M553 by Consejo nacional De Áreas Protegidas

Sistema de contabilidad empresarial Unidades de Manejo Forestal Certificadas (SCONEF)

Fundaci贸n Naturaleza para la Vida

Serie t茅cnica #2

Esta publicación es parte del trabajo de WWF Centroamérica para fomentar el cumplimiento de las precondiciones y condiciones de la certificación forestal independiente, según los Principios y Criterios del FSC en las concesiones forestales comunitarias de Petén, Guatemala. El proceso de elaboración técnica ha sido responsabilidad del Fondo Mundial para la Naturaleza (WWF Centroamérica), con el apoyo financiero y técnico de: • Proyecto de Manejo Forestal y Certificación Comunitaria de WWF Bolivia con fondos de la Agencia Sueca para el Desarrollo (ASDI). • Alianza entre el Banco Mundial y WWF para la Conservación y Uso Sostenible de los Bosques. • Fundación Naturaleza para la Vida (NPV). • El Componente de Áreas Protegidas y Mercadeo Ambiental (APM) del Programa Ambiental Regional para Centroamérica (PROARCA). Este es un proyecto de la Comisión Centroamericana de Ambiente y Desarrollo (CCAD), financiado por la Agencia Internacional para el Desarrollo de los Estados Unidos (USAID) y ejecutado por The Nature Conservancy (TNC), Fondo Mundial para la Naturaleza (WWF) y la Alianza para Bosques (RA). Las propuestas e ideas presentadas no necesariamente son las de las instituciones patrocinadoras, ni representan sus políticas oficiales.

Producción: Cinthya Flores y Laura Sequeira Departamento de Comunicaciones WWF Centroamérica Fondo Mundial para la Naturaleza Teléfono: +506 234 8434 Fax: +506 253 4927 Email: info@wwfca.org Apartado postal: 629-2350 San Francisco de Dos Ríos, Costa Rica. Website: www.wwfca.org Diseño e ilustraciones: Rafael Esquivel Salgado Edición: Elizabeth Mora Fotografías: Ezequiel Becerra Arturo Sosa Peter Rockstroh Steve Gretzinger

Esta publicación cuenta con el apoyo de la Oficina Regional para el Desarrollo Sostenible, División para Latinomérica y el Caribe de la Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos (USAID), y The Nature Conservancy, bajo los términos del Acuerdo de Donación No. 596-A-00-01-00116-00. La opinión expresada aquí es la de sus autores y no necesariamente refleja el punto de vista de USAID.

Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no implican, de parte de las instituciones patrocinadoras, juicio alguno sobre la condición jurídica de países, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni de la delimitación de sus fronteras o límites.

Como un aporte a nuestra inquietud por la conservación de la naturaleza, WWF Centroamérica ha seleccionado para esta publicación papel Kimberly el cual es libre de cloro elemental, y cuenta con un 35% de papel ecológico, 15% de fibra post consumidor y 25% de algodón.

CONTENIDO Sobre Proarca/APM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Prólogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Agradecimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1. Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2. Puntos básicos del SCONEF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.1 Objetivos del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.2 Importancia del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.2.1 Importancia del monitoreo financiero . . . . . . . . . . . 11 2.3 Creacion del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3. Instrumentos básicos para el monitoreo administrativo financiero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3.1 Conceptos básicos de finanzas y contabilidad . . . . . . . 15 3.2 Manual de Ejecución Presupuestaria . . . . . . . . . . . . . . 17 3.3 Formato para una base de datos computarizada . . . . 18 3.4 Estados financieros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.5 Flujo de caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 4. Conclusiones y recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

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5. Anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Cuadro 1. Rubros del Manual de Ejecución Presupuestaria . 23 Cuadro 2. Ejercicio práctico para el uso del formato . . . . . . 24 Cuadro 3. Tabla Dinámica General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Cuadro 4. Tabla dinámica por sección, actividad y rubro. . . 31 Cuadro 5. Tabla dinámica por sección y actividad para madera aserrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Cuadro 6. Tabla dinámica por sección y actividad para madera en troza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Cuadro 7. Tabla dinámica por rubros . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Cuadro 8. Tabla dinámica de ingresos. . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Cuadro 9. Estados financieros (estado de resultados) . . . . . . 35 Cuadro 10. Estados financieros (balance general) . . . . . . . . 35 Cuadro 11. Flujo de caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Cuadro 12. Especies arbóreas maderables. . . . . . . . . . . . . . . 37

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PROARCA/APM es una iniciativa de cinco años de la CCAD asistida por la Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos (USAID). Ejecutada por TNC, WWF y Rainforest Alliance. Su objetivo es contribuir al manejo mejorado en el Corredor Biológico Mesoamericano (CBM), para lo cual se enfoca en dos componentes: Resultado Intermedio 1 (IR1): Mejoramiento de la gestión en áreas protegidas. Comprende tres campos de acción: 1) El desarrollo de alianzas efectivas para la gestión en áreas protegidas (marco legal, fortalecimiento de gobiernos, ONGs, y comunidades). 2) El mejoramiento de la gestión financiera en áreas protegidas. (planificación y aumento de la inversión). 3) La aplicación de mejores prácticas de manejo. (planificación ecorregional, efectividad de manejo y monitoreo biológico). Resultado Intermedio 2 (IR2): Mercadeo ambiental de productos y servicios “amigables” con el ambiente. Comprende los siguientes campos de acción: forestería, agricultura, turismo sostenible y productos marinos costeros. Estos constan de dos subcomponentes: 1) El incremento de la disponibilidad de productos certificados (divulgación y aumento de las capacidades regionales). 2) Las alianzas efectivas para la comercialización de productos y servicios certificados (divulgación de información sobre la oferta y demanda, metodologías para la certificación y sistemas de acreditación). El proyecto se focaliza en cuatro áreas consideradas como paisajes funcionales claves dentro del CBM, y que son prioritarias del Convenio de Biodiversidad de Centroamérica: Golfo de Honduras (Belice, Guatemala, Honduras) Golfo de Fonseca (El Salvador, Honduras, Nicaragua) La Mosquitia (Honduras y Nicaragua) Amistad—Cahuita—Río Cañas (Costa Rica, Panamá) Los trabajos sobre los paisajes funcionales desarrollados por PROARCA / APM servirán de casos para sistematizar métodos y experiencias y, así, contribuir al desarrollo de políticas regionales.

PRÓLOGO El proceso de certificación forestal independiente por el FSC en las concesiones forestales de la Reserva de la Biosfera Maya en Guatemala se inició en 1998. El sistema del FSC cumple con los principios básicos de transparencia, independencia, balance entre sectores, estándares globales y cadena de custodia sobre el origen de la materia prima utilizada en el producto maderable que son indispensables para asegurar una certificación forestal confiable. Aunque existen otros sistemas de certificación que cumplen con algunos de estos requisitos, el sistema FSC es el único que se ha aplicado en Centroamérica y por ende, representa la base del siquiente trabajo. Desde entonces, diversas organizaciones no gubernamentales han jugado un papel protagónico en la asesoría a los grupos comunitarios. Tal asesoría se ha enfocado en aspectos contables y financieros, así como en los componentes técnico, legal y social. En la parte financiera, la asesoría pretende que las concesiones logren cumplir con los estándares requeridos por la administración forestal y por la legislación nacional en materia fiscal. Todos estos esfuerzos forman parte de las acciones para alcanzar la sostenibilidad en el manejo de los recursos forestales, bajo un contexto empresarial y gerencial comunitario.

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Para que estas comunidades mantengan un control efectivo del flujo de gastos e ingresos en la administración de las unidades de manejo, se pensó que lo más conveniente era unificar los sistemas de contabilidad empresarial. Este esfuerzo forma parte de la colaboración entre WWF y la Fundación Naturaleza para la Vida, enmarcada dentro del convenio cooperativo No. VG-57 financiado por el gobierno sueco a través del proyecto “Comunidades y Certificación” administrado por el WWF Bolivia, el cual fue firmado por ambas organizaciones en enero del 2001 para apoyar al Proyecto de la Biosfera Maya. Este manual es un producto del componente “Resolviendo condicionantes para la certificación forestal en Petén, Guatemala”, el cual busca fomentar el cumplimiento de las precondiciones y condiciones establecidas por el ente certificador en siete unidades

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de manejo dentro de la RBM, las cuales cubren un área aproximada de 332.895 ha de bosque tropical. De la unificación mencionada surgió el Sistema de Contabilidad Empresarial para Unidades de Manejo Forestal Certificadas (SCONEF), el cual es una herramienta práctica de gerencia administrativa y financiera para el monitoreo en las unidades de manejo forestal comunitario certificadas en la RMB. La herramienta está formada por un Manual de Ejecución Presupuestaria y los formatos correspondientes para el procesamiento de la información contable y los reportes financieros por secciones, actividades y rubros principales. SCONEF se desarrolló en colaboración con el Consejo Nacional de Áreas Protegidas (CONAP), la Asociación de Comunidades Forestales de Petén (ACOFOP), luego utilizado y validado por el Proyecto BIOFOR de Chemonics, que brinda asesoría técnica y regencia a las concesiones forestales de Petén. Nos complace saber que el SCONEF ha sido aprobado por parte del gobierno guatemalteco, a través de CONAP, como la herramienta técnica oficial para la contabilidad en las concesiones forestales. También, la aplicación de este mismo instrumento por parte de los asesores en la región (ahora en forma incipiente en Nicaragua y Honduras) demuestra su versatilidad y utilidad. Se espera que otras iniciativas de manejo forestal en Centroamérica puedan aplicar esta herramienta a fin de ordenar los aspectos contables y financieros, ya que estos constituyen la base para el desarrollo empresarial de las comunidades vinculadas al manejo técnico y sostenible de los recursos forestales, las iniciativas de conservación y comercio forestal.

Steve Gretzinger Director Forestal WWF Centroamérica

Mauro Salazar Asesor Forestal Regional WWF Centroamérica

AGRADECIMIENTOS El presente manual se elaboró con el fin de fortalecer las acciones del manejo forestal sostenible en las concesiones forestales de Petén, Guatemala. Se agradece la participación de las instituciones y profesionales que brindaron sus aportes, sugerencias y comentarios para elaborar y perfeccionar la herramienta. De manera particular, se agradece a la Concesión de Uaxactún, la cual gentilmente ofreció la información financiera correspondiente a la planificación del Plan Operativo Anual 2001, para incluirla en el ejercicio práctico. A los concesionarios y concesionarias, quienes con su esfuerzo han demostrado que el manejo técnico y sostenible de los bosques es posible, cambiando el paradigma de la agricultura de tumba y quema hacia esquemas empresariales comunitarios, los cuales constituyen una estrategia efectiva de conservación. Al Consejo Nacional de Áreas Protegidas (CONAP), por su apoyo técnico y por facilitar información relativa a los flujos de madera. A Nils Häger de WWF Bolivia, por entender como la resolución de condicionantes en operaciones forestales ya certificadas en Guatemala podría servir en otros países de América Latina. Al Gobierno Sueco por su financiamiento a través del proyecto “Comunidades y Certificación” administrado por WWF Bolivia. A la Agencia Internacional para el Desarrollo de los Estados Unidos (USAID), sin cuyo apoyo financiero las iniciativas de manejo forestal sostenible en Petén, Guatemala, nunca hubieran sido posibles. SISTEMA DE CON TA BI

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INTRODUCCIÓN

El departamento de Petén ocupa la parte norte de la República de Guatemala, y tiene una superficie de 35.854 km2 (3.585.400 ha); o sea, aproximadamente un tercio del territorio del país. Esta es la región con el mayor remanente de bosque tropical en el país. En 1990, el Congreso de la República de Guatemala, a través del Decreto 5-90, aprobó la creación de la Reserva de la Biosfera Maya (RBM) con una superficie de 2,1 millones de hectáreas en territorio estatal. Esta declaración permitió definir tres categorías principales de manejo dentro de la RBM: la Zona Núcleo, que incluye parques nacionales y reservas de protección estricta; la Zona de Usos Múltiples, donde se han otorgado concesiones comunitarias e industriales y la Zona de Amortiguamiento, una franja de 15 km que sirve de protección a la RBM. Esta considerable área de bosque tropical constituye hasta la fecha la mayor reserva de Centroamérica. Las maderas finas han sido históricamente el principal producto de esta vasta región forestal: el cedro (Cedrela odorata) y la caoba (Swietenia macrophylla) han sido extensamente extraídas; aunque también varios productos no maderables, como la resina del chicozapote (Manilkara spp), las palmas de xate (Chamaedorea spp) y la pimienta (Pimenta doica) se vienen explotando desde mucho tiempo.

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Las concesiones forestales se establecieron como estrategia de conservación y co-administración para el manejo racional de los recursos forestales. En total, se han concesionado 13 unidades a grupos comunitarios y dos unidades industriales. Según las leyes nacionales, todas las concesiones tienen el compromiso de obtener la certificación del FSC dentro de los primeros tres años de operación, ya que dicha certificación garantiza el buen manejo forestal y las áreas forestales pertenecen al estado como dominio público. Las relaciones de organización, el acompañamiento técnico y la capacitación continua en aspectos técnicos y

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administrativos han permitido consolidar el proceso hasta la conformación de empresas forestales comunitarias con visión empresarial. El proceso de certificación cobró auge a partir de 1998, cuando se evaluaron las primeras tres unidades de manejo en la Zona de Uso Múltiple y dos Cooperativas en la Zona de Amortiguamiento de la RBM. Esas unidades eran: San Miguel La Palotada y La Pasadita (municipio de San Andrés), Río Chanchich (municipio de Melchor de Mencos), Bethel y La Técnica Agropecuaria (municipio de La Libertad). Tanto las prácticas de manejo (planificación, aprovechamiento, industrialización y mercadeo de productos), como el proceso de certificación demandan la aplicación de criterios y herramientas administrativas y financieras que permitan determinar la eficiencia de las actividades en aras de la sostenibilidad. Una de las herramientas determinantes para garantizar el flujo de capital con márgenes de utilidad positiva es la implementación de un buen sistema de contabilidad y gerencia administrativa. Este manual se elaboró con el fin de coadyuvar en estos esfuerzos dentro del contexto empresarial y de ofrecer orientación y capacitación a los comunitarios en las prácticas de gerencia administrativa.

Se pretende que con la unificación e implementación del Sistema de Contabilidad Empresarial para Unidades de Manejo Forestal Certificadas se uniformicen los sistemas contables y financieros de las empresas comunitarias, para que logren mantener el certificado FSC y cumplir con las obligaciones fiscales. Es responsabilidad del CONAP oficializar la aplicación de la herramienta entre las instancias directamente involucradas en la coadministración de los recursos forestales de la RBM.

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Con ello se espera que las organizaciones comunitarias puedan conocer, con anticipación y certeza, los costos reales de sus actividades y establezcan un Plan de Inversiones consecuentes. Adicionalmente, y como resultado directo de la aplicación de la herramienta, se espera que los productores estén en una mejor posición para negociar los precios de su madera y alcanzar la sostenibilidad de sus operaciones.

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PUNTOS BÁSICOS DEL SCONEF

El diseño del sistema se inició con la determinación de los costos reales de la planificación forestal, aprovechamiento, transformación, pago de impuestos y otros gastos generales, dentro de un contexto de ordenamiento contable y financiero. 2.1 Objetivos del sistema

• Aplicar • •

los conceptos contables y financieros en las operaciones forestales, a fin de alcanzar su eficiencia administrativa en busca de la sostenibilidad y consolidación de las empresas forestales comunitarias. Elaborar una herramienta contable que permita sistematizar toda la información financiera relativa a las operaciones de manejo forestal (planificación, aprovechamiento, transformación y comercialización). Cumplir con las regulaciones nacionales en materia contable y fiscal, así como los principios genéricos de la certificación del FSC en materia económica y financiera.

2.2 Importancia del sistema 2.2.1 Importancia del monitoreo financiero Los siguientes aspectos constituyen elementos determinantes para la aplicación de esta herramienta:

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•

aumentar la carga de trabajo en manos de las juntas directivas de las empresas forestales comunitarias, estas se han visto obligadas a delegar en un gerente su ejecución, pues de lo contrario no se pueden desempeñar de manera eficiente. La devaluación y la inflación de la moneda ha causado problemas que demandan de una mayor eficiencia administrativa. Por ejemplo, el incremento de los costos, la escasez de financiamiento, altas tasas de interés, reducción y

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• • • • •

encarecimiento de créditos y problemas contables, demandan un mejor sistema contable y administrativo. Los controles del gobierno han aumentado y las políticas fiscales están en constante modificación. El aumento de la competencia en el mercado tiende a disminuir los márgenes de utilidad. Los sistemas de información (Internet, por ejemplo) se han desarrollado considerablemente, lo cual facilita el uso eficiente y un mejor control de los recursos financieros. Los costos en efectivo y no en efectivo, las depreciaciones y amortizaciones son parte del costo general de la producción, por lo que deben registrarse y considerarse en el análisis general de un ejercicio financiero. Los estados financieros son la principal herramienta que la sociedad civil tiene para la toma de decisiones financieras.

2.3 Creación del sistema La información para el desarrollo de esta herramienta se obtuvo a partir de un proceso participativo y de consulta a través de entrevistas, encuestas, talleres y análisis de gabinete. Se visitó y entrevistó personalmente a los miembros de las juntas directivas de las Sociedades Civiles, Asociaciones y Cooperativas que poseen concesiones en la RBM, con el fin de conocer sus experiencias en cuanto a la aplicación de herramientas contables y financieras. Con base en los resultados de esas entrevistas, se determinaron los vacíos y fallas de sus sistemas contables, se revisaron los flujos de caja y las herramientas contables que utilizan las diferentes organizaciones. La mayoría de las unidades evaluadas pusieron a disposición su información administrativa y financiera, la cual básicamente consiste de un libro de banco, chequeras y ‘vouchers’. En muy pocos casos se tuvo acceso a una base electrónica de datos. Las herramientas empleadas, en su mayoría con deficiencias, constituyen la información básica que se utiliza para preparar los informes mensuales para la Junta Directiva de cada organización.

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La mayoría de las empresas comunitarias no cuentan con un sistema que permita clasificar los gastos e ingresos por actividad o rubro presupuestario, ni tampoco siguen las definiciones del Manual de Ejecución Presupuestaria. Algunas llevan su control de gastos en la chequera misma, y los gastos dentro de la comunidad los registran como recibos simples. Todas las empresas han sido 12

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inscritas ante el Sistema de Administración Tributaria de Guatemala (SAT), donde declaran los impuestos derivados de la compra y venta de insumos utilizados en las operaciones forestales. Para esta actividad en especial, las empresas comunitarias utilizan los servicios de un contador particular. Como ya se mencionó, el SCONEF busca unificar los sistemas contables y financieros de todas las unidades concesionarias y cooperativas establecidas en la RBM1. Para ello, se toman como base los pasos lógicos que de manera convencional se aplican en este tipo de operaciones. En la lista siguiente se enumeran los elementos que se consideraron para el desarrollo del presente manual: 1234567891011-

Manual de ejecución presupuestaria (incluye listado de rubros)2 Rubros presupuestarios Ejercicio práctico para uso del formato Base de datos para operar en computadora Tabla dinámica por secciones Tabla dinámica por secciones, actividades y rubros Tabla dinámica por sección y actividad Tabla dinámica por rubros Estados financieros (Estado de resultados) Estados financieros (Balance general) Flujo de caja.

En los Anexos se incluye un ejemplo práctico del uso de todos estos elementos, los cuales constituyen la base de un sistema contable y financiero dentro de un contexto gerencial y empresarial.

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1 En la práctica se espera que otros grupos comunitarios de la región centroamericana puedan tener acceso a esta herramienta y la apliquen en el ejercicio de sus operaciones forestales para lograr un proceso gerencial idóneo. 2 Se recomienda al usuario adquirir una copia del Manual de Ejecución Presupuestaria, pues esa es la herramienta oficial del Sistema de Administración Tributaria de Guatemala.

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INSTRUMENTOS BÁSICOS PARA EL MONITOREO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

3.1 Conceptos básicos de finanzas y contabilidad El artículo 368 del Código de Comercio de Guatemala dice: “Los comerciantes están obligados a llevar su contabilidad en forma organizada de acuerdo con el sistema de partida doble y usando principios de contabilidad generalmente aceptados...” Sistema de partida doble: Este principio se expresa comúnmente como “No hay deudor sin acreedor” ó “No hay operaciones de entradas sin salidas”. Contabilidad: Es la ciencia que establece los principios que deben seguirse para llevar un control exacto del patrimonio de una persona individual o jurídica. La palabra “contabilidad” indica que todos los valores se registran por medio de “cuentas”. Cinco son los grupos fundamentales de cuentas: 12345-

Cuentas de activo Cuentas de pasivo Cuentas de capital Cuentas de ganancias Cuentas de pérdidas Activo: Son los bienes a favor. Pasivo: Son las deudas contraídas.

Capital: También llamado ‘capital contable’, ‘capital líquido’ ó ‘capital neto’. Es la diferencia entre el Activo y el Pasivo. SISTEMA DE CON TA

Cuentas de ganancias: Estas cuentas representan los ingresos de la empresa; por ejemplo:

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• Sueldos recibidos • Comisiones recibidas • Alquileres recibidos • Intereses recibidos • Descuentos percibidos • Premios diversos • Herencias • Donaciones Cuentas de pérdidas : Estas cuentas representan los gastos de la empresa; por ejemplo:

• Sueldos pagados • Comisiones pagadas • Alquileres pagados • Intereses pagados • Descuentos concedidos • Gastos de publicidad • Impuestos • Depreciaciones • Almacenaje pagado • Fletes y acarreos • Gastos en compras • Gastos generales Patrimonio: Son los bienes, valores y obligaciones de la sociedad civil.

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Inventario: Es el documento detallado y valorado del Activo, Pasivo y Capital. Libros contables: Los libros principales y obligatorios, según el Código de Comercio y la Ley del Impuesto del Timbre son:

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• Inventarios • Diario • Caja • Mayor • Balances (estados financieros) • Compras y ventas • Auxiliares 16

MO INSTRUMENTOS BÁSICOS PA R A EL

En Guatemala, desde agosto de 1983, el Decreto 72-83, y posteriormente el Decreto 97-84, obligó a las empresas a llevar un libro especial de “ventas” y uno especial de “compras” con el objeto de controlar el cobro del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Estos libros deben ser habilitados por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Otras obligaciones: Hay leyes específicas que obligan a las empresas a efectuar registros de contabilidad; por lo tanto, se debe estar bien informado de las mismas para no incurrir en faltas a las leyes fiscales y tributarias. Entre las obligaciones fiscales están:

• IVA (impuesto al valor agregado) • ISR (impuesto sobre la renta) • IEMA (impuesto a empresas mercantiles y agropecuarias) • IPF (impuesto sobre productos financieros) • IGSS (Instituto Guatemalteco de Seguridad Social) Costos y gastos: En el lenguaje diario, ambos términos se confunden; sin embargo, en términos contables, no son lo mismo. Costos: Son los recursos que utiliza la empresa con la esperanza de obtener un beneficio futuro; o sea que en el momento en que se incurre en un costo de producci n no se tiene un beneficio inmediato. Por ejemplo: el costo de producci n de 1 m 3 de madera es el conjunto de todos los gastos utilizados en la producci n del mismo. Gastos: Son los recursos empleados por la empresa, por los que recibe un beneficio inmediato. Por ejemplo, alquileres, sueldos, gastos generales, etc. 3.2 Manual de Ejecución Presupuestaria

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El Manual de Ejecución Presupuestaria (MEP) es el instrumento base para la clasificación de los egresos e ingresos y el capital o balance con que cuenta la empresa o sociedad civil. Este es un Catálogo de Cuentas (listado de cuentas, secciones, actividades, rubros y gastos) que los tesoreros, administradores y/o contadores deben utilizar para elaborar y monitorear su informe de gastos mensuales ó anuales. Para tal efecto, y apegándonos al MEP del Gobierno de Guatemala, se tienen los siguientes niveles:

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Nivel 1. Cuentas del presupuesto • Ingresos • Egresos • Capital ó Balance Nivel 2. Secciones del presupuesto • Administración • Manejo Forestal • Industrialización • Comercialización Nivel 3. Actividad Actividades varias que la empresa desarrolla dentro de cada sección. Nivel 4. Rubro Rubros ó renglones de ingresos ó egresos diversos dentro de un presupuesto general. Nivel 5. Gasto Detalle correlativo de cada gasto en general. 3.3 Formato para una base de datos computarizada Este formato puede ser usado por las empresas forestales comunitarias que cuentan con equipo de cómputo. La base de datos se alimenta con todos los gastos de la empresa (Anexo 5). Esta información permite obtener una serie de tablas dinámicas que proveen información por secciones, actividades, rubros y gastos que servirán para el monitoreo financiero de las actividades en general. 3.4 Estados financieros

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Tal como se indicó anteriormente, los estados financieros comprenden básicamente el estado de resultados (también llamado estado de pérdidas y ganancias) y el balance general. Ambos constituyen herramientas principales para la toma de decisiones financieras de la empresa forestal comunitaria en un momento dado. Considerando que algunas empresas comunitarias no tienen la capacidad de elaborar sus propios estados financieros, en los talleres de discusión del Sistema Gerencial de Monitoreo se realizaron algunos ejercicios, de los cuales se incluye un ejemplo en los Anexos 9 y 10. I N TR

3.5 Flujo de caja El flujo de caja (tambiĂŠn llamado flujo de efectivo) es otra herramienta principal para la toma de decisiones financieras. Como su nombre lo indica, sirve para proyectar el efectivo con que cuenta la empresa a fin de determinar la disponibilidad del mismo. En el Anexo 11 se incluye un ejemplo. Â&#x2039;

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

SCONEF es una herramienta transparente, práctica y sencilla para la buena administración financiera de las empresas forestales comunitarias. Este es el producto de un trabajo en equipo entre socios y empleados administrativos de las empresas comunitarias, y personal especializado contratado para su ejecución. SCONEF garantiza la generación de información financiera confiable y entendible por secciones, actividades, rubros y gastos; asimismo, permite el monitoreo constante de los ingresos y egresos de la empresa forestal comunitaria, lo cual es imprescindible para la toma de decisiones acertadas. La mayoría de las empresas forestales comunitarias aún no cuentan con un equipo básico de computación; por ello SCONEF se puede adaptar para usarlo en forma manual. Es conveniente que las empresas forestales comunitarias adquieran, a corto plazo, el equipo de computación básico y se capacite al personal en su manejo, para hacer más eficiente la administración financiera. Se recomienda que la administración de las empresas forestales comunitarias esté en manos de un gerente, con capacidades y formación suficiente para llevar a buen puerto la empresa.

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ANEXOS

Cuadro 1: Rubros del Manual de Ejecución Presupuestaria. RUBRO

DESCRIPCIÓN

RUBRO

DESCRIPCIÓN

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Aguinaldos

Gastos de organización

Alquiler de camiones o cabezales

Gastos de publicidad

Alquiler de edificios

Herramientas

Alquiler de equipo de cómputo

IGSS cuota laboral

Alquiler de equipo de oficina

IGSS cuota patronal

Alquiler de maquinaria

Impuestos bancarios

Alquiler de motosierras

Impuestos forestales

Alquiler de oficinas

Indemnizaciones

Alquiler de terrenos

Maquinaria

Alquiler de vehículos

Mobiliario

Alquiler de herramientas

Motosierra

Aserradero

Papelería y útiles

Amortización de gastos de construcción

Preparación de alimentos

Amortización gastos de instalación de administración

Amortización gastos de instalación de maquinaria

Reparación y mantenimiento de vehículos

Amortización gastos de instalación de oficina

Reparación y mantenimiento del aserradero

Bonificación incentivo

Repuestos y accesorios del aserradero

Bono 14

Reparación y mantenimiento edificios

Combustibles y lubricantes

Reparación y mantenimiento equipo de cómputo

Construcción de campamento

Reparación y mantenimiento equipo de oficina

Construcción de edificios

Reparación y mantenimiento maquinaria

Depreciación de aserradero

Repuestos y accesorios de maquinaria

Depreciación de edificios

Repuestos y accesorios equipo de cómputo

Depreciación de herramientas

Repuestos y accesorios de herramientas

Depreciación de inmuebles

Repuestos y accesorios de vehículos

Depreciación de maquinaria

Salarios

Depreciación de mobiliario y equipo de oficina

Seguros

Depreciación de vehículos

Servicio de agua

Donativos

Servicio de correo

Equipo

Servicio de energía

Equipo de computación

Servicio telefónico

Fletes por combustible y lubricantes

Suministros

Fletes por imprevistos

Terrenos

Fletes por personal

Vehículos

Fletes por víveres

Viajes

Fumigación de madera

Viáticos

Gastos de construcción

Víveres

Gastos de instalación

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Cuadro 2: Ejercicio práctico para el uso del formato*. Base de datos POA (PARTE 1). No. FECHA PROVEEDOR/CLIENTE

DESCRIPCIÓN

SECCIÓN

09/03/01

Rocael Peña

Pago de 3 días s/recibo No. Xxx

Manejo

09/03/01

Orlando Ramos

Pago de 3 días s/recibo No. Xxx

Manejo

09/03/01

Xxxxx

9 tiempos de alimentación

Manejo

15/03/01

Gonzalo García

Tumba de 75 árboles s/recibo No. Xxx

Manejo

15/03/01

Marcos Caal

Tumba de 84 árboles s/recibo No. Xxx

Manejo

15/03/01

Pedro Cucul

8 días de trabajo s/recibo No. Xxx

Manejo

15/03/01

Nicolás Choc

8 días de trabajo s/recibo No. Xxx

Manejo

15/03/01

Pedro Tiul

6 días guía de tumbador s/recibo No. Xxx

Manejo

15/03/01

Sheni Campos

7 días de alquiler motosierra s/recibo No. Xxx

Manejo

10 15/03/01

Texaco Aeropuerto

16 Galones de gasolina regular s/Fac. 03465

Manejo

11 15/03/01

Aceitera El Canche

6 Galones de aceite s/Fac. 03541

Manejo

12 15/03/01

Aceitera El Canche

16/8 Aceite 2T s/Fac.0035455

Manejo

13 15/03/01 Pascacia Rodríguez

33 tiempos de alimentación

Manejo

Pago personal de wineo a mano

Manejo

150 tiempos de alimentación

Manejo

14 18/03/01

Planilla No. 1

15 18/03/01 Pascacia Rodríguez 16 18/03/01

Mack John

Anticipo No.1 venta de madera

Venta de madera

17 01/04/01

Marcos Caal

15 días operador de motosierra s/recibo No. xxx

Manejo

18 01/04/01

Pedro Cucul

15 días operador de motosierra s/recibo No. xxx

Manejo

19 01/04/01

Ignacio Trujillo

15 días operador de motosierra s/recibo No. xxx

Manejo

20 01/04/01

Nicolás Choc

14 días operador de motosierra s/recibo No. xxx

Manejo

21 09/04/01

Guadalupe Cú

15 días ayudante de tractor s/recibo No. Xxx

Manejo

22 09/04/01

Marcos Caal

15 días despuntador de árboles s/recibo No. xxx

Manejo

23 09/04/01

Crisantos Mó

15 días ayudante de despuntador s/recibo No. xxx

Manejo

12 Galones de gasolina s/Fac. 0032224

Manejo

24 09/04/01 Texaco Aereopuerto 25 09/04/01

Aceitera El Canche

6 Galones de aceite s/Fac. 023541

Manejo

26 09/04/01

Aceitera El Canche

12/8 de aceite 2T s/Fac. 23425

Manejo

27 09/04/01

Maria Engracia

67 tiempos de alimentación

Manejo

28 09/04/01

Juan Tenorio

67 tiempos de alimentación

Manejo

29 09/04/01

Custosel

Servicios de aserrío

Venta de servicios

30 09/04/01

Carlos Palma

Jalete de 40

Manejo

ACTIVIDAD

RUBRO

POA

INGRESOS EGRESOS

Marcaje de árboles

Salarios

2001

150.00

Marcaje de árboles

Salarios

2001

150.00

Marcaje de árboles

Alimentación

2001

90.00

Tumba

Salarios

2001

1,875.00

Tumba

Salarios

2001

2,100.00

Tumba

Salarios

2001

400.00

Tumba

Salarios

2001

400.00

Tumba

Salarios

2001

300.00

Tumba

Alquiler de motosierra

2001

700.00

Tumba

Combustible y lubricantes

2001

244.80

Tumba

Combustible y lubricantes

2001

144.00

Tumba

Combustible y lubricantes

2001

26.00

Tumba

Alimentación

2001

330.00

Trazo de camino

Salarios

2001

5,000.00

Trazo de camino

Alimentación

2001

1,500.00

2001

75,000.00

1,500.00

Trazo de camino

Salarios

2001

1,125.00

Trazo de camino

Salarios

2001

1,125.00

Trazo de camino

Salarios

2001

1,125.00

Trazo de camino

Salarios

2001

1,050.00

Arrastre

Salarios

2001

750.00

Arrastre

Salarios

2001

1,125.00

Arrastre

Salarios

2001

750.00

Arrastre

Combustible y lubricantes

2001

183.60

Arrastre

Combustible y lubricantes

2001

144.00

Arrastre

Combustible y lubricantes

2001

20.00

Arrastre

Alimentación

2001

675.00

Arrastre

Alimentación

2001

675.00

2001 Arrastre

Maquinaria

2001

35,000.00

16,421.65 14,000.00

* Para efectos de los cálculos en este, y anexos siguientes, se utilizó la moneda nacional (Quetzal), cuya equivalencia con el dólar americano es de US$1: Q 7,70.

Cuadro 2: Ejercicio práctico para el uso del formato. Base de datos POA (PARTE 2). No. FECHA PROVEEDOR/CLIENTE

DESCRIPCIÓN

SECCIÓN

31 09/05/01

Marcos Caal

22 días saneando trozas s/Recibo xxx

Manejo

32 09/05/01

Cristóbal Pérez

22 días ayudante saneo de trozas s/recibo No. xxx

Manejo

33 09/05/01

Orlando Ramos

22 días cubicando madera s/recibo No. Xxx

Industrialización

34 09/05/01

Jesús Méndez

22 días numerando trozas s/recibo No. Xxx

Manejo

35 09/05/01

Aceitera El Canche

12 galones de aceite s/Fac. 222510

Manejo

36 09/05/01

Texaco Aeropuerto

3 galones de gasolina s/Fac. 56214

Manejo

37 09/05/01

Maria Engracia

132 tiempos de alimentación

Manejo

38 09/05/01

NPV

Donación para el POA

Donación

39 09/05/01

Virgilio Luna

Carga de 86

Manejo

40 09/05/01

Tomas Paredes

30 fletes de madera s/Fac. 8971

Manejo

41 09/05/01

Carmelo Tot

39 fletes de madera s/Fac. 8974

Manejo

42 10/05/01

Manuel Caal