Analisi dei fabbisogni formativi

Analisi dei Fabbisogni Formativi

A cura dell’Area Formazione e Scuola

Il Processo di Analisi dei Fabbisogni Formativi

Definizione

L’Analisi dei Fabbisogni Formativi (Training Needs Analysis) è un metodo con il quale vengono identificate e analizzate le discrepanze tra le conoscenze, le competenze e le abilità attualmente in possesso dei dipendenti e quelle che sono effettivamente necessarie per il loro ruolo lavorativo.

Obiettivi dell’Organizzazione. Definire con chiarezza gli obiettivi strategici che l’organizzazione desidera raggiungere è il primo passo verso una gestione efficace delle risorse umane.

Comportamenti Lavorativi. È fondamentale individuare i comportamenti specifici che i dipendenti devono adottare per contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Questo passaggio è cruciale per allineare gli sforzi individuali con la visione complessiva dell’organizzazione.

Competenze e Conoscenze. Definire in dettaglio quali competenze tecniche e quali conoscenze teoriche sono necessarie affinché i dipendenti possano esprimere al meglio i comportamenti attesi. Questo include non solo le abilità direttamente legate al ruolo specifico, ma anche quelle trasversali che possono migliorare l’efficienza e l’efficacia lavorativa.

Valutazione delle Competenze. Procedere con una valutazione accurata delle competenze dei dipendenti, rilevando il livello posseduto da ciascuno e identificando le eventuali lacune. Su questa base, sarà possibile progettare interventi formativi mirati che siano non solo correttivi, ma anche proattivi, per il potenziamento continuo delle performance individuali e di team. Questo processo consente di elaborare piani di formazione che non solo colmano le lacune esistenti, ma anticipano le esigenze future, garantendo così una crescita sostenibile dell’organizzazione.

1. Obiettivi dell’Organizzazione

Gli obiettivi organizzativi rappresentano spesso il punto di partenza per l’implementazione di un’analisi approfondita dei fabbisogni formativi. Se gli obiettivi specifici dell’organizzazione non sono ancora stati chiaramente definiti, è utile porsi alcune domande fondamentali per delineare una strategia efficace:

∂ Quali sfide o problemi si manifestano attualmente all’interno dell’organizzazione?

∂ Quali sono gli obiettivi a breve e lungo termine e come si misurano attraverso gli indicatori chiave di prestazione (KPI)?

∂ Ci sono dipartimenti che stanno riscontrando difficoltà nel raggiungimento degli obiettivi? Se sì, di quali obiettivi specifici si tratta?

Questi interrogativi aiuteranno a identificare le aree prioritarie di intervento e a strutturare piani di formazione mirati e efficaci.

Nota

Gli obiettivi e i risultati organizzativi sono difficili da influenzare, in quanto l’intera organizzazione contribuisce a questi e, di conseguenza, è complesso migliorarli solo attraverso la formazione. È efficace scomporre l’obiettivo organizzativo in obiettivi più piccoli, specifici per dipartimento o team. Questo approccio permette di concentrare gli sforzi formativi su aree più ristrette e gestibili, facilitando così l’identificazione di interventi mirati e l’osservazione di miglioramenti concreti. Suddividere i macro obiettivi in sottogoals più specifici e raggiungibili consente anche di motivare i singoli team, attribuendo loro responsabilità chiare e dirette, e di monitorare l’efficacia delle azioni formative con maggiore precisione.

2. Comportamenti lavorativi

I comportamenti lavorativi sono le attività che i dipendenti

devono svolgere per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Per identificare i comportamenti lavorativi pertinenti, puoi

porre le seguenti domande:

∂ Quali compiti o attività hanno il maggiore impatto sugli obiettivi prefissati?

∂ Il cambiamento di questo comportamento ci avvicina agli obiettivi definiti?

∂ Il comportamento lavorativo desiderato è in linea con i valori fondamentali della nostra organizzazione?

Nota Esamina se l’obiettivo definito può essere raggiunto solamente attraverso i comportamenti lavorativi pertinenti, o se è influenzato anche da variabili non comportamentali. Se ci sono influenze non comportamentali che incidono su questi obiettivi, sarebbe ideale affrontarle contemporaneamente alle attività previste per colmare le lacune di competenze. Questa analisi approfondita permette di garantire che gli interventi formativi siano completamente allineati con le esigenze complessive dell’organizzazione, massimizzando così l’efficacia delle strategie di miglioramento.

3. Competenze e Conoscenze

Scomponi i comportamenti definiti nelle competenze e nelle conoscenze necessarie per manifestare efficacemente il comportamento desiderato.

Alcune domande pertinenti da porsi sono:

∂ Quali competenze e conoscenze sono necessarie per esercitare il comportamento desiderato?

∂ Una volta individuate competenze e conoscenze, i comportamenti lavorativi saranno sempre messi in atto adeguatamente?

∂ Quali sono gli ostacoli che impediscono la corretta attuazione dei comportamenti lavorativi, una volta individuate competenze e conoscenze?

Prova ad ottenere contributi dalle persone dell’organizzazione che possiedono già le competenze e le conoscenze per mettere in atto i comportamenti desiderati. Conferma i risultati con il promotore interno del progetto per garantire l’allineamento. Questo approccio non solo migliora la precisione nella definizione delle necessità formative, ma favorisce anche una cultura di collaborazione e condivisione delle conoscenze all’interno dell’organizzazione, contribuendo ad un ambiente lavorativo condiviso e più produttivo.

4. Valutazione delle Competenze

Con il completamento del processo di Analisi dei Fabbisogni

Formativi (TNA), avrai una panoramica delle competenze e delle conoscenze necessarie per svolgere i rispettivi ruoli lavorativi.

Ora è il momento di valutare il livello attuale delle competenze all’interno dell’organizzazione. Questo può essere fatto in vari modi:

Valutazione dei Manager: Questo è il metodo meno impegnativo.

Sondaggi sulle Competenze: Questo metodo prevede la realizzazione di sondaggi ai lavoratori riguardanti le competenze pertinenti.

Colloqui: Intervistando un campione casuale di dipendenti, è possibile creare un profilo delle competenze.

Data Mining sui dati del Sistema di Gestione delle Risorse

Umane : Questo processo può comprendere l’analisi dei curriculum attraverso il text mining, lo studio approfondito dei piani di sviluppo personale o la revisione delle attuali descrizioni dei ruoli funzionali. Utilizzare Sistema di Gestione delle Risorse Umane per tali analisi permette di ottenere una visione dettagliata e aggiornata delle competenze presenti all’interno dell’organizzazione.

Nota

Dopo aver valutato il livello attuale delle competenze, è possibile effettuare un’analisi delle lacune di competenze per mappare il divario tra la situazione attuale e i livelli di competenza desiderati.A seconda delle lacune di competenze emerse, gli interventi formativi possono essere progettati utilizzando le componenti di competenze e conoscenze definiti al passo 3. Questo processo strategico non solo migliora l’efficienza delle risorse umane, ma supporta anche lo sviluppo continuo e l’adeguamento delle competenze all’interno dell’organizzazione per rispondere meglio agli obiettivi aziendali a lungo termine.

Best Practices

A questo punto, avrai seguito i quattro passi di un’analisi dei fabbisogni formativi, che ti aiuteranno a risolvere i problemi organizzativi causati dalla mancanza di conoscenze, competenze o abilità.

Per ottimizzare il processo, assicurati di considerare queste migliori pratiche.

Valutazione dell’efficacia della formazione: È difficile valutare l’efficacia della formazione. Pertanto, si raccomanda di iniziare definendo l’esito desiderato e poi procedere a ritroso per determinare quali attività portano agli esiti desiderati, prima di identificare le attività formative.

Gestione delle aspettative: Per il successo di una formazione, è cruciale che essa soddisfi tutti gli stakeholder (ad esempio, dipendenti, utenti dei servizi, fornitori educativi, sponsor, manager, ecc.). Pertanto, è fondamentale gestire le aspettative fin dall’inizio. Ad esempio, se un manager si aspetta che una sessione di formazione sulla comunicazione risolva tutti i problemi interni, sarà necessario gestire le sue aspettative in modo appropriato.

Approccio integrato: Le ricerche dimostrano che i programmi di formazione che collocano nuove competenze in una prospettiva lavorativa o organizzativa più ampia, integrandosi quindi con altri processi e attività organizzative, hanno maggior successo. Assicurati sempre di inserire ciò che le persone apprendono in una prospettiva organizzativa.

Nota finale

Una formazione non risolve ogni tipo di problema organizzativo. Infatti, molti problemi richiedono un intervento organizzativo più olistico piuttosto che una semplice formazione.

Domande per l’analisi dei fabbisogni formativi

Fase 1. Definire gli obiettivi organizzativi

Quali sono gli obiettivi aziendali da raggiungere?

Quali problemi si verificano nel raggiungimento di tali obiettivi?

Quali sono gli obiettivi organizzativi che richiedono maggiore cambiamento nei comportamenti dei dipendenti?

Quali obiettivi dei vari dipartimenti non sono ancora stati raggiunti?

Quali obiettivi di performance individuali dovrebbero essere migliorati?

Le difficoltà riscontrate possono essere risolte modificando i comportamenti organizzativi?

Fase 2. Definire i comportamenti lavorativi pertinenti

Quali comportamenti lavorativi contribuiscono agli obiettivi definiti nella fase 1?

Se i comportamenti lavorativi vengono ‘corretti’, questo ci avvicina agli obiettivi definiti nella fase 1?

I comportamenti lavorativi sono allineati con i nostri valori organizzativi?

Quale aspetti della cultura organizzativa rafforzano comportamenti indesiderati?

Quali altre influenze contribuiscono a rafforzare comportamenti indesiderati?

Fase 3. Definire le conoscenze e le competenze necessarie

Quali competenze sono necessarie per mostrare i comportamenti che abbiamo definito nella fase 2?

Quali conoscenze sono necessarie per mettere in atto i comportamenti che abbiamo definito nella fase 2?

Colmati i gap di competenze e conoscenze, i comportamenti lavorativi saranno sempre agiti adeguatamente?

È possibile individuare eventuali fattori che ostacolano comportamenti lavorativi adeguati?

Fase 4. Sviluppare la formazione

Sono presenti tutte le informazioni necessarie per avviare il processo di progettazione e sviluppo della formazione?

Oltre alla formazione, ci sono ulteriori interventi organizzativi che l’azienda deve attuare per raggiungere l’obiettivo?