Secretaría con dos tizones by Con dos tizones

Samuel Prieto Abia

SECRETARÍA con dos tizones

Eres libre de:  Copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra.  Hacer obras derivadas. Bajo las siguientes condiciones:  Debes reconocer los créditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que supiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra).  No puedes utilizar esta obra para fines comerciales.  Si alteras o transformas esta obra, o generas una obra derivada, sólo puedes distribuir la obra generada bajo una licencia idéntica a ésta. EQUIPO REDACTOR Y DE DISEÑO Samuel Prieto Abia (elpilar grupo scout, Scouts Valladolid mSc) Equipo “Con dos tizones”, SCyL 2013 ILUSTRACIONES Open Office. Trademark by The Apache Software Foundation. Microsoft Office. © 2013 Microsoft. PDF Creator. © NV2 Sarl. True Crypt. Copyright © 2003-2013 TrueCrypt Developers Association. WordPress. © Automattic Inc., purveyors of fine blogging services since 2005. Blogger. © 1999 – 2013 Google. Joomla. © 2005 - 2013 Open Source Matters, Inc. Drupal. a registered trademark of Dries Buytaert. Hostalia. 2001 - 2013 © Copyright. 1and1. © 2013 1&1 Internet S.L.U. Trendoo. Copyright © 2013 One-etere S.r.l. Doodle. © Doodle AGRADECIMIENTOS A Irene, por embarcarse en la aventura de sacar cada uno una publicación, sin dejar de trabajar en equipo contando conmigo en todo momento. A Héctor, miembro del grupo Scout San Pablo de MSC Salamanca por ayudarnos con su creatividad. A Kris y a Mada, Secretaria de MSC Salamanca y Secretaria del Grupo Scout La Yecla, por ser las únicas que han contestado al email de todo SCYL. A Alberto, coordinador de los cursos Profundización y Coordinadores 2013, porque ha impulsado a muchas personas a trabajar en un proyecto sólido y realista. A Mayte y a Pilar, presidenta y gerente de Scouts de Castilla y León mSc, por su constante apoyo incondicional y su apuesta por este proyecto que empieza a dar sus frutos. A mis padres y a Gustavo, amigo, exsecretario y expresidente de Scouts Valladolid mSc, por revisar este documento y darle el visto bueno tanto a la redacción como al contenido. A todos los que formamos el Equipo “Con dos tizones” porque esto lleva nuestro sello de calidad y hemos sacado adelante unos objetivos entre todos. A ti, porque estás leyendo esta publicación y así, apostando por este proyecto y sumándote a él de cierta manera, espero que puedas disfrutar leyendo muchas más.

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Índice Perfil del Secretario .................................................................................................................. 4 Responsabilidades del Secretario ............................................................................................... 5 Herramientas del Secretario ...................................................................................................... 6 Herramientas para la toma de actas ....................................................................................... 6 Herramientas para el tratamiento de datos.............................................................................. 8 Cuestiones legales ............................................................................................................ 8 Ficheros físicos................................................................................................................. 9 Ficheros de datos ............................................................................................................. 9 Bases de datos ................................................................................................................10 Herramientas para la generación de listas y/o directorios ........................................................11 Herramientas para el mantenimiento y la actualización web ...................................................12 Herramientas para las evaluaciones ......................................................................................13 Herramientas para las comunicaciones ..................................................................................14 Circulares .......................................................................................................................14 Emails ............................................................................................................................14 Mensajes de texto (SMS)..................................................................................................16 Llamadas ........................................................................................................................16 Herramientas para recoger datos puntuales ...........................................................................17 Herramientas para las autorizaciones ....................................................................................17 Herramientas para el almacenamiento de ficheros ..................................................................18 Anexos..................................................................................................................................20

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Perfil del Secretario

Lo primero y antes de nada, debes saber que todo el mundo vale para ser secretario de un grupo o una asociación, pero si además encajas en este perfil concreto te costará mucho menos llevar a cabo tu labor. Un buen perfil para llevar a cabo una Secretaría debe tener las siguientes características: 

Buen trato, ser amable y cortés. Debido al constante contacto con otros agentes dentro de tu asociación o grupo.



Buena redacción y ortografía. Evidentemente las comunicaciones que se emprendan desde tu asociación o grupo no deben contener faltas de ortografía y deben estar correctamente redactadas.



Facilidad de expresión verbal y escrita. Esto es un ítem recomendable de cara a una comunicación mejor y más fluida.



Persona proactiva y organizada. La Secretaría de un grupo o una asociación lleva mucho trabajo y debes ser una persona organizada para saber qué has hecho y qué no y sobre todo, dónde lo has guardado. Respecto a la proactividad creo que es necesaria para desempeñar cualquier cargo.



Dominio de herramientas ofimáticas e informáticas en general. Evidentemente en pleno siglo XXI en el que las tecnologías están más que asentadas, puedes seguir tomando un acta en papel, pero lo más seguro es que se destruya o se extravíe. Si sabes sacarle el partido a estas herramientas, que más adelante describo, realizarás tu labor de forma más eficiente y eficaz.



Mantener discreción sobre todo lo que respecta al grupo o la asociación. Los secretarios trabajamos con material sensible en lo que a Protección de Datos se refiere. Se debe tener un especial cuidado con quién compartimos qué información y en general, dónde la almacenamos.



Ser puntual en todas sus actividades. Un buen secretario es puntual con todo. No me refiero sólo a estar en la hora y en el lugar cuando se ha acordado. Las actas, los seguros, los directorios… siempre tienen que estar al día y ser enviados con regularidad a quien corresponda.

Quiero reiterar la importancia de todos y cada uno de los ítems que definen a un buen secretario. Si alguien se escuda en que no puede tomar el cargo y colaborar con el grupo o la asociación porque no tiene alguno de los puntos descritos con anterioridad, seguramente lo que le falte sea proactividad y compromiso pues no es una labor tediosa y siempre se puede aprender.

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Responsabilidades del Secretario

Al igual que en la sección anterior (Perfil del Secretario), no quiero dictar sentencia con lo que aquí escriba. Voy a exponer las tareas que debería desarrollar un Secretario. Pero esto no quiere decir que en vuestra asociación o grupo algunas de las responsabilidades que voy a exponer a continuación las realice necesariamente el Secretario, puede asumirlas el Coordinador u otro cargo concreto. Las responsabilidades que tiene que desempeñar un Secretario son las siguientes: 

Toma de actas. En todas las reuniones de los miembros de tu grupo o asociación debe quedar un acta limpia, clara y completa, que recoja los aspectos tratados en la reunión, los acuerdos alcanzados y todos los aspectos que deban destacarse o de los que deba quedar constancia.



Tratamiento de datos. Todos los datos personales de los miembros de tu grupo o asociación van a pasar por el secretario para que se actualicen en fichas físicas, ficheros y bases de datos. En la siguiente sección también conoceremos la importancia que tiene realizar este tratamiento cumpliendo la legislación.



Generación de listas y/o directorios. A la hora de programar actividades concretas, o para todo un curso, se deben tener siempre a punto listas de los participantes en dichas actividades además de un directorio básico para conocer los miembros que actualmente pertenecen a tu grupo o asociación.



Mantenimiento y actualización web. Este es un punto que quizás pueda realizar un cargo dedicado, pero si no hay alternativa o el encargado de Secretaría se ve con ánimos para sacarlo, también será de su competencia.



Evaluaciones. Al igual que se toma acta, un secretario debe tener en cuenta las evaluaciones de actividades pasadas para organizar y evaluarlas, sobre todo si se tratan de actividades tipo que se repiten en el tiempo.



Comunicaciones. Ya sea a través de circulares, emails, mensajes de teléfono, llamadas o varias de las anteriores, la Secretaría supone el realizar varios tipos de comunicación con los miembros de sus grupo o asociación y otros agentes.



Recogida de datos. Muchas veces se acudirá al encargado de Secretaria para recoger datos puntuales para alguna actividad concreta.



Generación y recogida de autorizaciones. Para muchas de las actividades que realice tu grupo o asociación se requerirá una autorización por parte de los padres de sus miembros.



Almacenamiento de ficheros. Está claro que otra de las labores que vas a tener que llevar a cabo va a ser el almacenamiento de todos los documentos trabajados.

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Herramientas del Secretario

Vamos a ir viendo, cada una de las funciones descritas en apartado anterior (Funciones del Secretario), las herramientas que resultarán las más útiles a la hora de llevarlas a cabo. Insisto, no pretendo ser absolutista con las soluciones que aquí explico, simplemente he tratado de recoger las que más se utilizan y sobre todo las que mejor conozco. Luego cada uno debe hacer un análisis personal y ver cuáles de estas herramientas pueden venir bien a su grupo o asociación y de cuáles puede prescindir.

Herramientas para la toma de actas

Cualquier procesador de textos es válido para llevar a cabo esta labor, pero recomiendo las herramientas de Open Office Writer y Microsoft Word. Especialmente ésta última, si se dispone de ella, debido a su utilización mayoritaria.

Ilustración 1: Logotipos de Open Office Writer y Microsoft Word

En el caso en el que se quiera enviar el documento para que otras personas puedan editarlo, he de recalcar la importancia de guardar todo en un formato en el que todo el mundo pueda verlo (.odt o .doc) garantizando así que la información llegue a todos por igual. En el caso en el que se quiera que los destinatarios sólo vayan a leer la información, lo ideal es guardarlo previamente en formato .pdf para garantizar que el tamaño del fichero es reducido y que no se producirán cambios en el formato del mismo por ninguno de los receptores conservando el mismo aspecto, independientemente del lector de PDF que utilicen. Para ello, existen herramientas como PDF Creator que se instala como una impresora, aunque casi todos los procesadores de texto incorporan ya la opción de “Guardar como PDF”.

Ilustración 2: Logotipo de PDF Creator

SECRETARÍA con dos tizones Al margen de la herramienta que se utilice para tomarlas, podemos hablar de dos tipos principales de actas: 

Actas literales: suelen tomarse acompañadas de una grabación para luego completarse añadiendo absolutamente todo lo que se ha dicho y quién lo ha dicho. Estas actas no son funcionales y conllevan mucho trabajo pero en ocasiones son necesarias. Para las grabaciones en cuestión existen muchos programas de libre distribución como KatMP3 o Audacity.



Actas resumen: son actas en las que aparece todo lo que se ha hablado, porque si no dejarían de tener la funcionalidad que se requiere de ellas, pero de forma resumida. Tampoco tiene por qué aparecer quién lo dice salvo que sea importante para el contexto. Éstas son mucho más prácticas y, aparte de requerir menos trabajo para el encargado de Secretaría, llaman más a la lectura y así se consigue que todos lean la información.

Esté claro que, dependiendo de la reunión de que se trate, se debe levantar un tipo o de otro pero personalmente recomiendo, siempre que se pueda, tomar la segunda. Algunos detalles que deben aparecer en un acta y que la hacen legible y, sobre todo que invite a la lectura: 

Añadir al principio del documento los asistentes a la reunión, la fecha, el lugar y la hora de comienzo y final de la reunión.



A continuación, sería bueno elaborar un índice indexado con el orden del día de la reunión en cuestión. En los procesadores de texto, disponemos de la posibilidad de añadir Tablas de contenido automáticas si utilizamos los títulos que nos proporciona el procesador1. Este índice puedes copiarlo y pegarlo en el email en el que remitas el acta para aclarar mejor los temas de los que se hablaron en esa reunión.



En la siguiente página, deben desarrollarse cada uno de los puntos de la reunión diferenciarlos claramente mediante un título y a continuación dejar constancia de todo lo hablado.



Es recomendable, en cuestión de formato, utilizar una fuente legible y siempre la misma para facilitar la lectura. También ayuda el remarcar de algún modo la conclusión de cada punto y los responsables de hacer alguna tarea si los hubiese.



Es positivo que se introduzca una cabecera y/o un pie de página con el logo y los datos del grupo o asociación.

En Microsoft Word: http://goo.gl/aZFyzm y en OppenOffice Writer: http://goo.gl/7HX5cM

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Nunca está de más el recoger un apartado de Puntos pendientes y otro de Próximas fechas importantes para recordárselo al resto del Kraal cuando lo lea.



Por último, debe incluirse la firma o nombre de la persona que ha tomado el acta, ya sea el encargado de secretaría u otro miembro del equipo de responsables del grupo o asociación. En algunos casos (asociaciones que se rigen por la Ley 1/2002) es importante que las actas estén recogidas en papel, firmadas, numeradas, etc.

En en el último apartado de esta publicación (Anexos) podrás encontrar un modelo de acta para que veas lo que he tratado de explicar en este punto.

Herramientas para el tratamiento de datos Dentro de este campo existen varios métodos pero pueden clasificarse en tres formas de tratamiento de datos: 

Ficheros físicos. Aunque tengamos herramientas para el tratamiento de datos, muchas asociaciones y grupos, todavía hacen uso exclusivamente de fichas físicas donde recoger los datos. Organizadas en archivadores y colocados en cualquier armario. Esta no es la mejor forma de realizar esta función. Después comentaré el por qué en términos legales.



Ficheros de datos. Muchos utilizan esta alternativa, que es mejor que la opción anterior pero todavía no es la óptima puesto que requiere mucho trabajo de mantenimiento. Mediante herramientas ofimáticas se elaboran registros que mientras no superen un tamaño excesivo son una posibilidad a tener en cuenta.



Bases de datos. Es la herramienta más completa de todas y la mejor sin lugar a dudas. Se requiere de unos pequeños conocimientos informáticos pero gracias a algunas herramientas podemos gestionarlas de manera sencilla y gráfica. Quizá el diseño de la base deba realizarlo un entendido en la materia, por eso de la programación, la parametrización y esas cosas, pero el mantenimiento puede realizarlo perfectamente cualquiera.

Algunos grupos y asociaciones disponen de una aplicación web que facilita todavía más el trabajar con bases de datos y ayudan a los usuarios de estas herramientas a mantener sus datos actualizados de forma segura.

Cuestiones legales Antes de comenzar a ver, una a una, todas las formas de realizar el tratamiento de datos personales quiero dejar constancia de la importancia de ciertas cuestiones legales que por omisión o simplemente

SECRETARÍA con dos tizones por desconocimiento de la normativa aplicable pueden acarrearnos consecuencias legales de carácter de responsabilidad civil e incluso penal. La ley vigente a la que me voy a referir no es otra que la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (a partir de este punto LOPD) que tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar según su Artículo 1. La primera medida obligatoria de la LOPD es registrar el fichero ante la AGPD. Lo segundo que debes crear el Documento de Seguridad y no voy a entrar muy a fondo pero en el artículo 7 de la LOPD se habla de los datos especialmente protegidos, que son, entre otros son los de carácter religioso, o los relativos a la salud y la vida sexual de las personas. Solamente recalcar la importancia que tiene el tenerlos guardados con unas medidas de seguridad específicas para cumplir con la LOPD. Os invito a que echéis una lectura rápida para ver la de barbaridades que se pueden cometer en en el uso de datos de carácter personal, vulnerando esta ley y os invito a que toméis las medidas de seguridad oportuna no sólo para curaros en salud sino para proteger a los miembros de vuestros grupos y asociaciones. Volvemos, tras este paréntesis legal, a examinar una a una las herramientas disponibles para el tratamiento de datos.

Ficheros físicos Aunque no es la manera más recomendable, es lo mejor de lo que disponen muchos grupos y asociaciones así que, en último apartado (Anexos), adjunto una ficha tipo sin cumplimentar que pueda serviros de referencia a la hora de elaborar las vuestras. Para aseguraros de que cumplís la LOPD debéis guardarlos bajo llave en un archivador y en una habitación no accesible a cualquiera. Cumplid con estas condiciones dentro de lo posible y si podéis, evitad almacenar en este medio datos especialmente protegidos.

Ficheros de datos Esta posiblemente sea la forma en la que la mayoría trabajan pero puede tener problemas de redundancia descontrolada, coherencia de datos y nosotros no enterarnos. Por eso no aconsejo

SECRETARÍA con dos tizones utilizar este método. Aun así, si no tenéis otra opción, utilizad hojas de cálculo que, aunque no sea este propósito principal, destacan por su facilidad de uso. Cualquier programa de hojas de cálculo es válido para llevar a cabo esta labor pero recomiendo las herramientas de Open Office Calc y Microsoft Excel. Especialmente ésta última si se dispone de ella debido a su utilización mayoritaria. Quiero recalcar la importancia del formato si se va a enviar para que otras personas lo editen en este caso serían .ods y .xls respectivamente.

Ilustración 3: Logotipos de Open Office Calc y Microsoft Excel

En cuestiones de seguridad para cumplir con la LOPD deben estar en un dispositivo no accesible públicamente y a ser posible cifrado (más adelante introduzco una opción para llevarlo a cabo). Cumplid con estas condiciones dentro de lo posible y si podéis reitero, evitad almacenar datos especialmente protegidos por este medio para no tener que llevar a cabo estas medidas.

Bases de datos La opción que más recomiendo, porque cumple con todas las cuestiones de seguridad y además, si se ha hecho un buen diseño, nuestra base de datos incorporará controles de coherencia y redundancia controlada si se ha hecho un bueno diseño previamente, es esta.

Ilustración 4: Logotipos de Open Office Base y Microsoft Access

SECRETARÍA con dos tizones Cualquier programa de bases de datos es válido para llevar a cabo esta labor pero recomiendo las herramientas de Open Office Base y Microsoft Access. Especialmente ésta última si se dispone de ella debido a su utilización mayoritaria. En este caso no debería enviarse a nadie y lo mejor para trabajar con ella es almacenándola en una memoria USB encriptada y protegida con contraseña. Existen varias aplicaciones para hacerlo pero mi recomendación es utilizar TrueCrypt.

Ilustración 5: Logotipo de TrueCrypt

Casi no es necesario decirlo en los tiempos que corren, pero debemos copia de seguridad de todo lo que hacemos y mantenerla protegida con el mismo cuidado que la base de datos original. También quiero recalcar que no es necesario utilizar bases de datos profesionales (MySQL, Oracle…) para la gestión de un grupo o una asociación salvo que opere bajo el funcionamiento de una aplicación web.

Herramientas para la generación de listas y/o directorios Esta funcionalidad puede quedar cubierta total o parcialmente según hayamos elegido la herramienta para el tratamiento de datos que hayamos elegido. Si optamos por utilizar una base de datos, las herramientas ofimáticas que recomiendo ya tienen toda esta funcionalidad. Podemos exportar datos a una hoja de cálculo o generar un archivo con extensión .pdf que siga una plantilla creada por nosotros. Se suele generar un directorio en PDF para tener un directorio con datos generales para todo el año y varias listas para actividades concretas durante la ronda con los participantes de cada una de ellas. Siempre está bien trabajar estas listas en una hoja de cálculo por su fácil edición y la capacidad de generar gráficas con los datos que hay en ellas así como filtrar la información. En la sección de Anexos añado algún ejemplo para que veáis de qué estoy hablando. En cuestiones de seguridad nunca debemos añadir más datos que los que nos hagan falta para evitar problemas pero a veces es inevitable ¡y muy importante! (Pensad en datos de salud relativos, por ejemplo, a alergias medicamentosas o problemas de celiaquía) Aseguraos siempre de garantizar la confidencialidad de esta información. Aprovecho para reiterar la importancia de elegir correctamente una herramienta potente para el tratamiento de datos para facilitarnos este trabajo.

SECRETARÍA con dos tizones Otra herramienta que podemos añadir aquí, no es otra que una tarjeta resumen con los datos de tu grupo o asociación. Nos sirve para tener siempre a mano el CIF y otros datos de interés en algún momento dado. Para clarificar el tema dejo varios ejemplos en el siguiente apartado (Anexos).

Herramientas para el mantenimiento y la actualización web En este punto tampoco quiero entrar de lleno ya que, lo ideal, es que lo llevara una persona de forma exclusiva, la verdad, creo que el cargo de Secretaría ya supone carga de trabajo como para prescindir de esta labor. Existen dos alternativas para tener una presencia en Internet como asociación o grupo: 

Mediante un blog, ya sea de WordPress o de Blogger que son las herramientas más utilizadas si se elige esta opción. Si no se tienen conocimientos de desarrollo web o no se quiere gastar casi dinero es la mejor opción. Digo casi porque lo normal es la compra de un nombre de dominio para evitar URLs demasiado largas o difíciles de aprender. Si no, es completamente gratuito.

Ilustración 6: Logotipos de WordPress y Blogger (Google)



Mediante una web elaborada. Se puede crear desde cero si se tienen conocimientos de desarrollo web y mucho tiempo libre, pero con las tecnologías con las que contamos hoy, hacer esto es una pérdida de tiempo. Por un precio razonable al año podemos tener una web, un dominio y una serie de cuentas de correo con las que crear una identidad del grupo o asociación en Internet.

Ilustración 7: Logotipos de Joomla y Drupal

SECRETARÍA con dos tizones Para la creación del contenido, lo primero es que ojo con los servicios gratuitos (publicación de fotos, blogs, dominios .tk...) que luego te ponen publicidad y es antieducativo que entren a la web del grupo o la asociación y vean publicidad de casinos, dietas mágicas, o cosas peores. Algunas de las que se pueden utilizar son herramientas como Joomla o Drupal. Y respecto al alojamiento se puede utilizar desde 1and1 o Hostalia, aunque también existen alojamientos gratuitos mucho más limitados por otra parte.

Ilustración 8: Logotipos de Hostalia y 1and1

Este tema da para realizar una publicación entera pero, ya que no es el objetivo principal de ésta que nos traemos entre manos, vamos a dejarlo aquí y seguimos examinando otras herramientas.

Herramientas para las evaluaciones Me encantaría comenzar este apartado diciendo que hay muchas herramientas para llevar a cabo las mejores evaluaciones mejores pero lo cierto es que si las hay, yo no las conozco. Así que os voy a presentar una herramienta, que estoy empezando a utilizar este año y que está dando muy buenos resultados, esperando que también os sea útil a vosotros. Es mi práctica del Curso de Profundización Scout y lo he llamado Evaluator Pro. Quitándole el nombre y las florituras no es más que un archivador en el que, tras haber evaluado una actividad, recojo del acta las conclusiones en tres apartados:   

Cosas que hicimos bien Cosas a mejorar Cosas que no hicimos

Y después de rellenar esa ficha, la grapo al acta para que a la hora de volver a programar esa actividad y después volver a evaluarla tengamos una referencia y aprendamos de nuestros errores y también de nuestras buenas ideas. Tiene una pega y es que solo sirve para actividades tipo que se repiten en el tiempo. En la última sección (Anexos) os dejo una copia de la herramienta en cuestión por si os fuera útil.

SECRETARÍA con dos tizones Herramientas para las comunicaciones

En este apartado voy a distinguir, en primer lugar, distintos tipos de comunicaciones y las herramientas que pueden o no aplicarse, en función de vuestras preferencias, para cada una de ellas.

Circulares Antes en papel y enviadas por correo y ahora en PDF y enviadas por email, las circulares siempre han sido un buen método de comunicación con todos los agentes que se relacionan con el grupo o a la asociación. No hay un formato tipo de circular pero al igual que en el caso de las actas aconsejo que pongáis especial atención a los detalles que no pueden faltar en una circular y que son: 

Un encabezado y un pie con la identidad corporativa y los datos de la asociación o el grupo. (Puede ser el mismo que utilicéis en las actas).



La fecha en la que se crea y se envía la circular para evitar problemas con sus destinatarios y puedas acreditar un dato concreto.



Un apartado De: y Para: en los que conste el emisor y el receptor de la información.



Una entradilla y un párrafo introductorio en el que se repite el destinatario y se comenta por encima el asunto de la circular en cuestión.



Un párrafo por cada punto importante de la circular describiendo todos los detalles.



Un resumen de los detalles más importantes (fecha, lugar, horas de salida y llegada, precio…) independientemente de que hayan sido descritos con anterioridad en un párrafo.



Un párrafo de despedida y la firma del emisor de la circular.



Si se trata de una actividad, la circular puede ir acompañada de una lista con el material necesario e incluso del modelo de autorización para realizar dicha actividad.

En el último apartado (Anexos) os dejo una circular tipo de una salida así podéis haceros una idea.

Emails Aparte de las circulares muchas veces la comunicación entre los agentes implicados en nuestras actividades es vía email. Tampoco existe ninguna herramienta que te solucione este tema pero, voy a recordaros algunas cosas que ya han salido a colación durante la publicación que tienen importancia dentro de este apartado. Me gustaría recomendar una herramienta para generar emails boletines o simplemente para dar un lavado de cara a la información que enviamos. Es de uso gratuito (para el volumen de emails que manda un grupo o una asociación) y la única pega es que introduce su logo al final del email en cuestión. Se llama MailChimp es muy potente y muy fácil de usar.

SECRETARÍA con dos tizones Si nos fijamos en los tres primeros puntos que defino en la primera sección (Perfil del Responsable) nos damos cuenta de lo importantes que son para casos como este. Un email debe estar escrito correctamente sin faltas de ortografía y bien redactado, pero tampoco puede parecer una necrológica. Debemos escribir manteniendo un buen trato, amable y cortés. Además hay ciertos puntos que no deben faltar en un email: 

Salvo que los destinatarios te lo permitan todas sus direcciones deberán ir en copia oculta (CCO) para no visualizar las demás direcciones de correo electrónico y tener la seguridad de que el suyo tampoco está siendo visto.



Un asunto claro y conciso en el que se concrete el tema del correo electrónico. Aquí os recomiendo el uso de etiquetas para orientar la lectura del email a la acción o no. Y os recomiendo personalmente cuatro etiquetas básicas: 

[PA] Asunto. Para Actuar, la persona que lea este correo sabe que tras haberlo leído se requiere de una acción por su parte.



[PR] Asunto. Para Responder, la persona que lea este correo saber que tras haberlo leído se necesita respuesta por su parte.



[PI] Asunto. Para Informar, este email simplemente contiene información para el destinatario.



[OFFTOPIC] Asunto. Como nos conocemos, muchos de los emails que mandemos simplemente harán alusión a contenido que nos parece gracioso, interesante para los destinatarios pero no tiene nada que ver con nuestras acciones habituales.

Etiquetando así los emails facilitamos a los que sólo pueden dedicarle unos minutos al día para comprobar sus correos que sepan cuáles son los realmente importantes y que se espera de ellos tras su lectura. 

Un saludo y un párrafo de introducción. Siempre sabiendo a quién nos estamos dirigiendo sin perder de vista nuestra buena educación.



Un párrafo descriptivo por cada punto a tratar. Si son muchos o pocos pero muy extensos, es mejor separarlos en varios emails con asuntos bien definidos.



Un texto de despedida y una firma. La firma si pudiera ser generada en HTML con la imagen corporativa del grupo o asociación le da otra imagen al correo electrónico. También es importante tener preparadas diferentes firmas cuando se envíen con diferentes perfiles aunque desde la misma cuenta.

En el último apartado (Anexos) os dejo un ejemplo de lo que sería la estructura de un email.

SECRETARÍA con dos tizones Mensajes de texto (SMS) Estas herramientas, que describo a continuación, son muy poco utilizadas por los grupos y asociaciones pero de cara a una emergencia, siempre es mejor enviar un SMS que un email para garantizar que la información llega inmediatamente. Eso sí, la información contenida tiene que ser breve, concisa y clara (es más operativo y es más barato).

Ilustración 9: Logotipos de Trendoo

Existen páginas web como Trendoo (antes SMS Trend) que permiten la compra de varios SMS sin caducidad en el tiempo y hacerte una cuenta o varias para gestionarlos. También permite generar listas de teléfonos predeterminadas para facilitar el envío. Os explico esta porque es la que mejor conozco pero existen muchas más. En este punto me gustaría sacar a colación el tema de la mensajería por aplicaciones como WhatsApp o Line. Muchos de los agentes con los que nos relacionamos disponen de nuestro número de móvil y eso hace que ya nos tengan como contacto en estas herramientas. Para evitar que consigan tu teléfono puedes crea una segunda línea gratuita con FonYou (http://www.fonyou.es/) o Segunda Linea de Movistar (https://segundalinea.movistar.es) por si pudieras estar interesado. Depende del uso que le deis esto puede ser positivo o negativo. A mí personalmente no me gusta nada recibir mensajes de este tipo salvo que sean urgencias. Yo siempre les remito al correo electrónico.

Llamadas Este es un método que sólo lo utilizo cuando no me responden a los emails o simplemente me da fallo de envío. Es más caro, más pesado y requiere mucho más tiempo. Otra cosa es que el grupo o la asociación dispongan de un teléfono móvil desechable para sus actividades en caso de emergencia. En ese caso, es el mejor uso que se le puede dar. No comprometes tu privacidad y tienes siempre disponible un teléfono con el que poder solucionar una emergencia.

SECRETARÍA con dos tizones Herramientas para recoger datos puntuales

Muchas veces se encargará al secretario recoger datos puntuales por ejemplo, la preferencia de días y horarios para realizar una reunión o las tallas de camisetas para realizar un pedido. En estos casos, una herramienta que soluciona tus problemas y es completamente gratuita es Doodle.

Ilustración 10: Logotipos de Doodle

Es una herramienta pensada exclusivamente para la planificación de horarios y reuniones pero se puede utilizar para lo que queramos. Nos permite introducir campos de texto en lugar de fechas y horas. Es de un uso muy sencillo y tan sólo tenemos que distribuir una URL por email para que las personas interesadas lo cumplimenten. Os pongo alguna captura en la última sección (Anexos) para que veáis a lo que me refiero, pero no tiene mayor complicación. Es muy intuitivo y muy fácil de usar.

Herramientas para las autorizaciones

Este es otro punto que podría dar para realizar otra publicación entera pero tampoco es el objetivo principal de ésta así que tan sólo daré alguna pincelada por encima. Lamentablemente, tampoco tenemos la herramienta perfecta en el mundo de las autorizaciones, y lo peor es que necesitamos varias para cubrir una serie de cuestiones legales. Es muy importante poner una fecha de pago y recogida de autorizaciones y poner una fecha fin, recordando a los miembros que si no lo realizan en plazo no podrán participar y menos aún quejarse. A continuación voy a exponer los diferentes tipos de autorizaciones que vamos a necesitar y aun así añadiré en el siguiente y último apartado (Anexos) un modelo de cada una de ellas. 

Autorizaciones para una salida de corta duración (menos de cuatro pernoctaciones). Debe ser sencilla y contener los datos clave de la actividad: nombre y DNI del padre, madre o tutor, nombre del o de los hijos, días y lugar en los que se realiza la actividad y el seguro contratado (nunca está de más añadir el número de póliza).



Autorizaciones de imagen (lo ideal, una cada año). En ella nos ceden los derechos de imagen de sus hijos para poder realizar fotos y poder utilizarlas en publicaciones y otros espacios corporativos. Es de vital importancia tener en cuenta que imágenes utilizamos para evitar problemas, no de carácter legal, pero si moral. Si realizamos una actividad de agua, lamentablemente, no todo el mundo ve igual a los menores en bañador por lo que evitaremos utilizar estas imágenes siempre que podamos.

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Autorizaciones para una salida de larga duración (más de cuatro pernoctaciones). Es una autorización mucho más elaborada y contiene muchas más clausulas en las que especificamos cada punto con claridad.



Otras autorizaciones que puedan sernos útiles. Hay grupos y asociaciones que utilizan autorizaciones para conocer el estado civil de los padres de sus miembros y en el caso de que estén separados pedir la sentencia de custodia para evitar problemas por ejemplo. Cualquier documento que nos garantice una seguridad y nos salvaguarde ante algún problema nunca está de más.

Herramientas para el almacenamiento de ficheros Muchas son las alternativas que tenemos para hacerlo, pero principalmente hay dos formas de almacenamiento: 

En local. Es decir, en un equipo o dispositivo propio, como por ejemplo, un disco duro externo. Esta opción conlleva un aspecto importante, y es que tenemos que hacer copia de todo en otro dispositivo por si se estropeara el primero. Es una labor muy pesada pero el día que se estropea uno de los dos dispositivos, agradeces enormemente el tiempo dedicado a hacerlo. Por otro lado, nunca está de más cifrar y proteger nuestros archivos (ej.True Crypt)



En la nube. También tenemos la posibilidad de almacenar nuestros ficheros en servidores ajenos a través de aplicaciones web o de escritorio. Muchas son las empresas que nos ofrecen estos servicios: Microsoft Skydrive, Google Drive, Dropbox, Box… pero no es recomendable volcar aquí todos los ficheros con los que se trabajan. ¿Recordáis la frase “He leído y acepto los términos y condiciones de uso”?. Pues muchas de estas empresas se aprovechan, gracias a que aceptamos su política de privacidad y sus términos de uso a ciegas, para sacar partido de lo que almacenamos y hacerse con nuestra información. Por eso es de vital importancia saber qué podemos y qué no podemos subir a la nube. Esto no quiere decir que no nos aprovechemos de las ventajas que estas herramientas nos proporcionan. Algunas de ellas nos ofrecen la capacidad de compartir ficheros de forma sencilla, con personas concretas o de forma pública, para que puedan descargarse cierta información o editar un documento de forma conjunta. Otra funcionalidad a tener en cuenta, es el uso de formularios web que recogen sus respuestas en otro fichero, que podremos descargar después en una hoja de cálculo o en otros formatos. Hay que buscar un servicio que no haga uso de los datos de nuestros ficheros

SECRETARÍA con dos tizones en su política de privacidad pero nos facilitará mucho el trabajo una vez lo encontremos. En el último apartado de esta publicación (Anexos), os dejo un par de ejemplos del uso de Google Drive con los formularios de Google Docs. Hasta aquí esta publicación que espero, os haya sido de utilidad. Ahora, lo prometido es deuda, y os facilito una sección de Anexos para que podáis sacar ideas de todas las herramientas explicadas y ponerlas en práctica en vuestros grupos y asociaciones. Ha sido un placer poder aportar mi granito de arena en este campo que tanto me gusta. Sin más, un fuerte apretón de mano izquierda, buena caza y largas lunas.

Samuel Prieto Abia Secretario

SECRETARĂ?A con dos tizones

Anexos

Anexo 1: Ejemplo de Acta de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc)

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Anexo 2: Ficha tipo para los miembros de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc)

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Anexo 3: Diseño del directorio de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc)

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Anexo 4: Ejemplos de uso de Excel para la generación de listas y reparto de autobuses

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Anexo 5: Más ejemplos de uso de Excel para la generación de listas del Grupo Scout La Yecla (ADE Scouts Burgos).

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Anexo 6: Ejemplo de tarjeta resumen del Grupo Scout La Yecla (ADE Scouts Burgos).

Anexo 7: Ejemplo de tarjeta resumen de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc)

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Anexo 8: Evaluator Pro (Práctica de Profundización de Samuel Prieto Abia)

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Anexo 9: Ejemplo de circular para una actividad de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc)

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Anexo 10: Ejemplo de email con asunto etiquetado y destinatarios en copia oculta (CCO)

Anexo 11: Ejemplo de Doodle para concretar una reunión

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Anexo 12: Ejemplo de Autorización para una actividad de corta duración de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc)

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Anexo 13: Ejemplo de Autorización de Imagen de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc)

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Anexo 14: Ejemplo de Autorización para una actividad de larga duración de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc) (1/2)

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Anexo 15: Ejemplo de Autorización para una actividad de larga duración de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc) (2/2)

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Anexo 16: Ejemplo de Documento de Custodia del Menor del Grupo Scout Milagro (MSC Salamanca)

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Anexo 17: Ejemplo de uso de un formulario de Google Docs para la Preinscripción de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc).

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Anexo 18: Ejemplo de uso de un formulario de Google Docs en el que se ven distintos tipos de campos para recoger los datos de las nuevas incorporaciones de elpilar grupo scout (Scouts Valladolid mSc).

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