Tema Delaktighet viktigt när trafikverket ska bli effektivare

ik UDZ r D SPE a k oto: f

eTT effekTivare Trafikverk

Trafikverket upphandlar investeringar och underhåll för 35 miljarder kronor per år. Genom effektivare entreprenad- och upphandlingsformer kan stora pengar sparas. Samordnad planering mellan trafikslagen ska bidra till ökad effektivitet.

effektivare trafikverk

Två verk har blivit ett. Nu vill regeringen se hur trafikverket kan bli effektivare.

Senast den sista december ska trafikverket redovisa en handlingsplan för regeringen. nu startar ett arbete med att vända på varje sten i det nya verket. målet är bland annat att sänka de interna kostnaderna. – De riktigt stora besparingarna finns i effektivare investeringar och underhåll, säger Gunnar malm.

eTT effekTivare Trafikverk

Trafikverket bjuder in till delaktighet

– Det är ett jättejobb som vi nu drar igång. Vi går igenom alla delar av Trafikverket. Vi ska ta till vara samordningsvinsterna med den nya organisationen. Effektiviseringen börjar nerifrån och görs tillsammans med medarbetare och fackliga organisationer, säger Gunnar Malm.

Generaldirektör Gunnar Malm.

varför måste vi starta ett effektiviseringsarbete så snart efter att Trafikverket bildats?

– Dels har vi ett uppdrag från regeringen som ska redovisas sista december om hur vi avser att effektivisera verksamheten. Dels vet vi att vid den här typen av stora förändringar finns det alltid effektiviseringsmöjligheter. Det är dubblering på många funktioner. Samtidigt har vi anledning att ifrågasätta vad vi gör i dag. Ska vi fortsätta med det, ska vi göra något nytt eller ska vi lägga ner?

regeringen vill ha en handlingsplan för långsiktig effektivisering, vad innebär långsiktig?

– Jag tycker det är en betoning på en uthållig effektivisering. Ett sådant här förändringsarbete tar ungefär två till tre år att genomföra fullt ut. – När vi pratar om effektivisering är det med fokus på vår interna kostnadsmassa. Men det handlar minst lika mycket om vårt sätt att använda medel för investeringar och underhåll. Vi upphandlar för 35 miljarder kronor per år från anläggningsbranschen per år. Vi vet att produktiviteten där har varit låg. Vi behöver se över vilka entreprenadformer vi använder, exempelvis hur vi vill hantera risker med mera. Vi behöver se över våra tekniska normer och hur vi förvaltar vägar och järnvägar. Här finns stora pengar att hämta.

du vill se besparingar i administrationen på 30 till 40 procent?

– Jag tror inte det är för mycket. Det finns erfarenheter från andra sammanslagningar. Man vet att när man bolagiserar verksamhet kan man ofta direkt spara upp till 20 procent. Med den här stora förändringen tror jag att det kan finnas ännu mer att ta hem. – Jag vill se hur den här verksamheten skulle kunna fungera med 30–40 procents lägre nivå på våra interna kostnader. När vi får se det kan vi föra en diskussion om vad vi ska genomföra.

har vi flera sparbeting?

– Vårt anslag för administration minskas med 78 miljoner kronor för 2011 och 150 miljoner kronor för 2012. Det är golvet, dit måste vi. Min hypotes är att det finns betydligt mer att ta.

hur ska det gå till, du har utlovat delaktighet?

– Det är en förutsättning att vi får ett stort engagemang. Många har sagt att processen att bilda Trafikverket har gått uppifrån och ner. Det är helt rätt, hade vi inte kört på det sättet hade vi inte kunnat skapa ett trafikverk. Nu ska vi göra precis tvärt om. Vi ska gå igenom verksamheten underifrån.

N o CSS Eri N ti S r kE oto: f ik UDZ r D SPE a k oto: f

effekTiViseringsuppdrageT

tiDPLaN: 2010 Genomgång av vad trafikverket gör och hur. Enklare effektiviseringar genomförs. 2011 Åtgärder för att effektivisera genomförs under kommande år. DELLEVEraNSEr UNDEr 2010: 30 augusti rapport från funktionsansvariga chefer. 30 september Verksamhetsområden och centrala funktioner lämnar förslag till handlingsplan. 15 november kompetensförsörjningsplan klar. 31 december Handlingsplan för fortsatt effektiviseringsarbete lämnas till regeringen.

hur ska vi göra för att få verklig delaktighet?

– Vi har gjort nulägesanalyserna. Effektiviseringsuppdraget ska diskuteras på varje enhet. Det förutsätter att så många medarbetare som möjligt är delaktiga i arbetet. Facket kommer också att vara delaktigt på samtliga verksamhetsområden och centrala funktioner. – Jag förutsätter att varje chef tar upp det här på arbetsplatsträffar. Vi bjuder in till fullständig delaktighet, men sedan kanske man inte alltid får som man vill.

den 30 september ska förslagen redovisas, räcker tiden?

– Jag tror att tiden är vår vän. Vi blir tvungna att koncentrera oss, titta på det som är viktigt. Efter den 30 september ska vi diskutera vad konsekvenserna blir, fördjupa och förtydliga. Det är då själva beslutsprocessen kommer igång.

finns det risk för personalminskningar?

– Den frågan vill jag inte spekulera i. Låt oss göra jobbet först. Vi har redan en omställningsorganisation på plats. Jag tror att man måste vara beredd på att pröva nya utmaningar. Vi får inte glömma att vi samtidigt har ett ganska stort rekryteringsbehov, vi har en ålderspyramid som är ganska ojämn. Det är därför vi sätter till en omställningsorganisation som kan slussa medarbetare till områden där det behövs resurser. Uppsägningar är alltid det som kommer i sista hand.

Trafikverket har 27 procent konsulter, är det en rimlig andel?

– Det håller vi på och tittar på. Om 27 procent är ett snitt så är andelen betydligt högre på vissa områden. Om vi har konsulter som är rena resurskonsulter ska vi nog ta oss en funderare på om det är rätt. Det ingår i översynen att titta på hur mycket vi ska köpa och hur mycket vi ska göra själva. Om vi ska minska är det ganska naturligt att vi minskar på konsulter först.

hur ska Trafikverket hantera den oro som kan uppstå?

– Det finns ingen anledning till oro. Det här är en naturlig process som sker i alla organisationer. Vi får aldrig glömma att vi arbetar med skattemedel, det är krav på oss att vi använder skattepengarna på ett effektivt sätt. De pengar som vi kan spara ska gå till bättre vägar och järnvägar, säger Gunnar Malm.

GÖrAN FÄlT

»Jag tror att tiden är vår vän«

eTT effekTivare Trafikverk

delaktighet och tid krävs för ett lyckat samgående

Louise Bringselius forskar i effektivisering och fusioner inom den offentliga sektorn.

verklig delaktighet där medarbetarna får vara med och påverka processen, och gott om tid. det är två avgörande faktorer för att lyckas med en effektivisering efter ett samgående mellan myndigheter.

Det menar Louise Bringselius, som är doktor i företagsekonomi vid Lunds universitet och forskar kring effektivisering och fusioner i den offentliga sektorn. – Det är intressant att Trafikverkets ledning säger att effektiviseringsarbetet ska bygga på delaktighet. Det är positivt. Ofta tror man att effektivisering förutsätter att processen går uppifrån och ner, att ledningen pekar ut hur effektiviseringen ska göras. Men medarbetarna kan också bidra på ett bra sätt.

enligt louise Bringselius misslyckas upp till 75 procent av fusionerna med att hämta hem förväntade effektiviseringsvinster. – Vid en fusion vänder man ofta upp och ner på hela verksamheten och går igenom alla processer för att göra det mer homogent över hela myndigheten. Stora förändringsprogram dras igång som kostar pengar. Jag brukar rekommendera att man går mer gradvis till väga och låter effektiviseringen ta längre tid.

Enligt forskningen tar det mer än två år för att man ska se några effektiviseringsvinster efter en fusion. I allmänhet krävs det minst fem år för att se mer betydande vinster.

louise Bringselius menar att möjligheterna att spara in på administrationen ofta överdrivs. – Administrationen är ingen klumpsumma som är oberoende av storleken på myndigheten. Administrationen ökar om antalet anställda blir fler. Det finns en övertro på fusioner som effektiviseringsinstrument. – Därmed inte sagt att fusioner skulle vara fel, men man bör tänka mer principiellt kring fördelarna med att föra samman närliggande verksamheter. Mer trafikslagsövergripande planering och samordning inom investering och upphandling kan säkert ge stora fördelar. vid lyckade fusioner får man människorna med sig . Det finns ett psykologiskt ”kontrakt” mellan ledning och medarbetare som är extra tydligt i offentlig verksamhet, där arbetsgivaren förväntas följa demokratiska värden och ge hög grad av medarbetarinflytande. – Jag brukar tala om risken för skendemokrati. Den besvikelse som uppstår efter en process som medarbetarna upplever som ett svek är inte lätt att reparera. – Ledningen kan inte bara bjuda in till delaktighet, man måste löpa hela linan ut och låta förslagen från de projekt medarbetarna är delaktiga i påverka genomförandet.

samtidigt har louise Bringsell förståelse för att Trafikverket är i en situation där regeringens beslut om budget och regleringsbrev bestämmer vilka effektiviseringsmål som måste klaras. – I privat sektor finns det en acceptans för att ledningen bestämmer. I offentlig sektor har vi en tradition av medarbetarinflytande, respekt för lagstiftningen och förväntningar om personaldemokrati, säger Louise Bringselius.

GÖrAN FÄlT

forskarens råd

kör delaktighet med medarbetarna hela vägen. det är viktigt att ha de fackliga organisationerna med. gå gradvis till väga, inte allt för stora omstruktureringar. Betona respekt för professionen och medarbetarnas kompetens. om personalen måste minskas, gör det helt enligt regelboken, försök inte hitta genvägar för att behålla utvalda medarbetare. var ärlig, rak och öppen i kommunikationen.

alla blir berörda av effektivisering

– vi ska samordna, följa upp och rapportera det samlade effektiviseringsarbetet i Trafikverket. och vi ska vara ett stöd till verksamhetsområden och centrala funktioner i deras arbete med effektiviseringen.

Det säger Johan Hallin som leder programkontoret inom den centrala funktionen Ekonomi och styrning. Programkontoret består i dag av Johan Hallin, informatören Karin Paulsson och personalstrategen Victoria Sjöbom. I övrigt ska arbetet till stor del göras med stöd av konsulter som nu håller på att upphandlas. – vi räknar med att ha konsulterna på plats efter semestrarna. Då kan arbetet dra igång på allvar. Konsulterna ska ha varit med om liknande omfattande effektiviseringsarbete på andra håll och ska se på oss ur ett utifrånperspektiv, säger Johan Hallin. – Vi ska arbeta trafikslagsövergripande, upphandla på ett sätt som ökar produktiviteten på anläggningsmarknaden och hämta hem de vinster som går att hämta hem i vår interna verksamhet, säger Johan Hallin.

Den handlingsplan som Trafikverket ska lämna in till regeringen i slutet av december ska bli mycket konkret med tydliga åtgärder som kan genomföras och följas upp.

”En viktig uppgift för programkontoret blir att följa upp hur vinsterna från effektiviseringen används”, säger Johan Hallin som leder arbetet. foto: GÖraN fÄLt

»Vi har ett tufft beting framför oss«

– En viktig uppgift för programkontoret blir att följa upp hur vinsterna från effektiviseringen används. Vi ska visa både för oss själva och för omvärlden att de pengar vi frigör verkligen skapar mer väg och järnväg och ökad samhällsnytta.

– vi har ett tufft beting framför oss. Det handlar inte bara om att använda osthyveln, vi måste även ta fram tårtspaden och ifrågasätta både leveranser och servicenivåer. Alla blir berörda, ingen del av Trafikverket är undantagen, säger Johan Hallin.

GÖrAN FÄlT

Ta vara på medarbetarnas kunnande och kreativitet

– det är viktigt att ta vara på medarbetarnas kunnande och kreativitet när effektiviseringar ska diskuteras, genomföras och förankras. den snäva tidsplanen kräver att cheferna verkligen prioriterar diskussionerna med sina medarbetare.

Det säger Christina Eklööf, ordförande för fackförbundet Saco-s på Trafikverket. – Vi anser att effektiviseringsarbetet måste kopplas till Trafikverkets leveranser och att dialogerna med medarbetarna vinner på att åtgärderna genomförs i två steg. Steg ett – ta fram snabba åtgärder som ger effekter under 2011. Steg två – under vintern diskutera mer långsiktiga åtgärder som ger effekter under 2012 och senare, till exempel smartare och rationellare arbetssätt, säger Christina Eklööf. fackförbundet sT inom Trafikverket betonar vikten av lokal delaktighet i effektiviseringsarbetet. – Lokal delaktighet och insyn från medarbetarna behövs för att det ska bli stuns i arbetet. Det här är inte enbart en centralfacklig fråga utan måste ske med lokal inblandning, säger Jerk Wiktorsson, vice ordförande i ST inom Trafikverket. – Steg ett är att rita kartan. Med den ska vi i höst börja orientera oss. Då gäller att vi är överens om hur kartan ser ut. Sedan börjar det tuffa jobbet, att med hjälp av kartan ta diskussioner om mål och olika vägval för att nå målet.

Christina Eklööf Jerk Wiktorsson

Stockholm och i stort sett hela Mälardalens trafikflöde styrs från ett oansenligt hus på Kristinebergs slottsväg i centrala Stockholm. Den tidigare brandmannen Janne Jansson är en av enhetens 32 trafikledare.

ledeR tRafikenJanne

text: StEfaN Bratt Foto: HaSSE friDÉN

– 115, trafik Stockholm, kom. – 115, kom. – Säg till när du har plockat upp folket och närmar dig koppartunneln så lägger jag ut en hastighetsbegränsning. – ok, jag säger till, slut, kom. – klart slut.

timme föR timme

Trafikledaren Janne Jansson på Trafik Stockholm avslutar en av morgonens otaliga dialoger med Thomas Nilsson, som sitter i en Vägassistansbil placerad vid en av Stockholms mest trafikerade leder – Södra länken.

Stockholm och i stort sett hela Mälardalens trafikflöde styrs från ett oansenligt hus på Kristinebergs slottsväg i centrala Stockholm. Den tidigare brandmannen Janne Jansson är en av enhetens 32 trafikledare. Denna morgon har Janne sällskap av trafikledarna Carina Jonsson, Karolina Andgrim, Sezgin ”Sesse” Sahin samt driftingenjören Magnus Öström. morgontrafiken har startat och denna dag när I Trafik besöker Trafik Stockholms ledningscentral kommer det att bli förhållandevis lugnt under hela arbetspasset. – Det är just ovissheten om vad som väntar nästa minut som jag tycker är en del av charmen med jobbet. Ena dagen är det full fart från första minuten tills det är dags att gå hem, medan andra dagar lunkar på, säger Janne Jansson.

På Södra länken finns också två av centralens fyra särskilda understödsfordon utplacerade. Assistansbilarna arbetar med att få bort störningar i trafiken snabbt och effektivt. Fordonen är utrustade för att snabbt hjälpa till vid enklare haverier, bensinstopp och att undanröja hinder i trafiken.

Janne sköter med van hand anropen till bilarna som skickas på det ena uppdraget efter det andra. En bil har kokat på Essingeleden, en långtradare är stillastående på uppfarten till Eugeniatunneln.

Klockan är några minuter före sju och trafiken in mot centrum börjar tätna. På den 16 meter långa väggen med olika kamerabilder kan trafikledarna lägga ut information från någon av de ungefär 800 kameror som centralen har tillgång till. Merparten, cirka 450 av dessa, sitter i ett av Stockholms trafikhjärta, Södra länken.

06.30 Janne går på sitt pass. Morgontrafiken är redan i gång. 12.00 Brer en smörgås och äter om det finns tid. Har inga egentliga raster. 14.30 Janne går hem. är den enda på trafik stockholm som arbetar enbart dagpass.

Skulle det bli stopp på Södra länken är det Janne Jansson och hans kollegor som har mandat att inleda en evakuering.

dygnet runt under årets alla dagar finns minst ett par trafikledare i arbete med att leda trafik och styra trafikinformation i Stockholm samt Uppsala, Västmanlands, Örebro, Gotlands och Södermanlands län. Det innebär totalt 1 400 mil väg, varav 300 mil är i Stockholm. – För två år sedan övertog vi driftansvaret för trafikledningscentralen i Eskilstuna som samtidigt avvecklades och i höst kommer vi att överta trafikledningen i Östergötland, säger enhetschefen Mats Kjellman.

Klockan är nu fem över åtta och TV4 Stockholms trafikreporter, Peter Nygren, förbereder sin andra sändning denna morgon. Sändningens huvudbudskap den här gången blir kollektivtrafiken och främst tunnelbanans gröna linje, som haft problem under morgonrusningen. skulle det bli stopp i Södra länken eller någon annan tunnel är det Janne Jansson och hans kollegor som har mandat att inleda en evakuering. – Därför är vårt samarbete med blåljusmyndigheter oerhört viktigt och vi arbetar nu med att försöka få igång parallella processer för att minska störningstiden, till exempel att vi får inleda röjningsarbete efter en olycka under tiden som räddningstjänsten avslutar sin del, säger Mats Kjellman.

Janne Jansson visar med fingrarna på trafikledarnas kärnproblem. – Det tar så här lång tid att bygga upp en kö, säger han med ett avstånd på ett par centimeter mellan tummen och pekfingret. Sedan visar han med båda händerna ett avstånd på en halv meter. – Och det tar så här lång tid att få trafiken flytande igen.

Dygnet runt under årets alla dagar finns minst ett par trafikledare i arbete med att leda trafik och styra trafikinformation på totalt 1 400 mil väg.

»Därför är vårt samarbete med blåljusmyndigheter oerhört viktigt.«

Det är inget som undgår Trafik Stockholms övervakande ögon

Karolina Andgrim är en av trafikledarna som håller ett vakande öga på trafiken.

Trafik stockholm övervakar och leder trafiken på det statliga vägnätet i stockholm och flera av de angränsande länen. dygnet runt och året om. Trafikverket har fyra trafikledningscentraler i landet.

Trafik Stockholm ansvarar även för att aktuell trafikinformation når ut till trafikanter och övriga intressenter via radio, webb och mobila tjänster. Enheten hanterar också felanmälningar gällande gator, torg och parker för Stockholms stads räkning. essingeleden är en av landets mest trafikerade trafikleder med cirka 160 000 fordon som färdas på leden varje dag. Centralbron i centrala huvudstaden har en trafikfrekvens på cirka 119 000 fordon per dag.

större incidenter på någon av dessa leder får förödande konsekvenser i form av kilometerlånga köer, olyckor och höjda koldioxidutsläpp. Beräkningar utförda av en konsultfirma säger att stillastående fordon under rusningstid på Essingeleden kostar samhället och näringslivet cirka tio miljoner kronor per timme.

– därför spelar Trafik Stockholm en huvudroll i Stockholmstrafiken. Vårt syfte med verksamheten är att bidra till en säkrare och effektivare framkomlighet på våra vägar samt minskad miljöpåverkan, säger sektionschefen Mats Kjellman.

STEFAN BRATT

 många olika RolleR

Trafik stockholm har för närvarande 32 trafikledare, driftingenjörer och driftoperatörer. trafikledarna löser ett antal olika uppgifter; trafikinformation, trafikledning och trafikkommunikation, till exempel dialog med medias trafikinformationsredaktioner.

Varje vardagsmorgon sänder också tV4 Stockholm flera direktrapporter från trafikledningscentralen.

Driftledarna sköter driftövervakningen av vägtunnlar och övriga tekniska installationer inom vägområdet som till exempel el-, tele-, rör-, luft- och styrsystem samt pumpstationer. De tar även hand om inkomna larm och rapporterar felet till rätt entreprenör. tillsammans med trafikledarna fattar driftledaren beslut om stängning eller öppning av tunnlar. förutom i Stockholm har trafikverket trafikledningscentraler i Härnösand, Göteborg och kristianstad. trafik Stockholm drivs gemensamt av trafikverket och Stockholms stad.

 hjälpen kommeR fRån 800 kameRoR

Till sin hjälp har trafikledarna på trafik Stockholm ett antal tekniska övervakningssystem i form av kameror, sensorer och detektorer. Det finns cirka 800 övervakningskameror. trafikanterna själva, som via ett 020-nummer rapporterar in sina observationer direkt till centralen, utgör också en vital informationskälla.

Med systemens hjälp styr trafikledaren trafiken genom att till exempel sänka hastigheter, stänga av körfält eller informera om vägarbeten via informationstavlor.

De stationära kamerorna utnyttjar en avancerad teknik som läser in bilderna och ger larm när den inlästa bilden på något sätt bryter det förutbestämda mönstret i trafiken, exempelvis en stillastående bil. Då tjuter en signal i centralen.