GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
JUAN CARLOS ACEVEDO RAMOS MARÍA DEL SOCORRO OCAMPO DAZA CLAUDIA EUGENIA VACCA VARGAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Armenia 2015
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ACTIVIDAD TEMÁTICA 7: EXPLICACIÓN HERRAMIENTA SELECCIONADA
JUAN CARLOS ACEVEDO RAMOS MARÍA DEL SOCORRO OCAMPO DAZA CLAUDIA EUGENIA VACCA VARGAS
Tutor DIDIER MAURICIO HURTADO COLLAZOS GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS GRUPO 06
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Armenia 2015
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INTRODUCCIÓN
Con la realización de este trabajo se pretende que los estudiantes de Ciencias de la
Información,
la
documentación
conocimiento acerca de la forma de
bibliotecología
y
archivística,
tengan
implementación de nuevos métodos de
Gestionar los Documentos en forma rápida y segura, que facilite el trámite, administración
y
conservación
de
los
documentos,
en
las
diferentes
organizaciones en que se puedan desarrollar estas funciones.
Por otra parte es importante conocer y manejar conceptos generales sobre la gestión documental a través de los medios electrónicos; explorando y analizando sus ventajas, desventajas, propiedades y particularidades sobre este proceso que busca mejorar la aplicación archivística en las entidades tanto públicas como privadas.
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OBJETIVOS
General
Definir, explorar y aplicar desde lo práctico-teórico las especialidades que ofrece un instrumento para un S.I. como VISIO aplicado a BPM, generando empatía con el software para que la empresa u organización o Unidad de Información que lo emplee logra resultados rápidos y confiables.
Específicos
Conocer qué es y cómo funciona VISIO como software amigable para la creación de diagramas y dibujos vectoriales en un ambiente de trabajo ejecutivo, académico o de flujo de información constante. Describir las características principales de VISIO aplicado a BPM. Conocer algunos ejemplos de modelos de procesos en negocios donde Microsoft VISIO pueda aplicarse a BPM
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Microsoft Visio es un software de dibujo vectorial Windows. Microsoft compró la compañía Visio en el año 2000.
para Microsoft
Las herramientas que lo componen permiten realizar diagramas de oficinas, diagramas de bases de datos, diagramas de flujo de programas, UML, y más, que permiten iniciar al usuario en los lenguajes de programación.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE VISIO
Simplifica y comunica información compleja con diagramas vinculados a los datos que se puede crear en tan solo unos clics. Visio simplifica la creación de diagramas. Visio ayuda a trabajar visualmente, ya sea capturando rápidamente un diagrama de flujo que surgió a raíz de una lluvia de ideas en una pizarra, asignando una red de TI, creando un organigrama, documentando un proceso empresarial o dibujando un plano de planta. Crea diagramas profesionales rápidamente Empieza a usar Visio fácilmente con un conjunto seleccionado de diagramas iniciales prediseñados, así como trucos y consejos contextuales. Aprovecha las plantillas actualizadas y las miles de formas que cumplen los estándares de la industria, incluyendo el cumplimiento del Lenguaje Unificado de Modelado (UML) 2.4, Business Process Model y Notation (BPMN) 2.0 y del Instituto de Ingeniería Eléctrica y Electrónica (IEEE). Usa elegantes formas para aumentar la productividad y saca provecho de los nuevos temas y efectos para personalizar y completar de forma más rápida diagramas que parezcan profesionales.
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1. ANIMA DIAGRAMAS CON LA VINCULACIÓN DE DATOS
Conecta los datos a la visualización de una estructura organizativa, a una red de TI, a una planta industrial, o a procesos empresariales complejos para captar el rendimiento de un vistazo.
Las formas de Visio pueden vincularse a múltiples orígenes de datos, como Microsoft Excel, Microsoft Excel Services, Active Directory, Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Azure, and Microsoft SharePoint Lists y los Servicios de conectividad empresarial.
Usa los gráficos de datos como los iconos, los colores y el texto para simplificar y mejorar la visualización de la información compleja.
Aprovecha la nueva conectividad en un paso con las tablas de Excel e intercambia los gráficos de datos según tus preferencias con tan solo un clic.
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2. COMUNICA CON UNA VERSIÓ REAL DE FORMA VISUAL
2. COMUNICA CON UNA VERSIÓN REAL DE FORMA VISUAL
Comunica y comparte el diagrama de flujo, escala de tiempo, mapas de proceso, estructura organizativa, arquitectura de TI, o el plano de planta en la empresa a través de un explorador con los Servicios de Visio en Office 365 o SharePoint.
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A medida que se actualizan los datos subyacentes, el diagrama se actualiza en el explorador.
Trabaja al mismo tiempo en el mismo diagrama y consulta fácilmente los comentarios de los revisores (tanto en Visio como en Servicios de Visio).
Diagramas seguros con la Administración de Derechos de Información (IRM), protección ante la pérdida de datos (DLP) y autenticación multifactor.
Microsoft Visio Standard 2016 es una plataforma de diagramación poderosa que cuenta con sofisticadas galerías de símbolos integradas. Te ayuda a simplificar la información compleja por medio de diagramas sencillos y fáciles de comprender. Visio Standard incluye galerías de símbolos para diagramas empresariales, diagramas básicos de red, organigramas, diagramas de flujo básicos y diagramas generales de usos múltiples. $749.999,00
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EJEMPLO DE MODELACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO EN MICROSOFT VISIO BAJO ESTÁNDAR BPMN
El primer paso para realizar la modelación es crear un nuevo archivo en Microsoft Visio, especificando que el diagrama a desarrollar está bajo el estándar BPMN.
La configuración seleccionada habilita las siguientes funcionalidades:
1. Menú de procesos: Representa todas las funciones asociadas al estándar PMN: Adición de nivel, exportar a XML, atributos, validación, entre otros.
2. Barra de Herramienta: Presenta las funciones más utilizadas en el menú de procesos.
3. Panorámica y Zoom: Facilita el desplazamiento por el proceso.
4. Formas: Presenta los elementos definidos por el estándar BPMN, los cuales son utilizados para realizar el diagrama de proceso.
5. Área de trabajo: Allí se desplazan las formas para consolidar el diagrama de flujo.
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Luego, se procede a realizar el diagrama de flujo. Se desplazan los elementos al 谩rea de trabajo y se define el tipo de objeto de flujo. La definici贸n del tipo de objeto se puede realizar de tres formas:
Hacer clic derecho sobre el elemento y seleccionar la condici贸n de inicio Trigger. Ej: evento.
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Los tipos de Trigger soportados por el Sistema de Gestión de Procesos para los eventos son: None, Message, Timer y Link.
Seleccionar el elemento y hacer click en el vínculo que aparece en la esquina inferior derecha. Luego, seleccionar el tipo de elemento. Ej: actividad.
Los tipos de Gateway Type soportados por el Sistema de Gestión de Procesos para los Gateway son: Exclusive, Inclusive, Complex y Paralela.
Para editar el nombre de cada elemento se debe dar doble clic sobre este, o bien se selecciona el objeto y se oprime F2.
Los pasos descritos anteriormente se repiten hasta consolidar el diagrama. Luego, se procede a validar que el diagrama cumpla con el estándar.
Basta con hacer clic en el botón de validate de la barra de herramientas de Process.
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El resultado de esta validación genera un reporte ToDo List, donde se especifica el detalle de los errores. Estos son los tipos de violaciones que se pueden presentar en un diagrama de proceso:
Error: violaciones inequívocas de la sintaxis de BPMN. Información: recomendación acerca de las reglas del estándar BPMN
Advertencias: pueden considerarse como violaciones de la sintaxis BPMN.
Adicionar nivel (Subprocesos)
En caso de que se requiera adicionar un nuevo nivel en el proceso, se utilizan los subprocesos. Los pasos para realizarlo son:
1. Desplazar un subproceso colapsado sobre el proceso.
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2. Adicionar un nivel en el proceso. Se da clic en el icono de adicionar nivel, que se encuentra en la barra de herramientas de process. Despu茅s se coloca el nombre del subproceso, y clic en OK.
Asociar subproceso al nivel de proceso. Seleccionar el subproceso con clic derecho, y elegir la opci贸n de Attach Process Level. Luego, elegir el nivel que se cre贸 previamente, y clic en OK.
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La asociación garantiza que en la ejecución del proceso se ingresará a ese nuevo nivel de detalle, y se ejecutarán las tareas inmersas dentro del subproceso. Cabe destacar que los subprocesos tienen un evento de inicio y uno de fin, y las tareas que están dentro de este nivel son asociadas al rol donde está el subproceso colapsado. En este caso, no es necesario declarar el lane dentro del subproceso.
RESUMEN
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FORMAS EN VISIO Los diagramas creados con Visio se basan en una variedad de formas para transmitir mensajes específicos. Con el fin de crear diagramas de flujo de manera efectiva, usted necesita aprender lo que significan las formas de uso común y para lo que se utilizan FORMA
SIGNIFICADO Esta forma se conoce como un proceso y se utiliza con bastante frecuencia dentro de la mayoría de los diagramas de flujo.
El terminador se utiliza en el primero y último paso de cada proceso.
La forma Decisión indica un punto en el que el resultado de la decisión dicta el siguiente paso. Aunque puede haber varios resultados, la mayoría de los diagramas de flujo básicos tienen solamente un sí o un no de resultado y el proceso continúa basado en dicha decisión. La forma del documento representa un paso que da lugar a un documento como un informe.
La forma de datos indica que la información está entrando o saliendo del proceso. A veces también se conoce como la forma de entrada/salida, ya que también puede ser usada para representar los materiales.
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CONCLUSIÓN
El mundo de las nuevas tecnologías nos permite avanzar muy rápido en herramientas que ayuden a mejorar la productividad de una empresa o de una institución.
Aquí los diferentes instrumentos con que cuentan dichas organizaciones es amplia, variada en modelos y costos, y por supuesto en efectividad.
Como lo hemos aprendido a lo largo del bloque temático sobre Gestión de Documentos Electrónicos, la suma de muchos mecanismos en los S.I. permite que las empresas se hagan cada vez más competitivas y más sólidas a la hora de ofertar sus servicios. Indudablemente hemos visto que herramientas como VISO permiten que se pueda Trabajar como “un equipo para crear y compartir fácilmente diagramas profesionales que simplifican información compleja”
Este trabajo de uso y aplicación de ISO EN BMP es un ejercicio que nos da más y más temas de interés para consolidar no solo un conocimiento teórico sino práctico para nuestro futuro como Profesionales de la Información.
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WEBGRAFÍA
Conceptos básicos de la diagramación de BPMN. (s.f.). Recuperado el 21 de 09 de 2015, de https://support.office.com/es-ar/article/Conceptosb%C3%A1sicos-de-la-diagramaci%C3%B3n-de-BPMN-393e3f0b-3c8740e7-8d40-de6208a7bd71?CorrelationId=c9173b9c-9f24-44ca-b00b4ca92bb443b5&ui=es-ES&rs=es-AR&ad=AR Manual de diagramación de procesos bajo estándar BPMN. (s.f.). Recuperado el 22 de 09 de 2015, de file:///C:/Users/Usuario/Downloads/Manual%20de%20Diagramacion%20de %20Procesos%20Bajo%20Estandar%20BPMN%20(2).pdf Piraquive, F. N. (s.f.). Gestión de Procesos de negocio BPM (Business Process Management), TICs y crecimiento empresarial. Recuperado el 20 de 09 de 2015, de http://www.urosario.edu.co/urosario_files/72/723d0023-7cb6-446d8474-d4f2c91ca10f.pdf Sistema de Gestión de Procesos. Manual de diagramación de procesos bajo estándar BPMN. (s.f.). Recuperado el 21 de 09 de 2015, de file:///C:/Users/Usuario/Downloads/Manual%20de%20Diagramacion%20de %20Procesos%20Bajo%20Estandar%20BPMN%20(2).pdf
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