y las condiciones externas a la organización.

Es decir, buscar lo fuerte y lo débil al interior de la organización, así como las oportunidades y las amenazas que pueden venir de fuera.

Esta reflexión es hacer el FODA.

Cap2 Componente Empresarial - Administrativo

58

En la formulación de estrategias, es importante conocer tanto el interior de nuestra Asociación como los factores externos que la afectan.

Usar las Fortalezas para aprovechar las Oportunidades.

Aprovechar las Oportunidades para subsanar nuestras Debilidades Identificar las Amenazas para evitar su efecto con nuestras Fortelzas

Relaciones con el medio externo Oportunidades (Aspectos positivos del entorno en el que estamos ubicados)

Presencia de instituciones con las que se puede trabajar.

Amenazas (Problemas sociales, económicos o políticos de la región o el país)

Problemas económicos de la región.

Mal estado de las vías.

Trabajo coordinado con el Municipio.

Invierno generalizado.

Posibilidad de financiamiento para obras comunitarias.

Situación del sector agrícola.

¡Recuerde qué!

El diagnóstico es una acción que nos permite reconocer y analizar datos para determinar cual es la situación ante un problema que se presenta y permite juzgar realmente que es lo que está pasando.

Cap2

PASO 3: Matriz de Planeación Cuadro estratégico para orientar las tareas a seguir en la organización. Después del diagnóstico hay que planear para resolver los problemas que se detectaron o mejorar lo que ya venimos haciendo.

59

Una estrategia, es un conjunto de acciones que deben pensarse y ejecutarse de manera coordinada y paso a paso, con el fin de lograr los objetivos propuestos.

La planeación se hace en cuadros en los que vamos anotando los datos.

Línea de base: significa la situación actual de la organización.

Línea meta: significa la situación deseada a futuro.

Fuentes de verificación: son los documentos, las instituciones o cualquier otro medio que nos ofrezca la información que necesitamos.

Estrategia

Objetivos

Actividades

Aprovechar los programas de asistencia técnica para mejorar la organización administrativa de la Asociación y su productividad

Mejorar la estructura administrativa y los procesos de la Asociación, haciéndola más productiva.

Indicador

Tiempo

Capacitación en procesos administrativos.

Número de personas capacitadas

3 meses

Capacitación en mercadeo y comercialización

Número de personas capacitadas

5 meses

Diseño de el plan Número de planes de acción de la diseñados Asociación MinAgricultura

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1 mes

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¡Diseñar estrategias es planear!

Cap2

*

Actividad

Componente Empresarial - Administrativo

60

Le invitamos a hacer un pequeño ejercicio de diagnóstico interno y externo.

Piense en la Asociación de la que forma parte y complete el cuadro escribiendo dos fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas:

Iniciemos nuestro proceso de planeación

Análisis Interno

Fortalezas

Debilidades

1.

1.

2.

2.

Análisis Externo

Oportunidades

Amenazas

1.

1.

2.

2.

Complete la matriz de planeaciรณn para su Asociaciรณn

Estrategia

Objetivos

Actividades

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Indicador

Cap2

Consolidemos nuestro plan de acciรณn

61

Tiempo

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*

Actividad

Cap2

*

Planeación

Componente Empresarial - Administrativo

62

Operativa

Una vez hecha la planeación estratégica de nuestra organización, debemos preparar una planeación que nos sirva para actuar concretamente. La planeación operativa es un procedimiento que se hace para un período de tiempo que, generalmente, es un año.

Una manera de hacer este tipo de planeación es a través del Plan Operativo Anual, también conocido como POA.

EstePlan instrumento permite: Operativo Anual Solucionar ordenadamente las necesidades en la administración del sistema de riego.

Definir actividades encaminadas al cumplimiento de las metas formuladas en el Plan Estratégico de la Organización.

Seguir y evaluar las actividades de la organización.

¿Cómo se elabora el Plan Operativo Anual?

Se debe organizar un taller (dirigido por el responsable del sistema) en el que estén representados la mayor parte de usuarios.

El taller debe estar planificado previamente con una agenda, todos deben participar activamente y llegar a decisiones comunes a través de caminos democráticos.

De este encuentro surgirá el POA. El POA se puede elaborar en un cuadro donde se señalan las actividades con sus respectivos responsables, tiempos y fechas .

Para esto es importante responder cuatro preguntas básicas: ¿Cuáles son las actividades por desarrollar para cumplir los objetivos? ¿ Quiénes son los responsables de las actividades? ¿ Cómo se cumple la actividad? ¿ En que tiempo estará terminada?

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Realizar 4 talleres con las asociaciones para discutir cuotas y tarifas

Distribuir el agua mediante cuotas específicas

Gerente (Joselín Gómez)

Tesorero (Pedro Pérez)

Responsable

Componente Empresarial - Administrativo

Estructurar y elaborar de acuerdo a las leyes los formatos que permitan registrar ventas, pagos y compras.

Actividad

Diseño de formatos para registro de movimientos contables

Objetivo

PLAN OPERATIVO ANUAL

63

Cap2

2 meses

2 semanas

Tiempo

Actividad

Responsable

Tiempo

64

Objetivo

PLAN OPERATIVO ANUAL

Componente Empresarial - Administrativo

Cap2

* Actividad Estructure el POA de su Asociaci贸n

Cap2

Presupuesto del Plan Operativo Anual

65

Para poder calcular el presupuesto anual deberemos: a. Establecer costos parciales.

Para esto nos será muy útil tener en cuenta los objetivos y las actividades del plan anual y fijar un costo para cada uno. b. Clasificar los gastos por rubros. c. Sumar los gastos del mismo rubro. d. Presentar esta información en un cuadro resumen: el presupuesto anual. e. Aprobar el presupuesto en Asamblea General de Usuarios

¡Para recordar!

La correcta elaboración del presupuesto es la base para el eficiente funcionamiento del distrito y su financiación. Así se logrará el cumplimiento de las metas trazadas.

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Componente Empresarial - Administrativo

Son los costos del sistema de riego que se han planeado gastar a lo largo del año. En este presupuesto deberemos calcular diversos gastos, los sueldos del personal, los gastos de movilización, gastos para la infraestructura y mantenimiento, gastos para la capacitación, etc.

Luego, se determinará cómo obtener los ingresos necesarios para cubrirlos (tarifas, venta de servicios, multas, etc)

Cap2

*

Actividad

Componente Empresarial - Administrativo

66

Proyecte el presupuesto de su Asociaci贸n

PRESUPUESTO OPERATIVO ANUAL Concepto Personal

Gastos Generales

Mantenimiento

Capacitaci贸n

Cant

Vr. Unitario

Vr. Total

Para poder administrar, operar y mantener un distrito de adecuación de tierras es necesario pagar por mano de obra, equipos, instalaciones, y materiales.

Cap2

67

Si el dinero que se necesita para pagar estos items no es provisto por el gobierno u otra agencia, es necesario entonces que la organización a cargo del distrito obtenga los fondos necesarios para el trabajo.

Un método generalmente aceptado para recolectar fondos de los beneficiarios es cobrar una suma de acuerdo al agua transportada, mantenimiento de la infraestructura, garantizar la disponibilidad del líquido.

Este valor se basa generalmente en estos factores: El costo de obtener el agua, en el pago que se deba hacer a otra institución, o por el bombeo del agua.

El costo de administrar, operar y mantener el sistema de riego.

El costo de establecer un fondo de emergencia, que pueda ser usado en casos extraordinarios.

El costo anual para devolver la inversión del sistema de distribución.

Los fondos necesarios para pagar las inversiones de capital.

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Componente Empresarial - Administrativo

Programación presupuestal para determinar tarifas en los distritos de adecuación de tierras

Cap2 Componente Empresarial - Administrativo

68

Lo ideal es que los distritos de riego sean autosuficientes, es decir, que los usuarios pagaran los costos de la administración, operación, conservación y mantenimiento.

Se demuestra que la eficiencia en el uso del agua por los usuarios, es directamente proporcional a la cuota volumétrica por servicio de riego; esto es, un distrito con la cuota muy baja desperdiciará más agua que otro en el que dicha cuota sea mayor.

Si es que el dinero recolectado de los usuarios es usado en el proyecto La eficiencia del personal a cargo de administración, operación y mantenimiento

Si es que los usuarios han sido informados en qué se usarán los fondos obtenidos

Establecimiento del canon de agua Asuntos críticos en el análisis del establecimiento de precios del agua.

La equidad practicada por la organización en la recaudación de las tasas.

El impacto de los precios del agua en el ingreso de los agricultores.

El monto de contribuciones indirectas hechas por los agricultores en forma de impuestos

Cap2

El precio del agua

69

Métodos de pago Las tarifas o cuotas por servicio de riego suelen ser fundamentalmente de tres tipos: a) Por superficie, semestral o anual: La estimación de esta tarifa es relativamente sencilla y se obtiene dividiendo los gastos del distrito, sean anuales o semestrales, entre el área beneficiada b) Por volumen, con sus variantes: Se cobra directamente por unidad de volumen utilizado, en forma indirecta, otras veces por riego, bajo la suposición de un volumen medio utilizado en cada riego. c) Mixtas: Se cobra una cuota fija por área que tiene cada predio y otra variable en función del volumen que utiliza el usuario.

¡Importante!

Los ingresos que genere el distrito favorece su sostenibilidad y la de las Asociaciones, satisfaciendo las necesidades de sus asociados para mejorar su calidad de vida.

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Componente Empresarial - Administrativo

El precio del agua y la disponibilidad de ésta influirán en su demanda. En una zona agrícola determinada, el precio social del agua no depende del costo de la proporción del servicio, sino de su productividad como recurso que participa en los procesos productivos.

Cap铆tulo

3

Oferta Institucional para los Distritos de Adecuaci贸n de Tierras

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Cap3 Componente Empresarial - Administrativo

72

Instrumentos de

Política Sectorial

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural www.minagricultura.gov.co

Proyecto Alianzas Productivas:

Programa Oportunidades Rurales:

Para mejorar las condiciones de vida y superación de la pobreza en el área rural, a través de alianzas orientadas por el sector privado. Financia la estructuración del proyecto productivo y sus estudios de factibilidad y cofinancia la Inversión Productiva que requieran los pequeños productores

Para incrementar la competitividad y desarrollo e mp r e s a r i a l c o m u n i d a d e s rurales. Financia proyectos empresariales, financia capacitación a las familias en programas de educación financiera y otorga microcréditos en convenio con FINAGRO. Dirigido a pequeños productores niveles 1 y 2 SISBEN.

Programa Jóvenes Rurales ·Incentivar a los jóvenes rurales para adelantar estudios a nivel superior en carreras directamente relacionadas con el sector agropecuario, a través de la financiación de la matrícula en un 100%, la cual es condonable parcialmente siempre y cuando termine exitosamente la carrera.

·Para mejorar las condiciones de vida de la mujer rural, a través de convocatorias se accede con la participación con proyectos de iniciativas generadoras de ingresos y proyectos de asociatividad.

Apoya la provisión de soluciones de vivienda, a través de la asignación del subsidio de vivienda de interés social rural, como apoyo a los hogares que estén en SISBEN 1 y 2. La consolidación proyectos la coordinan los entes territoriales

Cap3

Programa Vivienda Rural:

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Certificado de incentivo forestal: ·Para incrementar el área de reforestación comercial, como protección de bosque nativo. A través de apoyo económico para establecimiento y mantenimiento de nuevas plantaciones.

Programa desarrollo rural con equidad- DRE Líneas crediticias: Línea especial de crédito (LEC): Para siembra y mantenimiento de cultivos de ciclo corto, se accede solicitando esta línea de crédito directamente en las oficinas del Banco Agrario de Colombia o cualquier Banco que tenga convenio con FINAGRO. Incentivo a la capitalización rural ICR: Para mejorar la competitividad de los productores agropecuarios, se solicita con los créditos en las oficinas del Banco Agrario de Colombia o cualquier Banco que tenga convenio con FINAGRO.

MinAgricultura sociedad de ingenieros

agrónomos de santander

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

Programa Servicios Complementarios - Zona 2 Boyacá :: Casanare :: Norte de Santander :: Santander

Componente Empresarial - Administrativo

Programa Mujer Rural:

Cap3 Componente Empresarial - Administrativo

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Programa desarrollo rural con equidad- DRE Líneas no crediticias: Convocatoria de asistencia técnica: Para apoyar los planes de asistencia técnica municipales. Los pequeños y medianos productores para recibir este beneficio deben inscribirse en las alcaldías municipales en el registro único de usuarios de asistencia técnica directa rural.

Incentivo para la ejecución de proyectos asociativos de adecuación de tierras: Para la realización la ejecución de proyectos de adecuación de tierras para la construcción, rehabilitación, ampliación y modernización de proyectos de adecuación de tierras, el INCODER, orienta, capacita, evalúa los proyectos. El gobierno financia hasta el 80 %.Tiene que existir asociación de usuarios de distritos de adecuación de tierras.

Incentivo para elaboración de estudios y diseños de proyectos asociativos de adecuación de tierras, para estudios y diseños de distritos de riego y drenaje, el gobierno financia hasta el 80%.

Seguro Agropecuario: Para proteger de riesgos climáticos las inversiones de los productores, a través de la adquisición de una póliza con una aseguradora. el gobierno reconoce un subsidio del 60% si se adquiere de manera colectiva y del 30% de manera individual.

¡Importante!

Investigue y elabore un cuadro con la oferta institucional disponible para los Distritos de Adecuación de Tierras en la región de influencia de su distrito.

www.incoder.gov.co

www.ica.gov.co

www.sena.edu.co

www.finagro.gov.co

www.bancoagrario.gov.co

www.corpoica.gov.co

Cap3

De conformidad con su misión, las entidades adscritas y vinculadas al Ministerio de agricultura, ofrecen programas y apoyos a los productores rurales para superar la pobreza, alcanzar la competitividad y mejorar la calidad de vida de los productores.

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MinAgricultura Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

www.minagricultura.gov.co

Otras entidades de apoyo al sector agropecuario Municipios Departamentos Corporaciones Autónomas Regionales Gremios MinAgricultura sociedad de ingenieros

agrónomos de santander

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

Programa Servicios Complementarios - Zona 2 Boyacá :: Casanare :: Norte de Santander :: Santander

Componente Empresarial - Administrativo

Entidades adscritas y vinculadas

Notas y Apuntes

Importante Para recordar y tener en cuenta

MinAgricultura sociedad de ingenieros

agr贸nomos de santander

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

Programa Servicios Complementarios - Zona 2 Boyac谩 :: Casanare :: Norte de Santander :: Santander

Componente Empresarial - Administrativo

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Notas

Componente Empresarial - Administrativo

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Notas

Componente Empresarial - Administrativo

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Componente Empresarial - Administrativo

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Componente Empresarial - Administrativo

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Componente Empresarial - Administrativo

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Notas

Componente Empresarial - Administrativo

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Notas

Componente Empresarial - Administrativo

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Notas

MinAgricultura Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

sociedad de ingenieros

agr贸nomos de santander