Evaluación y seguimiento

Descripción de la guía

Para desarrollar la Guía de Retención de Personal es importante que se lleven a cabo diferentes fases de manera estructurada y organizada, de tal manera que se pueda completar todas adecuadamente, así lograr alcanzar el cumplimiento de los beneficios que la misma puede traer para la empresa. Es importante que cada una de las fases se adecue de acuerdo a las necesidades y a la situación de la empresa en donde se lleve a cabo. Las fases a implementar son las siguientes:

Creación del

equipo de responsabilidad o comité Se debe integrar el grupo de personas que conformará el comité, el cual estará encargado de llevar a cabo todas las fases que se involucran para la completación de la presente guía. Este aspecto se presenta con mayor detalle y amplitud en el apartado de Equipo de responsabilidad.

Planeación general del proceso de Retención de Personal El comité debe de estipular todos los procesos que se llevarán a cabo, es decir los que se desglosan a continuación, con su respectiva temporalidad. Es importante que este proceso quede documentado en una herramienta informática, la cual puede ser Word, Excel, Google Drive u otra herramienta que sea funcional para la

empresa.

Organización

Aplicación de la prueba inicial

Tabulación de la información Consiste en asignar las diferentes actividades, tareas y funciones a cada uno de los integrantes del comité, distribuyéndolos de manera estratégica a manera que todos puedan llevar a cabo cada responsabilidad asignada de forma eficiente y efectiva.

Involucra la aplicación de la Prueba de Retención de Personal, la cual se encuentra en el apartado de Criterios de Evaluación, con la finalidad de evaluar el estado de las diferentes estrategias de retención que se deben aplicar en la organización, así identificar los niveles en que se presentan las mismas de acuerdo a la percepción de los colaboradores.

Una vez se han aplicado las pruebas se procede a tabular mediante un sistema informático, como Excel u otro sistema, todos los datos recopilados, con el objetivo de establecer mediante datos numéricos el nivel o grado en el que se presenta cada una de las estrategias.

Análisis de la información y priorizar estrategias

Ejecuciónde estrategias

Monitoreo Luego se procede a realizar un análisis de los datos ya organizados y concisos que se establecieron en la tabulación, identificando cuales son las estrategias con un nivel bajo, nivel medio y nivel alto, para proceder a priorizarlas según el orden de importancia de las estrategias para la empresa organizándolas para dar inicio a tomar acción sobre las que presentan un nivel bajo, y luego proceder con las de nivel medio.

Gracias a que se tienen identificadas y organizadas las estrategias que son prioridad, se procede a dar inicio con las acciones pertinentes para mejorar o incrementar el estado de la estrategia a tratar. El desarrollo de las posibles estrategias se puede encontrar en el apartado de Estrategias de Retención de Personal.

Cada una de las fases debe ser controlada, verificando el cumplimiento adecuado de la misma, asegurando que se ejecute cada actividad y aspecto que se ha estipulado en la planeación.

Evaluación y seguimiento Por último, se debe aplicar nuevamente la Prueba de Retención de Personal, así poder identificar la funcionalidad de las acciones que se decidieron estipular para la mejora de las estrategias que se presentaban al inicio con niveles bajos y medios, la misma también se debe tabular y ejecutar el análisis pertinente. De esta manera, al obtener los resultados se procede a realizar las modificaciones que se ameriten para la mejora de las estrategias. Se requiere que como parte de este proceso de evaluación, se actualice y verifique el índice de rotación de personal, identificando si se presentó algún cambio, el mismo es recomendable que se restablezca entre 3 a 6 meses después de haber concluido la guía. Por otro lado, es importante que se le dé un constante seguimiento a todo el proceso ejecutado para que al terminar la aplicación de la Guía, los beneficios puedan mantenerse a largo plazo, es decir darle continuidad a cada estrategia que se desarrolló de manera permanente o ya sea modificándolas para su mejora.

Estrategias de Retención de Personal

La retención de personal dentro de las organizaciones se puede lograr mediante la aplicación y desarrollo de diversas estrategias que propicien que los colaboradores permanezcan dentro de ellas a largo plazo, generando en estos mayor motivación, compromiso y fidelización hacia la empresa, por lo que se procura que se mejore la calidad de vida laboral que experimentan. Las estrategias de retención de personal son las siguientes:

Mejorar el Clima Organizacional

El clima organizacional es un factor que tiene una gran influencia en la conducta de los colaboradores, es por ello que se debe asegurar que dentro de la empresa se procure mantener un estado óptimo del mismo, lo cual al lograr desarrollarlo podrá verse reflejado en el comportamiento de todos los empleados, fomentando que el mismo sea un entorno agradable para desempeñar las tareas y funciones del puesto que ocupan. Algunos de los factores a considerar para su desarrollo son los siguientes:  Ambiente físico (condiciones)  Estructura organizacional (jerarquías)  Relaciones interpersonales (vínculos y valores)  Motivación

 Liderazgo

Programa e implementación de Salarios Emocionales

Los salarios emocionales hacen referencia a aquellos beneficios otorgados a los empleados que no son de carácter económico, el mismo es un factor relevante que debe complementar el salario monetario, sin sustituir uno u otro. Los mismos generan mayor satisfacción, motivación, aumenta la fidelización y el compromiso, aumenta la eficiencia y eficacia de los colaboradores, así como también disminuye los índices de ausentismo y rotación de personal. Por esta razón es necesario contar con un programa de salarios emocionales, por lo que si se desea ampliar la información para su desarrollo se sugiere leer el Programa e Implementación de Salarios Emocionales, elaborado por la autora. Dentro de dichos salarios de puedan encontrar los siguientes para su aplicación:  Reconocimiento de trabajo: Reconocer el desempeño de la labor bien ejecutada de los colaboradores mediante acciones, palabras, medallas, diplomas, entre otros.  Home Office: Brindar la oportunidad a los empleados de trabajar dese su hogar.  Premiación por méritos y valores: Se reconocerá a aquellos colaboradores que destaquen en la aplicación de valores y en la ejecución de acciones positivas dentro de la organización.  Cumpleañero del mes: Reconocer y felicitar a los colaboradores en su mes y día de cumpleaños mediante un mural y correos.

Fomentar el Desarrollo Profesional

El desarrollo profesional es un aspecto que todo colaborador busca al laborar para una organización, siendo este un factor determinante para que el mismo prevalezca dentro de ella, es decir brindándoles a los empleados conocimientos, crecimiento laboral, generación y desarrollo de competencias, entre otros, con el objetivo de maximizar su talento y evolución. Algunas de las manera en que se puede fomentar el desarrollo profesional dentro de la empresa son los siguientes:  Plan de carrera

 Plan de sucesión

 Capacitaciones  Talleres

Brindar compensaciones justas

Gran porcentaje de los colaboradores pueden considerar este como uno de los factores más importantes, el ser remunerados adecuadamente de acuerdo a las responsabilidades, tareas y actividades que poseen dentro del puesto que ejecutan. Es por ello que se debe contar con una valuación óptima de los puestos que integran la empresa, así los colaboradores podrán percibir que son bien remunerados favoreciendo de tal manera en su productividad, satisfacción y motivación. Si ya se cuenta con un sistema de valuación es considerable que se actualice si no se ha realizado recientemente, sin embargo si carecen de un sistema de valuación a continuación se presentan algunos métodos, de los cuales se debe seleccionar uno de acuerdo a las necesidades y características de la empresa:

 Modelo de comparación de factores  Método de puntos  Modelo de alineación

 Modelo de grados predeterminados

Comunicación y escucha activa

Es de gran relevancia que el colaborador se sienta escuchado por parte de sus jefes directos y altos mandos, generando que sus ideas, aportaciones o conflictos sean de interés para ellos, brindándole atención a ello. De esta manera al ejecutarlo favorecerá y fomentará la comunicación bidireccional, así como también el involucramiento del empleado en la toma de decisiones, resolución de conflictos, entre otros aspectos. Algunos de los factores para desarrollar dicha estrategia en la empresa son:  Fomentar la tolerancia y empatía  Escuchar ideas de los colaboradores

 Prestar atención a lo que comunican los demás  Transmitir interés sobre opiniones, ideas y sugerencias  Evitar prejuicios

Canales de comunicación organizacional

Los canales de comunicación dentro de las empresas son herramientas determinantes, las cuales permiten que el empleado pueda expresar su sentir con el puesto que ocupa, así como también desarrollar la comunicación organizacional de manera constante, compartiendo la misión, visión,

objetivos y la filosofía organizacional con los colaboradores, lo cual incrementa considerablemente el sentido de pertenencia y la identificación con la empresa. Entre las actividades o acciones que se pueden desarrollar para ejecutar la estrategia de Canales de comunicación organizacional son:  Elaboración de encuestas o test de satisfacción respecto al puesto  Vallas y carteles que comuniquen la misión y visión de la empresa  Placas en las instalaciones de los valores empresariales  Envío de correos electrónicos con la actualización de la estrategia empresarial y objetivos  Compartir mediante boletines los logros obtenidos por la empresa

Jornada Médica

El realizar evaluaciones médicas a los empleados desarrolla una mayor percepción de valor y pertenencia de estos hacia la organización. Es por ello que de manera trimestral, llegarán dos días a la organización cierta cantidad de doctores que realizarán evaluaciones a los colaboradores que estén interesados en desarrollarse algún examen o evaluación, con el objetivo que estos puedan recibir resultados respecto al estado de salud que poseen para prevenir enfermedades o actuar sobre las que se diagnostiquen. Por otro lado, también se les podrá dar seguimiento respecto a aspectos diagnosticados con anterioridad, de tal manera que se pueda observar el progreso o cambios en la salud de los empleados. Entre las diferentes especialidades de los doctores están:

 Cardiología  Urología  Alergología  Dermatología  Endocrinología  Ginecología

Criterios de evaluación

Prueba de estrategias de retención de personal

La prueba tiene como objetivo principal identificar el nivel y estado de las estrategias de retención de personal, a partir de la percepción de los colaboradores de la organización, lo cual es elemental hacer de conocimiento para la empresa, y así poder tomar acción sobre aquellos temas que se determinen con un nivel bajo, para posteriormente poder ejecutar las estrategias que se consideren como prioridad y consecuentemente lograr una mayor retención del personal con el que se cuenta.

FICHA TÉCNICA

 Nombre del

instrumento:

Prueba de Estrategias de Retención de Personal

 Autor:

Claudia Lissette Amenabar Cuellar Identificar el nivel y estado de las estrategias de retención  Objetivo: de personal, a partir de la percepción de los colaboradores de la organización.  Aplicación: Individual o colectiva  Tiempo 30 a 35 minutos  Número de ítems: 20 ítems Evalúa las estrategias de retención de personal:

 Clima organizacional  Salarios emocionales  Desarrollo profesional  Compensaciones  Comunicación y escucha activa  Canales de comunicación organizacional

 ¿Qué mide?

 Reactivos  Clima organizacional: ítems 1,9,13  Salarios emocionales: ítems 5,11,20  Desarrollo profesional: ítems 2,8,12,19  Compensaciones: ítems 4,7,16  Comunicación y escucha activa: ítems 3,14,17,18  Canales de comunicación organizacional: ítems 6,10,15

 Valor de las escala de

interpretación

Todas las preguntas cuentan con cuatro opciones de respuesta, a las cuales les corresponde un valor determinado: Totalmente de acuerdo: 4 De acuerdo: 3 En desacuerdo: 2 Totalmente en desacuerdo: 1

PRUEBA DE ESTRATEGIAS DE RETENCIÓN DE PERSONAL

Empresa: Departamento:

Fecha: Evaluador:

INTRUCCIONES: A continuación, se le presentará una serie de frases, por lo que debe marcar con una x de bajo de la opción que se adecue a la percepción que tiene sobre la misma. Es importante hacer de su conocimiento que no hay respuestas correctas o erróneas, ya que se pretende conocer su opinión.

PREGUNTAS

1. El ambiente físico de la empresa le permite desempeñar sus tareas de manera óptima 2. La empresa brinda oportunidades de crecimiento laboral 3. Los superiores y jefes toman en cuenta sus ideas y aportaciones 4. El salario brindado por la empresa es el adecuado en función de las actividades y tareas que realiza 5. Le brindan beneficios no económicos a los colaboradores en la organización 6. Conoce la misión y visón de la organización en donde labora 7. Considera que el salario que le brinda la empresa es competitivo en relación al mercado laboral 8. Recibe capacitaciones y talleres que le permiten ampliar sus conocimientos para desempeñarse mejor 9. Dentro de la empresa se evidencia un liderazgo eficiente y adecuado por

Totalmente en desacuerdo

En desacuerdo

De acuerdo Totalmente de acuerdo

parte de los jefes y gerentes 10. Se dan a conocer constantemente los logros que se obtienen en la organización en general 11. Se le reconoce de manera activa al ejecutar un desempeño sobresaliente en sus tareas 12. La empresa le brinda oportunidades para aplicar sus habilidades, competencias y experiencia profesional 13. El entorno en donde ejecuta sus actividades laborales se fomentan valores y las buenas relaciones interpersonales 14. Dentro de la organización de fomenta la escucha activa entre los colaboradores 15. Se le brindan cuestionarios o encuestas para conocer su opinión sobre diferentes temáticas 16. La organización cuenta con un sistema de valuación de puestos para determinar los salarios 17. Los conflictos que se presentan se revuelven al discutirlos y comunicarse adecuadamente entre los involucrados 18. La empresa me brinda herramientas que permiten que se mantenga una comunicación fluida entre los colaboradores 19. La formación que le ha brindado la empresa es óptima para su crecimiento como profesional 20. La empresa le permite trabajar desde su casa de manera ocasional

Índice de Rotación de Personal

Una de las métricas más implementadas en la gestión humana, hace referencia al índice de rotación de personal. Este término, es decir la rotación de personal, implica el hecho que un colaborador ingrese a la empresa o se vaya es esta. Dicho índice permite que la organización identifique el porcentaje de colaboradores que la han abandonado dentro de un tiempo determinado. Es de gran importancia que se determine de manera constante, debido a que al presentarse un grado alto podría impactar negativamente en la empresa, como el poseer una deficiente retención del talento, costos elevados en procesos de reclutamiento y selección, entre otros, sin embargo al identificarlo a tiempo puede tomarse acción sobre ciertas estrategias o acciones que puedan hacerlo disminuir paulatinamente.

Para interpretar los resultados es importante tomar en cuenta que en el caso que el índice de rotación de personas sea positivo, implica que la organización está desarrollándose y se encuentra en crecimiento, por otro lado en el caso que el índice sea negativo, hace referencia a que la organización está decreciendo, involucrando inestabilidad. Es recomendable que para considerar como adecuado el índice, este debe estar entre 5% a 15%, en la situación de sobrepasar 15% implica un nivel alto, sin embargo al estar entre 0 a 5% en un nivel bajo, lo cual puede representar la poca expansión de la empresa.

Para calcular dicho índice se debe seguir la siguiente fórmula:

Personas contratadas – Personas despedidas y/o que renunciaron

Número inicial de empleados

Ejemplo de aplicación:

La empres Las Reliquias inició el año 2020 con 206 colaboradores. A lo largo del año se realizaron 16 nuevas contrataciones y renunciaron 30 colaboradores. ¿Cuál es el índice de rotación de personal?

Paso 1

Sustituir valores por los de la empresa

Personas contratadas – Personas despedidas y/o que renunciaron

Número inicial de empleados 16 – 30

206

Paso 2

Realizar la resta de la parte superior

16 –30

206

Paso 3

Realizar la división entre el número superior y e inferior -17

206

-17

206 = -0.0825

Paso 4

Convertir a porcentaje el resultado final

-0.0825 = -8.25% Índice de rotación de personal

Beneficios de la Guía

Se logra obtener costos más bajos respecto a los procesos de selección y contratación de personal.

Aumento y mejora de la productividad de los colaboradores de la empresa.

Mantiene y/o aumenta la motivación de los empleados de la organización.

Disminuye el grado de estrés dentro del ambiente laboral.

Mejora las relaciones laborales.

Disminuye notablemente los índices de rotación laboral.

Propicia el ahorro de los recursos de la organización, así como del tiempo.

Aumenta el sentido pertenencia de los colaboradores hacia la organización.

La empresa genera una buena reputación dentro del mercado laboral al retener al talento.

Se presenta una mayor lealtad y compromiso por parte de los empleados.

Se desarrolla un mejor y más agradable ambiente laboral.

Aumenta en gran porcentaje que en la empresa permanezca el talento humano.

Genera una mayor facilidad en lo referente a la toma de decisiones.

Conclusiones

La retención de personal es un proceso que debe considerarse en todas las organizaciones que pretenden mantener y cuidar el talento humano que poseen, el cual se desarrolla de manera estratégica, adaptándose y ajustando dicho proceso a las necesidades específicas de la organización.

La aplicación de la presente Guía de Retención de Personal dentro de una empresa traerá diversos beneficios como disminuir el índice de rotación de personal, permite ahorrar recursos tanto materiales como económicos, aumenta la motivación de los colaboradores, aumenta el sentido de pertenencia, mejora la productividad y alcance de objetivos empresariales, entre otros.

Existen diversas estrategias que permiten reforzar y mejorar la retención del personal en una empresa, las cuales al ejecutarlas mediante diferentes acciones, propician que la misma se generen o maximice, así consecuentemente se podrá evidenciar todas aquellas ventajas y beneficios que impactan de manera significativa para mantener a los colaboradores en la

empresa.

Recomendaciones

Es de gran relevancia llevar a cabo cada una de las fases de la Guía de Retención de Personal, de manera organizada y completa, entre las cuales se integran las siguientes: Creación de equipo de responsabilidad y comité, Planeación general del proceso de Retención de Personal, Organización, Aplicación de la prueba inicial, Tabulación de la información, Análisis de la información y priorizar estrategias, Ejecución de estrategias, Monitoreo y Evaluación y seguimiento, esto con el objetivo que posteriormente puedan observarse los beneficios que se establecieron al aplicarse la guía.

La Prueba de estrategias de retención de personal que se encuentra dentro de la presente guía, debe aplicarse previo a dar inicio del reforzamiento de las estrategias de retención de personal, debido a que esto puede ayudar a la empresa y a los interesados a identificar y priorizar las estrategias que ameritan una mayor atención para enfocarse en ellas, de tal manera que se desarrollen acciones pertinentes de acuerdo a las principales necesidades de la empresa, de tal manera que esto permita mantener dentro de la misma al talento humano. Por otro lado, también se debe aplicar al finalizar el reforzamiento de las estrategias o luego de un tiempo significativo, así identificar las mejoras y los beneficios que el reforzamiento de las estrategias y la Guía de Retención de Personal han generado en la empresa.

Se recomienda que la Guía de Retención de Personal se aplique de manera que sea una acción preventiva o correctiva, de acuerdo a la situación de la empresa adecuando y respetando las necesidades que se presenten dentro de sus

circunstancias específicas para mejorar la retención o generarla dentro de estas.

El índice de rotación de personal debe aplicarse en la empresa frecuentemente, lo cual permitirá corroborar que el mismo se mantenga en un estado óptimo, también así poder identificar si es necesario tomar ciertas acciones para alcanzar una reducción de la magnitud de este dentro de la organización.

Flujograma

Anexos

Inicio Fase 1 Fase 2 Fase 3

Fase 6 Fase 5 Fase 4

Fase 7 Fase 8 Fase 9 Fin

Cronograma

5° mes Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Formato de Prueba de Estrategias de retención de personal

PRUEBA DE ESTRATEGIAS DE RETENCIÓN DE PERSONAL

Empresa: Departamento:

Fecha: Evaluador:

INTRUCCIONES: A continuación, se le presentará una serie de frases, por lo que debe marcar con una x de bajo de la opción que se adecue a la percepción que tiene sobre la misma. Es importante hacer de su conocimiento que no hay respuestas correctas o erróneas, ya que se pretende conocer su opinión.

PREGUNTAS

1. El ambiente físico de la empresa le permite desempeñar sus tareas de manera óptima 2. La empresa brinda oportunidades de crecimiento laboral 3. Los superiores y jefes toman en cuenta sus ideas y aportaciones 4. El salario brindado por la empresa es el adecuado en función de las actividades y tareas que realiza 5. Le brindan beneficios no económicos a los colaboradores en la organización 6. Conoce la misión y visón de la organización en donde labora 7. Considera que el salario que le brinda la empresa es competitivo en relación al mercado laboral 8. Recibe capacitaciones y talleres que le permiten ampliar sus conocimientos

Totalmente en desacuerdo

En desacuerdo

De acuerdo Totalmente de acuerdo

para desempeñarse mejor 9. Dentro de la empresa se evidencia un liderazgo eficiente y adecuado por parte de los jefes y gerentes 10. Se dan a conocer constantemente los logros que se obtienen en la organización en general 11. Se le reconoce de manera activa al ejecutar un desempeño sobresaliente en sus tareas 12. La empresa le brinda oportunidades para aplicar sus habilidades, competencias y experiencia profesional 13. El entorno en donde ejecuta sus actividades laborales se fomentan valores y las buenas relaciones interpersonales 14. Dentro de la organización de fomenta la escucha activa entre los colaboradores 15. Se le brindan cuestionarios o encuestas para conocer su opinión sobre diferentes temáticas 16. La organización cuenta con un sistema de valuación de puestos para determinar los salarios 17. Los conflictos que se presentan se revuelven al discutirlos y comunicarse adecuadamente entre los involucrados 18. La empresa me brinda herramientas que permiten que se mantenga una comunicación fluida entre los colaboradores 19. La formación que le ha brindado la empresa es óptima para su crecimiento como profesional 20. La empresa le permite trabajar desde su casa de manera ocasional

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