Los costos de implementación del ERP
Un estudio recientemente efectuado por una empresa Americana de nombre Meta Group reveló los costos totales de implementación, incluyendo hardware, software, servicios profesionales, capacitación y costos internos de staff. El valor de los costos totales incluyen instalación de software y los dos años siguientes a la implementación, que son cuando los costos reales de mantenimiento, upgrades, y optimización del sistemas son realmente sentidos. El estudio fue efectuado en 63 empresas, entre las cuales, pequeñas, medianas, y grandes en el ramo de la industria. El coste medio fue determinado en Euros 15.000.000 (el valor más elevado fue de Euros 300.000.000 y el más bajo de Euros 400.000) dependiendo de la empresa y del ramo. Pero que no se espere que el dinero invertido en la implementación del ERP sea reembolsado a corto plazo, el mismo estudio descubrió que en las 63 empresas investigadas, el reembolso fue de 8 meses después de la implementación total del sistema y 31 meses para conseguir ver algunos beneficios, pero la media anual de ahorro y control de costos causada por el ERP fue de Euros 1.600.000. Unos de los problemas son los costos escondidos del ERP. Aunque esto varíe de empresa en empresa, quien implementó sistemas ERP concuerda que ciertos costos son fácilmente olvidados o no estimados. Algunos de esos costes son: 1 . Capacitacion Capacitacion es el costo más elevado del ERP, pues los trabajadores tienen que aprender todo un nuevo conjunto de procesos, y no sólo una simple nueva interfaz de software.
2 . Integración y prueba Prueba a la conexión entre el ERP y otras aplicaciones de software empresarial, que tiene que ser aplicados caso a caso, y no todas las empresas proveedoras de software poseen aplicaciones add-on. 3 . Conversión de datos Migrar datos de registros de clientes y empresas cuesta dinero, considerando que muchos datos se muestran corruptos al efectuar su transferencia. 4 . Analisis de los datos Los datos del ERP, generalmente, tiene que ser cruzados con datos externos. Actualizar los datos en una gran empresa es muy difícil, es pues necesario efectuar un programa interno que haga la actualización diaria al fin del día. 5 . Consultoria Para evitar que la planificación falle, la solución es contratar una empresa de consultoria que lidere el staff en el proceso de implantacion del ERP. 6 . Sustitución Mantener el personal especializado en la empresa cuesta mucho dinero. 7. Implementación continua de equipos Después de la implementación del ERP, no se puede simplemente enviar el staff a casa, ellos son demasiado valiosos, pues ellos trabajaron íntimamente con el ERP y saben más de ventas que el personal de las ventas y más de fabricación que el personal de fabricacion. Para mantener ese know how en la empresa basta ponerlos a escribir informes de como extraer informacion del ERP. 8 . Depresión post ERP Algunas empresas, por que no se consiguen habituar a las nuevas implementaciones del ERP, que no consiguen cambiar sus métodos caseros y tradicionales de trabajo, y que no tienen la noción de los logros provenientes del ERP aparecen mucho después de lo esperado, entran en pánico y abandonan el proyecto.
Son estos algunos de los costos más elevados y también los más comunes provenientes de la implementación de un sistema de ERP, que las empresas que estén interesadas tienen que soportar. Pero la noción final de costos se va atenuando al largo de los tiempos de implementación, pues la reducción de los costos, por otro lado va, de a poco, desvaneciendo el pánico inicial del elevado presupuesto necesario por parte de las empresas. Métodos de análisis de inversión para proyectos ERP Los métodos posibles que permiten evaluar inversiones ERP demandan un cálculo de los beneficios generados, sus costes totales de implantación, su relación (beneficio / coste), el ROI, el valor actual neto y el punto de equilibrio. No se encuentran demasiados manuales en los que poder analizar la inversión en software de gestión, y la existente es difícil de aplicar debido a la multitud de procesos complejos que necesitamos relacionar. ¿Hacemos un pequeño esfuerzo? Calculo de los beneficios El beneficio es el valor económico resultante de la creación o mejora de un proceso. Es probablemente el concepto más difícil de percibir por la implementación de un ERP; lo demás es simple, incluido el coste. Deberemos hacer el ejercicio de prever el valor monetario que se aporta por la mayor productividad y la calidad de los servicios ofertados. Si son difícilmente cuantificables es necesario aportar un cálculo potencial o intuitivo de los mismos… que sea mínimamente mensurable. En este contexto es importante recalcar que aunque sea delicado justificar el aporte de valor económico de un proceso, lo sería mas atreverse a cuestionarlo si es evidente que aporta una mejora sustancial.
Calculo de los costes El coste es la cantidad de dinero que se gasta en la implantación del proceso creado o mejorado. Ejemplos de los costes por la mejora de procesos software incluye los gastos de formación, los de viaje (si existiesen), o el precio de adquisición de esa nueva funcionalidad en el ERP. Relación beneficio / costo Es simplemente la relación beneficios y costes (B / C), cuya medida indica cuánto dinero se obtiene por introducir o mejorar un proceso utilizando el ERP. Por ejemplo, se considera aceptable si se pudiese lograr un (B / C) de 1:1. ¿Qué significa esto? en términos simples significa que por cada euro gastado, obtenemos un euro de ingresos, del mismo modo un (B / C) de 2:1 significa que por cada euro gastado, obtengo dos… siendo este un ratio mas que aceptable (muy positivo). Retorno de la Inversión (ROI) El ROI es una medida más exacta del valor de negocio aportado, dado que nos da una mejor imagen de lo que está aconteciendo por el acceso a la innovación: es un porcentaje que se calcula en función de la inversión y los beneficios obtenidos, para así poder ponderar la viabilidad del proyecto. ROI = (B/C)*100
Valor Actual Neto En nuestro caso permite calcular el valor presente de los flujos de caja esperados por la inversión en Software.
Consiste en descontar al momento actual (es decir, actualizar mediante una tasa) todos los flujos de caja futuros del proyecto. A este valor se le resta la inversión inicial, de tal modo que el valor obtenido es el valor actual neto del proyecto. La fórmula que nos permite calcular el Valor Actual Neto es:
Vt representa los flujos de caja en cada periodo t. I0 es el valor del desembolso inicial de la inversión. n es el número de períodos considerado. El tipo de interés es k. Si el proyecto no tiene riesgo, se tomará como referencia el tipo de la renta fija, de tal manera que se estimará si la inversión es mejor que invertir en algo seguro, sin riesgo específico. En otros casos, se utilizará el coste de oportunidad. Algunas situaciones que se pueden presentar en el análisis del VAN: 1.
Si resulta que el VAN es positivo (VAN>0), la rentabilidad de la inversión es mayor que la tasa actualizada. En consecuencia, el proyecto se acepta.
2.
Si el VAN es cero (VAN=0), entonces la rentabilidad es igual a la tasa de rechazo, por lo que el proyecto puede considerarse aceptable.
3.
Si el VAN es negativo (VAN<0), la rentabilidad se encuentra por debajo de la tasa de rechazo y en consecuencia, el proyecto debe descartarse.
¿Cuál es la relación del VAN con el resto de métodos de evaluación de inversión en ERP? Planteamos un ejemplo sencillo en Excel.
Llevamos a cabo una implantación de un ERP que requiere una inversión inicial de 100.000,00 € con el siguiente desglose:
o
Licencias 34.500,00 €, Formación usuarios clave 2.000,00 €, Customización 20.000,00 €, Formación Usuario Final 3.500,00 € Puesta en Explotación 30.000,00 € y Soporte al arranque 10.000,00 €.
La tasa de descuento es de un 7%, consecuencia de financiar parte del proyecto con financiación ajena.
En el año cero (0) aparece la inversión inicial… y a partir del final del año 1 los flujos actualizados resultarán positivos: a la suma de todos los flujos le restamos la inversión inicial de 100,000.00€. Como esta diferencia aporta finalmente un valor positivo, la inversión es factible.
Punto de equilibrio El punto de equilibrio en este tipo de inversión se determina en magnitud tiempo, siendo dicho punto de equilibrio el momento en que se empiezan a obtener beneficios por encima de un determinado nivel de gastos. EL punto de equilibrio se puede expresar como el número de horas que una mejora en Software requiere antes de aportar beneficios, pero también podría ser formulado como el número de líneas de código que se deben producir antes de obtener beneficio: prefiero ajustare en la magnitud tiempo por la evidencia y precisión que aporta a las personas con capacidad de decisión para abordar el proyecto. La importancia de este instrumento se halla en lo importante que es saber cuando tiempo debemos esperar para obtener beneficios. Según nuestro ejemplo anterior… ¿En que momento piensas que alcanzamos el punto de equilibrio? 1. 2.
¿En el inicio del año 1? ¿En el final del año 1?
La línea roja indica el flujo de caja descontado al momento actual, por tanto… alcanzaríamos el punto de equilibrio para justificar nuestra inversión en ERP al final del año 1.
Ventajas al utilizar este método: Los gráficos son fáciles de construir e interpretar. Es posible percibir con facilidad el tiempo que necesitamos armarnos de paciencia para asentar un cambio efectivo del ERP antes de que aporte beneficios. Se pueden establecer escenarios de inversión paralelos, construyendo gráficos comparativos que muestren distintos entornos de implantación, así como diferentes Software a implantar. Limitaciones de utilizar este método: Es poco realista asumir que el aumento de los costes es siempre lineal, no atendiendo a imprevistos o modificaciones al alcance inicial del proyecto y sus consecuentes conflictos a corregir. Se asume un escenario económico estable o ideal desde el punto de vista del cliente.
BIBLIOGRAFÍA: http://consultorerp.blogspot.mx/2011/02/metodos-de-analisis-de-inversion-para.html http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Los-costos-de-implementacion-del-ERP.php