Tesorería con dos tizones

Irene Martín González

TESORERÍA con dos tizones

Eres libre de:  Copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra.  Hacer obras derivadas.

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EQUIPO REDACTOR Y DE DISEÑO Irene Martín González (Grupo Scout Castilla, Scouts Palencia mSc) Equipo “Con dos tizones”, SCyL 2013 ILUSTRACIONES Héctor Castro (Grupo Scout San Pablo, MSC Salamanca) Open Office. Trademark by The Apache Software Foundation.

Microsoft Office. © 2013 Microsoft.

PDF Creator. © NV2 Sarl.

AGRADECIMIENTOS A todas aquellas personas que han puesto su granito de arena en esta publicación: A Mario del Grupo Scout Barrio del Carmen de Palencia, a Rodrigo tesorero Scouts Segovia, a Nacho Cartón tesorero del Grupo Scout Horizonte de Valladolid y a Teyko extesorera de Scouts Valladolid, por enviarnos materiales y contestar al email de SCyL. A Toñin y Sherpa, miembros del equipo “Con dos Tizones”, por su interés dentro de esta publicación.

A Josete, miembro del equipo “Con dos Tizones”, por su apoyo y revisión del documento.

A Samu por empezar y terminar esto juntos.

A Alberto, por creer cada día en mí.

Y por supuesto, al equipo “Con dos tizones” que un día a unas horas poco propicias comenzamos este proyecto.

A Mayte y a Pilar, presidenta y gerente de Scouts de Castilla y León mSc, por su constante apoyo incondicional y su apuesta por este proyecto que empieza a dar sus frutos.

A ti, porque estás leyendo esta publicación y así, apostando por este proyecto y sumándote a él de cierta manera, espero que puedas disfrutar leyendo muchas más.

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TESORERÍA con dos tizones

Índice Perfil del Tesorero ................................................................................................................... 4 Responsabilidades del Tesorero................................................................................................. 5 Herramientas del Tesorero........................................................................................................ 6 Presupuesto ........................................................................................................................ 6 Seguimiento del pago de cuotas ............................................................................................ 7 Administrar el dinero............................................................................................................ 7 Informes económicos actividades .......................................................................................... 7 Custodiar las facturas ........................................................................................................... 8 Tramitación de subvenciones ................................................................................................ 8 Realización de cuentas anuales ............................................................................................. 8 Control cuenta bancaria ....................................................................................................... 9 Otros .................................................................................................................................. 9 Anexos..................................................................................................................................10

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Perfil del Tesorero

Lo primero y antes de nada, debes saber que si encajas en este perfil te costará poco llevar a cabo tu labor, pero el interés y las ganas son suficientes para ser tesorero. Un buen perfil para llevar a cabo una Tesorería debe tener las siguientes características: 

Buen trato, ser amable y cortés: Debido al constante contacto con otros agentes de tu asociación o grupo



Persona muy organizada: La Tesorería de una asociación o grupo lleva mucho trabajo y debes ser una persona muy organizada, para saber en cada momento que se hace con el dinero, en que se gasta…



Dominio de herramientas informáticas: Para realizar un buen seguimiento anual de la Tesorería es necesario saber usar herramientas informáticas útiles para ello como el Excel.



Abierto y comunicativo: Las cuentas tanto del grupo como de la asociación pueden ser consultadas, por ello se ha de ser muy explicativo y ser capaz de responder a cualquier duda.



Facilidad en la búsqueda de nuevas formas de financiación: En los momentos que vivimos, ante la necesidad de autofinanciación tanto para los grupos como para las asociaciones, es necesario conocer diferentes vías de búsqueda de financiación.



Habilidad en el manejo del dinero: Debido al constante flujo de dinero es recomendable para ser un buen tesorero tener un buen manejo del mismo, así como de las cuentas básicas para poder realizar de la mejor manera posible las tareas de la Tesorería.

Quiero reiterar la importancia de todos y cada uno de los ítems que definen a un buen tesorero. Si alguien se escuda en que no puede tomar el cargo y colaborar con el grupo o la asociación porque no tiene alguno de los puntos descritos anteriormente, tal vez lo que le falte sea compromiso pues es una labor que siempre se puede aprender.

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Responsabilidades del Tesorero

Al igual que en la sección anterior (Perfil del tesorero), no se establece como obligatorio lo que aquí se expone. Las responsabilidades que puede tener que desempeñar un Tesorero son las siguientes: 

Presupuesto: Al comienzo de cada periodo es necesario, hacer un balance del dinero disponible y con ello realizar un pequeño presupuesto



Seguimiento de pago de cuotas y actividades: El Tesorero tiene que llevar un seguimiento continuo del pago de las cuotas y actividades de los socios tanto a nivel de grupo como de asociación.



Administrar dinero: El Tesorero es el encargado de gestionar el dinero, de manera que ceda dinero para los gastos necesarios, solicitando la justificación de ese pago mediante factura o ticket justificativo.



Informes económicos de actividades: Llevar un informe de los ingresos y gastos de cada una de las actividades.



Custodiar las facturas: Guardar las facturas justificativas de los pagos para su posterior uso en alguna subvención y a efectos fiscales deben conservarse durante un periodo de 4 años.



Tramitación subvenciones: Se ha de realizar el seguimiento de las subvenciones, de tal manera que se conozcan los plazos tanto de solicitud como de justificación y se realice todo el proceso de la misma hasta que se cobra por parte del grupo o asociación.



Realización de cuentas anuales: Según el plan general contable las asociaciones sin ánimo de lucro estamos obligadas a realizar las cuentas anuales. Dichas cuentas anuales se componen de tres elementos: cuenta de pérdidas y ganancias, balance de situación y memoria económica (incluido

en

el

BOE

Nº

86

resolución

del

26

de

marzo

de

2013: http://www.boe.es/boe/dias/2013/04/10/pdfs/BOE-A-2013-3781.pdf)



Control cuenta bancaria: Llevar un control de los movimientos que se realizan a través de la cuenta bancaria, así como la realización de transferencias, domiciliaciones…



Pagos y cobros: Todos los pagos y cobros del grupo o asociación ya sean realizados personalmente o confirmados en su defecto.

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Herramientas del Tesorero

En este apartado vamos a ir viendo cuales son las herramientas más útiles para llevar a cabo cada una de las responsabilidades del Tesorero.

Para la gran mayoría de las responsabilidades del Tesorero se pueden llevar de manera organizada y eficaz mediante una hoja de cálculo, recomendando el Open Office Calc y especialmente el Microsoft Excel.

Imagen 1: Logotipos de Open Office Calc y Microsoft Excel

Para enviar este tipo de documentos a otras personas y pueda ser editado es necesario que se mande en un formato adecuado para que todo el mundo pueda verlo (.odt o.doc).

En el caso en que sólo se utilice el documento para ser leído, hay que guardarlo en formato .pdf, para ello existe una herramienta de conversor a pdf

Imagen 2: Logotipo de PDF creator

Presupuesto

Para la elaboración de un presupuesto se presentan los gastos e ingresos previstos para el grupo o la asociación.

Ingresos: Recoge todos los ingresos que recibe el grupo o la asociación, ya sea en forma de cuotas o cualquier tipo de subvención

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TESORERÍA con dos tizones Gastos: Recoge los gastos que se prevén realizar durante el año. Pagos de cuotas, seguros, actividades, acampadas, etc.

(Uso de una hoja de cálculo)

Seguimiento del pago de cuotas

La mejor manera de llevar un seguimiento del pago de cuotas dependerá en función del mecanismo que en el grupo se lleve a cabo.

En el caso de realizarse mediante domiciliaciones, es fácil seguir el rastro ya que solo aquellos recibos que se devuelven son los que no han pagado las cuotas.

En cambio cuando no se hace mediante domiciliación sino por ingreso o transferencia bancaria es necesario llevar un seguimiento más minucioso de tal manera que el secretario pase el directorio completo y mediante una hoja de cálculo pueda realizarse de manera efectiva ese proceso, es decir, mensualmente o cada dos meses habrá que sacarse un extracto del banco ir revisando quienes de nuestros socios han pagado o no.

Administrar el dinero

Para todos aquellos Tesoreros que manejáis dinero, lo más importante es no tener excesivo dinero en efectivo, pero siempre disponible para el día a día para el grupo o asociación, como bien dije al comienzo de las herramientas cualquier hoja de cálculo y el Excel en particular puede servir para todas las funciones que lleva a cabo un Tesorero.

Lo más cómodo es que el dinero se solicite con antelación (adelantos), con un presupuesto más o menos aproximado. Y lo importante es que todo el dinero que se dé para cualquier gasto se registre y se entregue ticket o factura justificativa.

Es recomendable no usar cuentas personales para cobros y pagos del grupo o la asociación, si el volumen es grande más de 3.000€ la cuenta puede ser investigada y traer problemas al tesorero.

Informes económicos actividades

Todas aquellas actividades grandes que se realicen (acampadas, actividades de coordinadoras, etc.) el Tesorero lleva un informe económico de la actividad, de tal manera que refleja los ingresos y todos aquellos gastos que se realizan para dicha actividad ya sea de material, albergues…

(Uso de una hoja de cálculo)

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TESORERÍA con dos tizones Custodiar las facturas

Las facturas son necesarias para toda justificación de una subvención, pero a pesar de que no se usen para ello hay que conservarlas al menos cuatro años. Lo mejor es guardarlas de manera mensual.

Tramitación de subvenciones Las subvenciones siempre tienen varios pasos: 

Solicitud: La subvención tiene que salir publicada en el boletín oficial, para realizar la solicitud es necesario presentar junto con la documentación que se solicita un proyecto, en él se debe incluir las actividades que se van a realizar junto con la fecha de realización y un breve resumen de la actividad.



Justificación: Para realizar la justificación hay que presentar varias cosas, una memoria en el que se presenten todas las actividades realizadas del proyecto junto con las facturas de gasto de dichas actividades.

En ambos casos normalmente la convocatoria pide un formato específico de presentación. Se puede realizar con un procesador de texto, recomendando el Open Office Writer y Microsoft Word. Al igual que con las hojas de cálculo, para que pueda ser visualizado y con posibilidad de modificación por otros es necesario enviarlo en formato (.odt o .doc respectivamente), para enviarlo sólo para su lectura lo podemos hacer en pdf para ello hay varias herramientas de transformación.

Imagen 3: Logotipos de Open Office Writer y Microsoft Word

Realización de cuentas anuales

Cuenta de pérdidas y ganancias: Una forma fácil es mediante un balance de sumas y saldos en el que se registren todos los gastos e ingresos de manera clara.

La cuenta de pérdidas y ganancias es un documento cuya utilidad es conocer el resultado del año, es decir, si ha habido más gastos que ingresos, si se ha gastado lo mismo que se ha ingresado o se ha gastado menos que los ingresos. Por ello es bueno que todas las partidas incluidas estén claras y sean

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TESORERÍA con dos tizones comprensibles para cualquiera. En los anexos se incluyen varios ejemplos de manera que visualmente puede verse con mayor precisión.

Balance de situación: En el balance de situación se informa de cómo se encuentra económicamente el grupo o la asociación, de tal manera que incluye todo lo que se tiene, ya sea el dinero en efectivo, en el banco, el material así como las deudas que tienen otros con nosotros.

Tanto para el balance de sumas y saldos como para el balance de situación la mejor herramienta es un procesador de texto, ya sea Open Office Calc o Microsoft Excel.

Memoria económica: En la memoria económica tiene que haber una explicación de todas las partidas que aparecen tanto en el balance de sumas y saldos con los ingresos y gastos como en el balance de situación.

Para efectuar la memoria económica la herramienta que el Tesorero ha de usar es un procesador de datos, Open Office Writer o Microsoft Word

Control cuenta bancaria El Tesorero puede llevar un control de todos los movimientos que se realizan en la cuenta bancaria, una manera útil es tener la posibilidad de acceder de manera online a los movimientos de la cuenta así como de realizar transferencias, de esa manera se pueden visualizar los movimientos e incluso traspasar ese extracto a Microsoft Excel (posibilidad que te dan los diferentes bancos cuando se saca el movimiento de saldos).

Actualmente desde el móvil existe una aplicación que posibilita vigilar la entrada y salida del dinero así como un registro de los gastos. Solo disponible para Android: MONEYWHISE.

Otros

Las hojas de cálculo así como la memoria nos son útiles para años posteriores, por su rápido acceso a la información y sobre todo para poder realizar futuros presupuestos con gastos que se repiten.

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Anexos

Anexo 1: Ejemplo de presupuesto Scouts Valladolid

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Anexo 2: Ejemplo presupuesto Scouts Palencia

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Anexo 3: Seguimiento del pago de cuotas y otros del Grupo Scout Barrio del Carmen (Scouts Palencia)

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Anexo 4: Seguimiento del pago de cuotas

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Anexo 5: Plantilla Gastos e Ingresos Grupo Scout Horizonte (Scouts Valladolid)

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Anexo 6: Plantilla ingresos y gastos Grupo Scout Barrio del Carmen (Scouts Palencia)

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Anexo 7: Plantilla pagos actividades Grupo Scout Iberos (Scouts Valladolid)

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Anexo 8: Plantilla Informe económico actividades Scouts Valladolid

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Anexo 9: Flujos de Caja (control cuenta bancaria y dinero en efectivo) del Grupo Scout Iberos (Scouts Valladolid)

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Anexo 10: Hoja de ingresos de un balance de sumas y saldos de Scouts Valladolid

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Anexo 11: Hoja de gastos de un balance de sumas y saldos de Scouts Valladolid

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Anexo 12: Hoja de gastos de un balance de sumas y saldos de Scouts Palencia

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Anexo 13: Hoja de ingresos de un balance de sumas y saldos de Scouts Palencia

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Anexo 14: Ejemplo de un balance de situación de Scouts Palencia

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Anexo 15: Plantilla nota de cobro Scouts Palencia

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Anexo 16: Plantilla nota de pago (transferencia) Scouts Palencia

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