CLUB Y HOTEL CONDOVAC LA COSTA Junta Directiva COMUNICADO OFICIAL # 2 ESTIMADOS SOCIOS Y SOCIAS DE CONDOVAC LA COSTA Como parte del proceso de comunicación que La Junta Directiva de nuestro Club ha implementado, nos permitimos hacer llegar este segundo comunicado que versa sobre la realización y logística de las asambleas de socios y otros temas relacionados que han sido de interés para nuestros socios.
1-ASAMBLEAS Club y Hotel Condovac La Costa, celebra dos asambleas anuales, las cuales están reguladas de acuerdo a los estatutos y lo normado por el código de comercio de nuestro país: A) PRESENTACION DE INFORMES La primer Asamblea que se realiza, corresponde a la presentación de informes por parte de la Presidencia, Tesorería y Fiscalía. Los dos primeros comprenden un resumen de la gestión realizada en el periodo fiscal de cada año. También se presentan los proyectos de presupuesto y monto de la cuota de mantenimiento, que junto con los dos primeros informes están sujetos a aprobación. Esta asamblea cuenta con un espacio para que los socios realicen sus consultas aclaratorias acerca de los informes expuestos. B) ASAMBLEA ORDINARIA ELECTORAL La segunda Asamblea se realiza una semana después. En ella se ofrecen postulaciones y se elige los nuevos miembros de Junta Directiva, de acuerdo a lo establecido por los Estatutos vigentes del Club. Esta asamblea es exclusiva para la elección de miembros de Junta Directiva, por lo tanto las intervenciones por parte de los asambleístas serán solo para evacuar consultas y/o para proponer nombres para la respectiva elección. Por el tipo de asamblea no es posible evacuar consultas acerca de los informes u otros temas relacionados. Condovac La Costa, cuenta con más de 3.500 socios y un aproximado de 4.300 acciones activas y la elección de los miembros de Junta Directiva se realiza por mayoría simple de los asambleístas De acuerdo a nuestro libro de accionistas no existe ningún socio que posea mayoría de acciones, como para poder definir por si mismo la elección de un miembro de dicha Junta. C) CONVOCATORIA Condovac La Costa cumple a cabalidad con todos los requerimientos de convocatoria que exigen las leyes y normativa establecidas para ese fin, y es bastamente informada por diferentes medios: A) Anuncio en un periódico de circulación nacional. B) Por medio de correos electrónicos, página WEB, Facebook C) Publicación impresa disponible en las OFICINAS de San José y Guanacaste.
D) CONSULTAS DE LOS SOCIOS Las asambleas tienen una estructura preestablecida y cuentan con un orden del día: 1- En la asamblea de Informes se cuenta con espacio para consultas y aclaraciones relativas a los mismos y situaciones específicas del Club. 2- En la asamblea electoral se cuenta con espacio únicamente para consultas sobre el procedimiento de elección y para postulaciones y elección de miembros de Junta Directiva. 3- Adicional a lo anterior, todo socio puede realizar a la Junta Directiva las consultas que considere pertinente por escrito. E) LUGAR DE ASAMBLEAS El lugar donde se realiza la asamblea, ha sido analizado en el seno de esta Junta, considerando aspectos importantes como: asistencia, costos e Instalaciones. El siguiente cuadro comparativo muestra las mejores asistencias y costos según el lugar: FECHA
LUGAR
CANTIDAD DE VOTOS
COSTO
25-08-2018
GUANACASTE
466
650.000
24-11-2018
SAN JOSE
441
3.000.000
OTROS ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR 123456-
En Las últimas ocho asambleas realizadas en San José la asistencia promedio es de 367 votos El costo más alto para realizar asambleas es en San Jose La asistencia de votos ha sido superior en Guanacaste Lo ideal es contar con la mayoría de asistentes a un menor costo Las asambleas en Guanacaste, han significado un ahorro muy importante para Condovac En los últimos 3 años se han realizado 5 asambleas en San Jose y 3 en Guanacaste
Es función de la Junta Directiva buscar y decidir sobre las mejores opciones para la realización de nuestras asambleas. A pesar de que la relación asistencia- costos favorece ampliamente las instalaciones en Guanacaste, en los últimos 3 años se han realizado 8 asambleas de las cuales solo el 38 % se llevó a cabo en Guanacaste.
2-OTROS ASPECTOS DE INTERES A-OFICINAS 1-El traslado de las oficinas administrativas, financiera y contable que estaban en las antiguas instalaciones en San Pedro antes del 2016, constituyó un paso importantísimo para las finanzas de nuestro Club. Así la operación quedo integrada a la administración y el ahorro y eficiencia fueron notorios. 2-Se estableció una oficina en Plaza Carolina con funciones administrativas mas limitadas, no obstante la atención de socios era muy escasa para el costo de 125 MM de colones anuales que implicaba dicha operación. Gracias a la tecnología en que se ha invertido para reservación y comunicación, es posible realizar esas funciones desde nuestras instalaciones en Guanacaste. 3-Actualmente se cuenta con una oficina mucho más pequeña en Paseo Colon, para atender los asuntos de socios y de Junta Directiva sin funciones administrativas ni operativas y con un costo 10 veces menor que la anterior.
Es importante recalcar que para la Junta Directiva, la razón la primordial de sus decisiones es la búsqueda de eficiencia y eficacia que redunde en beneficios económicos para el Club, con fundamento en análisis ampliamente razonados
B-CONSULTAS SOBRE EL SR. GERENTE DE CONDOVAC En respuesta a consultas de algunos socios, nos permitimos comunicarles lo siguiente: 1-, El Gerente General de Condovac La Costa, Ing. Ricardo Alfaro, M.B.A fue nombrado en su puesto a partir del 1 de agosto de 2013 y su proceso de reclutamiento, selección y contratación, se realizó con la asesoría de la empresa reclutadora externa, Deloitte, posterior al análisis de una terna seleccionada y con la aprobación de los miembros de Junta Directiva del momento. En la actualidad el Sr Alfaro tiene más de 5 años de ejercer como Gerente general de nuestro Club. 2-El Sr Ricardo Alfaro, es socio de nuestro club, a partir del año 2017, sea, 4 años después de su incorporación como Gerente. Antes de ser aceptado como socio; esta Junta Directiva realizó la consulta legal correspondiente, la cual consta en el acta CHCLC-SO-018-2017 celebrada por la Junta Directiva de Club y Hotel Condovac La Costa S.A., al ser las dieciocho horas del nueve de agosto del dos mil diecisiete en el Oficentro JR, San José, siendo que el criterio legal indica que no existe ningún impedimento legal para que el sr. Alfaro pueda ser socio. Estimado socio (a) si su deseo es colaborar con nuestro Club lo invitamos a hacerlo por las vías adecuadas. Recuerde que CONDOVAC somos todos. Fecha 28 de Febrero 2019.
Atentamente,
JUNTA DIRECTIVA